Belegeverwaltung

Die Belegeverwaltung ist eine Komponente des FIBU-Portals, in welcher dynamisch alle Belege (auch von Mandanten empfangene) verwaltet werden können. Die Belegeverwaltung organisiert Belege in Mappenstrukturen (ähnlich wie Ordner) und stellt Berater und Mandanten dadurch eine freie Organisationsform zur Verfügung. Sowohl Berater als auch ihre Mandanten können Belege oder Belege-Mappen manuell hinzufügen.

Die Belegeverwaltung wird über den Menüpunkt Bestandsportal>Belege verwalten... aufgerufen.

Über die Buchungsmaske regelt die Belegeverwaltung den Buchungsmodus Mappe buchen.

Mappen

Eine Mappe ist eine virtuelle Organisationsstruktur, welche eine beliebige Anzahl an Belegen beinhalten kann.

Übersicht der Mappenansicht

Die Maske der Mappenverwaltung besteht aus einigen Elementen.

Zentral werden alle in der Sammlung befindlichen Mappen in einer großen Auflistung präsentiert, welche spalten- bzw. zeilenweise einen Überblick über den speziellen Zustand der einzelnen Mappen gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten ←, ↑, → und ↓ durch die Mappen und ihre Attribute navigiert.

Spalten der Mappen-Übersicht

In der Spalte Inhalt wird die Anzahl der in der Mappe befindlichen Dokumente angezeigt und sie steht initial vor der Beschriftungsspalte und der Spalte zum Erstellungszeitpunkt. Die Statusspalte zeigt ggf. den Empfangsstatus nach erfolgreichem Versand der Mappe an.

Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte, kann die Sortierreihenfolge der Mappen nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erstellungszeitpunkt vorgegeben.

Auflistung des Mappeninhalts

Im rechten, unteren Bereicht wird der Inhalt der gerade angewählten Mappe aufgelistet. Beim Inhalt einer Mappe handelt es sich um Belege, welche über eine gewisse Vollständigkeit verfügen. Je mehr Felder eines Beleges innerhalb der Mappe gefüllt wurden, desto höher ist die daraus resultierende Vollständigkeit des jeweiligen Belegs. Neben der Vollständigkeit wird ebenso die Beschriftung des Belegs aufgelistet.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten ←, ↑, → und ↓ durch die inneren Belege und auch weitere Attribute navigiert.

Beschriftung und Bemerkung der Mappe

Die Beschriftung einer Mappe ist vollständig frei wählbar, um der jedem Organisationsbedürfnis individuell gerecht zu werden.

Falls komplizierte Sachverhalte erklärt werden müssen oder andere Anmerkungen zu einer Mappe vorzunehmen sind, bietet die Mappenverwaltung die Möglichkeit dazu über eine frei editierbare Textbox Bemerkungen hinzuzufügen.

Die Bemerkungs-Textbox kann ggf. durch Betätigen der Verlinkung Bemerkung... vergrößert werden und ist auch aus der Belegeansicht aufrufbar.

Die Mappenbezeichnung, die Belegebezeichnung und auch die jeweiligen Bemerkung geben Ihrem Steuerberatung eventuell sehr hilfreiche Tipps, wodurch sie Ihre Dokumente effizienter bearbeiten können.

Neue Mappen erstellen

Über die Tastenkombination Strg+N, über Neue Mappe oder über Bearbeiten>Neue Mappe stehen drei Möglichkeiten zur Mappen-Erstellung bereit.

`Mappe aus Dateien...`

Indem über den Datei-Öffnen-Dialog Belege ausgewählt werden, wird eine neue Mappe erstellt, welche initial die ausgewählten Belege beinhaltet.

`Mappe aus Ordner...`

Indem über den Ordner-Öffnen-Dialog ein Ordner ausgewählt wird, wird eine neue Mappe erstellt, welche initial die importierbaren Belege innerhalb des ausgewählten Ordners beinhaltet.

`Leere Mappe`

Es wird eine neue leere Mappe erstellt. Belege können nachträglich in der Belegeansicht hinzugefügt werden.

Mappen-Funktionen

Die Mappenansicht der Belegeverwaltung ist mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet, welche (bis auf die Mappen-Automatik) auch mittels der Selektionsboxen der Auflistung auf mehrere Mappen angewendet werden können:

Mappen Kopieren

Durch das Betätigen von Kopieren, Bearbeiten>Kopieren oder Strg+C werden die in der Auflistung selektierten Mappen in die Zwischenablage kopiert und verbleiben in dieser solange, bis sie mit einer anderen Mappen-Auswahl gefüllt wird.

