FIBU Buchungen bearbeiten

Die Bearbeitung von Buchungen wird über den Menüpunkt Buchungen>bearbeiten... aufgerufen. Dies ist die zentrale Funktion jeder Buchhaltung.

Die Buchungen werden als Buchungsstapel (als sogenannte Vorläufe) erfasst. Während der Buchungserfassung erfolgt eine automatische Dialogverarbeitung, welche die Auswirkungen der Buchungen im Dialog sofort sichtbar macht aber die Buchungen noch nicht endgültig festschreibt. Die Buchungen eines Vorlaufstapels werden erst festgeschrieben, wenn das zugehörige Journal erstellt wurde (Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung).

Mit dieser Funktion können folgende Arbeiten durchgeführt werden:

• Erfassung von Buchungen in unverarbeiteten Buchungsvorläufen
• Korrektur von Buchungen in unverarbeiteten Buchungsvorläufen
• Einsichtnahme in verarbeitete Buchungsvorläufe
• Prüfung von unverarbeiteten Buchungsvorläufen
• Ausgabe von Primanota bzw. Buchungslisten
• Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung
• Ausgabe von Vorläufen im DATEV-Format
• Löschung von Buchungsvorläufen

Vorläufe

Durch den Aufruf des Menüpunktes Buchungen>bearbeiten... kann ein Buchungsvorlauf erfasst werden. Beim ersten Aufruf werden zunächst zwei leere Buchungsvorläufe zur Bearbeitung angeboten.

Buchungspaket

Jahresunabhängiges Buchungspaket, zum Parken von Buchungen. Buchungspakete können nicht verarbeitet werden!

Buchungsvorlauf mit Datumsangabe

Nach Anwahl des Buchungsvorlaufes, der mit Datumsangaben versehen ist, können Buchungen erfasst werden. Vor der Buchungseingabe kann über Eingaben in den Feldern Datum von und Datum bis der Buchungszeitraum angegeben werden.

Buchungstyp

Hier kann der jeweilige Vorlauf entweder für alle Bereiche, für nur Steuerrecht, oder für nur Handelsrecht angelegt werden.

Anwahl eines Buchungsvorlaufes

Es werden immer zumindest ein leeres Buchungspaket und ein leerer Buchungsvorlauf angeboten:

Buchungspakete befinden sich immer über den Buchungsvorläufen und können nicht verarbeitet werden. Sie sind durch den Eintrag Buchungspaket in der Spalte Datum von - Datum bis als solche gekennzeichnet. Da sie jahresunabhängig sind, erscheinen sie in jedem Mandantengeschäftsjahr, in welchen sie auch bearbeitet werden können. Mittels Buchungen kopieren können Buchungspakete an Buchungsvorläufe angehängt werden. Dadurch lassen sich unter anderem wiederkehrende Buchungen einfach realisieren.

Buchungen lassen sich von einem in ein anderes Geschäftsjahr kopieren, indem man sie zunächst in ein Buchungspaket kopiert und anschließend aus diesem Buchungspaket heraus in einen Buchungsvorlauf eines anderen Geschäftjahres hineinkopiert.

Sind die Verarbeitungskennzeichen E, P und J leer, also werden keine Haken angezeigt, so können Buchungen eingegeben werden.

Neue Buchungsvorläufe oder Buchungspakete werden automatisch angelegt, sobald im Vorlauf oder Buchungspaket mit der höchsten Abrechnungsnummer Buchungen erfasst wurden. Abrechnungsnummern sind von 0001 bis 0069 und von 1001 bis 1069 möglich.

Die Buchungserfassung für einen Buchungsvorlauf oder ein Buchungspaket kann durch Betätigen von OK, Enter, einen Doppelklick auf den Reiter Buchungen oder einen Doppelklick in die Buchungsvorschau gestartet werden.

Weitere Funktionen der Vorlaufmaske, können erst nach der Erfassung von Buchungen aufgerufen werden.

Auswahlmaske für Vorlaufaktionen

Nach der Anwahl eines Buchungsvorlaufes werden im rechten oberen Bereich in der Auswahlmaske alle möglichen Vorlaufaktionen angezeigt.

