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Startseite des FIBU-Portals

2026-08-27T16:21:49Z

Andi:

[[Datei:PORTAL.Startseite.png|thumb]]

Sobald seitens des FIBU-Portals eine Verbindung mit einer rodat-FIBU hergestellt wurde, wird diese Seite bei Programmstart des FIBU-Portals angezeigt.

== Änderungen der Oberfläche ==

Sowohl der Text oberhalb der [[#Übersicht der Portalfunktionen|Portalfunktionen]] als auch die rechtsstehende Grafik können von der Abbildung abweichen, da der beauftragte Verbindungspartner (ggf. Steuerkanzlei) diese jederzeit [[Portalanpassung_und_-steuerung#Indivisualisierung des FIBU-Portals|ändern]] kann.

== Übersicht der Portalfunktionen ==

Durch das Betätigen der einzelnen Schaltflächen wird zum entsprechenden Programmteil navigiert.

Zum Einlesen, Verwalten und Versenden von Belegen führt die Schaltfläche {{Taste|[[Belegeverwaltung|Belege verwalten ...]]}}. Über {{Taste|[[Dokumenten-Management|Dokumente suchen ...]]}} wird die Dokumentenübersicht aller verwalteten Dokumente und Belege aufgerufen. Das Empfangen oder Versenden von Nachrichten von der bzw. an die beauftragte Verbindung, wird über die Option {{Taste|[[Nachrichtensystem|Nachrichten verwalten ...]]}} angeboten. Schließlich lassen sich sämtliche Einstellungen des FIBU-Portals über die Schaltfläche {{Taste|[[Portalanpassung und -steuerung|Portal konfigurieren ...]]}} erreichen.

== Video-Anleitung: Digitale Kanzlei ohne Cloud ==
''' FIBU-Portal: freigeben, teilen & installieren''' (⏱ 05:03 Min.)

<youtube>https://youtu.be/i27NxbLi9YU</youtube>

Erläutert das Grundkonzept und das Relais-Prinzip (verschlüsselte Datenpakete durchlaufen den Server wie Postpakete ohne permanente Cloud-Speicherung), den automatischen Datenfluss, das Erzeugen des Kanzlei-Freigabelinks sowie die optionale Einbindung eines Portal-Buttons auf der Kanzlei-Website.

== Siehe auch ==
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Dokumenten-Management]]
* [[Nachrichtensystem]]
* [[Portalanpassung und -steuerung]]
* [https://www.microdat.de/produkte/fibu-software-portal/ Weitere Informationen zum FIBU-Portal ...]

[[Kategorie:PORTAL]]

Erster Aufruf des FIBU-Portals

2026-08-27T16:19:41Z

Andi:

Im unteren rechten Bereich der Maske finden Sie eine Schaltfläche {{Taste|[[Portalanpassung_und_-steuerung#Verbindungsaufbau|Verbinden]]}} über welche sich der Verbindunsassistent zur Einrichtung der Verbindung startet.

== Hinweise ==

Um eine Verbindung einzurichten, müssen Sie zumindest telefonischen Kontakt zu Ihrem Verbindungspartner aufnehmen, da zur Authentifikation Sicherheitsnummern diktiert bzw. ausgetauscht werden müssen.

== Weiteres ==

Durch das Betätigen der Schaltfläche, nach Ausführung des Verbindungsassistenten und erfolgreicher Einrichtung einer Verbindung werden Sie zur Startseite des FIBU-Portals umgeleitet.

== Video-Anleitung: Kanzlei & Mandant verbinden ==

''' Die einmalige Schlüsselübergabe''' (⏱ 04:15 Min.)

<youtube>https://youtu.be/AxPyENuo-4s</youtube>

Demonstriert im Live-Beispiel die Ersteinrichtung und die Zwei-Faktor-Authentifizierung am Telefon mittels 12-stelligem Abruf-Code und 6-stelliger Sicherheits-PIN. Ist die Verbindung einmal eingerichtet, bleibt sie dauerhaft aktiv – ein erneutes Anmelden im Arbeitsalltag entfällt.

== Siehe auch ==
* [[Startseite des FIBU-Portals]]
* [https://www.microdat.de/produkte/fibu-software-portal/ Weitere Informationen zum FIBU-Portal ...]

[[Kategorie:PORTAL]]

Datei:PORTAL.Portalanpassung und -steuerung.Einstellungen.embed.png

2026-08-27T13:18:13Z

Andi: Andi lud eine neue Version von Datei:PORTAL.Portalanpassung und -steuerung.Einstellungen.embed.png hoch

== Beschreibung ==
Dynamisch und optional einsetzbares HTML element für den Internetauftritt der Steuerkanzlei, welche das FIBU-Portal einsetzt
[[Kategorie:PORTAL-Medien]]

Portalanpassung und -steuerung

2026-08-27T13:16:19Z

Andi:

[[Kategorie:PORTAL]]
Über die '''Portalanpassung und -steuerung''' können sowohl lokale als auch verbindungsrelevante Einstellungen bezüglich des FIBU-Portals vorgenommen werden.

Die Portalanpassung und -steuerung ist aufseiten des FIBU-Portals und der rodat-FIBU ähnlich aufgebaut, unterscheidet sich jedoch im Funktionsumfang: Beim Verbindungsaufbau nimmt das FIBU-Portal (beim Mandanten) eine ''auftraggebende'' und die rodat-FIBU (in der Kanzlei) eine ''auftragnehmende'' Rolle ein. Entsprechend unterscheiden sich die jeweiligen Befugnisse und Einstellungsmöglichkeiten in Teilen, während grundlegende Funktionen auf beiden Seiten zur Verfügung stehen.

Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}} → {{Taste|Portal konfigurieren...}} oder direkt über die [[Startseite des FIBU-Portals]].

== Video-Anleitung: FIBU-Portal einrichten und verbinden ==
Für einen schnellen Einstieg steht eine kompakte, zweiteilige Video-Anleitung zur Verfügung. Sie zeigt Schritt für Schritt, wie Sie eine direkte, abhörsichere Brücke zwischen Kanzlei und Mandant mit 100 % lokaler Verschlüsselung und maximaler Datensicherheit aufbauen:

* '''Teil 1: Digitale Kanzlei ohne Cloud – freigeben, teilen & installieren''' (⏱ 05:03 Min.)
: Erläutert das Grundkonzept und das Relais-Prinzip (verschlüsselte Datenpakete durchlaufen den Server wie Postpakete ohne permanente Cloud-Speicherung), den automatischen Datenfluss, das Erzeugen des Kanzlei-Freigabelinks sowie die optionale Einbindung eines Portal-Buttons auf der Kanzlei-Website.
<youtube>https://youtu.be/i27NxbLi9YU</youtube>

* '''Teil 2: Kanzlei und Mandant verbinden – Die einmalige Schlüsselübergabe''' (⏱ 04:15 Min.)
: Demonstriert im Live-Beispiel die Ersteinrichtung und die Zwei-Faktor-Authentifizierung am Telefon mittels 12-stelligem Abruf-Code und 6-stelliger Sicherheits-PIN. Ist die Verbindung einmal eingerichtet, bleibt sie dauerhaft aktiv – ein erneutes Anmelden im Arbeitsalltag entfällt.
<youtube>https://youtu.be/AxPyENuo-4s</youtube>

== Einstellungen ==
[[Datei:PORTAL.Portalanpassung und -steuerung.Einstellungen.png|thumb]]
Unter dem Reiter <q>Einstellungen</q> befinden sich alle Optionen, die das eigene System sowie die Konfiguration des FIBU-Portals betreffen.

=== Verbindungslizenzen ===
''Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.''

In diesem Bereich wird der Status der aktuell [https://www.microdat.de/preise/fibu/ gemieteten Verbindungslizenzen] angezeigt. Es wird zwischen ''aktiven'', ''gekündigten'' und der ''Gesamtzahl'' an Lizenzen unterschieden. Bei Fragen oder Änderungswünschen zu den Verbindungslizenzen kann jederzeit [https://www.microdat.de/kontakt/hotline/ Kontakt mit microdat] aufgenommen werden.

Mithilfe einer Verbindungslizenz kann eine Verbindung zwischen Steuerkanzlei und Mandant über die FIBU-Portal-Software hergestellt werden. Stehen keine weiteren '''freien''' Verbindungslizenzen zur Verfügung, ist '''kein''' weiterer Verbindungsaufbau möglich.

=== FIBU-Portal freigeben ===
''Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.''

Über die Schaltfläche {{Taste|freigeben}} kann ein individueller statischer '''Freigabelink''' zum persönlichen FIBU-Portal der Kanzlei generiert werden. Über diesen Link können Mandanten die für sie vorkonfigurierte FIBU-Portal-Software herunterladen und installieren.

Zusätzlich lässt sich ein vorgefertigter '''HTML-Einbettungscode (Embed)''' erzeugen, mit dem optional eine interaktive Schaltfläche direkt auf der Kanzlei-Website integriert werden kann.

==== Einbetten des FIBU-Portals auf der Kanzleiseite ====
[[Datei:PORTAL.Portalanpassung und -steuerung.Einstellungen.embed.png|thumb|right|Vorschau des FIBU-Portals von microdat]]
<embed type="text/html"
src="<nowiki>https://microdat.de/static/portal-button.html?teaser=</nowiki>TEXT&portal=KANZLEI-LINK"
style="height:2.5em;width:210px;"/>

=== Individualisierung des FIBU-Portals ===
[[Datei:PORTAL.Portalanpassung und -steuerung.Einstellungen.Personalisieren1.png|thumb]]
[[Datei:PORTAL.Portalanpassung und -steuerung.Einstellungen.Personalisieren2.png|thumb]]
''Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.''

Durch Betätigen von {{Taste|editieren}} lassen sich die über den [[#FIBU-Portal freigeben|Kanzlei-individuellen Freigabelink]] installierten FIBU-Portale optisch und inhaltlich an das Kanzlei-Design anpassen.

Die Anpassungsmöglichkeiten gliedern sich in zwei zentrale Masken:
# Die Startseite des FIBU-Portals '''vor''' dem einmaligen Verbindungsaufbau (Reiter: ''Ersteinrichtung'').
# Die reguläre Startseite des FIBU-Portals '''nach''' erfolgreichem Verbindungsaufbau (Reiter: ''Startseite'').

Über das Kontrollkästchen im unteren Bereich der Maske können Hilfslinien, Hilfstexte und Schaltflächen ein- oder ausgeblendet werden, um eine realistische Vorschau zu erhalten.

Über die Schaltflächen {{Taste|bearbeiten}} und {{Taste|ändern}} lassen sich die markierten Textbereiche und Bildelemente (z. B. Kanzlei-Logo oder Kontaktdaten) bearbeiten.

Mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|OK}} werden die Anpassungen gespeichert und für alle Anwender des Kanzlei-eigenen FIBU-Portals bereitgestellt.

==== Individualisierungsempfehlungen ====
* '''Ersteinrichtung (vor Verbindungsaufbau):''' Es wird empfohlen, diesen Bereich wie eine digitale Kanzlei-Visitenkarte zu gestalten. Klare Kontaktinformationen und Handlungsanweisungen leiten den Mandanten an, zur Durchführung des [[#Verbindungsaufbau|Verbindungsaufbaus]] direkt telefonischen Kontakt mit der Kanzlei aufzunehmen.
* '''Startseite (nach Verbindungsaufbau):''' Hier können nützliche Informationen für Mandanten hinterlegt werden, wie z. B. Hinweise auf Betriebsferien, Feiertage, abweichende Öffnungszeiten oder wichtige Abgabefristen.

