Portalanpassung und -steuerung

Über die Portalanpassung und -steuerung können sowohl lokale als auch verbindungsrelevante Einstellungen bezüglich des FIBU-Portals vorgenommen werden.

Die Portalanpassung und -steuerung ist aufseiten des FIBU-Portals und der rodat-FIBU ähnlich aufgebaut, unterscheidet sich jedoch im Funktionsumfang: Beim Verbindungsaufbau nimmt das FIBU-Portal (beim Mandanten) eine auftraggebende und die rodat-FIBU (in der Kanzlei) eine auftragnehmende Rolle ein. Entsprechend unterscheiden sich die jeweiligen Befugnisse und Einstellungsmöglichkeiten in Teilen, während grundlegende Funktionen auf beiden Seiten zur Verfügung stehen.

Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt Bestandsportal → Portal konfigurieren... oder direkt über die Startseite des FIBU-Portals.

Video-Anleitung: FIBU-Portal einrichten und verbinden

Für einen schnellen Einstieg steht eine kompakte, zweiteilige Video-Anleitung zur Verfügung. Sie zeigt Schritt für Schritt, wie Sie eine direkte, abhörsichere Brücke zwischen Kanzlei und Mandant mit 100 % lokaler Verschlüsselung und maximaler Datensicherheit aufbauen:

• Teil 1: Digitale Kanzlei ohne Cloud – freigeben, teilen & installieren (⏱ 05:03 Min.)

Erläutert das Grundkonzept und das Relais-Prinzip (verschlüsselte Datenpakete durchlaufen den Server wie Postpakete ohne permanente Cloud-Speicherung), den automatischen Datenfluss, das Erzeugen des Kanzlei-Freigabelinks sowie die optionale Einbindung eines Portal-Buttons auf der Kanzlei-Website.

• Teil 2: Kanzlei und Mandant verbinden – Die einmalige Schlüsselübergabe (⏱ 04:15 Min.)

Demonstriert im Live-Beispiel die Ersteinrichtung und die Zwei-Faktor-Authentifizierung am Telefon mittels 12-stelligem Abruf-Code und 6-stelliger Sicherheits-PIN. Ist die Verbindung einmal eingerichtet, bleibt sie dauerhaft aktiv – ein erneutes Anmelden im Arbeitsalltag entfällt.

Einstellungen

Unter dem Reiter Einstellungen befinden sich alle Optionen, die das eigene System sowie die Konfiguration des FIBU-Portals betreffen.

Verbindungslizenzen

Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.

In diesem Bereich wird der Status der aktuell gemieteten Verbindungslizenzen angezeigt. Es wird zwischen aktiven, gekündigten und der Gesamtzahl an Lizenzen unterschieden. Bei Fragen oder Änderungswünschen zu den Verbindungslizenzen kann jederzeit Kontakt mit microdat aufgenommen werden.

Mithilfe einer Verbindungslizenz kann eine Verbindung zwischen Steuerkanzlei und Mandant über die FIBU-Portal-Software hergestellt werden. Stehen keine weiteren freien Verbindungslizenzen zur Verfügung, ist kein weiterer Verbindungsaufbau möglich.

FIBU-Portal freigeben

Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.

Über die Schaltfläche freigeben kann ein individueller statischer Freigabelink zum persönlichen FIBU-Portal der Kanzlei generiert werden. Über diesen Link können Mandanten die für sie vorkonfigurierte FIBU-Portal-Software herunterladen und installieren.

Zusätzlich lässt sich ein vorgefertigter HTML-Einbettungscode (Embed) erzeugen, mit dem optional eine interaktive Schaltfläche direkt auf der Kanzlei-Website integriert werden kann.

Einbetten des FIBU-Portals auf der Kanzleiseite

Vorschau des FIBU-Portals von microdat

<embed type="text/html" 
       src="https://microdat.de/static/portal-button.html?teaser=TEXT&portal=KANZLEI-LINK"
       style="height:2.5em;width:210px;"/>

Individualisierung des FIBU-Portals

Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.

Durch Betätigen von editieren lassen sich die über den Kanzlei-individuellen Freigabelink installierten FIBU-Portale optisch und inhaltlich an das Kanzlei-Design anpassen.