Mappen Einfügen

Durch das Betätigen von Einfügen, Bearbeiten>Einfügen oder Strg+V werden die aktuell in der Zwischenablage befindlichen Belege-Mappen in die Mappensammlung eingefügt. Die Zwischenablage wird dabei nicht geleert, sodass der Einfügeprozess beliebig oft wiederholt werden kann. Nach Abschluss des Einfügens, werden automatisch alle eingefügten Mappen selektiert, sodass der Vorgang durch anschließendes Löschen wieder rückgängig gemacht werden könnte.

Mappen Löschen

Durch das Betätigen von Löschen, Bearbeiten>Löschen oder Entf werden die in der Auflistung selektierten Mappen aus der Mappensammlung gelöscht und in die Zwischenablage verschoben. Der Vorgang kann durch anschließendes Einfügen wieder rückgängig gemacht werden.

Datentransport

Im Sinne der Belege-Mappen können die Mappen mitsamt ihres Inhalts - den Belegen - auf folgende Arten Systemübergreifend transportiert werden.

Empfang und Versand

Sofern über das FIBU-Portal eine Verbindung eingerichtet wurde, können in diesem Programmteil Belege-Mappen über die Verbindung ausgetauscht werden.

Empfang

Der Empfang von Belege-Mappen erfolgt bei erfolgreich eingerichteter Verbindung automatisch, sobald eine Internetverbindung vorhanden ist und das Programm geöffnet wird. Beim Empfang einer Mappe wird automatisch eine Empfangsbestätigung an den Sender der Mappe versandt.

Versand

Durch das Betätigen von Versenden bzw. Bearbeiten>Datentransport>Versenden werden die in der Auflistung selektierten Mappen an den Transferpartner gesendet. In der Spalte Status wird der jeweilige Versandtstatus angezeigt.

Importieren

Durch das Betätigen von Bearbeiten>Datentransport>Importieren... können auf der Festplatte in Form von rodat Transfer-Datei abgelegte Mappen in die Mappensammlung aufgenommen werden.

Exportieren

Durch das Betätigen von Bearbeiten>Datentransport>Exportieren... können die in der Auflistung selektierten Mappen auf der Festplatte oder einem anderen Speichermedium als rodat Transfer-Datei ausgelagert werden.

Mappen-Automatik

Die Mappen-Automatik ist ein Hilfsmittel, um tiefgreifende aber wirkungsvolle Definitionen auf alle Belege innerhalb der betreffenden Mappe anzuwenden.

Neue Mappen-Automatik definieren

Mittels Neue Automatik wechselt die Maske in den Erfassungsmodus und eine neue Automatik kann eingestellt werden. Durch Bestätigung mit Enter oder OK wird die Automatik übernommen.

Mappen-Automatik löschen

Durch das Betätigen von Löschen wird die aktuell selektierte Mappen-Automatik aus der Liste entfernt und somit ist die Mappe nicht mehr von der Automatik betroffen. Eventuell bereits durchgeführte Datenanpassungen durch die Automatik, werden beim Löschvorgang der Mappen-Automatik nicht rückgängig gemacht.

Konfigurationen einer Mappen-Automatik

Eine Automatik betrifft immer genau ein Feld des Belegs und beeinflusst spätestens in der Buchungsmaske den abschließenden Buchungsvorschlag. Folgende Felder können über die Mappen-Automatik konfiguriert werden:

Belegdatum: Datumsformat TT.MM.JJ
Belegtyp:
- ER: Eingangsrechnung
- AR: Ausgangsrechnung
- EG: Eingangsgutschrift
- AG: Ausgangsgutschrift
Betrag
Beschriftung
Belegnummer
Fälligkeit: Datumsformat TT.MM.JJ
Kost1
Kost2
Kostmenge
USt-IdNr
Konto
Gegenkonto

Bei jeder Automatik handelt es sich entweder um einen Standard- bzw. festen Wert, welcher optional alle bisherigen Werte überschreiben soll (... Standardwert bzw. fester Wert), um einen Vorgabewert, welcher nur einmalig beim Einlesen neuer Belege gesetzt werden soll (... Vorgabewert beim Einlesen) oder um einen finalen Ersatzwert, falls das Programm und der Anwender bis zum abschließenden Buchungsprozess des jeweiligen Beleges der Mappe keinen Wert für das Feld angegeben haben. Der Vorgabewert kann optional so eingestellt werden, dass weitere Vorschläge, die selbstständig aus der Programmlogik hervorgehen bevorzugt werden.