=== Verbindungsaufbau ===
Der Verbindungsaufbau etabliert eine dauerhafte, abhörsichere Punkt-zu-Punkt-Verbindung zwischen zwei Systemen:
* Beim {{Taste|Annehmen}} einer Verbindung wird ein aktiver Verbindungsversuch der Gegenseite akzeptiert (typischerweise auf Kanzleiseite in der rodat-FIBU).
* Beim {{Taste|Anfragen}} handelt es sich um das Initiieren eines Verbindungsversuchs, welcher von der Gegenseite bestätigt werden muss (typischerweise auf Mandantenseite im FIBU-Portal).

Aus ''Anfrage und Annahme'' resultiert eine dauerhafte Verbindung. Der annehmende Partner übernimmt die Verbindungsverantwortung im Sinne einer dafür eingesetzten [[#Verbindungslizenzen|Verbindungslizenz]]. Eine Lizenz kommt nur dann zum Einsatz, wenn die Gegenseite die Verbindung über die FIBU-Portal-Software anfordert. Verbindungsannahmen zwischen zwei vollwertigen rodat-FIBU-Systemen sind nicht an Lizenzen gebunden.

==== Ablauf der Verbindungsannahme ====
[[Datei:PORTAL.Portalanpassung und -steuerung.Einstellungen.Verbindung annehmen.png|thumb|x200px]]
''Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.''

Soll eine Verbindung angenommen werden, '''muss''' direkter Kontakt (idealerweise per Telefon) zum anfragenden Verbindungspartner bestehen, da die Authentifizierungsdaten aus Sicherheitsgründen über einen zweiten Kanal (Out-of-Band) '''einmalig''' ausgetauscht werden:

# Der Verbindungspartner übermittelt seinen 12-stelligen '''Abruf-Code''', der in das erste Eingabefeld eingetragen wird.
# Anschließend teilt der Verbindungspartner seine selbst gewählte, 6-stellige '''Sicherheits-PIN''' mit, die in das zweite Eingabefeld eingegeben wird.
# Nach Bestätigung und erfolgreichem Abgleich durch das System ist der Verbindungsaufbau abgeschlossen. Abschließend wird empfohlen, für die Verbindung eine '''aussagekräftige Bezeichnung''' (z. B. Firmenname des Mandanten) zu vergeben. Dieser Name kann später jederzeit [[#Umbenennen einer Verbindung|umbenannt]] werden.

==== Ablauf der Verbindungsanfrage ====
[[Datei:PORTAL.Portalanpassung und -steuerung.Einstellungen.Verbindung anfragen.png|thumb|x200px]]
Wird eine Verbindung angefordert (z. B. bei der Ersteinrichtung im FIBU-Portal), '''muss''' direkter Kontakt (telefonisch oder persönlich) zum annehmenden Verbindungspartner bestehen:

# Zunächst wird eine frei wählbare, 6-stellige '''Sicherheits-PIN''' vergeben (z. B. <code>481516</code>).
# Diese '''Sicherheits-PIN''' wird zur Vermeidung von Tippfehlern ein zweites Mal eingegeben.
# Dem annehmenden Kanzleimitarbeiter wird zunächst der angezeigte 12-stellige '''Abruf-Code''' mitgeteilt (im Bild: <code>375 814 974 594</code>).
# Sobald die Kanzlei den Abruf-Code eingetragen hat, wird ihr zusätzlich die 6-stellige Sicherheits-PIN übermittelt.
# Sobald das Partnersystem die Daten verifiziert und angenommen hat, ist die Verbindung erfolgreich hergestellt. Auch hier empfiehlt sich die Vergabe einer '''aussagekräftigen Bezeichnung''' (z. B. Kanzleiname), die sich später jederzeit [[#Umbenennen einer Verbindung|umbenennen]] lässt.

=== Texterkennung von Belegen ===
Mit der Freigabe der Texterkennung von [[Belegeverwaltung#Belege|Belegen]] erhält die [[Belegeverwaltung]] Zugriff auf die Dokumentinhalte. Daraus werden Lerndaten abgeleitet, mit denen das Programm laufend die automatische Erkennung und Vorhersage von [[Belegeverwaltung#Eingabefelder|Beleg-Attributen]] (z. B. Rechnungsnummer, Betrag, Datum) optimiert.

Die Freigabe der Texterkennung ist in vier Stufen unterteilt:
# ''Keine Texterkennung freigeben'': Eingelesene Dokumente werden nicht ausgewertet; es erfolgt kein automatisches Anlernen von Attributen.
# ''Nur Offline-Texterkennung freigeben'': Es wird ausschließlich auf Dokumentinhalte zugegriffen, die ohne externe Online-Dienste direkt ausgelesen werden können (z. B. digital erstellte PDF-Dateien mit vorhandener Textschicht; Scans ohne OCR sind ausgeschlossen).
# ''microdat OCR-Server freigeben'': Dokumente dürfen zur Texterkennung an den gesicherten microdat-OCR-Server übermittelt werden, um daraus Textdaten zu generieren.
# ''Google OCR-Server freigeben'': Dokumente dürfen an den externen Google-OCR-Server weitergeleitet werden, um hochpräzise Textextraktionen zu erzielen.

''Hinweis: Die Erkennungsqualität des Google-OCR-Servers wird in der Praxis als höher eingestuft als die des microdat-OCR-Servers.''

=== Lerndaten-Katalog ===
Auf Basis der [[#Texterkennung von Belegen|Texterkennung]] führt die [[Belegeverwaltung]] bei der Belegverarbeitung automatisch einen Lerndaten-Katalog im Hintergrund.

Jedem Beleg, dessen Inhalt analysiert werden darf, wird ein passender Katalogeintrag zugeordnet, sodass ein dynamischer Katalog für unterschiedliche Belegtypen entsteht. Kann ein neu eingelesener Beleg einem bekannten Belegtyp zugeordnet werden, nutzt die Belegeverwaltung die Lerndaten dieses Eintrags für Vorhersagen zur automatischen [[Belegeverwaltung#Vervollständigen|Vervollständigung]] der Buchungsmaske.

* '''Volumen des Lerndaten-Katalogs:''' Gibt an, wie viele Belegtypen maximal im Katalog gespeichert werden (Standardwert: 1.000 Einträge ''pro Mandant'').
* '''Priorisierung bzw. Löschstrategie:''' Erreicht der Katalog das festgelegte Limit, entscheidet die gewählte Strategie, welche Einträge bei neuen Belegmustern überschrieben werden:
:# ''Häufig genutzt'': Bevorzugt Katalogeinträge, die besonders oft für Vorhersagen herangezogen werden. Selten genutzte Einträge werden zuerst verworfen.
:# ''Kürzlich genutzt'': Bevorzugt Einträge, die in jüngster Zeit verwendet wurden. Länger nicht genutzte Einträge werden zuerst verworfen.

=== Datensicherung ===
Über die entsprechenden Schaltflächen können Datensicherungen der '''Datenbestände''' auf externen Speichermedien über {{Taste|sichern...}} exportiert und bei Bedarf über {{Taste|zurückspielen...}} wiederhergestellt werden.

In beiden Fällen wird die Aktion über den systemeigenen Dateidialog (<q>Datei speichern unter...</q> bzw. <q>Datei öffnen...</q>) abgewickelt.

''Es wird dringend empfohlen, in regelmäßigen Abständen externe Sicherungsdateien aller Datenbestände zu erstellen.''

=== Sonstiges ===
* '''Verbesserungshinweise:''' Während des Buchens können Hinweismeldungen eingeblendet werden, die auf eine potenziell bessere Texterkennung durch Erhöhung der [[#Texterkennung von Belegen|Freigabestufe]] aufmerksam machen. Diese Hinweise lassen sich bei Bedarf deaktivieren.
* '''Datenbankwartung:''' Über die Schaltflächen {{Taste|Datenbanken optimieren}} bzw. {{Taste|reparieren}} lassen sich die automatische Speicherplatzoptimierung sowie Reparaturroutinen der Datenbank starten.

== Verbindungen ==
[[Datei:PORTAL.Portalanpassung und -steuerung.Verbindungen.png|thumb]]
Die Übersichtsmaske <q>Verbindungen</q> bietet eine vollständige Übersicht über alle eingerichteten Verbindungen (theoretisch sind ''mehrere Verbindungen pro Mandant'' möglich) und ermöglicht deren zentrale Verwaltung.

=== Übersicht der Server-Postfächer ===
Das FIBU-Portal arbeitet nach einem datenschutzfreundlichen '''Relais-Prinzip''': Datenpakete lagern nicht dauerhaft in einer Cloud, sondern passieren den Server wie Postpakete und werden nach der Zustellung sofort gelöscht.

In der Übersicht werden die aktuell auf dem Server befindlichen Datenpakete aufgelistet. Dadurch ist jederzeit transparent nachvollziehbar, welche Pakete sich noch ''auf dem Transportweg'' befinden und von der Gegenseite noch nicht abgeholt wurden. Folgende Paketarten werden unterschieden:
* ''Synchronisationsinformationen'': Werden bei der [[#Übertragung des Datenbestandes|Übertragung des Datenbestandes an das FIBU-Portal]] ausgetauscht.
* ''Synchronisationspakete'': Werden im FIBU-Portal bei jedem [[Startseite des FIBU-Portals|Programmstart]] automatisch abgerufen.
* ''Digitale Belegmappen'' und Empfangsbestätigungen: Werden in der [[Belegeverwaltung|Belegeverwaltung des FIBU-Portals]] übertragen und verarbeitet.
* ''Nachrichten'' und Empfangsbestätigungen: Werden über das integrierte [[Nachrichtensystem]] ausgetauscht.

=== Übertragung des Datenbestandes ===
Der Verbindungspartner, der die [[#Verbindungsaufbau|Verbindung angenommen]] hat (Kanzlei), kann den aktuellen Datenbestand bzw. das Mandantenverzeichnis an den Transferpartner {{Taste|übertragen}}.

Handelt es sich beim Partner um einen Anwender der FIBU-Portal-Software, kann dieser die Buchungsdaten einsehen, jedoch nicht verändern (reiner Lesezugriff). Portal-Anwender erhalten keinen Zugriff auf Kanzlei-Ausfertigungen oder erweiterte rodat-FIBU-Funktionen.

Die Übertragung ermöglicht dem Mandanten einerseits volle Einsicht in die Buchhaltung und bietet andererseits durch die lokale, redundante Speicherung einen zusätzlichen Sicherheitsfaktor.

Der Mandant kann ein im [[#Übersicht der Server-Postfächer|Server-Posteingang bereitstehendes Synchronisationspaket]] jederzeit manuell über {{Taste|empfangen}} abrufen, sofern dies nicht bereits automatisch beim [[Startseite des FIBU-Portals|Programmstart]] erfolgt ist.

=== Umbenennen einer Verbindung ===
Durch Betätigen von {{Taste|umbenennen...}} öffnet sich ein Eingabefenster für die Bezeichnung der ausgewählten Verbindung. Nach Eingabe des Namens wird die Änderung mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|OK}} gespeichert. Die gewählte Bezeichnung ist rein lokal im eigenen System sichtbar und hat keinen Einfluss auf die Gegenseite. Eine Umbenennung kann jederzeit wiederholt werden.

=== Freigabe der Texterkennung eines Verbindungspartners ===
''Dies betrifft nur die Portalanpassung und -steuerung der rodat-FIBU.''

