Portalanpassung und -steuerung
Über dieses Programm können sowohl lokale als auch die verbindungrelevanten Anpassungen und Einstellungen bezüglich des FIBU-Portals vorgenommen werden.
Die Portalanpassung und -steuerung ist auf der Seite des FIBU-Portals ähnlich jednoch nicht ident-umfangreich, wie auf der Seite der rodat-FIBU aufgebaut, da bei der Verbindung das FIBU-Portal eine auftraggebende und die rodat-FIBU eine auftragnehmende Rolle einnehmen und sich ihre Befugnisse leicht voneinander unterscheiden aber auch zu großen Teilen überschneiden.
Die Portalanpassung und -steuerung wird über den Menüpunkt Bestandsportal>Portal konfigurieren... oder über die Startseite des FIBU-Portals aufgerufen.
Einstellungen
Unter dem Reiter Einstellungen
sind sämtliche Einstellungen zu finden, die ausschließlich das eigene System betreffen.
Verbindungslizenzen
Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.
In dieser Zeile wird der Zustand der aktuell gemieteten Verbindungslizenzen angezeigt. Es wird zwischen gekündigten, aktiven und der Gesamtzahl an Lizenzen untergliedert. Bei Änderungswünschen bzgl. der Verbindungslizenzen kann jederzeit Kontakt mit microdat aufgenommen werden.
Mithilfe einer Verbindungslizenz kann eine Verbindung zwischen Steuerkanzlei und Mandant über die FIBU-Portal-Software hergestellt werden. Sollten keine weiteren freien Verbindungslizenzen zur Verfügung stehen, so ist kein weiterer Verbindungsaufbau möglich.
Verbindungsaufbau
Beim Annehmen einer Verbindung wird ein aktiver Verbindungsversuch der Gegenseite akzeptiert. Beim Anfragen einer Verbindung handelt es sich um einen Verbindungsversuch, welcher von der Gegenseite passiv angenommen werden muss. Aus Annahme und Anfrage resultiert eine überdauernde Verbindung und der annehmende Part übernimmt die Verbindungsverantwortung im Sinne einer dafür eingesetzten Lizenz. Es kommt lediglich eine Lizenz zum Einsatz, wenn die Gegenseite einen Verbindungsversuch über die FIBU-Portal-Software beauftragt hat. Verbindungsannahmen zwischen zwei rodat-FIBU-System sind nicht an Lizenzen gebunden.
Ablauf der Verbindungsannahme
Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.
Wenn eine Verbindung angenommen werden soll, muss in irgendeiner Form direkter (telefonisch oder perönlicher) Kontakt zum anfragenden Verbindungspartner bestehen, da wichtige sicherheitskritische Informationen über einen dritten Kanal einmalig ausgetauscht werden.
- Vom Verbindungspartner wird ein 12-stelliger Abruf-Code mitgeteilt, der in das erste Eingabefeld einzugeben ist.
- Der Verbindungspartner teilt anschließend seine persönlich gewählte sechs-stellig gewählte Sicherheits-PIN mit, welche in das zweite Eingabefeld einzugeben ist.
- Nachdem die Informationen überprüft und auf der Gegenseite abgeglichen wurden, ist der Verbindungsaufbau abgeschlossen. Abschließend wird empfohlen für die Verbindung eine selbstredende Bezeichnung zu wählen. Dabei eignet sich der tatsächliche Name oder ein Pseudonym des Transferpartners. Die zu diesem Zeitpunkt gewählte Bezeichnung kann später jederzeit umbenannt werden.
Ablauf der Verbindungsanfrage
Wenn eine Verbindung in Auftrag gegeben werden soll, muss in irgendeiner Form direkter (telefonisch oder perönlicher) Kontakt zum annehmenden Verbindungspartner bestehen, da wichtige sicherheitskritische Informationen über einen dritten Kanal einmalig ausgetauscht werden.