Belege

Ein digitaler Beleg repräsentiert genau ein Dokument und ordnet diesem zusätzliche Attribute zu (sog. Metadaten).

Übersicht der Belegeansicht

Die Belegeansicht besteht aus einigen Elementen.

Zentral werden alle in der Mappe befindlichen Belege in einer großen Auflistung präsentiert, welche spalten- bzw. zeilenweise einen Überblick über den speziellen Zustand der einzelnen Belege mitsamt ihrer Attribute gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten ←, ↑, → und ↓ durch die Belege und auch ihre Attribute navigiert.

Spalten der Belege-Übersicht

In der Spalte Vollständigkeit wird das Verhältnis zwischen Anzahl der ausgefüllten Eingabefelder und der Anzahl der nicht ausgefüllten Eingabefelder angezeigt. Die Spalten Betrag, Datum, Belegnummer, Beschriftung, Status und Letzte Änderung haben die selbstredene Anzeigefunktion der jeweiligen Attribute.

Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte, kann die Sortierreihenfolge der Belege nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erfassungszeitpunkt vorgegeben.

Eingabefelder

Sämtliche Angaben, die in der Belegeansicht den Belegen hinzugefügt werden können, sind optional. Sie dienen der späteren Verarbeitung der Belege beim Buchungsprozess. Folgende Metadaten können in der Belegeansicht manuell über die Eingabefelder bearbeitet werden:

Betrag
Datum
Belegnummer
Beschriftung

Beschriftung und Bemerkung der Belege

Die Beschriftung eines Belegs soll selbstredend einen Auffschluss auf den Sachverhalt des hinterlegten Dokumentes geben.

Falls komplizierte Sachverhalte erklärt werden müssen oder andere Anmerkungen zu einem Beleg vorzunehmen sind, bietet die Belegeansicht die Möglichkeit dazu über eine frei editierbare Textbox Bemerkungen hinzuzufügen.

Die Bemerkungs-Textbox kann ggf. durch Betätigen der Verlinkung Bemerkung ... zum Beleg vergrößert werden.

Die Mappenbezeichnung, die Belegebezeichnung und auch die jeweiligen Bemerkung geben Ihrem Steuerberatung eventuell sehr hilfreiche Tipps, wodurch sie Ihre Dokumente effizienter bearbeiten können.

Neue Dokumente einlesen

Über die Tastenkombination Strg+N, über Neues Dokument oder über Bearbeiten>Neue Neues Dokument stehen zwei Möglichkeiten zum einlesen eines neuen Dokumentes bereit.

`Dateien einlesen...`

Indem über den Datei-Öffnen-Dialog Dokumente ausgewählt werden, werden diese der Belegesammlung der aktuellen Mappe hinzugefügt.

`Ordner einlesen...`

Indem über den Ordner-Öffnen-Dialog ein Ordner ausgewählt wird, werden die importierbaren Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners der aktuellen Mappe hinzugefügt.

Belege-Funktionen

Die Belegeansicht der Belegeverwaltung ist mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet, welche auch mittels der Selektionsboxen der Auflistung auf mehrere Belege angewendet werden können:

Belege Öffnen

Durch das Betätigen von Bearbeiten>Beleg-Datei>Öffnen oder Strg+Enter wird der gerade ausgewählte Beleg geöffnet.

Durch das Betätigen von Bearbeiten>Beleg-Datei>Speichern unter... oder Strg+S können die in der Auflistung selektierten Belege über den Speichern-Unter-Dialog auf einem anderen Speichermedium gespeichert werden.

Durch das Betätigen von Bearbeiten>Beleg-Datei>Im Explorer anzeigen... oder Enter werden die in der Auflistung selektierten Belege im Windows-Explorer bereitgestellt (solange die zugehörige Hinweismeldung angezeigt wird).

Belege Kopieren

Durch das Betätigen von Kopieren, Bearbeiten>Kopieren oder Strg+C werden die in der Auflistung selektierten Belege in die Zwischenablage kopiert und verbleiben in dieser solange, bis sie mit einer anderen Belege-Auswahl gefüllt wird.