Analog zur allgemeinen [[#Texterkennung von Belegen|Freigabe der Texterkennung von Belegen]] kann die Kanzlei (als annehmender Verbindungspartner) die maximal zulässige Freigabestufe des Mandanten festlegen bzw. limitieren. So kann beispielsweise vorgegeben werden, dass für einen Mandanten ausschließlich die Offline-Texterkennung zulässig ist.

=== Beendigung einer Verbindung ===
Eine Verbindung kann unter Einhaltung einer Frist zum jeweiligen Monatsende über {{Taste|vormerken}} zur Beendigung markiert werden.

Die '''effektive Beendigung findet erst zum Monatsende''' statt. Dadurch wird dem Transferpartner ausreichend Zeit eingeräumt, die Vormerkung einzusehen und noch auf dem Transportweg befindliche Datenpakete vollständig abzurufen.

Der Kanzlei-Partner, der die [[#Verbindungsaufbau|Verbindung angenommen]] hat, kann die Kündigung vor Ablauf der Monatsfrist jederzeit per Klick auf {{Taste|stornieren}} zurücknehmen.

''Erfolgt bis zum Monatsende keine Stornierung, wird die Verbindung mit dem Monatswechsel endgültig und ohne weitere Warnung aufgelöst.''

== Siehe auch ==
* [[Online-Update]]
* [[Startseite des FIBU-Portals]]
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Nachrichtensystem]]
* [https://www.microdat.de/sicherheitskonzept-fibu-portal/ Sicherheitskonzept des FIBU-Portals]
* [https://www.microdat.de/produkte/fibu-software-portal/ FIBU Software PORTAL]

FIBU Buchungen bearbeiten

2026-08-19T10:26:11Z

Andi:

[[Kategorie:FIBU]]
Die Funktion '''FIBU Buchungen bearbeiten''' ist das zentrale Herzstück der Finanzbuchhaltung in rodat FIBU. Hier erfolgen die Erfassung, Prüfung, Korrektur und Festschreibung aller laufenden Geschäftsvorfälle in Form von Buchungsstapeln (sogenannten '''Vorläufen''') sowie die digitale Belegverbuchung.

Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} oder aus der Startseite über die Modulauswahl.

== Grundprinzip der Vorlaufverwaltung ==
[[Datei:FIBU.Buchungen bearbeiten.Vorläufe.png|thumb]]
In rodat FIBU werden Buchungen nicht einzeln direkt im Hauptbuch festgeschrieben, sondern zunächst im Dialog in Buchungsvorläufen erfasst. Dies ermöglicht jederzeit Zwischenkontrollen, Simulationen und Korrekturen. Die endgültige Festschreibung erfolgt erst mit der [[#Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung|Journalschreibung]].

=== Vorläufe vs. Buchungspakete ===
* '''Buchungsvorläufe (mit Datumsangabe):''' Reguläre Erfassungsstapel für das aktuelle Geschäftsjahr (Abrechnungsnummern <code>0001</code> bis <code>0069</code> sowie <code>1001</code> bis <code>1069</code>). Sie sind zeitlich über <q>Datum von</q> und <q>Datum bis</q> abgegrenzt und können verarbeitet/journalisiert werden.
* '''Buchungspakete (jahresunabhängig):''' Gekennzeichnet durch fehlende Datumsangaben und <code>----</code> in der Statusspalte. Buchungspakete dienen als Vorlagen- oder Sammelbecken für wiederkehrende Buchungen (z. B. monatliche Miet- oder Leasingbuchungen). Sie stehen in allen Wirtschaftsjahren zur Verfügung und können nicht direkt journalisiert, sondern in aktive Vorläufe kopiert werden.

=== Die Statusspalte EPJV (Verarbeitungskennzeichen) ===
Anhand der Spalte '''EPJV''' ist der aktuelle Verarbeitungsstatus jedes Vorlaufs sofort erkennbar:
; <code>E</code> (Exportiert) : Der Vorlauf wurde im DATEV- oder CSV-Format ausgegeben.
; <code>P</code> (Primanota) : Die Primanota wurde gedruckt (Vorlauf gilt als verarbeitet).
; <code>J</code> (Journal) : Das Journal wurde erstellt und die Buchungen wurden endgültig in die FIBU festgeschrieben.
; <code>V</code> (Geprüft) : Der Vorlauf wurde fehlerfrei auf Plausibilität und OPOS-Stimmigkeit geprüft.

''Hinweis: Sind die Kennzeichen E, P und J leer (kein Häkchen gesetzt), ist der Vorlauf unverarbeitet und kann frei bearbeitet oder ergänzt werden.''

=== Datumsregeln und Abrechnungszeitraum ===
* '''Datum von / Datum bis:''' Beide Daten müssen innerhalb des gewählten Geschäftsjahres und im selben Kalenderjahr liegen (<q>Datum bis</q> ≥ <q>Datum von</q>).
* '''Bedeutung von <q>Datum bis</q>:''' Das Feld <q>Datum bis</q> definiert den maßgeblichen '''Abrechnungszeitraum'''. Alle Auswertungen (insbesondere die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung / UStVA und BWA) ordnen die Buchungen diesem Zeitraum zu, selbst wenn das individuelle Belegdatum abweicht.

=== Korrekturarbeiten (Alternative zur Einzelerfassung) ===
Über die Option {{Taste|Korrekturarbeiten}} schaltet die Vorlaufverwaltung in einen globalen Such- und Änderungsmodus um:
* Alle Buchungen des aktuellen Geschäftsjahres werden vorlaufübergreifend in einer Gesamttabelle angezeigt.
* Sofern der zugehörige Vorlauf noch unverarbeitet ist, können Buchungen direkt korrigiert oder gelöscht werden.
* Beim Anwählen einer Buchung erfolgt die Vorlauf-Umschaltung automatisch im Hintergrund.
* Über {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}} können auch im Korrekturmodus direkt neue Buchungen erfasst werden; {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} kehrt zur Suche zurück.

== Die Buchungsmaske ==
[[Datei:FIBU.Buchungen bearbeiten.Maske.png|thumb]]
Durch Auswahl eines Vorlaufs und Klick auf {{Taste|OK}} (oder Doppelklick) öffnet sich die Buchungsmaske.

=== Eingabefelder und Bedeutung ===
; Nr : Fortlaufende Nummer des Buchungssatzes innerhalb des aktuellen Vorlaufs.
; WKZ : Währungskennzeichen (Standard: EUR; bei Fremdwährungen mit Umrechnungskurs).
; Umsatz : Buchungsbetrag mit nachgestelltem Vorzeichen (<code>+</code>/<code>S</code> für Soll, <code>-</code>/<code>H</code> für Haben). Tausendertrennpunkte und Kommas müssen nicht manuell eingegeben werden.
; BUGegenkonto : Kombiniertes Feld für Berichtigungs- und Steuerschlüssel (Stellen 1–2) sowie Gegenkontonummer (ab Stelle 3).
; Belegfeld 1 : Rechnungs- bzw. Belegnummer. Dient bei Personenkonten als primärer Schlüssel für den automatischen [[#OPOS-Abgleich und Zahlungsverkehr|OPOS-Abgleich]].
; Belegfeld 2 : Fälligkeitsdatum für die Offene-Posten-Verwaltung (Format: <code>TTMMJJ</code>).
; Datum : Belegdatum (Format: <code>TTMM</code>). Wird kein Monat angegeben, übernimmt das System den Monat aus <q>Datum bis</q>.
; Konto : Sach- oder Personenkonto der Buchung.
; Kost 1 / Kost 2 / Kostmenge : Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnung für das Modul rodat-KOST.
; Skonto : Skontobetrag bei Zahlungsvorgängen (ohne Vorzeichen).
; Buchungstext : Erläuterungstext (max. 30 Stellen).
:* '''OPOS-Mehrfachausgleich:''' Durch Angabe mehrerer Belegnummern, jeweils umschlossen von Kommas (z. B. <code>,1024,1025,1026,</code>), können mehrere Rechnungen in einer Buchungszeile ausgeglichen werden.
:* '''Textbausteine / Standards:''' Mit der Taste {{Taste|Ende}} können vordefinierte Textstandards aufgerufen werden.
:* '''Dynamische OCR-Textbausteine:''' Über die Syntax <code>&{...}</code> (z. B. <code>&{Bohnenlieferung Januar 2022}</code>) lernt der Dokumentenleser variable Textpassagen direkt aus dem Beleginhalt.

=== Belegnummern-Automatik ===
Über das Auswahlmenü neben dem Belegfeld kann die Nummernvergabe gesteuert werden:
* '''Keine automatische Belegnummer:''' Manuelle Eingabe erforderlich.
* '''Automatische globale Belegnummer:''' Fortlaufende Nummerierung über alle Vorläufe hinweg (aus den OPOS-Programmdaten).
* '''Automatisches Belegnummerhochzählen:''' Zählt ab der zuletzt erfassten numerischen Belegnummer innerhalb des aktuellen Vorlaufs automatisch um 1 hoch.

=== Steuerschlüssel und Berichtigungsschlüssel ===
rodat FIBU unterscheidet zwischen Standard-Steuerschlüsseln, EG-Schlüsseln, §13b-Leistungen und Berichtigungsschlüsseln (Generalumkehr):

==== Standard-Umsatz- und Vorsteuerschlüssel ====
{| class="wikitable"
! Schlüssel !! Steuersatz / Bedeutung
|-
| <code>1</code> || Umsatzsteuerfrei mit Vorsteuerabzug
|-
| <code>2</code> || Umsatzsteuer 7%
|-
| <code>3</code> || Umsatzsteuer 19%
|-
| <code>5</code> || Umsatzsteuer 16% (Sondersteuersatz)
|-
| <code>7</code> || Vorsteuer 16%
|-
| <code>8</code> || Vorsteuer 7%
|-
| <code>9</code> || Vorsteuer 19%
|}

==== EG- und §13b-Steuerschlüssel ====
* <code>10</code>: Im anderen EU-Land steuerpflichtige Leistung (Steuersatz im Feld <code>%</code> anzugeben).
* <code>11</code>: Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (Ausweis in der Zusammenfassenden Meldung / ZM; USt-IdNr. im Feld <code>IdNr.</code> erfassen).
* <code>12</code> / <code>13</code>: Steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung (7% bzw. 19% USt).
* <code>17</code> / <code>18</code> / <code>19</code>: Steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb (16%, 7% bzw. 19% Vorsteuer / USt).
* <code>46</code> / <code>47</code>: Erlöse nach §13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers; Kennzahl 60 bzw. 21 der UStVA).
* <code>91</code> / <code>94</code>: Erhaltene Leistungen nach §13b UStG mit Vorsteuerabzug (7% bzw. 19%).
* <code>92</code> / <code>95</code>: Erhaltene Leistungen nach §13b UStG ohne Vorsteuerabzug.
* <code>93</code>: Reduzierte Vorsteuer (50% Vorsteuerabzug bei gemischter Nutzung).

==== Berichtigungsschlüssel (Generalumkehr / Storno) ====
* <code>2</code>: Generalumkehr (Stornobuchung mit negativem Vorzeichen zur Vermeidung von Umsatzaufblähungen).
* <code>4</code>: Aufhebung der automatischen Steuerrechnung für Automatikkonten.
* <code>6</code>: Generalumkehr für EG-Schlüssel (Schlüssel 60–69 korrigieren 10–19).
* <code>9</code>: Aufzuteilende Vorsteuer (Buchung auf Sammelkonto für spätere Vorsteueraufteilung).
* <code>31–35</code>: Generalumkehr für §13b-Buchungen.
* <code>86</code>: Generalumkehr für Steuerschlüssel 46 und 47.

