FIBU Buchungen bearbeiten

Die Funktion FIBU Buchungen bearbeiten ist das zentrale Herzstück der Finanzbuchhaltung in rodat FIBU. Hier erfolgen die Erfassung, Prüfung, Korrektur und Festschreibung aller laufenden Geschäftsvorfälle in Form von Buchungsstapeln (sogenannten Vorläufen) sowie die digitale Belegverbuchung.

Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt FIBU>Buchungen>bearbeiten... oder aus der Startseite über die Modulauswahl.

Grundprinzip der Vorlaufverwaltung

In rodat FIBU werden Buchungen nicht einzeln direkt im Hauptbuch festgeschrieben, sondern zunächst im Dialog in Buchungsvorläufen erfasst. Dies ermöglicht jederzeit Zwischenkontrollen, Simulationen und Korrekturen. Die endgültige Festschreibung erfolgt erst mit der Journalschreibung.

Vorläufe vs. Buchungspakete

• Buchungsvorläufe (mit Datumsangabe): Reguläre Erfassungsstapel für das aktuelle Geschäftsjahr (Abrechnungsnummern 0001 bis 0069 sowie 1001 bis 1069). Sie sind zeitlich über Datum von und Datum bis abgegrenzt und können verarbeitet/journalisiert werden.
• Buchungspakete (jahresunabhängig): Gekennzeichnet durch fehlende Datumsangaben und ---- in der Statusspalte. Buchungspakete dienen als Vorlagen- oder Sammelbecken für wiederkehrende Buchungen (z. B. monatliche Miet- oder Leasingbuchungen). Sie stehen in allen Wirtschaftsjahren zur Verfügung und können nicht direkt journalisiert, sondern in aktive Vorläufe kopiert werden.

Die Statusspalte EPJV (Verarbeitungskennzeichen)

Anhand der Spalte EPJV ist der aktuelle Verarbeitungsstatus jedes Vorlaufs sofort erkennbar:

E (Exportiert)

Der Vorlauf wurde im DATEV- oder CSV-Format ausgegeben.

P (Primanota)

Die Primanota wurde gedruckt (Vorlauf gilt als verarbeitet).

J (Journal)

Das Journal wurde erstellt und die Buchungen wurden endgültig in die FIBU festgeschrieben.

V (Geprüft)

Der Vorlauf wurde fehlerfrei auf Plausibilität und OPOS-Stimmigkeit geprüft.

Hinweis: Sind die Kennzeichen E, P und J leer (kein Häkchen gesetzt), ist der Vorlauf unverarbeitet und kann frei bearbeitet oder ergänzt werden.

Datumsregeln und Abrechnungszeitraum

• Datum von / Datum bis: Beide Daten müssen innerhalb des gewählten Geschäftsjahres und im selben Kalenderjahr liegen (Datum bis ≥ Datum von).
• Bedeutung von Datum bis: Das Feld Datum bis definiert den maßgeblichen Abrechnungszeitraum. Alle Auswertungen (insbesondere die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung / UStVA und BWA) ordnen die Buchungen diesem Zeitraum zu, selbst wenn das individuelle Belegdatum abweicht.

Korrekturarbeiten (Alternative zur Einzelerfassung)

Über die Option Korrekturarbeiten schaltet die Vorlaufverwaltung in einen globalen Such- und Änderungsmodus um:

• Alle Buchungen des aktuellen Geschäftsjahres werden vorlaufübergreifend in einer Gesamttabelle angezeigt.
• Sofern der zugehörige Vorlauf noch unverarbeitet ist, können Buchungen direkt korrigiert oder gelöscht werden.
• Beim Anwählen einer Buchung erfolgt die Vorlauf-Umschaltung automatisch im Hintergrund.
• Über Strg+N können auch im Korrekturmodus direkt neue Buchungen erfasst werden; Strg+F kehrt zur Suche zurück.

Die Buchungsmaske

Datei:FIBU.Buchungen bearbeiten.Maske.png

Durch Auswahl eines Vorlaufs und Klick auf OK (oder Doppelklick) öffnet sich die Buchungsmaske.

Eingabefelder und Bedeutung

Nr

Fortlaufende Nummer des Buchungssatzes innerhalb des aktuellen Vorlaufs.

WKZ

Währungskennzeichen (Standard: EUR; bei Fremdwährungen mit Umrechnungskurs).

