Dokumenten-Management

Das Dokumenten-Management ist eine Komponente des FIBU-Portals, welche die interne Verwaltung aller Dateien für den Anwender transparenter macht. Das Management ermöglicht u.a. einen Einblick in die Historie sämtlicher verwalteten Dateien innerhalb des FIBU-Portals.

Das Dokumenten-Management wird über den Menüpunkt Bestandsportal>Dokumente suchen... aufgerufen.

Dokumente

Bei einem Eintrag der Dokumentenliste handelt es sich explizit um einen Protokolleintrag über einen stattgefundenen Verarbeitungsschritt bezüglich eines Dokuments. Der Eintrag und das hinterlegte Dokument sind somit nur indirekt miteinander verknüpft.

Zu einem Dokument kann es bliebig viele Einträge in der Dokumentenliste geben.

Die Liste dient der Nachverfolgung und Wiederfindung von bestimmten Dokumenten innerhalb der gesamten Dokumentensammlung.

Übersicht der Dokumentenansicht

Die Maske der Dokumenten-Übersicht besteht aus einigen Elementen.

Zentral werden alle Einträge zu jemals stattgefundenen Verwaltungsschritten bzgl. allen Dokumenten in einer großen Auflistung präsentiert, welche spalten- bzw. zeilenweise einen Überblick über den speziellen Zustand der einzelnen Schritte gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten ←, ↑, → und ↓ durch die Einträge und ihre Spalten navigiert.

Spalten der Dokumenten-Übersicht

Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte, kann die Sortierreihenfolge nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erfassungszeit vorgegeben.

Die erste (unbenannte) Spalte gibt Aufschluss über die Gleichheit von hinterlegten Dokumenten verschiedener Protokolleinträge. Wird die Übersicht nach dieser Spalte sortiert, so werden alle Einträge zu dem selben Dokument nacheinander aufgelistet.

Die zweite (unbenannte) Spalte gibt Aufschluss darüber, ob es sich um ein importiertes oder exportiertes Dokument handelt.

Die restlichen Spalten geben jeweils einen selbstredenen Aufschluss über den stattgefundenen Verarbeitungsschritt.

Eintrags-Kriterien

Protokolleinträge werden automatisch untergliedert in Vorgang und Dateityp:

Vorgänge:

• Speicherung
• Empfang
• Versand

Dateitypen:

• Sonstige
• Belege
• Auswertungen

Über das Feld via werden ggf. noch weitere vom Programm selbst-definierte Angaben angezeigt, welche für eine Suche von Nutzen sein könnten.

Eintrag entfernen

Über Bearbeiten>Einträge entfernen bzw. Entf lassen sich die markierten bzw. selektierten Einträge aus der Protokollliste entfernen.

Das Löschen eines Protokolleintrages führt nicht zum Löschen des hinterlegen Dokuments.

Zugriff auf hinterlegte Datei

Über Bearbeiten>Öffenen bzw. Enter lässt sich die Ausgewählte Datei öffnen.

Über Bearbeiten>Speichern unter... bzw. Strg+S lassen sich dich ausgewählten bzw. selektierten Dateien über den Speichern-Unter-Dialog auf anderen Speichermedien speichern.

Über Bearbeiten>Im Explorer anzeigen... bzw. Enter werden die ausgewählten bzw. selektierten Dateien im Explorer bereitgestellt (solange die zugehörige Hinweismeldung angezeigt wird).

Schlagwortregeln

Über Schlagworte lässt sich die Dokumentensuche noch feiner individualisieren. Die Schlagwortdefinitionen lassen sich über einfache Regeln selber festlegen. Zu jedem Zeitpunkt lassen sich die Regeln erneut anwenden. Dabei werden alle bisherigen Schlagworte durch die im (ggf. neuen oder geänderten) Regelwerk definierten Regeln ersetzt.

In der Dokumenten-Ansicht lässt es sich dann sehr bequem nach Dokumenten suchen welche bestimmte Schlagwortkriterien erfüllen.

Eine Schlagwortregel besteht aus der Regeldefinition und der Bedingungsdefinition.

Regeldefinition

Die Regeldefinition gibt an, auf welche Dokumente und in welcher Art die Regel, welche konkreten Schlagworte ergänzt:

Festlegende Regeln: Sofern eine dieser Regeln zutrifft, sind die Schlagworte für das Dokument alleine über diese definiert. Keine weitere Regel wird mehr zutreffen. Die Reihenfolge der Regeln ist hierbei signifikant.

Hinzufügende Regeln: Im Gegensatz zu den festlegenden Regeln, können hier mehrere Regeln hintereinander auf ein und das selbe Dokument zutreffen, sodass sich mehrere Schlagworte - nach unterschiedlichen Kriterien - aneinanderreihen.

Bedingungsdefinition

Die Bedingungsdefinition besteht auf einer Liste von gleichzeitig notwendigen Bedingungen, die zutreffen müssen, damit die Schlagwortregel (entsprechend ihrer Regeldefinition) angewendet wird.

Eine Bedingung wird durch das Ausfüllen der Definition und >> hinzugefügt. Durch Selektion der jeweiligen Bedingung in der Liste und << wird sie wieder aus der Liste entfernt.

Die Suchtexte der Bedingungen dürfen die Platzhalter ? für ein oder * für kein oder mehrere beliebige Zeichen beinhalten.