Die Anpassungsmöglichkeiten gliedern sich in zwei zentrale Masken:

1. Die Startseite des FIBU-Portals vor dem einmaligen Verbindungsaufbau (Reiter: Ersteinrichtung).
2. Die reguläre Startseite des FIBU-Portals nach erfolgreichem Verbindungsaufbau (Reiter: Startseite).

Über das Kontrollkästchen im unteren Bereich der Maske können Hilfslinien, Hilfstexte und Schaltflächen ein- oder ausgeblendet werden, um eine realistische Vorschau zu erhalten.

Über die Schaltflächen bearbeiten und ändern lassen sich die markierten Textbereiche und Bildelemente (z. B. Kanzlei-Logo oder Kontaktdaten) bearbeiten.

Mit Enter bzw. OK werden die Anpassungen gespeichert und für alle Anwender des Kanzlei-eigenen FIBU-Portals bereitgestellt.

Individualisierungsempfehlungen

• Ersteinrichtung (vor Verbindungsaufbau): Es wird empfohlen, diesen Bereich wie eine digitale Kanzlei-Visitenkarte zu gestalten. Klare Kontaktinformationen und Handlungsanweisungen leiten den Mandanten an, zur Durchführung des Verbindungsaufbaus direkt telefonischen Kontakt mit der Kanzlei aufzunehmen.
• Startseite (nach Verbindungsaufbau): Hier können nützliche Informationen für Mandanten hinterlegt werden, wie z. B. Hinweise auf Betriebsferien, Feiertage, abweichende Öffnungszeiten oder wichtige Abgabefristen.

Verbindungsaufbau

Der Verbindungsaufbau etabliert eine dauerhafte, abhörsichere Punkt-zu-Punkt-Verbindung zwischen zwei Systemen:

• Beim Annehmen einer Verbindung wird ein aktiver Verbindungsversuch der Gegenseite akzeptiert (typischerweise auf Kanzleiseite in der rodat-FIBU).
• Beim Anfragen handelt es sich um das Initiieren eines Verbindungsversuchs, welcher von der Gegenseite bestätigt werden muss (typischerweise auf Mandantenseite im FIBU-Portal).

Aus Anfrage und Annahme resultiert eine dauerhafte Verbindung. Der annehmende Partner übernimmt die Verbindungsverantwortung im Sinne einer dafür eingesetzten Verbindungslizenz. Eine Lizenz kommt nur dann zum Einsatz, wenn die Gegenseite die Verbindung über die FIBU-Portal-Software anfordert. Verbindungsannahmen zwischen zwei vollwertigen rodat-FIBU-Systemen sind nicht an Lizenzen gebunden.

Ablauf der Verbindungsannahme

Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.

Soll eine Verbindung angenommen werden, muss direkter Kontakt (idealerweise per Telefon) zum anfragenden Verbindungspartner bestehen, da die Authentifizierungsdaten aus Sicherheitsgründen über einen zweiten Kanal (Out-of-Band) einmalig ausgetauscht werden:

1. Der Verbindungspartner übermittelt seinen 12-stelligen Abruf-Code, der in das erste Eingabefeld eingetragen wird.
2. Anschließend teilt der Verbindungspartner seine selbst gewählte, 6-stellige Sicherheits-PIN mit, die in das zweite Eingabefeld eingegeben wird.
3. Nach Bestätigung und erfolgreichem Abgleich durch das System ist der Verbindungsaufbau abgeschlossen. Abschließend wird empfohlen, für die Verbindung eine aussagekräftige Bezeichnung (z. B. Firmenname des Mandanten) zu vergeben. Dieser Name kann später jederzeit umbenannt werden.

Ablauf der Verbindungsanfrage

Wird eine Verbindung angefordert (z. B. bei der Ersteinrichtung im FIBU-Portal), muss direkter Kontakt (telefonisch oder persönlich) zum annehmenden Verbindungspartner bestehen:

1. Zunächst wird eine frei wählbare, 6-stellige Sicherheits-PIN vergeben (z. B. 481516).
2. Diese Sicherheits-PIN wird zur Vermeidung von Tippfehlern ein zweites Mal eingegeben.
3. Dem annehmenden Kanzleimitarbeiter wird zunächst der angezeigte 12-stellige Abruf-Code mitgeteilt (im Bild: 375 814 974 594).
4. Sobald die Kanzlei den Abruf-Code eingetragen hat, wird ihr zusätzlich die 6-stellige Sicherheits-PIN übermittelt.
5. Sobald das Partnersystem die Daten verifiziert und angenommen hat, ist die Verbindung erfolgreich hergestellt. Auch hier empfiehlt sich die Vergabe einer aussagekräftigen Bezeichnung (z. B. Kanzleiname), die sich später jederzeit umbenennen lässt.