Belege Einfügen

Durch das Betätigen von Einfügen, Bearbeiten>Einfügen oder Strg+V werden die aktuell in der Zwischenablage befindlichen Belege in die Belegesammlung der Mappe eingefügt. Die Zwischenablage wird dabei nicht geleert, sodass der Einfügeprozess beliebig oft wiederholt werden kann. Nach Abschluss des Einfügens, werden automatisch alle eingefügten Belege selektiert, sodass der Vorgang durch anschließendes Löschen wieder rückgängig gemacht werden könnte.

Belege Löschen

Durch das Betätigen von Löschen, Bearbeiten>Löschen oder Entf werden die in der Auflistung selektierten Belege aus der Belegesammlung der Mappe gelöscht und in die Zwischenablage verschoben. Der Vorgang kann durch anschließendes Einfügen wieder rückgängig gemacht werden.

Vervollständigen

Durch bereits verarbeitete Belege lernt das Programm im Hintergrund anhand bestimmter Merkmale der Beleg-Dokumente die Metadaten selbstständig auszufüllen. Ggf. kann dieser Vervollständigungsvorgang durch Betätigen von Zauberstab bzw. Bearbeiten>Vervollständigen wiederholt angestoßen werden.

Sonstiges

Aktionstaste `F9`

Durch Betätigen von F9 wird ein Menü angezeigt, welches die gängigen Aktionen bzw. Funktionen der Maske anbietet.

Die Aktionen beziehen sich ggf. auf alle in der Übersicht markierten Einträge oder auf den gerade aktuell ausgewählten.

Durch die Pfeiltasten ←, ↑, → und ↓ bzw. Enter lassen sich die einzelnen Aktionen mit Tastatureingaben sehr schnell erreichen und ausführen.

Suchen

Die Schaltfläche Suchen bzw. Strg+F aktiviert den Such-Modus der Maske. Dabei werden die meisten Eingabefelder für Eingaben von Suchkriterien vorbereitet (geleert).

In sämtliche (standardmäßig) bläulich hinterlegten Suchfelder können nun Suchkriterien eingegeben werden:

* Platzhalterzeichen für kein oder beliebig viele Zeichen.

? Platzhalterzeichen für genau ein Zeichen.

Beispiel 1: ABC Gesucht wird nach Attributen, die mit ABC beginnen.

Beispiel 2: *ABC Gesucht wird nach Attributen, die ABC enthalten.

Beispiel 3: A?C Gesucht wird nach Attributen, die mit A, gefolgt von genau einem Zeichen, gefolgt von C beginnen.

Beispiel 4: *A?C Gesucht wird nach Attributen, die A, gefolgt von genau einem Zeichen, gefolgt von C enthalten.

Nach der Eingabe der gewünschten Suchkriterien wird durch Enter bzw. Suche die Suche gestartet. In der Übersicht werden danach nur noch diejenigen Einträge angezeigt, welche den Suchkriterien entsprechen.

Wird eine Suche ohne jegliche Suchkriterien ausgeführt, so werden alle Dokumente der Sammlung angezeigt.

Vorschau

Über die Schaltflächen Vorschau einschalten > bzw. Vorschau ausschalten > wird ein wahlfrei plazierbares Fenster aktiviert bzw. deaktiviert, welches den ggf. momentan selektierten Mappeninhalt, also den Beleg, anzeigt. Wird ein anderer Beleg ausgewählt, so wird der Inhalt des Vorschaufensters synchron ausgetauscht.

Das Programm merkt sich die letzte gewählte Position des Vorschaufensters, sodass es immer am gewohnten Platz erscheint. Es muss nur einmal (beispielsweise) auf dem zweiten Monitor platziert werden und wird fortan immer an dieser Position erscheinen.

Im Vorschaufenster können PDF- und Bild-Dokumente angezeigt werden. Bei digital erstellten PDF-Dokumenten (keine Scans) können Textinhalte im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Bei gedrückter linker Maustaste auf ein Bild-Dokument wird der Zoom-Faktor maximiert.

Mögliche Dateiformate für Beleg-Dokumente

PDF Dokumente .PDF
Bilddokumente .TIF .TIFF .JPG .JPEG .GIF .PNG .APNG .SVG .BMP .ICO
Archivdateien .ZIP .RAR .TAR .GZ .LHA

Siehe auch

Anonym

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