Schlagwort-Standards (Fortgeschritten)

Über die Dateien ...\FIBU\Standard-Schlagworte.csv bzw. ...\FIBU\<MANDANT>\Standard-Schlagworte.csv lassen sich die kanzleiweiten bzw. mandantenspezifischen Schlagwortstandards ändern.

Aufbau der CSV-Datei:

<Dokumenttyp>:
 "Alle", 
 "Auswertungen", 
 "Belege" oder 
 "Nachrichten"
<Regeltyp>:
 "festlegen" oder
 "hinzufuegen"
<Schlagworte>:
 Jeweils beginnend mit "#"
<Wertung>:
 "positiv", wenn "enthält" oder "beginnt"; 
 "negativ", wenn "enthält nicht" oder "beginnt nicht"
<Suchebene>:
 "Inhalt" für Dateiinhalt oder 
 "Name" für Dateiname
<Suchart>:
 "beginnend" bei bspw. "Name beginnt mit...",
 "enthält" bei bspw. "Dateiinhalt enthält ..." oder 
 "endend" bei bspw. "Dateiname endet mit ..."
<Suchtext>:
 Text, der zu suchen ist

Eine Regel mit einer Bedingung:

<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung>;<Suchebene>;<Suchart>;<Suchtext>

Eine Regel mit mehreren Bedingungen:

<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
;;;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>
...

Mehrere Regeln:

<Dokumenttyp 1>;<Regeltyp 1>;<Schlagworte 1>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
;;;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>
<Dokumenttyp 2>;<Regeltyp 2>;<Schlagworte 2>;<Wertung 4>;<Suchebene 4>;<Suchart 4>;<Suchtext 4>
...

Sonstiges

Aktionstaste F9

Durch Betätigen von F9 wird ein Menü angezeigt, welches die gängigen Aktionen bzw. Funktionen der Maske anbietet.

Die Aktionen beziehen sich ggf. auf alle in der Übersicht markierten Einträge oder auf den gerade aktuell ausgewählten.

Durch die Pfeiltasten ←, ↑, → und ↓ bzw. Enter lassen sich die einzelnen Aktionen mit Tastatureingaben sehr schnell erreichen und ausführen.

Suchen

Die Schaltfläche Suchen bzw. Strg+F aktiviert den Such-Modus der Maske. Dabei werden die meisten Eingabefelder für Eingaben von Suchkriterien vorbereitet (geleert).

In sämtliche (standardmäßig) bläulich hinterlegten Suchfelder können nun Suchkriterien eingegeben werden:

* Platzhalterzeichen für kein oder beliebig viele Zeichen.

? Platzhalterzeichen für genau ein Zeichen.

Beispiel 1: ABC Gesucht wird nach Attributen, die mit ABC beginnen.

Beispiel 2: *ABC Gesucht wird nach Attributen, die ABC enthalten.

Beispiel 3: A?C Gesucht wird nach Attributen, die mit A, gefolgt von genau einem Zeichen, gefolgt von C beginnen.

Beispiel 4: *A?C Gesucht wird nach Attributen, die A, gefolgt von genau einem Zeichen, gefolgt von C enthalten.

Nach der Eingabe der gewünschten Suchkriterien wird durch Enter bzw. Suche die Suche gestartet. In der Übersicht werden danach nur noch diejenigen Einträge angezeigt, welche den Suchkriterien entsprechen.

Wird eine Suche ohne jegliche Suchkriterien ausgeführt, so werden alle Dokumente der Sammlung angezeigt.

Dokumenteninhalte suchen

Das Feld Inhaltsuche ist im Suchmodus (Suchen bzw. Strg+F) aktiv und ermöglicht eine formatübergreifende Dokumentensuche anhand des Dokumenten-Inhalts. Wie oben beschrieben gelten auch hierfür alle gängigen Platzhalter.

Zusätzlich kann eine Suchangabe bei der Inhaltsuche als Regulärer Ausdruck formuliert und interpretiert werden. Dazu muss dieser mit dem Zeichen / (⇑+7) beginnen und enden. Beispielsweise wird mit dem Regulären Ausdruck /(Rechnung|Gutschrift)/ nach Dokumenten gesucht, welche entweder den Text "Rechnung" oder "Gutschrift" beinhalten.

Vorschau

Über die Schaltflächen Vorschau einschalten > bzw. Vorschau ausschalten > wird ein wahlfrei plazierbares Fenster aktiviert bzw. deaktiviert, welches den ggf. momentan selektierten Mappeninhalt, also den Beleg, anzeigt. Wird ein anderer Beleg ausgewählt, so wird der Inhalt des Vorschaufensters synchron ausgetauscht.

Das Programm merkt sich die letzte gewählte Position des Vorschaufensters, sodass es immer am gewohnten Platz erscheint. Es muss nur einmal (beispielsweise) auf dem zweiten Monitor platziert werden und wird fortan immer an dieser Position erscheinen.

Im Vorschaufenster können PDF- und Bild-Dokumente angezeigt werden. Bei digital erstellten PDF-Dokumenten (keine Scans) können Textinhalte im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Bei gedrückter linker Maustaste auf ein Bild-Dokument wird der Zoom-Faktor maximiert.

Siehe auch

• Belegeverwaltung
• Nachrichtensystem
• Auswertungsversand