Texterkennung von Belegen

Mit der Freigabe der Texterkennung von Belegen erhält die Belegeverwaltung Zugriff auf die Dokumentinhalte. Daraus werden Lerndaten abgeleitet, mit denen das Programm laufend die automatische Erkennung und Vorhersage von Beleg-Attributen (z. B. Rechnungsnummer, Betrag, Datum) optimiert.

Die Freigabe der Texterkennung ist in vier Stufen unterteilt:

1. Keine Texterkennung freigeben: Eingelesene Dokumente werden nicht ausgewertet; es erfolgt kein automatisches Anlernen von Attributen.
2. Nur Offline-Texterkennung freigeben: Es wird ausschließlich auf Dokumentinhalte zugegriffen, die ohne externe Online-Dienste direkt ausgelesen werden können (z. B. digital erstellte PDF-Dateien mit vorhandener Textschicht; Scans ohne OCR sind ausgeschlossen).
3. microdat OCR-Server freigeben: Dokumente dürfen zur Texterkennung an den gesicherten microdat-OCR-Server übermittelt werden, um daraus Textdaten zu generieren.
4. Google OCR-Server freigeben: Dokumente dürfen an den externen Google-OCR-Server weitergeleitet werden, um hochpräzise Textextraktionen zu erzielen.

Hinweis: Die Erkennungsqualität des Google-OCR-Servers wird in der Praxis als höher eingestuft als die des microdat-OCR-Servers.

Lerndaten-Katalog

Auf Basis der Texterkennung führt die Belegeverwaltung bei der Belegverarbeitung automatisch einen Lerndaten-Katalog im Hintergrund.

Jedem Beleg, dessen Inhalt analysiert werden darf, wird ein passender Katalogeintrag zugeordnet, sodass ein dynamischer Katalog für unterschiedliche Belegtypen entsteht. Kann ein neu eingelesener Beleg einem bekannten Belegtyp zugeordnet werden, nutzt die Belegeverwaltung die Lerndaten dieses Eintrags für Vorhersagen zur automatischen Vervollständigung der Buchungsmaske.

• Volumen des Lerndaten-Katalogs: Gibt an, wie viele Belegtypen maximal im Katalog gespeichert werden (Standardwert: 1.000 Einträge pro Mandant).
• Priorisierung bzw. Löschstrategie: Erreicht der Katalog das festgelegte Limit, entscheidet die gewählte Strategie, welche Einträge bei neuen Belegmustern überschrieben werden:

1. Häufig genutzt: Bevorzugt Katalogeinträge, die besonders oft für Vorhersagen herangezogen werden. Selten genutzte Einträge werden zuerst verworfen.
2. Kürzlich genutzt: Bevorzugt Einträge, die in jüngster Zeit verwendet wurden. Länger nicht genutzte Einträge werden zuerst verworfen.

Datensicherung

Über die entsprechenden Schaltflächen können Datensicherungen der Datenbestände auf externen Speichermedien über sichern... exportiert und bei Bedarf über zurückspielen... wiederhergestellt werden.

In beiden Fällen wird die Aktion über den systemeigenen Dateidialog (Datei speichern unter... bzw. Datei öffnen...) abgewickelt.

Es wird dringend empfohlen, in regelmäßigen Abständen externe Sicherungsdateien aller Datenbestände zu erstellen.

Sonstiges

• Verbesserungshinweise: Während des Buchens können Hinweismeldungen eingeblendet werden, die auf eine potenziell bessere Texterkennung durch Erhöhung der Freigabestufe aufmerksam machen. Diese Hinweise lassen sich bei Bedarf deaktivieren.
• Datenbankwartung: Über die Schaltflächen Datenbanken optimieren bzw. reparieren lassen sich die automatische Speicherplatzoptimierung sowie Reparaturroutinen der Datenbank starten.