Umsatz

Buchungsbetrag mit nachgestelltem Vorzeichen (+/S für Soll, -/H für Haben). Tausendertrennpunkte und Kommas müssen nicht manuell eingegeben werden.

BUGegenkonto

Kombiniertes Feld für Berichtigungs- und Steuerschlüssel (Stellen 1–2) sowie Gegenkontonummer (ab Stelle 3).

Belegfeld 1

Rechnungs- bzw. Belegnummer. Dient bei Personenkonten als primärer Schlüssel für den automatischen OPOS-Abgleich.

Belegfeld 2

Fälligkeitsdatum für die Offene-Posten-Verwaltung (Format: TTMMJJ).

Datum

Belegdatum (Format: TTMM). Wird kein Monat angegeben, übernimmt das System den Monat aus Datum bis.

Konto

Sach- oder Personenkonto der Buchung.

Kost 1 / Kost 2 / Kostmenge

Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnung für das Modul rodat-KOST.

Skonto

Skontobetrag bei Zahlungsvorgängen (ohne Vorzeichen).

Buchungstext

Erläuterungstext (max. 30 Stellen).

• OPOS-Mehrfachausgleich: Durch Angabe mehrerer Belegnummern, jeweils umschlossen von Kommas (z. B. ,1024,1025,1026,), können mehrere Rechnungen in einer Buchungszeile ausgeglichen werden.
• Textbausteine / Standards: Mit der Taste Ende können vordefinierte Textstandards aufgerufen werden.
• Dynamische OCR-Textbausteine: Über die Syntax &{...} (z. B. &{Bohnenlieferung Januar 2022}) lernt der Dokumentenleser variable Textpassagen direkt aus dem Beleginhalt.

Belegnummern-Automatik

Über das Auswahlmenü neben dem Belegfeld kann die Nummernvergabe gesteuert werden:

• Keine automatische Belegnummer: Manuelle Eingabe erforderlich.
• Automatische globale Belegnummer: Fortlaufende Nummerierung über alle Vorläufe hinweg (aus den OPOS-Programmdaten).
• Automatisches Belegnummerhochzählen: Zählt ab der zuletzt erfassten numerischen Belegnummer innerhalb des aktuellen Vorlaufs automatisch um 1 hoch.

Steuerschlüssel und Berichtigungsschlüssel

rodat FIBU unterscheidet zwischen Standard-Steuerschlüsseln, EG-Schlüsseln, §13b-Leistungen und Berichtigungsschlüsseln (Generalumkehr):

Standard-Umsatz- und Vorsteuerschlüssel

Schlüssel	Steuersatz / Bedeutung
1	Umsatzsteuerfrei mit Vorsteuerabzug
2	Umsatzsteuer 7%
3	Umsatzsteuer 19%
5	Umsatzsteuer 16% (Sondersteuersatz)
7	Vorsteuer 16%
8	Vorsteuer 7%
9	Vorsteuer 19%

EG- und §13b-Steuerschlüssel

• 10: Im anderen EU-Land steuerpflichtige Leistung (Steuersatz im Feld % anzugeben).
• 11: Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (Ausweis in der Zusammenfassenden Meldung / ZM; USt-IdNr. im Feld IdNr. erfassen).
• 12 / 13: Steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung (7% bzw. 19% USt).
• 17 / 18 / 19: Steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb (16%, 7% bzw. 19% Vorsteuer / USt).
• 46 / 47: Erlöse nach §13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers; Kennzahl 60 bzw. 21 der UStVA).
• 91 / 94: Erhaltene Leistungen nach §13b UStG mit Vorsteuerabzug (7% bzw. 19%).
• 92 / 95: Erhaltene Leistungen nach §13b UStG ohne Vorsteuerabzug.
• 93: Reduzierte Vorsteuer (50% Vorsteuerabzug bei gemischter Nutzung).

Berichtigungsschlüssel (Generalumkehr / Storno)

• 2: Generalumkehr (Stornobuchung mit negativem Vorzeichen zur Vermeidung von Umsatzaufblähungen).
• 4: Aufhebung der automatischen Steuerrechnung für Automatikkonten.
• 6: Generalumkehr für EG-Schlüssel (Schlüssel 60–69 korrigieren 10–19).
• 9: Aufzuteilende Vorsteuer (Buchung auf Sammelkonto für spätere Vorsteueraufteilung).
• 31–35: Generalumkehr für §13b-Buchungen.
• 86: Generalumkehr für Steuerschlüssel 46 und 47.