=== Tastatursteuerung und Shortcuts ===
Die Buchungsmaske ist für eine vollständige Bedienung ohne Maus optimiert:

{| class="wikitable"
! Taste / Shortcut !! Funktion
|-
| {{Taste|Tab}} / {{Taste|Pfeil runter}} || Nächstes Eingabefeld anspringen
|-
| {{Taste|⇑|halten}}+{{Taste|Tab}} / {{Taste|Pfeil auf}} || Vorheriges Eingabefeld anspringen
|-
| {{Taste|Enter}} || Feld bestätigen / Im Buchungstext: Buchungssatz speichern
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|Enter}} || Wert aus der vorherigen Buchungszeile in das aktuelle Feld kopieren
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}} || Neue Buchungszeile beginnen (Status "weiß")
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} || Suchmodus aktivieren (Status "blau")
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} || Speichern / OK
|-
| {{Taste|F5}} || Kontenstammdaten aufrufen (Suchen, Einsehen, Neuanlage)
|-
| {{Taste|F9}} || Aktionsmenü für Sammel- und Vorlauffunktionen
|-
| {{Taste|Bild auf}} || Fokus in die Buchungs- oder Kontenliste über der Maske setzen
|-
| {{Taste|Pos1}} / {{Taste|Ende}} || Ersten / letzten Buchungssatz im Listenfenster anspringen
|-
| {{Taste|D}} || [[#Verbuchung mit digitaler Belegverwaltung|Digitale Belege buchen]] (Mappen-Auswahl)
|-
| {{Taste|B}} || Hinterlegten digitalen Beleg zur aktuellen Buchung anzeigen
|-
| {{Taste|S}} (im Umsatz/Gegenkonto) || [[#Splitbuchungen|Splitbuchung starten oder abbrechen]]
|}

==== Schnelleingabe über den Ziffernblock ====
* {{Taste|,}} (Kommataste): Ergänzt automatisch zwei Nullen (<code>,00</code>).
* {{Taste|+}}: Negativer Umsatz (Haben) bzw. Speichern außerhalb des Umsatzfeldes.
* {{Taste|-}}: Einen Schritt zurück.
* {{Taste|*}}: Direktsprung ins Datumsfeld (oder Abstimmsumme bei Umsatz = 0).
* {{Taste|/}}: Direktsprung ins Skontofeld (oder Gruppensumme bei Umsatz = 0).

== Spezielle Buchungsfunktionen ==

=== Die Kontenansicht (Live-Kontoblatt) ===
Über den Reiter {{Taste|Kontenansicht}} über der Buchungsmaske wird das Kontoblatt des gerade angesprochenen Kontos oder Gegenkontos synchron eingeblendet:
* Alle bisherigen Buchungen, Salden und Jahresverkehrszahlen (JVZ) sind sofort sichtbar.
* Mit den Pfeiltasten {{Taste|←}} und {{Taste|→}} kann durch bebuchte Konten geblättert werden.
* Über {{Taste|Umschalten}} wechselt die Ansicht zwischen Konto und Gegenkonto.

=== Splitbuchungen (Aufteilungsbuchungen) ===
Mit Splitbuchungen wird ein Gesamtbetrag (z. B. eine Sammelrechnung oder Kassenbeleg) auf mehrere Gegenkonten oder Steuersätze aufgeteilt:
1. Im Feld Umsatz oder Gegenkonto die Taste {{Taste|S}} eingeben oder das Kontrollkästchen {{Taste|Splitbuchung}} aktivieren.
2. Den zu splittenden Gesamtwert eingeben und wählen, ob die Teilbeträge als '''Netto-''' oder '''Bruttobeträge''' erfasst werden.
3. Die einzelnen Teilbuchungen nacheinander erfassen. Das System führt den verbleibenden Restbetrag automatisch mit.
4. Nach vollständigem Aufbrauchen des Restbetrags schließt sich die Splitbuchung automatisch ab.
5. In der Buchungsliste werden die Folgezeilen einer Splitbuchung zur besseren Übersicht farblich (blau) hervorgehoben.

=== Verbuchung mit digitaler Belegverwaltung (Mappen & Dokumentenleser) ===
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.png|thumb]]
In Verbindung mit der [[Belegeverwaltung]] bietet rodat FIBU einen hochgradig automatisierten Workflow für digitale Belege:
* '''Start:''' Aus der Buchungsmaske Taste {{Taste|D}} oder Schaltfläche {{Taste|Belege buchen (D)}} drücken und gewünschte Mappe auswählen (z. B. <code>01-Jan</code>).
* '''Mappen-Dashboard:''' Zeigt Mappennummer, Belegzähler (z. B. <q>1 von 4</q>) und den aktuellen Lernstatus des Dokumentenlesers.
* '''Freies Vorschaufenster:''' Der Beleg wird synchron angezeigt (ideal auf einem zweiten Monitor).
* '''Lernender Dokumentenleser:''' Bei neuen Belegen erfasst der Buchhalter die Daten manuell. Der Dokumentenleser lernt Layout und Sachverhalte im Hintergrund.
* '''Büroklammer-Symbol:''' Verknüpft gebuchte Datensätze unveränderbar mit dem Originalbeleg.
* '''Automatischer Buchungsvorschlag ("Durch-Enter-n"):''' Bei bekannten Belegen in Folgemonaten füllt das System Betrag, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Konto und Text automatisch vor – der Buchhalter bestätigt lediglich per {{Taste|Enter}} / {{Taste|OK}}.
* '''Erkennungsmerkmale:''' Bei abweichenden Sachverhalten (z. B. Vorzeichenwechsel) kann über ein primäres (blau) und sekundäres (grün) Textmerkmal (z. B. <code>Rechnungskorrektur</code>) ein neuer Untersachverhalt trainiert werden.

Wir empfehlen Ihnen zum Einstieg hierzu unser [[Belegeverwaltung#Video-Tutorial|vierteiliges Video-Tutorial aus der Belegeverwaltung]]

==== Echtzeit-Demo ====

<youtube>ZnySS5k_KzE?si=rL1yqbk6Ql3WWX9Y</youtube>

Inhalt dieses Videos:

* Live-Demonstration des gelernten Buchungs-Workflows in Echtzeit
* Automatisierte Zuweisung von Beträgen, Konten und Belegtexten
* Wie das Mappen-Dashboard Vorschläge nach jedem Feedback dynamisch anpasst
* Nur noch Prüfen und Speichern statt Suchen und Raten

== OPOS-Abgleich und Zahlungsverkehr ==
Bei Buchungen auf Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) gegen Geldkonten erkennt das Programm automatisch einen Zahlungsvorgang und prüft die Offenen Posten:

=== Automatische Erkennung und Ausgleichsfälle ===
* '''Vollständiger Ausgleich:''' Stimmen Personenkonto, Belegnummer und Zahlungsbetrag überein, wird der Offene Posten automatisch ausgeglichen.
* '''Teilzahlung:''' Ist der Zahlungsbetrag kleiner als der offene Posten, wird der Restbetrag als offener Restposten fortgeführt.
* '''Ausgleich durch Skonto:''' Liegt die Zahlung innerhalb der Skontofrist, schlägt das System den Skontoabzug vor und bucht den errechneten Skontobetrag automatisch auf das hinterlegte Skontokonto.
* '''Kleindifferenzen:''' Geringfügige Rundungs- oder Zahlungsdifferenzen können direkt als Kleindifferenz ausgebucht werden.
* '''Überzahlung:''' Ein übersteigender Zahlungsbetrag kann auf die nächste Buchungszeile übertragen oder als Überzahlung auf dem Personenkonto / Sammelbeleg (<code>999999</code>) geparkt werden.
* '''Sammelbeleg (999999):''' Fehlt eine konkrete Belegnummer, kann der Posten auf die mandantenspezifische Sammelbelegnummer gebucht werden.

=== Die OPOS-Abgleichmaske ===
Über die integrierte Abgleichmaske können Zahlungen komplex auf mehrere Rechnungen verteilt, Teilbeträge manuell angepasst oder Skontobeträge individuell festgelegt werden. Über die Eingabe von <code>*</code> im Belegfeld kann gezielt nach allen offenen Posten des Kontos gesucht werden.

== Vorlauf-Aktionen und Monatsabschluss ==
Sobald ein Buchungsvorlauf vollständig erfasst ist, stehen in der Auswahlmaske folgende Folgeaktionen bereit:

=== 1. Vorlauf prüfen ===
Führt eine umfassende Konsistenz- und Plausibilitätsprüfung des Vorlaufs durch (setzt Kennzeichen <code>V</code>). Eine Prüfung ist zwingend erforderlich, wenn:
* Buchungen extern importiert (DATEV/CSV/ASCII) oder aus anderen Vorläufen kopiert wurden,
* ausgeglichene OPOS gelöscht wurden,
* das Vorlaufdatum oder der Beginn des Wirtschaftsjahres nachträglich geändert wurde.

=== 2. Primanota drucken ===
Gibt die detaillierte Buchungsliste des Vorlaufs aus (setzt Kennzeichen <code>P</code>). Nach dem Primanotadruck gilt der Vorlauf als vorläufig verarbeitet. Das Kennzeichen kann bei Bedarf manuell entfernt werden, um weitere Korrekturen vorzunehmen.

=== 3. Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung ===
Die Journalschreibung ist der abschließende Schritt der Buchungsverarbeitung (setzt Kennzeichen <code>J</code>):
* Alle Buchungen fließen endgültig in die Hauptbuchkonten ein und werden revisionssicher festgeschrieben.
* Das interne FIBU-Datum <q>gebucht bis</q> wird aktualisiert.
* Bei EG-Buchungen wird automatisch eine EG-Zusammenfassung ausgegeben.
* ''Wichtig: Vor der Journalschreibung sollte stets eine Datensicherung erstellt werden, da die Festschreibung nicht rückgängig gemacht werden kann.''

=== 4. Export von Vorläufen ===
Über die Funktionstaste {{Taste|F9}} können ausgewählte Vorläufe im '''DATEV-Format''' (EXTF-Buchungsstapel) oder als '''CSV-Datei''' exportiert werden (setzt Kennzeichen <code>E</code>), beispielsweise zur Übergabe an die Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung.

=== 5. Vorlauf löschen ===
Ein Vorlauf kann gelöscht werden, wenn er entweder noch komplett unverarbeitet ist oder bereits vollständig journalisiert/exportiert wurde.
* Das Löschen eines verarbeiteten Vorlaufs entfernt lediglich die Erfassungsdaten aus dem Vorlaufstapel und gibt die Abrechnungsnummer frei; die bereits festgeschriebenen Buchungen verbleiben vollständig in der FIBU.

== Weitere Funktionen des Menüs Buchungen ==

=== Buchungen kopieren ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|kopieren...}}.
* Ermöglicht das Duplizieren von Buchungssätzen aus einem Quellvorlauf (oder Buchungspaket) in einen noch unverarbeiteten Zielvorlauf.
* Ideal für periodisch wiederkehrende Buchungen oder zur Übernahme von Vorjahresbuchungen.