- Zunächst ist eine frei wählbare, aber zu merkende, sechs-stellige Sicherheits-PIN einzugeben (beispielsweise
481516). - Diese sechs-stellige Sicherheits-PIN ist anschließend erneut einzugeben, um Tippfehler auszuschließen.
- Dem annehmenden Verbindungspartner ist zunächst der angezeigte 12-stellige Abruf-Code mitzuteilen (im Bild
375 814 974 594). - Sobald die Gegenseite diesen Code eingegeben hat, wird ihr der persönliche sechs-stellige Sicherheits-PIN mitgeteilt.
- Wenn das System der Gegenseite den Verbindungsversuch überprüft und angenommen hat, ist der Verbindungsaufbau abgeschlossen. Abschließend wird empfohlen für die Verbindung eine selbstredende Bezeichnung zu wählen. Dabei eignet sich der tatsächliche Name oder ein Pseudonym des Verbindungspartners. Die zu diesem Zeitpunkt gewählte Bezeichnung kann später jederzeit umbenannt werden.
Indivisualisierung des FIBU-Portals
Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.
Durch Betätigen von editieren lassen sich die über den Kanzlei-individuellen Freigabelink installierten FIBU-Portale visuell bzw. textuell gemäß den Kanzlei-eigenen Vorstellungen anpassen.
Die Anpassungsmöglichkeiten verteilen sich dabei zunächst auf zwei zentrale Masken des FIBU-Portals:
- Die Startseite des FIBU-Portals vor dem einmaligen Verbindungsaufbau (Reiter: Ersteinrichtung).
- Die Startseite des FIBU-Portals nach dem einmaligen Verbindungsaufbau (Reiter: Startseite).
Über die Checkbox im unteren Bereich der Anpassungsoberfläche lassen sich die Hilfslinien, -texte und Schaltflächen aus- bzw. einblenden, um eine authentische Vorschau der Anpassungen zu erhalten.
Über die Schaltflächen bearbeiten und ändern lassen sich die durch die Hilfslinien markierten Textbereiche bzw. Bildelemente beliebig anpassen.
Mittels Enter bzw. OK werden die Änderungen übernommen und für die Benutzer des Kanzlei-eigenen FIBU-Portals bereitgestellt.
Individualisierungsempfehlungen
Es wird empfohlen, den Inhalt der Startseite des FIBU-Portals vor dem einmaligen Verbindungsaufbau (Reiter: Ersteinrichtung) derartig anzupassen, sodass ein Anwender des FIBU-Portals für den Verbindungsaufbau zur direkten Kontaktaufnahme mit der Kanzlei angeleitet wird. Dazu könnte die Kanzlei die Oberfläche dieser Startseite, als eine Art Visitenkarte präsentieren.
Auf der regulären Startseite des FIBU-Portals nach dem einmaligen Verbindungsaufbau (Reiter: Startseite) können Texte verfasst werden, die beispielsweise auf regionale Feiertage bzw. abweichende Öffnungszeiten der Kanzlei hinweisen. Auch hier wird der Charakter Visitenkarte empfohlen.
FIBU-Portal freigeben
Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.
Durch freigeben kann zum einen ein statischer Freigabelink zum persönlichen FIBU-Portal der Kanzlei und zum anderen ein vorgefertiges HTML-embed bereitgestellt werden, welches dynamisch und optional auf der Webseite der Kanzlei eingesetzt werden kann.
Einbetten des FIBU-Portals auf der Kanzleiseite
<embed type="text/html"
src="https://microdat.de/static/portal-button.html?teaser=TEXT&portal=KANZLEI-LINK"
style="height:2.5em;width:210px;"/>
Texterkennung von Belegen
Mit der Freigabe der Texterkennung vom Belegen darf die Belegeverwaltung auf die Inhalte der Dokumente zugreifen, um daraus Lerndaten abzuleiten, welche das Programm laufend bei der Vorhersage von Beleg-Attributen verbessern.