Aktionen, die für den ausgewählten Vorlauf nicht sinnvoll sind oder zu ungewollten Ergebnissen führen würden sind abgeblendet und können nicht angewählt werden.

Buchungspakete sind im Allgemeinen wie Buchungsvorläufe zu behandeln, können jedoch nicht verarbeitet werden.

Vorlaufstatus ändern

Die Markierungen der Vorlaufaktionen entsprechen den Markierungen in der Statusspalte:

E Vorlauf wurde exportiert.

P Primanota drucken

J Journal erstellen

V Vorlauf prüfen

Nachdem eine Verabeitungsaktion durchgeführt wurde, setzt das Programm eine Markierung in das Kontrollkästchen der betreffenden Aktion und in der Statusspalte EPJV.

Für Vorlauf wurde exportiert, Primanotadruck und Vorlauf prüfen kann diese Markierung entfernt werden, um die jeweilige Aktion auch wiederholt auszuführen.

Die Verarbeitungsaktion Journal erstellen kann nicht rückgängig gemacht werden, da dies sonst zu Fehl- und Doppelverarbeitungen führen kann.

Verarbeiteten Buchungsvorlauf einsehen

Sind bei einem Buchungsvorlauf bereits Verarbeitungskennzeichen durch Primanotadruck, Journal- schreibung oder Export gesetzt, so kann der Vorlauf lediglich zum Einsehen angewählt werden.

In der Eingabemaske für Vorlaufdaten können nur die Felder Bezeichnung und Kürzel erfasst werden.

Beim Aufruf der Buchungsmaske erscheint ein Hinweis, dass der angewählte Vorlauf nicht änderbar ist. Dabei befindet sich die Buchungsmaske explizit im Suchmodus.

Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen

Ist bei einem Buchungsvorlauf der Prüfstatus freigegeben, so wird in der Auswahlmaske für Vorlaufaktionen das Prüfen eines Buchungsvorlaufes über Vorlauf prüfen angeboten.

Nach dem Prüflauf kann der Buchungsvorlauf verarbeitet werden, selbst wenn Buchungsfehler erkannt wurden. Fehlerhafte Buchungen werden dann von der Buchungsverarbeitung ausgelassen und in einem Fehlerprotokoll gesondert aufgeführt.

Ein Buchungsvorlauf muss vor Verarbeitung geprüft werden, wenn dieser

• mittels Buchungen kopieren erweitert wurde,
• mittels DATEV- oder ASCII-Buchungen einlesen erstellt wurde,
• durch Löschen ausgeglichener OP erstellt wurde,
• das Vorlauf-Datum bis geändert wurde,
• oder der Beginn des Wirtschaftsjahres geändert wurde.

Bei jedem Prüflauf wird ein Vorlaufprüfprotokoll erstellt, das ausgedruckt werden kann.

Primanota drucken

Bei Buchungsvorläufen mit geprüften Buchungsvorläufen wird das Drucken der Primanota über Primanota drucken angeboten.

Durch das erstmalige Drucken einer Primanota gilt ein Vorlauf als verarbeitet. Änderungen oder Neuerfassung von zugehörigen Buchungen ist somit nicht mehr möglich. Allerdings kann durch das Entfernen des Verarbeitungskennzeichens in der Checkbox der Vorlaufstatus wieder auf unverarbeitet gesetzt werden.

Eine Primanota kann beliebig oft gedruckt werden.

Journal erstellen / Vorlaufverarbeitung

Bei Buchungsvorläufen mit erfassten Buchungen, die noch nicht verarbeitet wurden, wird über Journal erstellen die Journalschreibung mit Vorlaufverarbeitung angeboten.

Erstellen Sie vor der Vorlaufverarbeitung eine Datensicherung, um diese gegebenenfalls zurückspeichern zu können, falls nach der Verarbeitung eigene Buchungsfehler erkannt werden. Beachten Sie in diesem Zusammenhang die grundsätzlichen Hinweise unter Arbeiten mit der FIBU.

Durch Betätigen von Journal erstellen werden die erfassten Buchungssätze in der Buchhaltung festgeschrieben und fließen in die Offene Postenverwaltung mit ein.