=== Buchungen suchen (Vorlauf- und jahresübergreifend) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|suchen...}}.
* Ermöglicht das Durchsuchen aller Buchungen des aktuellen Geschäftsjahres nach beliebigen Kriterien (Konto, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Text).
* Über die Funktionstaste {{Taste|F6}} kann die Suche auf '''alle Geschäftsjahre''' des Mandanten ausgeweitet werden.
* Über das Feld <q>Suchtoleranz</q> kann nach Beträgen innerhalb einer frei wählbaren Bandbreite (z. B. +/- 1,00 EUR) gesucht werden.

=== Gesellschafter (Kapitalkonten bei Personengesellschaften) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|Gesellschafter...}}.
* Steht bei Mandanten mit der Rechtsform einer Personengesellschaft (z. B. GmbH & Co. KG, OHG, GbR) zur Verfügung.
* Ermöglicht unter den Reitern {{Taste|zuordnen}} und {{Taste|umbuchen}} die exakte Zuweisung von Buchungen auf Kapitalkonten (Endnummer 0) zu den einzelnen Gesellschaftern.

=== Vorjahressalden (EB-Werte übernehmen) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|Vorjahressalden...}}.
* Bucht die Schlussbilanzsalden des Vorjahres automatisch als Eröffnungsbilanzwerte (EB-Werte) in das neue Geschäftsjahr ein.
* '''Sachkontenübernahme:''' Bucht die Bestandskonten gegen das Eröffnungsbilanzkonto <code>9000</code>.
* '''Personenkontenübernahme:''' Bucht Debitoren- und Kreditorensalden gegen die Vortragskonten <code>9008</code> / <code>9009</code> und die Sammelkonten (z. B. 1400/1600 bei SKR03 bzw. 1200/3300 bei SKR04).
* Bei nachträglichen Änderungen im Vorjahr können die Salden erneut übernommen werden; abweichende Differenzen werden per Generalumkehr automatisch korrigiert.

=== KOST-Buchungen (Kostenrechnung) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|KOST-Buchungen...}}.
* Ermöglicht die nachträgliche Bearbeitung, Ergänzung oder Sperrung von Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnungen (KOST 1 und KOST 2) für die Kostenrechnung, ohne die Finanzbuchhaltung zu verändern.

=== Schnittstellen und Importprogramme ===
* '''Import Belegdateien:''' Vollautomatische Zuordnung von PDF-/Bild-Belegdateien aus einem Quellordner anhand der Belegnummer zu den Buchungszeilen eines Vorlaufs.
* '''Import CSV-Format & Import DATEV-Format:''' Moderne Importschnittstellen mit integrierter '''Import-Simulation''', Fehlerprotokollierung und automatischer Format-Erkennung.
* '''Alte Importprogramme:''' Unterstützung historischer ASCII-Einleseschablonen (<code>.DEF</code>) sowie des DATEV-Postversandformats.

== Siehe auch ==
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Dokumenten-Management]]
* [[Portalanpassung und -steuerung]]
* [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)]

Belegeverwaltung

2026-08-19T10:18:17Z

Andi:

[[Kategorie:PORTAL]]
Die Belegeverwaltung ist eine Komponente des FIBU-Portals, in welcher alle digitalen Belege (auch von Mandanten empfangene) dynamisch und übersichtlich verwaltet werden können.
Die Belegeverwaltung organisiert Belege in Mappenstrukturen (ähnlich wie Ordner) und stellt Beratern und Mandanten dadurch eine flexible Organisationsform zur Verfügung. Sowohl Berater als auch Mandanten können [[#Belege|Belege]] oder [[#Mappen|Belege-Mappen]] manuell hinzufügen sowie automatisierte Importwege nutzen.

Die Belegeverwaltung wird über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Belege verwalten...}} aufgerufen.

Über die [[FIBU_Buchungen_bearbeiten|Buchungsmaske]] regelt die Belegeverwaltung den Buchungsmodus [[FIBU_Buchungen_bearbeiten#Mappe buchen|Mappe buchen]] (Aufruf direkt über die Schaltfläche {{Taste|Belege buchen (D)}} oder das Tastenkürzel {{Taste|D}}).

== Video-Tutorial ==
Eine ausführliche vierteilige Videoserie zu allen Funktionen und Workflows finden Sie auf YouTube: [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot '''Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und effizient verbuchen (YouTube-Playlist)''']

=== Digitale Belege einlesen ===
4 Wege zur effizienten Belegverwaltung in Ihrer Kanzlei:
Papierloses Arbeiten fängt beim richtigen Import an. In diesem Video erfahren Sie, wie Sie alle Ihre digitalen Dokumente strukturiert in einfachen Mappen organisieren. Wir zeigen Ihnen vier flexible Methoden, um Belege aus verschiedenen Quellen wie E-Mail, Scanner, Fax oder manuell zusammenzuführen.

<youtube>Dm_URwYfihI?si=s8vTxjWTw8ZjAInh</youtube>

Inhalt dieses Videos:

* Digitale Mappen-Strukturen erstellen und verwalten
* Belege aus einzelnen Dateien oder ganzen Ordnern importieren
* Flexibler Wechsel und Ansicht in separaten Fenstern
* Automatischer Import über ein festes Verzeichnis für maximale Zeitersparnis

=== Automatisiert buchen ===
==== Teil 1: Einstieg ====
Schluss mit dem Blättern im physischen Aktenordner! Wir starten direkt in der digitalen Buchungsmaske und zeigen Ihnen, wie der integrierte Dokumentenleser vollautomatisch im Hintergrund von Ihren Eingaben lernt. Erleben Sie den fließenden Übergang zum papierlosen Buchen direkt am Bildschirm.

<youtube>mVao7DaSd9M?si=togLIRTRJfIuhNRe</youtube>

Inhalt dieses Videos:

* Buchungsmaske effektiv nutzen und unverbuchte Mappen öffnen
* Textbausteine direkt beim Buchen aus dem Beleginhalt definieren
* Wie das System als „stiller Beobachter“ neue Sachverhalte lernt
* Automatische Verknüpfung von Beleg und Buchungszeile (Büroklammer-Prinzip)
* Wiederkehrende Sachverhalte blitzschnell prüfen und bestätigen

==== Teil 2: Sonderfälle ====
Nach dem Fundament folgt der Feinschliff. Was passiert, wenn sich ein Sachverhalt plötzlich ändert – zum Beispiel bei einer Gutschrift oder Rechnungskorrektur? In diesem Teil lernen Sie, wie Sie Abweichungen korrigieren und dem Dokumentenleser über primäre und sekundäre Erkennungsmerkmale beibringen, diese künftig vollautomatisch richtig zuzuordnen.

<youtube>gJ0006qkSjs?si=oyPDtNoPodsyuv6-</youtube>

Inhalt dieses Videos:

* Umgang mit abweichenden Sachverhalten und gedrehten Vorzeichen
* 3 Optionen bei Erkennungsfehlern: Einmalig ignorieren, dauerhaft anpassen oder neuen Sachverhalt ableiten
* Sekundäre Erkennungsmerkmale assistiert per Maus festlegen
* Effizientes „Durch-Entern“ bekannter Belege für maximalen Workflow

=== Echtzeit-Demo ===
Zeit für die Ernte! Nachdem das System trainiert und die Sonderfälle definiert sind, lassen wir das System im ungeschnittenen Echtzeit-Härtetest laufen. Sehen Sie selbst, wie Beträge, Vorzeichen, Buchungsschlüssel, Konten und Daten vom Dokumentenleser bereits fehlerfrei vorgeschlagen werden und sich die Mappe wie von selbst leert.

<youtube>ZnySS5k_KzE?si=rL1yqbk6Ql3WWX9Y</youtube>

Inhalt dieses Videos:

* Live-Demonstration des gelernten Buchungs-Workflows in Echtzeit
* Automatisierte Zuweisung von Beträgen, Konten und Belegtexten
* Wie das Mappen-Dashboard Vorschläge nach jedem Feedback dynamisch anpasst
* Nur noch Prüfen und Speichern statt Suchen und Raten

== Mappen ==
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.png|thumb]]
Eine <q>Mappe</q> ist eine virtuelle Organisationsstruktur, welche eine beliebige Anzahl an [[#Belege|Belegen]] beinhalten kann (beispielsweise monatsweise geordnet wie <code>01-Jan</code>, <code>02-Feb</code> etc.).

=== Übersicht der Mappenansicht ===
Die Maske der Mappenverwaltung besteht aus mehreren Elementen:

Zentral werden alle in der Sammlung befindlichen Mappen in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche spalten- bzw. zeilenweise einen Überblick über den Zustand der einzelnen Mappen gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Mappen und ihre Attribute navigiert.

==== Spalten der Mappen-Übersicht ====
* In der Spalte <q>Inhalt</q> wird die Anzahl der in der Mappe befindlichen Dokumente angezeigt (z. B. <code>4[X]</code> für 4 Belege).
* Die Spalte <q>Beschriftung der Mappe</q> zeigt die frei vergebene Bezeichnung der Mappe an.
* Die Spalte <q>Erstellungszeitpunkt</q> gibt Datum und Uhrzeit der Mappenerstellung an.
* Die Spalte <q>Status</q> zeigt ggf. den Empfangs- oder Verarbeitungsstatus nach erfolgreichem [[#Versand|Versand der Mappe]] an.

Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die ''Sortierreihenfolge'' der Mappen nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erstellungszeitpunkt vorgegeben.

==== Auflistung des Mappeninhalts ====
Im rechten unteren Bereich wird der Inhalt der gerade angewählten Mappe aufgelistet. Beim Inhalt einer Mappe handelt es sich um [[#Belege|Belege]], welche über eine grafisch dargestellte <q>Vollständigkeit</q> (Balkenanzeige mit Zahlensymbol) verfügen. Je mehr Felder eines Belegs innerhalb der Mappe gefüllt bzw. durch den Dokumentenleser erkannt wurden, desto höher ist die daraus resultierende Vollständigkeit des jeweiligen Belegs. Neben der Vollständigkeit werden Datum, Belegnummer und die Beschriftung des Belegs aufgelistet.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die enthaltenen Belege und deren Attribute navigiert.

==== Beschriftung und Bemerkung der Mappe ====
Die Beschriftung einer Mappe ist frei wählbar, um jedem individuellen Organisationsbedürfnis gerecht zu werden.

Falls erklärungsbedürftige Sachverhalte vorliegen oder Anmerkungen zu einer Mappe zu hinterlegen sind, bietet die Mappenverwaltung die Möglichkeit, über eine frei editierbare Textbox <q>Bemerkungen</q> Notizen hinzuzufügen.

Die Bemerkungs-Textbox kann durch Betätigen der Verlinkung <q>Bemerkung...</q> vergrößert werden und ist auch aus der [[#Belege|Belegeansicht]] aufrufbar.

''Die Mappenbezeichnung, die Belegbezeichnung und auch die jeweiligen Bemerkungen geben Ihrer Steuerberatung wertvolle Hinweise, wodurch Dokumente wesentlich effizienter bearbeitet werden können.''

=== Wege zum Einlesen und Erstellen von Mappen ===
Für das Einlesen digitaler Belege und das Erstellen von Mappen stehen vier komfortable Wege zur Verfügung:

==== 1. Weg: {{Taste|Mappe aus Dateien...}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Dateien...}} (oder {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Dateien...}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}}) öffnet sich der Datei-Öffnen-Dialog. Nach Auswahl einer oder mehrerer Belegdateien wird automatisch eine neue Mappe erstellt und mit den ausgewählten Belegen bestückt. Die integrierte OCR-Texterkennung wird im Hintergrund automatisch angestoßen.