Die Freigabe der Texterkennung ist in vier dynamische Stufen eingeteilt:
- Keine Texterkennung freigeben: Die Verarbeitung derart eingelesener Dokumente hat keinen Effekt auf den Lernstatus der Attribut-Vorhersage der Belegeverwaltung.
- nur offline-Texterkennung freigeben: Es werden nur auf Inhalte von Dokumenten zugegriffen, für welche kein online-Dienst eingesetzt werden muss. Hierbei handelt es sich ausschließlich um digital erstellt PDF-Dokumente (Scans ohne OCR sind hiervon ausgeschlossen) und andere Textbasierte Dokumente.
- microdat OCR-Server freigeben: Das System erhält die Freigabe, die Dokumente an den microdat-OCR-Server weiterzuleiten, um aus diesen Dokumenten geeignete Textrepräsentationen zu erzeugen.
- google OCR-Server freigeben: Das System und damit microdat erhält die Freigabe, die Dokumente an den externen google-OCR-Server weiterzuleiten, um aus diesen Dokumenten geeignete Textrepräsentationen zu erzeugen.
Die Qualität der Texterkennung des google-OCR-Servers wird besser als die des microdat-OCR-Servers eingestuft.
Lerndaten-Katalog
Im Bezug auf die Texterkennung wird vom System bei der Verarbeitung von Belegen innerhalb der Belegeverwaltung ein Lerndaten-Katalog geführt. Die Katalogführung erfolgt weitestgehend im Hintergrund.
Jedem Beleg, auf dessen Inhalt per Freigabe zugegriffen werden darf, wird automatisch ein Katalogeintrag zugeordnet, sodass insgesamt ein Katalog für unterschiedliche Beleg-Typen entsteht. Kann ein neuer Beleg einem existierenden Katalogeintrag zugeordnet werden, dann bedient sich die Belegeverwaltung an den Lerndaten dieses Katalogeintrages, um Vorhersagen zur automatischen Vervollständigung zu treffen.
Das Volumen des Lerndaten-Katalogs gibt an, wie viele Einträge der Katalog maximal führen darf. Der Standardwert ist 1000, also können bis zu 1000 verschiedene Belegtypen pro Mandant katalogisiert werden. Das bedeutet allerdings auch, dass ein Beleg nötigenfalls mit bis zu 1000 Katalog-Einträgen abgeglichen werden muss.
Obwohl das theoretische Maximum des Katalog-Volumens nur schwer zu erreichen ist, muss eine Priorisierung bzw. Löschstrategie angegeben werden, um stets neue Katalogeinträge aufnehmen zu können:
- Die Strategie häufig genutzt priorisiert diejenigen Katalogeinträge, welche besonders häufig für Vorhersagen genutzt werden. Häufig genutzte Einträge werden bei der Löschentscheidung also weniger häufig genutzen Einträgen bevorzugt.
- Die Strategie kürzlich genutzt priorisiert diejenigen Katalogeinträge, welche vor kurzem für eine Vorhersage genutzt wurden. Ein kürzlich genutzer Einträg wird einem längere Zeit ungenutzen Eintrag bevorzugt.
Sonstiges
Während dem Buchungsprozess können ggf. Verbesserungshinweise angezeigt werden, welche an eine vermeintlich bessere Texterkennung, durch aktive Erhöhung der Freigabestufe, erinnern. Diese Hinweise können beliebig deaktiviert werden.
Mittels Datenbaken-optimieren bzw. -reparieren kann die automatische Platzoptimierung bzw. Datenbankreparatur angestoßen werden.
Datensicherung
Über die untenstehenden Schaltflächen wird empfohlen, Datensicherungen der Datenbestände auf anderen Speichermedien zu sichern... um sie nötigenfalls zu einem späteren Zeitpunkt wieder zurückspielen... zu können.
In beiden Fällen wird dies über den Datei-Speichern-Unter
bzw. Datei-Öffnen
Dialog durchgeführt.
Es wird empfohlen in regelmäßigen Abständen Sicherungsdateien der Datenbestände zu erstellen.
