BELEG Bankbuchungen einlesen
Mit dem Programm können von der Bank in einer Datei erhaltene Bankbuchungen in die FIBU als Buchungen eingelesen werden. Es werden verschiedene, von der Kreditwirtschaft definierte Formate für Bankbuchungen unterstützt. Beim anschließenden Vervollständigen der eingelesenen Bankbuchungen lernt das Programm mit und versucht bei zukünftig eingelesenen Bankbuchungen, die Felder der Buchungsmaske entsprechend der vorhergehenden Buchung auszufüllen.
Einstellungen
Format
Das Einlesen unterstützt die Formate MT940, CAMT.053 und CSV. Pro Vorgang kann dabei eine einzige Datei verarbeitet werden. Bei der Auswahl von SFIRM versucht das Programm automatisch den Ordner zu ermitteln, in dem die von SFIRM heruntergeladenen Bankbuchungen im MT940-Foromat gespeichert sind. Mit Hilfe dieser Option können mehrere MT940-Dateien in einem Vorgang eingelesen werden.
Mit der Schaltfläche "Durchsuchen" öffnet sich ein Auswahldialog, in dem die einzulesende Datei ausgewählt werden kann. Bei der Auswahl des Formats "SFIRM" kann mit "Durchsuchen" ein Ordner mit MT940-Dateien ausgewählt werden.
Kann die installierte SFIRM-Version nicht automatisch ermittelt werden, so erscheint bei Auswahl des Formats "SFIRM" ein entsprechender Hinweis. Der Ordner mit den einzulesenden MT940-Dateien muss dann manuell mittels "Durchsuchen" ausgewählt werden.
Sollen CSV-Dateien eingelesen werden, muss nach der Auswahl der CSV-Datei die zu verwendende Schablone und das zu den einzulesenden Buchungen gehörende Bankkonto ausgewählt werden. Das Bankkonto muss vor dem Einlesen unter FIBU Eigene Banken mit IBAN und BIC angelegt worden sein.
CSV-Einleseschablonen
Im Gegemsatz zu MT940- oder CAMT.053-Dateien haben CSV-Dateien kein festes Format. Das Format der jeweilig einzulesenden CSV-Datei muss dem Programm zum Einlesen von Bankbuchungen mit Hilfe einer Schablone mitgeteilt werden. In der Schablone werden dem Einleseprogramm der zu verwendende Zeichensatz und die Reihenfolge der Datenfelder mitgeteilt.
Bei Schablonen handelt es sich um Textdateien, die mit einem Text-Editor bearbeitet werden können. Mitgeliefert wird eine Beispiel-Schablone mit dem Namen BANKBELEG.DEF, welche alle unterstützten Feldnamen enthält. Für eigene Anpassungen sollte diese Beispiel-Schablone kopiert werden, da die Datei bei Aktualisierungen überschrieben werden könnte. Schablonen zum Einlesen von Bankbelegen werden innhalb der Schablone mit der Zeile "TYP=BANKBELEG" gekennzeichnet.
Datumsbereich
Es werden nur Bankbuchungen eingelesen, die innerhalb des eingestellten Datumsbereichs liegen. Erstreckt sich der Datumsbereich über mehrere Monate, wird beim Einlesen für jeden Monat ein eigener Vorlauf angelegt, sofern Bankbuchungen zu diesem Monat gefunden werden.
Anzahl der Vorläufe minimieren
Zur Minimierung der Anzahl der Vorlaufe, die beim Einlesen der Bankbuchungen automatisch angelegt werden, können zwei Optionen benutzt werden.
- einzulesende Buchungen an passende vorhandene Vorläufe anhängen
- Mit diesem Schaltern werden neue eingelesene Bankbuchungen automatisch an einen unverarbeiteten und vom Zeitraum passenden Bankvorlauf angehängt. Im jeweiligen Buchungsvorlauf dürfen sich dazu nur eingelesene Bankbuchungen befinden. An Vorläufe mit manuellen Buchungen können keine Bankbuchungen angehängt werden.
- einzulesende Buchungen aller Banken in einem Vorlauf zusammenfassen
- Ist dieser Schalter aktiviert, werden beim Einlesen Buchungen aller Banken in einem einzigen Buchungsvorlauf zusammengefasst. Ohne diesen Schalter werden pro Bank und pro Monat ein einzelner Vorlauf angelegt.
Voreinstellungen
Eingelesenen Bankbuchungen wird automatisch ein Status zugewiesen. Dieser Status kann rot, gelb oder grün sein. Immer, wenn ein Buchungsbestandteil nicht aus gelernten Buchungen ergänzt werden kann, wird der Status für diese Buchung auf rot gestellt. Die Buchung muss dann manuell ergänzt werden, bevor die Buchung verarbeitet werden kann. Konnten alle Buchungsbestandteile automatisch ermittelt werden, kann mit dem Schalter festgelegt werden, dann die Buchung auf Status gelb belassen wird (manuelle Kontrolle vor der Verarbeitung notwendig) oder dass die Buchung automatisch auf den Status grün gesetzt wird.
Einlesen
Nach der Auswahl des Formats der einzulesenden Bankbuchungen und der Auswahl der MT940/CAMT.053-Datei bzw. bei SFIRM des entsprechenden Verzeichnisses werden mit "Suche" in einem ersten Schritt die einzulesenden Dateien analysiert. Dabei können in den Dateien nur diejenigen Bankverbindungen gefunden werden, welche zuvor mittels FIBU Eigene Banken einem Geldkonto zugeordnet wurden.
In einer anschließenden Auflistung werden die im Weiteren automatisch angelegten Vorläufe angezeigt. Je nachdem, ob bei den Voreinstellungen ein Zusammenfassen nach Datum oder Bank ausgewählt wurde, werden neu anzulegenden Vorläufe in der Auflistung mit "NEU" gekennzeichnet.
Mit der Aktionstaste F9 oder durch klicken auf Einlesen wird der Einlesevorgang gestartet.
Nach dem Einlesen wird zur Kontrolle eine Liste der eingelesenen Bankbuchungen angezeigt.