==== 2. Weg: {{Taste|Mappe aus Ordner...}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Ordner...}} wird ein ganzer Ordner ausgewählt. Es wird eine neue Mappe angelegt, die sofort nach dem ausgewählten Ordner benannt wird (z. B. <code>02-Feb</code>) und alle darin enthaltenen importierbaren Belege übernimmt.

==== 3. Weg: {{Taste|Leere Mappe}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Leere Mappe}} wird eine leere Mappe erstellt, die nach Belieben umbenannt werden kann (z. B. <code>03-Mär</code>). Über den Reiter {{Taste|Belege}} (oder per Doppelklick / {{Taste|Enter}}) wird die Mappe geöffnet und kann anschließend über {{Taste|Dateien einlesen...}} oder {{Taste|Ordner einlesen...}} flexibel mit Dokumenten befüllt werden.

==== 4. Weg: Automatischer Import via Verzeichnisüberwachung ====
Über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Portal konfigurieren...}} kann mandantenspezifisch ein festes <q>Verzeichnis zum automatischen Einlesen von Belegen</q> hinterlegt werden (z. B. <code>D:\abzulegende Belege\automatisch</code>).
* Eingehende Belege (aus dem E-Mail-Programm, vom Dokumentenscanner, Netzwerkordner oder Fax) können direkt in diesem Verzeichnis abgelegt werden.
* Beim Start der Belegeverwaltung werden alle dort vorhandenen Belege vollautomatisch eingelesen und als Mappe angelegt.
* Die eingelesenen Belege werden anschließend automatisch aus dem Quellverzeichnis entfernt, um doppelte Verarbeitungen zuverlässig auszuschließen.

=== Mappen-Funktionen ===
Die Mappenansicht der Belegeverwaltung ist mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet, welche (bis auf die [[#Mappen-Automatik|Mappen-Automatik]]) auch mittels der Selektionsboxen der Auflistung auf mehrere Mappen gleichzeitig angewendet werden können:

==== Mappen Kopieren ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Kopieren}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Kopieren}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|C}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen in die Zwischenablage kopiert und verbleiben dort, bis eine andere Mappen-Auswahl kopiert wird.

==== Mappen Einfügen ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Einfügen}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Einfügen}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|V}} werden die aktuell in der Zwischenablage befindlichen Belege-Mappen in die Mappensammlung eingefügt. Die Zwischenablage wird dabei nicht geleert, sodass der Einfügeprozess beliebig oft wiederholt werden kann. Nach Abschluss des Einfügens werden automatisch alle eingefügten Mappen selektiert, sodass der Vorgang durch anschließendes [[#Mappen Löschen|Löschen]] unkompliziert rückgängig gemacht werden kann.

==== Mappen Löschen ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Löschen}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Löschen}} oder {{Taste|Entf}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen aus der Mappensammlung gelöscht und in die Zwischenablage verschoben. Der Vorgang kann durch anschließendes [[#Mappen Einfügen|Einfügen]] wieder rückgängig gemacht werden.

==== Datentransport ====
Belege-Mappen können mitsamt ihres Inhalts auf folgende Arten systemübergreifend transportiert werden:

===== Empfang und Versand =====
Sofern über das FIBU-Portal eine [[Portalanpassung und -steuerung#Verbindung einrichten|Verbindung eingerichtet]] wurde, können Belege-Mappen direkt über die Verbindung ausgetauscht werden.

====== Empfang ======
Der Empfang von Belege-Mappen erfolgt bei eingerichteter Verbindung automatisch, sobald eine Internetverbindung vorhanden ist und das Programm geöffnet wird. Beim Empfang einer Mappe wird automatisch eine Empfangsbestätigung an den Sender übermittelt.

====== Versand ======
Durch das Betätigen von {{Taste|Versenden}} bzw. {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Versenden}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen an den Transferpartner gesendet. In der Spalte <q>Status</q> wird der jeweilige Übertragungsstatus angezeigt.

===== Importieren =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Importieren...}} können auf Datenträgern als <q>rodat Transfer-Datei</q> abgelegte Mappen in die Mappensammlung aufgenommen werden.

===== Exportieren =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Exportieren...}} können die in der Auflistung selektierten Mappen auf Datenträgern als <q>rodat Transfer-Datei</q> exportiert und gesichert werden.

==== Mappen-Automatik ====
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.Automatik.png|thumb]]
Die Mappen-Automatik ist ein Hilfsmittel, um übergreifende Vorgaben und Definitionen auf alle Belege innerhalb der betreffenden Mappe anzuwenden.

===== Neue Mappen-Automatik definieren =====
Mittels {{Taste|Neue Automatik}} wechselt die Maske in den Erfassungsmodus und eine neue Automatik kann eingestellt werden. Durch Bestätigung mit {{Taste|Enter}} oder {{Taste|OK}} wird die Automatik übernommen.

===== Mappen-Automatik löschen =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Löschen}} wird die aktuell selektierte Mappen-Automatik aus der Liste entfernt. Bereits durchgeführte Datenanpassungen an Belegen werden beim Löschen der Automatik nicht rückgängig gemacht.

===== Konfigurationen einer Mappen-Automatik =====
Eine Automatik betrifft immer genau ein Feld des Belegs und beeinflusst spätestens in der [[FIBU_Buchungen_bearbeiten|Buchungsmaske]] den abschließenden Buchungsvorschlag. Folgende Felder können über die Mappen-Automatik konfiguriert werden:
* Belegdatum: Datumsformat <code>TT.MM.JJ</code>
* Belegtyp:
** <code>ER</code>: Eingangsrechnung
** <code>AR</code>: Ausgangsrechnung
** <code>EG</code>: Eingangsgutschrift
** <code>AG</code>: Ausgangsgutschrift
* Betrag
* Beschriftung
* Belegnummer
* Fälligkeit: Datumsformat <code>TT.MM.JJ</code>
* Kost1
* Kost2
* Kostmenge
* USt-IdNr
* Konto
* Gegenkonto

Bei jeder Automatik handelt es sich entweder um einen Standard- bzw. festen Wert, welcher optional alle bisherigen Werte überschreiben soll (<q>... Standardwert bzw. fester Wert</q>), um einen Vorgabewert, welcher nur einmalig beim Einlesen neuer Belege gesetzt werden soll (<q>... Vorgabewert beim Einlesen</q>) oder um einen finalen Ersatzwert, falls bis zum abschließenden Buchungsprozess kein Wert angegeben wurde. Der Vorgabewert kann optional so eingestellt werden, dass selbstständige Vorschläge der Programmlogik bevorzugt werden.

== Belege ==
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Belege.png|thumb]]
Ein <q>digitaler Beleg</q> repräsentiert genau ein Dokument (z. B. eine Rechnung im PDF- oder Bildformat) und ordnet diesem zusätzliche Attribute zu (sog. ''Metadaten'').

=== Übersicht der Belegeansicht ===
Zentral werden alle in der geöffneten Mappe befindlichen Belege in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche einen Überblick über den Zustand der einzelnen Belege samt Attributen gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Belege und deren Spalten navigiert.

==== Spalten der Belege-Übersicht ====
* <q>Vollständigkeit</q>: Zeigt grafisch und numerisch den Erkennungsgrad der Metadaten an.
* <q>Betrag</q>: Rechnungsbetrag des Belegs.
* <q>Datum</q>: Belegdatum.
* <q>Belegnummer</q>: Rechnungs- bzw. Belegnummer.
* <q>Beschriftung</q>: Buchungstext bzw. Inhaltsbeschreibung des Belegs.
* <q>Status</q>: Aktueller Bearbeitungs- oder Buchungsstatus.
* <q>Letzte Änderung</q>: Zeitstempel der letzten Bearbeitung.

Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die Sortierreihenfolge geändert werden. Standardmäßig ist die Sortierung nach Erfassungszeitpunkt aktiv.

==== Eingabefelder ====
Sämtliche Angaben, die in der Belegeansicht erfasst werden können, sind optional. Sie unterstützen die automatische Vorbelegung im Buchungsprozess:
* Betrag
* Datum
* Belegnummer
* Beschriftung

===== Beschriftung und Bemerkung der Belege =====
Die Beschriftung eines Belegs gibt Aufschluss über den Sachverhalt des hinterlegten Dokuments.
Über das Textfeld <q>Bemerkungen</q> (vergrößerbar über <q>Bemerkung... zum Beleg</q>) können zusätzliche Hinweise hinterlegt werden, die auch während der Verbuchung zur Verfügung stehen.

=== Neue Dokumente einlesen ===
Über die Tastenkombination {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}}, über {{Taste|Neues Dokument}} oder über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Neues Dokument}} stehen zwei Möglichkeiten zum Einlesen bereit:

==== {{Taste|Dateien einlesen...}} ====
Über den Datei-Öffnen-Dialog werden Dokumente ausgewählt und der aktuellen Mappe hinzugefügt.

==== {{Taste|Ordner einlesen...}} ====
Über den Ordner-Öffnen-Dialog werden alle importierbaren Dokumente des ausgewählten Ordners in die aktuelle Mappe übernommen.

=== Belege-Funktionen ===
==== Belege Öffnen ====
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Öffnen}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|Enter}} wird der selektierte Beleg in der Standardanwendung geöffnet.
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Speichern unter...}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} können selektierte Belege exportiert werden.
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Im Explorer anzeigen...}} werden die Belegdateien im Windows-Explorer markiert.

==== Belege Kopieren, Einfügen und Löschen ====
* {{Taste|Kopieren}} ({{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|C}}): Kopiert selektierte Belege in die Zwischenablage.
* {{Taste|Einfügen}} ({{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|V}}): Fügt Belege aus der Zwischenablage in die aktuelle Mappe ein.
* {{Taste|Löschen}} ({{Taste|Entf}}): Entfernt selektierte Belege aus der Mappe und verschiebt sie in die Zwischenablage.

==== Vervollständigen (OCR-Texterkennung) ====
Durch bereits verarbeitete Belege lernt das Programm im Hintergrund anhand markanter Merkmale der Belegdokumente, Metadaten selbstständig zu erkennen und auszufüllen. Dieser Vorgang kann jederzeit über die Schaltfläche {{Taste|Zauberstab}} bzw. {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Vervollständigen}} manuell neu angestoßen werden.

== Verbuchung von Beleg-Mappen in der FIBU ==
Die Verbuchung von Beleg-Mappen erfolgt nahtlos und hocheffizient direkt aus der [[FIBU_Buchungen_bearbeiten|Buchungsmaske]].

=== Buchungsmodus starten ===
[[FIBU_Buchungen_bearbeiten#Mappe buchen|Buchungen bearbeiten / Mappe buchen]]
1. Öffnen Sie die [[FIBU_Buchungen_bearbeiten|Buchungsmaske]] im gewünschten Vorlauf (z. B. Vorlauf <code>0001</code> für Januar).
2. Betätigen Sie unten rechts die Schaltfläche {{Taste|Mappe buchen... (D)}} oder drücken Sie das Tastenkürzel {{Taste|D}}.
3. Wählen Sie aus der Liste der noch unverbuchten Mappen die gewünschte Mappe aus (z. B. <code>01-Jan</code>) und bestätigen Sie mit {{Taste|Enter}} oder Doppelklick.

