Dokumenten-Management

Das Dokumenten-Management ist eine Komponente des FIBU-Portals, welche die interne Verwaltung aller Dateien für den Anwender transparent und lückenlos nachvollziehbar macht. Es ermöglicht unter anderem einen detaillierten Einblick in die Historie und Protokollierung sämtlicher verarbeiteter Dateien innerhalb des FIBU-Portals.

Das Dokumenten-Management wird über den Menüpunkt Bestandsportal>Dokumente suchen... aufgerufen.

Video-Tutorial

Eine praktische Demonstration zur digitalen Beleg- und Dokumentenverarbeitung in der rodat FIBU finden Sie auf YouTube:

Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und effizient verbuchen (YouTube-Playlist)

Dokumente

Bei einem Eintrag der Dokumentenliste handelt es sich um einen Protokolleintrag über einen stattgefundenen Verarbeitungsschritt bezüglich eines Dokuments (z. B. Speicherung, Texterkennung/OCR, Empfang, Versand oder Verbuchung). Der Eintrag und das hinterlegte Dokument sind somit über die interne Protokollierung miteinander verknüpft.

Zu einem Dokument kann es beliebig viele Einträge in der Dokumentenliste geben, die den gesamten Lebenszyklus des Dokuments im System abbilden.

Die Liste dient der lückenlosen Nachverfolgung, Recherche und Wiederfindung von Dokumenten innerhalb der gesamten Dokumentensammlung.

Übersicht der Dokumentenansicht

Die Maske der Dokumenten-Übersicht besteht aus mehreren Elementen:

Zentral werden alle Einträge zu stattgefundenen Verwaltungsschritten bezüglich aller Dokumente in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche einen Überblick über den speziellen Zustand der einzelnen Schritte gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten ←, ↑, → und ↓ durch die Einträge und ihre Spalten navigiert.

Spalten der Dokumenten-Übersicht

Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die Sortierreihenfolge nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erfassungszeitpunkt vorgegeben.

• 1. Spalte (Dokumenten-Identität): Gibt Aufschluss über die Gleichheit von hinterlegten Dokumenten verschiedener Protokolleinträge. Wird die Übersicht nach dieser Spalte sortiert, werden alle Vorgänge zu demselben Dokument direkt nacheinander aufgelistet.
• 2. Spalte (Richtung): Kennzeichnet, ob es sich um ein importiertes, exportiertes oder lokal verarbeitetes Dokument handelt.
• Restliche Spalten: Geben Aufschluss über Dateiname, Datum, Uhrzeit, Vorgang, Dateityp, Status und zugehörige Attribute des Verarbeitungsschritts.

Eintrags-Kriterien

Protokolleinträge werden automatisch nach Vorgang und Dateityp untergliedert:

Vorgänge:

• Speicherung
• Empfang
• Versand
• Texterkennung / OCR-Verarbeitung
• Verbuchung

Dateitypen:

• Belege
• Auswertungen
• Nachrichten
• Sonstige

Über das Feld via werden zusätzliche programmseitig definierte Angaben angezeigt, welche für gezielte Recherchen von Nutzen sind.

Eintrag entfernen

Über Bearbeiten>Einträge entfernen bzw. Entf lassen sich markierte bzw. selektierte Einträge aus der Protokollliste entfernen.

Hinweis: Das Löschen eines Protokolleintrags führt nicht zum Löschen des physisch hinterlegten Dokuments.

Zugriff auf die hinterlegte Datei

• Datei öffnen: Über Bearbeiten>Öffnen bzw. Enter oder Doppelklick wird die ausgewählte Datei mit dem Standard-Anzeigeprogramm geöffnet.
• Speichern unter: Über Bearbeiten>Speichern unter... bzw. Strg+S können die selektierten Dateien auf beliebigen Datenträgern exportiert werden.
• Im Explorer anzeigen: Über Bearbeiten>Im Explorer anzeigen... werden die ausgewählten Dateien direkt im Windows-Explorer markiert und bereitgestellt (solange der Hinweisdialog aktiv ist).

Schlagwortregeln

Über Schlagworte lässt sich die Dokumentensuche flexibel individualisieren. Schlagwortdefinitionen lassen sich über übersichtliche Regeln selbst festlegen. Über die Schaltfläche Regeln erneut anwenden können alle bisherigen Schlagworte jederzeit anhand des aktuellen Regelwerks neu berechnet werden.

In der Dokumenten-Ansicht kann anschließend gezielt nach Dokumenten gesucht werden, welche bestimmte Schlagwörter erfüllen (z. B. nach Kostenstellen, Lieferanten oder Belegarten).

Eine Schlagwortregel besteht aus der Regeldefinition und der Bedingungsdefinition.

Regeldefinition

Die Regeldefinition legt fest, auf welche Dokumente die Regel zutrifft und wie die Schlagworte vergeben werden:

Festlegende Regeln: Sofern eine solche Regel zutrifft, werden die Schlagworte für das Dokument ausschließlich über diese Regel bestimmt; nachfolgende Regeln werden ignoriert. Die Reihenfolge der Regeln ist hierbei entscheidend.