Verbindungen
Die Übersichtsmaske zu den Verbindungen (theoretisch sind mehrere Verbindungen pro Mandant möglich) gibt Aufschluss und ermöglicht die Verwaltung der geführten Verbindungen.
Übersicht der Server-Postfächer
In den untenstehenden Übersichten werden textuell die einzelnen auf dem Server befindlichen Datenpakete aufgelistet. So lässt sich in Erfahrung bringen, welche dieser Pakete sich noch auf dem Transportweg befinden und eben noch nicht empfangen wurden. Es gibt verschiedene Arten von hier dargestellten Datenpaketen:
- Synchronisationsinformationen: Werden bei der Übertragung des Datenbestandes an das FIBU-Portal abgerufen.
- Synchronisationspakete: Werden im FIBU-Portal bei jedem Programmstart abgerufen.
- Digitale Belege-Mappen und ihre Empfangsbestätigungen: Werden in der Belegeverwaltung des FIBU-Portals abgerufen.
- Nachrichten und ihre Empfangsbestätigungen: Werden im Nachrichtensystem abgerufen.
Umbenennen einer Verbindung
Durch Betätigung von umbenennen... wird eine Eingabebox für die neue Bezeichnung der momentan ausgewählten Verbindung angeboten. Durch Editierung dieser und Bestätigung mit Enter bzw. OK wird diese neue Bezeichnung übernommen. Die Bezeichnung der Verbindung ist nur lokal im eigenen System sichtbar und betrifft den Transferpartner nicht direkt. Die Bezeichnung kann jederzeit erneut umbenannt werden.
Beendigung einer Verbindung
Eine Verbindung ist zur Kündigung mit Frist zum jeweiligen Monatsende via vormerken vorzumerken. Die effektive Beendigung findet erst am Monatsende statt. Dem Transferpartner wird dadurch die Möglichkeit eingeräumt, den Kündigungswunsch einzusehen, zu reagieren und ggf. noch auf dem Transportweg befindliche Datenpakete abzurufen.
Der Verbindungspartner, der die Verbindung angenommen hat, darf die Kündigung vor Ablauf dieser Frist per Knopfdruck stornieren.
Findet bis zum Monatsende keine Stornierung statt, wird die Verbindung ohne weitere Warnung beendet.
Übertragung des Datenbestandes
Der Verbindungspartner, der die Verbindung angenommen hat, kann den Datenbestand bzw. das gesamte Mandantenverzeichnis an seinen Transferpartner übertragen. Sofern es sich bei dem Transferpartner um einen Nutzer der FIBU-Portal-Software handelt, kann dieser die Buchungsdaten einsehen, jedoch nicht editieren. Der FIBU-Portal-Nutzer erhält keinen Zugriff auf Ausfertigungen oder andere rodat-FIBU-spezifischen Programmfunktionen.
Die Übertragung des Datenbestandes ermöglicht nicht nur eine Einsicht in die Daten des Verbindungspartners, der die Verbindung beauftragt hat, sondern erfüllt passiv auch eine zusätzliche Sicherheitskomponente durch redundante Datenspeicherung.
Der Verbindungspartner, der die Verbindung beauftragt hat, kann - sofern noch nicht automatisch bei Programmstart geschehen - ein im Server-Posteingang befindliches Synchronisationspaket manuell empfangen.
Freigabe der Texterkennung eines Verbindungspartners
Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.
Analog zur Freigabe der Texterkennung von Belegen kann der Verbindungspartner, der die Verbindung angenommen hat, die maximale Freigabestufe des Verbindungspartners limitieren.
Die Freigabestufe der Texterkennung von Belegen über die Verbindung definiert die beim ausgewählten Verbindungspartner maximal wählbare Freigabestufe zur Texterkennung von Belegen. Der Auftragnehmende kann dem Auftraggebenden beispielsweise nur eine Freigabe zur offline-Texterkennung erteilen.