=== Das Mappen-Dashboard ===
In der Buchungsmaske öffnet sich das rot hervorgehobene '''Mappen-Dashboard''':
* Es zeigt die Mappennummer, den aktuellen Belegfortschritt (z. B. <q>1 von 4</q>) sowie einen visuellen Fortschrittsbalken.
* Die Checkbox <q>automatisch zuordnen</q> sorgt dafür, dass jeder gebuchte Beleg direkt fest mit der erzeugten Buchungszeile verknüpft wird.
* Das Statusfeld gibt Auskunft über den aktuellen Lernzustand des Dokumentenlesers (z. B. <q>Der Dokumentenleser lernt beim Buchen, weshalb für diesen Beleg noch kein vollständiger Buchungsvorschlag vorhanden ist.</q>).

=== Frei positionierbares Vorschaufenster ===
Parallel zur Buchungsmaske öffnet sich das Beleg-Vorschaufenster. Es kann frei positioniert werden (z. B. auf einem zweiten Monitor) und merkt sich seine Position dauerhaft. Alle Buchungsdaten (Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Leistungsbeschreibung) können direkt vom Bildschirm abgelesen werden.

=== Der lernende Dokumentenleser & Feedback-Schleife ===
* '''Lernphase (Initialmonat):''' Beim erstmaligen Buchen neuer Geschäftspartner werden die Buchungsfelder (Konto, Gegenkonto, Betrag, Belegnummer, Datum, Buchungstext) vom Buchhalter manuell erfasst. Durch das Speichern der Buchung ({{Taste|OK}} / {{Taste|Enter}}) erhält der Dokumentenleser wertvolles Feedback und lernt den Sachverhalt im Hintergrund für die Zukunft.
* '''Textbausteine mit <code>&{...}</code>:''' Variable Textbausteine können direkt bei der Buchung im Buchungstext definiert werden (z. B. <code>&{Bohnenlieferung Januar 2022}</code> oder <code>&{Versandmaterial, KW 02/2022}</code>). Der Dokumentenleser extrahiert künftig passende Texte dynamisch aus den Beleginhalten.
* '''Automatische Verknüpfung:''' Nach dem Buchen erscheint in der Buchungsliste des Vorlaufs ein '''Büroklammer-Symbol'''. Dieses zeigt an, dass der digitale Originalbeleg unveränderbar mit der Buchung verknüpft ist.

=== Automatisierte Folgeverbuchung ===
Ab dem zweiten Monat (z. B. <code>02-Feb</code>) greift die automatische Wiedererkennung:
* Sobald ein bekannter Beleg aufgerufen wird, füllt der Dokumentenleser sämtliche Felder (Umsatz, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Konto, Buchungstext) vollautomatisch aus.
* Der Anwender prüft die vorgeschlagene Buchungszeile lediglich kurz per Sichtkontrolle und bestätigt mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|OK}} (sog. <q>Durch-Enter-n</q>).
* Ist eine Mappe fertig gebucht, meldet das System: <q>Die Mappe wurde vollständig gebucht.</q>

=== Abweichende Sachverhalte & Gutschriften (Erkennungsmerkmale) ===
Weicht ein Beleg eines bekannten Partners vom gewohnten Muster ab (z. B. eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift mit Vorzeichenwechsel):
1. Der Dokumentenleser erkennt die Abweichung und öffnet einen Auswahldialog:
#* '''Einmalig:''' Die Abweichung gilt nur für diesen einzelnen Beleg.
#* '''Künftig immer so:''' Der bestehende Sachverhalt wird dauerhaft auf das neue Verhalten umgestellt.
#* '''Neuer Sachverhalt:''' Es wird ein eigenständiger, zusätzlicher Sachverhalt abgeleitet.
2. '''Erkennung anpassen (Primäre & Sekundäre Merkmale):'''
#* Im Textfenster der Beleg-Erkennung wird das '''primäre Erkennungsmerkmal''' (blau hinterlegt, z. B. der Firmenname) angezeigt.
#* Mit der Maus kann nun ein '''sekundäres Erkennungsmerkmal''' (grün hinterlegt, z. B. der Begriff <code>Gutschrift</code> oder <code>Rechnungskorrektur</code>) markiert werden.
#* '''Regel:''' Ein Sachverhalt wird künftig nur angewendet, wenn alle definierten Merkmale im Beleg enthalten sind. Speziellere Sachverhalte (Primär- + Sekundärmerkmal) erhalten automatisch Vorrang vor allgemeinen Sachverhalten.

=== Dynamische Neubewertung bei großen Belegmengen ===
Bei umfangreichen Belegmappen (z. B. 60+ Belege) profitiert das System von einer dynamischen Neubewertung:
* Nach jedem vom Anwender gegebenen Feedback (jeder bestätigten oder korrigierten Buchung) analysiert der Dokumentenleser im Hintergrund alle verbleibenden offenen Belege der Mappe neu.
* Vorschläge werden dynamisch nachgeschärft, sodass auch große Belegmengen in wenigen Minuten fehlerfrei verbucht werden können.

== Sonstiges ==
=== Aktionstaste {{Taste|F9}} ===
Durch Betätigen von {{Taste|F9}} wird ein Aktionsmenü mit den wichtigsten Funktionen der Maske aufgerufen. Die Aktionen lassen sich über die Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}}, {{Taste|↓}} sowie {{Taste|Enter}} schnell und ohne Mausbedienung ausführen.

=== Suchen ===
Über {{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} wird der '''Such-Modus''' aktiviert. Die Eingabefelder werden bläulich hinterlegt und für Suchbegriffe vorbereitet.

Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:
:<code>*</code> Platzhalter für kein oder beliebig viele Zeichen.
:<code>?</code> Platzhalter für genau ein Zeichen.
:''Beispiel 1'': <code>ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die mit <code>ABC</code> beginnen.
:''Beispiel 2'': <code>*ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die <code>ABC</code> enthalten.
:''Beispiel 3'': <code>A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die mit <code>A</code> beginnen, gefolgt von genau einem beliebigen Zeichen und danach <code>C</code>.
:''Beispiel 4'': <code>*A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die an beliebiger Stelle ein <code>A</code>, ein beliebiges Zeichen und ein <code>C</code> enthalten.

Mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|Suche}} wird der Suchlauf gestartet. Eine leere Suche zeigt wieder alle Elemente der Sammlung an.

=== Vorschau ===
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Vorschau.png|thumb]]
Über die Schaltflächen {{Taste|Vorschau einschalten >}} bzw. {{Taste|Vorschau ausschalten >}} wird das frei platzierbare Vorschaufenster für den ausgewählten Beleg aktiviert oder deaktiviert.
* Das Fenster synchronisiert sich automatisch mit der Auswahl in der Liste.
* Die Fensterposition wird anwendungsübergreifend gespeichert.
* Unterstützt werden PDF- und gängige Bilddokumente. Bei digitalen PDF-Dateien können Texte direkt im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Durch Halten der linken Maustaste auf Bilddokumenten wird der Zoom maximiert.

=== Mögliche Dateiformate für Beleg-Dokumente ===
* PDF-Dokumente: <code>.PDF</code>
* Bilddateien: <code>.TIF .TIFF .JPG .JPEG .GIF .PNG .APNG .SVG .BMP .ICO</code>
* Archivdateien: <code>.ZIP .RAR .TAR .GZ .LHA</code>

== Siehe auch ==
* [[Portalanpassung und -steuerung]]
* [[FIBU_Buchungen_bearbeiten#Mappe buchen|Buchungen bearbeiten / Mappe buchen]]
* [[Dokumenten-Management]]
* [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)]

Dokumenten-Management

2026-08-19T10:06:51Z

Andi:

[[Kategorie:PORTAL]]
Das Dokumenten-Management ist eine Komponente des FIBU-Portals, welche die interne Verwaltung aller Dateien für den Anwender transparent und lückenlos nachvollziehbar macht. Es ermöglicht unter anderem einen detaillierten Einblick in die Historie und Protokollierung sämtlicher verarbeiteter Dateien innerhalb des FIBU-Portals.

Das Dokumenten-Management wird über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Dokumente suchen...}} aufgerufen.

== Dokumente ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Dokumente.png|thumb]]
Bei einem Eintrag der Dokumentenliste handelt es sich um einen '''Protokolleintrag''' über einen stattgefundenen Verarbeitungsschritt bezüglich eines Dokuments (z. B. Speicherung, Texterkennung/OCR, Empfang, Versand oder Verbuchung). Der Eintrag und das hinterlegte Dokument sind somit über die interne Protokollierung miteinander verknüpft.

Zu einem Dokument kann es beliebig viele Einträge in der Dokumentenliste geben, die den gesamten Lebenszyklus des Dokuments im System abbilden.

Die Liste dient der lückenlosen Nachverfolgung, Recherche und Wiederfindung von Dokumenten innerhalb der gesamten Dokumentensammlung.

=== Übersicht der Dokumentenansicht ===
Die Maske der Dokumenten-Übersicht besteht aus mehreren Elementen:

Zentral werden alle Einträge zu stattgefundenen Verwaltungsschritten bezüglich aller Dokumente in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche einen Überblick über den speziellen Zustand der einzelnen Schritte gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Einträge und ihre Spalten navigiert.

==== Spalten der Dokumenten-Übersicht ====
Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die ''Sortierreihenfolge'' nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erfassungszeitpunkt vorgegeben.

* '''1. Spalte (Dokumenten-Identität):''' Gibt Aufschluss über die Gleichheit von hinterlegten Dokumenten verschiedener Protokolleinträge. Wird die Übersicht nach dieser Spalte sortiert, werden alle Vorgänge zu demselben Dokument direkt nacheinander aufgelistet.
* '''2. Spalte (Richtung):''' Kennzeichnet, ob es sich um ein importiertes, exportiertes oder lokal verarbeitetes Dokument handelt.
* '''Restliche Spalten:''' Geben Aufschluss über Dateiname, Datum, Uhrzeit, Vorgang, Dateityp, Status und zugehörige Attribute des Verarbeitungsschritts.

==== Eintrags-Kriterien ====
Protokolleinträge werden automatisch nach Vorgang und Dateityp untergliedert:

'''Vorgänge:'''
* Speicherung
* Empfang
* Versand
* Texterkennung / OCR-Verarbeitung
* Verbuchung

'''Dateitypen:'''
* Belege
* Auswertungen
* Nachrichten
* Sonstige

Über das Feld <q>via</q> werden zusätzliche programmseitig definierte Angaben angezeigt, welche für gezielte Recherchen von Nutzen sind.

=== Eintrag entfernen ===
Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Einträge entfernen}} bzw. {{Taste|Entf}} lassen sich markierte bzw. selektierte Einträge aus der Protokollliste entfernen.

''Hinweis: Das Löschen eines Protokolleintrags führt nicht zum Löschen des physisch hinterlegten Dokuments.''

=== Zugriff auf die hinterlegte Datei ===
* '''Datei öffnen:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Öffnen}} bzw. {{Taste|Enter}} oder Doppelklick wird die ausgewählte Datei mit dem Standard-Anzeigeprogramm geöffnet.
* '''Speichern unter:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Speichern unter...}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} können die selektierten Dateien auf beliebigen Datenträgern exportiert werden.
* '''Im Explorer anzeigen:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Im Explorer anzeigen...}} werden die ausgewählten Dateien direkt im Windows-Explorer markiert und bereitgestellt (solange der Hinweisdialog aktiv ist).

== Schlagwortregeln ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Schlagwortregeln.png|thumb]]
Über Schlagworte lässt sich die Dokumentensuche flexibel individualisieren. Schlagwortdefinitionen lassen sich über übersichtliche Regeln selbst festlegen. Über die Schaltfläche {{Taste|Regeln erneut anwenden}} können alle bisherigen Schlagworte jederzeit anhand des aktuellen Regelwerks neu berechnet werden.