Es erscheint das Journal am Bildschirm, welches durch Bedienung der erscheinenden Windows-Anwendung gedruckt werden kann.

Durch die Verarbeitung wird das FIBU-Datum gebucht bis durch das Vorlauf-Datum bis aktualisiert, wenn das Datum bis des verarbeiteten Vorlaufes größer ist, als das bisherige gebucht bis. Das FIBU-Datum erscheint auf den Auswertungen als aktueller Stand der FIBU.

Wurden EG-Buchungen verarbeitet, so wird zusätzlich eine Zusammenfassung der EG-Buchungen ausgegeben. Werden Buchungen als fehlerhaft erkannt, so wird neben dem Journal ein Fehlerprotokoll ausgegeben. Buchungen auf diesem Fehlerprotokoll wurden nicht verarbeitet und müssen erneut erfasst werden.

Ist die Transaktionssicherung des Mandanten abgeschaltet, so erscheint ein Hinweis, der sicherheitshalber noch zu bestätigen ist.

Die Offenen Posten werden nur bei eingeschalteter Programmverbindung FIBU-OPOS aktualisiert. Mittels F2 können die betreffenden Mandanteneinstellungen unter OPOS eingesehen werden.

Wird die Ausgabemeldung mit Ja oder Abbruch beendet, so kann das Journal über den Menüpunkt Extras>Dienstmenü>Ausgaben erneut gedruckt werden.

Mittels der Funktion FIBU>Auswertungen>Journalbuch können alle Journale des Wirtschaftsjahres als Gesamtausgabe gedruckt werden.

Export von Vorläufen

Bei Buchungsvorläufen mit erfassten Buchungen, die bereits ausgegeben wurden, ist das Verarbeitungskennzeichen in der nebenstehenden Checkbox ersichtlich. Durch den Export gilt ein Vorlauf als verarbeitet. Änderungen oder die Neuerfassung von Buchungen ist somit nicht mehr möglich.

Über F9 können die in der Übersicht angehakten Vorläufe über Export CSV-Format oder Export DATEV-Format exportiert werden.

Hierzu muss ein Exportverzeichnis und ein Ausgabeformat angegeben werden. Anschließend kann über Daten exportieren die Ausgabe erfolgen.

Mit der Steuerberaterversion der rodat-FIBU können exportierte Vorläufe wieder eingelesen werden.

Dies ist beispielsweise sinnvoll, um Buchungsdaten vom Mandantenbetrieb zum Steuerberater zu übergeben. Zudem kann damit eine Buchhaltung in einem neuen Mandantenverzeichnis unter Verwendung bereits vorhandener Buchungsvorläufe neu aufgebaut werden.

Buchungen und Kontenbeschriftungen sind logisch zusammenhängend, sodass ein paralleler Export der Kontenbeschriftungen zu den Buchungsvorläufen durchgeführt werden sollte.

- Import und Export

Vorlauf löschen

Buchungsvorläufe mit erfassten Buchungen können nur gelöscht werden, wenn sie entweder unverarbeitet sind, oder bei ihnen sowohl Primanota drucken, als auch Journal erstellen oder der Export durchgeführt wurde.

Durch Betätigen von Löschen wird der ausgewählte oder (falls selektiert) alle in der Übersicht selektierten Buchungsvorläufe gelöscht.

Durch das Löschen eines verarbeiteten Vorlaufs werden die zugehörigen Buchungen entfernt. Der Vorlauf steht wieder als leerer Buchungsvorlauf zur Buchungserfassung zur Verfügung.

Bereits verarbeitete Buchungen werden durch das Löschen des Vorlaufes NICHT aus der FIBU entfernt! Das Löschen von verarbeiteten Buchungsvorläufen hat somit keinen Einfluss auf die Buchhaltung, sondern gibt nur Abrechnungsnummern zur Neuerfassung frei.

Nach Löschung eines verarbeiteten Vorlaufs sollte die Funktion Geschäftsjahre zurücksetzen nicht mehr ausgeführt werden. Aus diesem Grund muss, vor der endgültigen Löschung eines verarbeiteten Vorlaufs, eine entsprechende Meldung bestätigt werden.