Hinzufügende Regeln: Im Gegensatz zu festlegenden Regeln können hier mehrere Regeln nacheinander auf dasselbe Dokument zutreffen, sodass sich Schlagworte nach unterschiedlichen Kriterien kumulativ aneinanderreihen.

Bedingungsdefinition

Die Bedingungsdefinition besteht aus einer Liste von Bedingungen, die gleichzeitig erfüllt sein müssen (UND-Verknüpfung), damit die Regel angewendet wird.

• Eine Bedingung wird durch Ausfüllen der Eingabefelder und Betätigen von >> hinzugefügt.
• Durch Selektion einer Bedingung in der Liste und Klick auf << wird diese wieder entfernt.
• In Suchtexten können die Platzhalter ? (für genau ein Zeichen) und * (für beliebig viele Zeichen) verwendet werden.

Schlagwort-Standards (Fortgeschritten)

Über die Konfigurationsdateien ...\FIBU\Standard-Schlagworte.csv (kanzleiweit) bzw. ...\FIBU\<MANDANT>\Standard-Schlagworte.csv (mandantenspezifisch) können Schlagwortstandards auch automatisiert über CSV-Dateien gepflegt werden.

Aufbau der CSV-Datei:

<Dokumenttyp>:
 "Alle", 
 "Auswertungen", 
 "Belege" oder 
 "Nachrichten"
<Regeltyp>:
 "festlegen" oder
 "hinzufuegen"
<Schlagworte>:
 Jeweils beginnend mit "#" (z. B. #Eingangsrechnung #Kaffeemeister)
<Wertung>:
 "positiv", wenn "enthält" oder "beginnt"; 
 "negativ", wenn "enthält nicht" oder "beginnt nicht"
<Suchebene>:
 "Inhalt" für Dateiinhalt (OCR-Volltext) oder 
 "Name" für Dateiname
<Suchart>:
 "beginnend" bei bspw. "Name beginnt mit...",
 "enthält" bei bspw. "Dateiinhalt enthält ..." oder 
 "endend" bei bspw. "Dateiname endet mit ..."
<Suchtext>:
 Text, nach dem gesucht werden soll

Eine Regel mit einer Bedingung:

<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung>;<Suchebene>;<Suchart>;<Suchtext>

Eine Regel mit mehreren Bedingungen:

<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
;;;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>

Mehrere Regeln:

<Dokumenttyp 1>;<Regeltyp 1>;<Schlagworte 1>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
<Dokumenttyp 2>;<Regeltyp 2>;<Schlagworte 2>;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>

Sonstiges

Aktionstaste F9

Durch Betätigen von F9 wird das Aktionsmenü mit den wichtigsten Funktionen der Maske aufgerufen. Alle Aktionen können direkt über die Tastatur (Pfeiltasten ←, ↑, →, ↓ und Enter) angesteuert werden.

Suchen

Die Schaltfläche Suchen bzw. Strg+F aktiviert den Such-Modus. Die Eingabefelder werden zur Eingabe von Suchkriterien vorbereitet und bläulich hinterlegt.

In sämtliche bläulich hinterlegten Suchfelder können Kriterien mit folgenden Platzhaltern eingegeben werden:

* Platzhalter für kein oder beliebig viele Zeichen.

? Platzhalter für genau ein Zeichen.

Beispiel 1: ABC – Sucht nach Einträgen, die mit ABC beginnen.

Beispiel 2: *ABC – Sucht nach Einträgen, die ABC enthalten.

Beispiel 3: A?C – Sucht nach Begriffen mit A am Anfang, einem beliebigen Zeichen und danach C.

Beispiel 4: *A?C – Sucht nach Begriffen, die an beliebiger Stelle ein A, genau ein Zeichen und ein C enthalten.

Mit Enter bzw. Suche wird der Suchlauf ausgeführt. Eine leere Suche listet alle Dokumente der Sammlung auf.

Dokumenteninhalte durchsuchen (Volltext- & OCR-Suche)

Das Feld Inhaltssuche ist im Suchmodus aktiv und ermöglicht eine formatübergreifende Suche direkt im Volltext der Dokumente (auch in gescannten und per OCR erfassten Belegen).

Zusätzlich kann eine Suchangabe bei der Inhaltssuche als Regulärer Ausdruck (RegEx) formuliert werden. Dazu muss der Ausdruck mit einem Schrägstrich / beginnen und enden:

Beispiel: /(Rechnung|Gutschrift)/ sucht nach allen Dokumenten, die entweder das Wort Rechnung oder Gutschrift im Text enthalten.

Vorschau

Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Vorschau.png

Über die Schaltflächen Vorschau einschalten > bzw. Vorschau ausschalten > wird das frei platzierbare Vorschaufenster aktiviert bzw. deaktiviert.

• Das Vorschaufenster zeigt synchron das aktuell in der Liste markierte Dokument an.
• Die Position des Fensters bleibt über Sitzungen hinweg gespeichert (ideal für Mehrbildschirm-Arbeitsplätze).
• Bei PDF-Dateien können Textpassagen direkt im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Bei Bilddateien maximiert das Gedrückthalten der linken Maustaste den Zoomfaktor.

Siehe auch

• Belegeverwaltung
• Nachrichtensystem
• Auswertungsversand
• Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)