Tastatursteuerung und Shortcuts

Die Buchungsmaske ist für eine vollständige Bedienung ohne Maus optimiert:

Taste / Shortcut	Funktion
Tab / Pfeil runter	Nächstes Eingabefeld anspringen
⇑+Tab / Pfeil auf	Vorheriges Eingabefeld anspringen
Enter	Feld bestätigen / Im Buchungstext: Buchungssatz speichern
Strg+Enter	Wert aus der vorherigen Buchungszeile in das aktuelle Feld kopieren
Strg+N	Neue Buchungszeile beginnen (Status "weiß")
Strg+F	Suchmodus aktivieren (Status "blau")
Strg+S	Speichern / OK
F5	Kontenstammdaten aufrufen (Suchen, Einsehen, Neuanlage)
F9	Aktionsmenü für Sammel- und Vorlauffunktionen
Bild auf	Fokus in die Buchungs- oder Kontenliste über der Maske setzen
Pos1 / Ende	Ersten / letzten Buchungssatz im Listenfenster anspringen
D	Digitale Belege buchen (Mappen-Auswahl)
B	Hinterlegten digitalen Beleg zur aktuellen Buchung anzeigen
S (im Umsatz/Gegenkonto)	Splitbuchung starten oder abbrechen

Schnelleingabe über den Ziffernblock

• , (Kommataste): Ergänzt automatisch zwei Nullen (,00).
• +: Negativer Umsatz (Haben) bzw. Speichern außerhalb des Umsatzfeldes.
• -: Einen Schritt zurück.
• *: Direktsprung ins Datumsfeld (oder Abstimmsumme bei Umsatz = 0).
• /: Direktsprung ins Skontofeld (oder Gruppensumme bei Umsatz = 0).

Spezielle Buchungsfunktionen

Die Kontenansicht (Live-Kontoblatt)

Über den Reiter Kontenansicht über der Buchungsmaske wird das Kontoblatt des gerade angesprochenen Kontos oder Gegenkontos synchron eingeblendet:

• Alle bisherigen Buchungen, Salden und Jahresverkehrszahlen (JVZ) sind sofort sichtbar.
• Mit den Pfeiltasten ← und → kann durch bebuchte Konten geblättert werden.
• Über Umschalten wechselt die Ansicht zwischen Konto und Gegenkonto.

Splitbuchungen (Aufteilungsbuchungen)

Mit Splitbuchungen wird ein Gesamtbetrag (z. B. eine Sammelrechnung oder Kassenbeleg) auf mehrere Gegenkonten oder Steuersätze aufgeteilt: 1. Im Feld Umsatz oder Gegenkonto die Taste S eingeben oder das Kontrollkästchen Splitbuchung aktivieren. 2. Den zu splittenden Gesamtwert eingeben und wählen, ob die Teilbeträge als Netto- oder Bruttobeträge erfasst werden. 3. Die einzelnen Teilbuchungen nacheinander erfassen. Das System führt den verbleibenden Restbetrag automatisch mit. 4. Nach vollständigem Aufbrauchen des Restbetrags schließt sich die Splitbuchung automatisch ab. 5. In der Buchungsliste werden die Folgezeilen einer Splitbuchung zur besseren Übersicht farblich (blau) hervorgehoben.

Verbuchung mit digitaler Belegverwaltung (Mappen & Dokumentenleser)

In Verbindung mit der Belegeverwaltung bietet rodat FIBU einen hochgradig automatisierten Workflow für digitale Belege:

• Start: Aus der Buchungsmaske Taste D oder Schaltfläche Belege buchen (D) drücken und gewünschte Mappe auswählen (z. B. 01-Jan).
• Mappen-Dashboard: Zeigt Mappennummer, Belegzähler (z. B. 1 von 4) und den aktuellen Lernstatus des Dokumentenlesers.
• Freies Vorschaufenster: Der Beleg wird synchron angezeigt (ideal auf einem zweiten Monitor).
• Lernender Dokumentenleser: Bei neuen Belegen erfasst der Buchhalter die Daten manuell. Der Dokumentenleser lernt Layout und Sachverhalte im Hintergrund.
• Büroklammer-Symbol: Verknüpft gebuchte Datensätze unveränderbar mit dem Originalbeleg.
• Automatischer Buchungsvorschlag ("Durch-Enter-n"): Bei bekannten Belegen in Folgemonaten füllt das System Betrag, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Konto und Text automatisch vor – der Buchhalter bestätigt lediglich per Enter / OK.
• Erkennungsmerkmale: Bei abweichenden Sachverhalten (z. B. Vorzeichenwechsel) kann über ein primäres (blau) und sekundäres (grün) Textmerkmal (z. B. Rechnungskorrektur) ein neuer Untersachverhalt trainiert werden.

Wir empfehlen Ihnen zum Einstieg hierzu unser vierteiliges Video-Tutorial aus der Belegeverwaltung

Echtzeit-Demo

Inhalt dieses Videos:

• Live-Demonstration des gelernten Buchungs-Workflows in Echtzeit
• Automatisierte Zuweisung von Beträgen, Konten und Belegtexten
• Wie das Mappen-Dashboard Vorschläge nach jedem Feedback dynamisch anpasst
• Nur noch Prüfen und Speichern statt Suchen und Raten

OPOS-Abgleich und Zahlungsverkehr

Bei Buchungen auf Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) gegen Geldkonten erkennt das Programm automatisch einen Zahlungsvorgang und prüft die Offenen Posten:

Automatische Erkennung und Ausgleichsfälle

• Vollständiger Ausgleich: Stimmen Personenkonto, Belegnummer und Zahlungsbetrag überein, wird der Offene Posten automatisch ausgeglichen.
• Teilzahlung: Ist der Zahlungsbetrag kleiner als der offene Posten, wird der Restbetrag als offener Restposten fortgeführt.
• Ausgleich durch Skonto: Liegt die Zahlung innerhalb der Skontofrist, schlägt das System den Skontoabzug vor und bucht den errechneten Skontobetrag automatisch auf das hinterlegte Skontokonto.
• Kleindifferenzen: Geringfügige Rundungs- oder Zahlungsdifferenzen können direkt als Kleindifferenz ausgebucht werden.
• Überzahlung: Ein übersteigender Zahlungsbetrag kann auf die nächste Buchungszeile übertragen oder als Überzahlung auf dem Personenkonto / Sammelbeleg (999999) geparkt werden.
• Sammelbeleg (999999): Fehlt eine konkrete Belegnummer, kann der Posten auf die mandantenspezifische Sammelbelegnummer gebucht werden.

Die OPOS-Abgleichmaske

Über die integrierte Abgleichmaske können Zahlungen komplex auf mehrere Rechnungen verteilt, Teilbeträge manuell angepasst oder Skontobeträge individuell festgelegt werden. Über die Eingabe von * im Belegfeld kann gezielt nach allen offenen Posten des Kontos gesucht werden.

Vorlauf-Aktionen und Monatsabschluss

Sobald ein Buchungsvorlauf vollständig erfasst ist, stehen in der Auswahlmaske folgende Folgeaktionen bereit:

1. Vorlauf prüfen

Führt eine umfassende Konsistenz- und Plausibilitätsprüfung des Vorlaufs durch (setzt Kennzeichen V). Eine Prüfung ist zwingend erforderlich, wenn:

• Buchungen extern importiert (DATEV/CSV/ASCII) oder aus anderen Vorläufen kopiert wurden,
• ausgeglichene OPOS gelöscht wurden,
• das Vorlaufdatum oder der Beginn des Wirtschaftsjahres nachträglich geändert wurde.

2. Primanota drucken

Gibt die detaillierte Buchungsliste des Vorlaufs aus (setzt Kennzeichen P). Nach dem Primanotadruck gilt der Vorlauf als vorläufig verarbeitet. Das Kennzeichen kann bei Bedarf manuell entfernt werden, um weitere Korrekturen vorzunehmen.

3. Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung

Die Journalschreibung ist der abschließende Schritt der Buchungsverarbeitung (setzt Kennzeichen J):

• Alle Buchungen fließen endgültig in die Hauptbuchkonten ein und werden revisionssicher festgeschrieben.
• Das interne FIBU-Datum gebucht bis wird aktualisiert.
• Bei EG-Buchungen wird automatisch eine EG-Zusammenfassung ausgegeben.
• Wichtig: Vor der Journalschreibung sollte stets eine Datensicherung erstellt werden, da die Festschreibung nicht rückgängig gemacht werden kann.