Verbindungen

Die Übersichtsmaske Verbindungen bietet eine vollständige Übersicht über alle eingerichteten Verbindungen (theoretisch sind mehrere Verbindungen pro Mandant möglich) und ermöglicht deren zentrale Verwaltung.

Übersicht der Server-Postfächer

Das FIBU-Portal arbeitet nach einem datenschutzfreundlichen Relais-Prinzip: Datenpakete lagern nicht dauerhaft in einer Cloud, sondern passieren den Server wie Postpakete und werden nach der Zustellung sofort gelöscht.

In der Übersicht werden die aktuell auf dem Server befindlichen Datenpakete aufgelistet. Dadurch ist jederzeit transparent nachvollziehbar, welche Pakete sich noch auf dem Transportweg befinden und von der Gegenseite noch nicht abgeholt wurden. Folgende Paketarten werden unterschieden:

• Synchronisationsinformationen: Werden bei der Übertragung des Datenbestandes an das FIBU-Portal ausgetauscht.
• Synchronisationspakete: Werden im FIBU-Portal bei jedem Programmstart automatisch abgerufen.
• Digitale Belegmappen und Empfangsbestätigungen: Werden in der Belegeverwaltung des FIBU-Portals übertragen und verarbeitet.
• Nachrichten und Empfangsbestätigungen: Werden über das integrierte Nachrichtensystem ausgetauscht.

Übertragung des Datenbestandes

Der Verbindungspartner, der die Verbindung angenommen hat (Kanzlei), kann den aktuellen Datenbestand bzw. das Mandantenverzeichnis an den Transferpartner übertragen.

Handelt es sich beim Partner um einen Anwender der FIBU-Portal-Software, kann dieser die Buchungsdaten einsehen, jedoch nicht verändern (reiner Lesezugriff). Portal-Anwender erhalten keinen Zugriff auf Kanzlei-Ausfertigungen oder erweiterte rodat-FIBU-Funktionen.

Die Übertragung ermöglicht dem Mandanten einerseits volle Einsicht in die Buchhaltung und bietet andererseits durch die lokale, redundante Speicherung einen zusätzlichen Sicherheitsfaktor.

Der Mandant kann ein im Server-Posteingang bereitstehendes Synchronisationspaket jederzeit manuell über empfangen abrufen, sofern dies nicht bereits automatisch beim Programmstart erfolgt ist.

Umbenennen einer Verbindung

Durch Betätigen von umbenennen... öffnet sich ein Eingabefenster für die Bezeichnung der ausgewählten Verbindung. Nach Eingabe des Namens wird die Änderung mit Enter bzw. OK gespeichert. Die gewählte Bezeichnung ist rein lokal im eigenen System sichtbar und hat keinen Einfluss auf die Gegenseite. Eine Umbenennung kann jederzeit wiederholt werden.

Freigabe der Texterkennung eines Verbindungspartners

Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.

Analog zur allgemeinen Freigabe der Texterkennung von Belegen kann die Kanzlei (als annehmender Verbindungspartner) die maximal zulässige Freigabestufe des Mandanten festlegen bzw. limitieren. So kann beispielsweise vorgegeben werden, dass für einen Mandanten ausschließlich die Offline-Texterkennung zulässig ist.

Beendigung einer Verbindung

Eine Verbindung kann unter Einhaltung einer Frist zum jeweiligen Monatsende über vormerken zur Beendigung markiert werden.

Die effektive Beendigung findet erst zum Monatsende statt. Dadurch wird dem Transferpartner ausreichend Zeit eingeräumt, die Vormerkung einzusehen und noch auf dem Transportweg befindliche Datenpakete vollständig abzurufen.

Der Kanzlei-Partner, der die Verbindung angenommen hat, kann die Kündigung vor Ablauf der Monatsfrist jederzeit per Klick auf stornieren zurücknehmen.

Erfolgt bis zum Monatsende keine Stornierung, wird die Verbindung mit dem Monatswechsel endgültig und ohne weitere Warnung aufgelöst.

Siehe auch

• Online-Update
• Startseite des FIBU-Portals
• Belegeverwaltung
• Nachrichtensystem
• Sicherheitskonzept des FIBU-Portals
• FIBU Software PORTAL