4. Export von Vorläufen

Über die Funktionstaste F9 können ausgewählte Vorläufe im DATEV-Format (EXTF-Buchungsstapel) oder als CSV-Datei exportiert werden (setzt Kennzeichen E), beispielsweise zur Übergabe an die Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung.

5. Vorlauf löschen

Ein Vorlauf kann gelöscht werden, wenn er entweder noch komplett unverarbeitet ist oder bereits vollständig journalisiert/exportiert wurde.

• Das Löschen eines verarbeiteten Vorlaufs entfernt lediglich die Erfassungsdaten aus dem Vorlaufstapel und gibt die Abrechnungsnummer frei; die bereits festgeschriebenen Buchungen verbleiben vollständig in der FIBU.

Weitere Funktionen des Menüs Buchungen

Buchungen kopieren

Aufruf über FIBU>Buchungen>kopieren....

• Ermöglicht das Duplizieren von Buchungssätzen aus einem Quellvorlauf (oder Buchungspaket) in einen noch unverarbeiteten Zielvorlauf.
• Ideal für periodisch wiederkehrende Buchungen oder zur Übernahme von Vorjahresbuchungen.

Buchungen suchen (Vorlauf- und jahresübergreifend)

Aufruf über FIBU>Buchungen>suchen....

• Ermöglicht das Durchsuchen aller Buchungen des aktuellen Geschäftsjahres nach beliebigen Kriterien (Konto, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Text).
• Über die Funktionstaste F6 kann die Suche auf alle Geschäftsjahre des Mandanten ausgeweitet werden.
• Über das Feld Suchtoleranz kann nach Beträgen innerhalb einer frei wählbaren Bandbreite (z. B. +/- 1,00 EUR) gesucht werden.

Gesellschafter (Kapitalkonten bei Personengesellschaften)

Aufruf über FIBU>Buchungen>Gesellschafter....

• Steht bei Mandanten mit der Rechtsform einer Personengesellschaft (z. B. GmbH & Co. KG, OHG, GbR) zur Verfügung.
• Ermöglicht unter den Reitern zuordnen und umbuchen die exakte Zuweisung von Buchungen auf Kapitalkonten (Endnummer 0) zu den einzelnen Gesellschaftern.

Vorjahressalden (EB-Werte übernehmen)

Aufruf über FIBU>Buchungen>Vorjahressalden....

• Bucht die Schlussbilanzsalden des Vorjahres automatisch als Eröffnungsbilanzwerte (EB-Werte) in das neue Geschäftsjahr ein.
• Sachkontenübernahme: Bucht die Bestandskonten gegen das Eröffnungsbilanzkonto 9000.
• Personenkontenübernahme: Bucht Debitoren- und Kreditorensalden gegen die Vortragskonten 9008 / 9009 und die Sammelkonten (z. B. 1400/1600 bei SKR03 bzw. 1200/3300 bei SKR04).
• Bei nachträglichen Änderungen im Vorjahr können die Salden erneut übernommen werden; abweichende Differenzen werden per Generalumkehr automatisch korrigiert.

KOST-Buchungen (Kostenrechnung)

Aufruf über FIBU>Buchungen>KOST-Buchungen....

• Ermöglicht die nachträgliche Bearbeitung, Ergänzung oder Sperrung von Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnungen (KOST 1 und KOST 2) für die Kostenrechnung, ohne die Finanzbuchhaltung zu verändern.

Schnittstellen und Importprogramme

• Import Belegdateien: Vollautomatische Zuordnung von PDF-/Bild-Belegdateien aus einem Quellordner anhand der Belegnummer zu den Buchungszeilen eines Vorlaufs.
• Import CSV-Format & Import DATEV-Format: Moderne Importschnittstellen mit integrierter Import-Simulation, Fehlerprotokollierung und automatischer Format-Erkennung.
• Alte Importprogramme: Unterstützung historischer ASCII-Einleseschablonen (.DEF) sowie des DATEV-Postversandformats.

Siehe auch

• Belegeverwaltung
• Dokumenten-Management
• Portalanpassung und -steuerung
• Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)