In der [[#Dokumente|Dokumenten-Ansicht]] kann anschließend gezielt nach Dokumenten gesucht werden, welche bestimmte Schlagwörter erfüllen (z. B. nach Kostenstellen, Lieferanten oder Belegarten).

Eine Schlagwortregel besteht aus der '''Regeldefinition''' und der '''Bedingungsdefinition'''.

=== Regeldefinition ===
Die Regeldefinition legt fest, auf welche Dokumente die Regel zutrifft und wie die Schlagworte vergeben werden:

:'''Festlegende Regeln:''' Sofern eine solche Regel zutrifft, werden die Schlagworte für das Dokument ausschließlich über diese Regel bestimmt; nachfolgende Regeln werden ignoriert. Die Reihenfolge der Regeln ist hierbei entscheidend.
:'''Hinzufügende Regeln:''' Im Gegensatz zu festlegenden Regeln können hier mehrere Regeln nacheinander auf dasselbe Dokument zutreffen, sodass sich Schlagworte nach unterschiedlichen Kriterien kumulativ aneinanderreihen.

=== Bedingungsdefinition ===
Die Bedingungsdefinition besteht aus einer Liste von Bedingungen, die gleichzeitig erfüllt sein müssen (UND-Verknüpfung), damit die Regel angewendet wird.

* Eine Bedingung wird durch Ausfüllen der Eingabefelder und Betätigen von {{Taste|>>}} hinzugefügt.
* Durch Selektion einer Bedingung in der Liste und Klick auf {{Taste|<<}} wird diese wieder entfernt.
* In Suchtexten können die Platzhalter <code>?</code> (für genau ein Zeichen) und <code>*</code> (für beliebig viele Zeichen) verwendet werden.

=== Schlagwort-Standards (Fortgeschritten) ===
Über die Konfigurationsdateien <code>...\FIBU\Standard-Schlagworte.csv</code> (kanzleiweit) bzw. <code>...\FIBU\<MANDANT>\Standard-Schlagworte.csv</code> (mandantenspezifisch) können Schlagwortstandards auch automatisiert über CSV-Dateien gepflegt werden.

Aufbau der CSV-Datei:
<Dokumenttyp>:
"Alle",
"Auswertungen",
"Belege" oder
"Nachrichten"
<Regeltyp>:
"festlegen" oder
"hinzufuegen"
<Schlagworte>:
Jeweils beginnend mit "#" (z. B. #Eingangsrechnung #Kaffeemeister)
<Wertung>:
"positiv", wenn "enthält" oder "beginnt";
"negativ", wenn "enthält nicht" oder "beginnt nicht"
<Suchebene>:
"Inhalt" für Dateiinhalt (OCR-Volltext) oder
"Name" für Dateiname
<Suchart>:
"beginnend" bei bspw. "Name beginnt mit...",
"enthält" bei bspw. "Dateiinhalt enthält ..." oder
"endend" bei bspw. "Dateiname endet mit ..."
<Suchtext>:
Text, nach dem gesucht werden soll

Eine Regel mit einer Bedingung:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung>;<Suchebene>;<Suchart>;<Suchtext>

Eine Regel mit mehreren Bedingungen:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
;;;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>

Mehrere Regeln:
<Dokumenttyp 1>;<Regeltyp 1>;<Schlagworte 1>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
<Dokumenttyp 2>;<Regeltyp 2>;<Schlagworte 2>;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>

== Sonstiges ==
=== Aktionstaste {{Taste|F9}} ===
Durch Betätigen von {{Taste|F9}} wird das Aktionsmenü mit den wichtigsten Funktionen der Maske aufgerufen. Alle Aktionen können direkt über die Tastatur (Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}}, {{Taste|↓}} und {{Taste|Enter}}) angesteuert werden.

=== Suchen ===
Die Schaltfläche {{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} aktiviert den '''Such-Modus'''. Die Eingabefelder werden zur Eingabe von Suchkriterien vorbereitet und bläulich hinterlegt.

In sämtliche bläulich hinterlegten Suchfelder können Kriterien mit folgenden Platzhaltern eingegeben werden:
:<code>*</code> Platzhalter für kein oder beliebig viele Zeichen.
:<code>?</code> Platzhalter für genau ein Zeichen.
:''Beispiel 1'': <code>ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die mit <code>ABC</code> beginnen.
:''Beispiel 2'': <code>*ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die <code>ABC</code> enthalten.
:''Beispiel 3'': <code>A?C</code> – Sucht nach Begriffen mit <code>A</code> am Anfang, einem beliebigen Zeichen und danach <code>C</code>.
:''Beispiel 4'': <code>*A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die an beliebiger Stelle ein <code>A</code>, genau ein Zeichen und ein <code>C</code> enthalten.

Mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|Suche}} wird der Suchlauf ausgeführt. Eine leere Suche listet alle Dokumente der Sammlung auf.

==== Dokumenteninhalte durchsuchen (Volltext- & OCR-Suche) ====
Das Feld Inhaltssuche ist im Suchmodus aktiv und ermöglicht eine formatübergreifende Suche direkt im Volltext der Dokumente (auch in gescannten und per OCR erfassten Belegen).

Zusätzlich kann eine Suchangabe bei der Inhaltssuche als [https://de.wikipedia.org/wiki/Regul%C3%A4rer_Ausdruck Regulärer Ausdruck (RegEx)] formuliert werden. Dazu muss der Ausdruck mit einem Schrägstrich <code>/</code> beginnen und enden:
:''Beispiel'': <code>/(Rechnung|Gutschrift)/</code> sucht nach allen Dokumenten, die entweder das Wort <q>Rechnung</q> oder <q>Gutschrift</q> im Text enthalten.

=== Vorschau ===
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Vorschau.png|thumb]]
Über die Schaltflächen {{Taste|Vorschau einschalten >}} bzw. {{Taste|Vorschau ausschalten >}} wird das frei platzierbare Vorschaufenster aktiviert bzw. deaktiviert.
* Das Vorschaufenster zeigt synchron das aktuell in der Liste markierte Dokument an.
* Die Position des Fensters bleibt über Sitzungen hinweg gespeichert (ideal für Mehrbildschirm-Arbeitsplätze).
* Bei PDF-Dateien können Textpassagen direkt im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Bei Bilddateien maximiert das Gedrückthalten der linken Maustaste den Zoomfaktor.

== Siehe auch ==
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Nachrichtensystem]]
* [[Auswertungsversand]]

Dokumenten-Management

2026-08-19T09:11:54Z

Andi: /* Vorschau */

[[Kategorie:PORTAL]]
Das Dokumenten-Management ist eine Komponente des FIBU-Portals, welche die interne Verwaltung aller Dateien für den Anwender transparent und lückenlos nachvollziehbar macht. Es ermöglicht unter anderem einen detaillierten Einblick in die Historie und Protokollierung sämtlicher verarbeiteter Dateien innerhalb des FIBU-Portals.

Das Dokumenten-Management wird über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Dokumente suchen...}} aufgerufen.

; Video-Tutorial
Eine praktische Demonstration zur digitalen Beleg- und Dokumentenverarbeitung in der rodat FIBU finden Sie auf YouTube: [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot '''Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und effizient verbuchen (YouTube-Playlist)''']

== Dokumente ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Dokumente.png|thumb]]
Bei einem Eintrag der Dokumentenliste handelt es sich um einen '''Protokolleintrag''' über einen stattgefundenen Verarbeitungsschritt bezüglich eines Dokuments (z. B. Speicherung, Texterkennung/OCR, Empfang, Versand oder Verbuchung). Der Eintrag und das hinterlegte Dokument sind somit über die interne Protokollierung miteinander verknüpft.

Zu einem Dokument kann es beliebig viele Einträge in der Dokumentenliste geben, die den gesamten Lebenszyklus des Dokuments im System abbilden.

Die Liste dient der lückenlosen Nachverfolgung, Recherche und Wiederfindung von Dokumenten innerhalb der gesamten Dokumentensammlung.

=== Übersicht der Dokumentenansicht ===
Die Maske der Dokumenten-Übersicht besteht aus mehreren Elementen:

Zentral werden alle Einträge zu stattgefundenen Verwaltungsschritten bezüglich aller Dokumente in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche einen Überblick über den speziellen Zustand der einzelnen Schritte gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Einträge und ihre Spalten navigiert.

==== Spalten der Dokumenten-Übersicht ====
Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die ''Sortierreihenfolge'' nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erfassungszeitpunkt vorgegeben.

* '''1. Spalte (Dokumenten-Identität):''' Gibt Aufschluss über die Gleichheit von hinterlegten Dokumenten verschiedener Protokolleinträge. Wird die Übersicht nach dieser Spalte sortiert, werden alle Vorgänge zu demselben Dokument direkt nacheinander aufgelistet.
* '''2. Spalte (Richtung):''' Kennzeichnet, ob es sich um ein importiertes, exportiertes oder lokal verarbeitetes Dokument handelt.
* '''Restliche Spalten:''' Geben Aufschluss über Dateiname, Datum, Uhrzeit, Vorgang, Dateityp, Status und zugehörige Attribute des Verarbeitungsschritts.

==== Eintrags-Kriterien ====
Protokolleinträge werden automatisch nach Vorgang und Dateityp untergliedert:

'''Vorgänge:'''
* Speicherung
* Empfang
* Versand
* Texterkennung / OCR-Verarbeitung
* Verbuchung

'''Dateitypen:'''
* Belege
* Auswertungen
* Nachrichten
* Sonstige

Über das Feld <q>via</q> werden zusätzliche programmseitig definierte Angaben angezeigt, welche für gezielte Recherchen von Nutzen sind.

=== Eintrag entfernen ===
Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Einträge entfernen}} bzw. {{Taste|Entf}} lassen sich markierte bzw. selektierte Einträge aus der Protokollliste entfernen.

''Hinweis: Das Löschen eines Protokolleintrags führt nicht zum Löschen des physisch hinterlegten Dokuments.''

=== Zugriff auf die hinterlegte Datei ===
* '''Datei öffnen:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Öffnen}} bzw. {{Taste|Enter}} oder Doppelklick wird die ausgewählte Datei mit dem Standard-Anzeigeprogramm geöffnet.
* '''Speichern unter:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Speichern unter...}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} können die selektierten Dateien auf beliebigen Datenträgern exportiert werden.
* '''Im Explorer anzeigen:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Im Explorer anzeigen...}} werden die ausgewählten Dateien direkt im Windows-Explorer markiert und bereitgestellt (solange der Hinweisdialog aktiv ist).

== Schlagwortregeln ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Schlagwortregeln.png|thumb]]
Über Schlagworte lässt sich die Dokumentensuche flexibel individualisieren. Schlagwortdefinitionen lassen sich über übersichtliche Regeln selbst festlegen. Über die Schaltfläche {{Taste|Regeln erneut anwenden}} können alle bisherigen Schlagworte jederzeit anhand des aktuellen Regelwerks neu berechnet werden.

In der [[#Dokumente|Dokumenten-Ansicht]] kann anschließend gezielt nach Dokumenten gesucht werden, welche bestimmte Schlagwörter erfüllen (z. B. nach Kostenstellen, Lieferanten oder Belegarten).

Eine Schlagwortregel besteht aus der '''Regeldefinition''' und der '''Bedingungsdefinition'''.

=== Regeldefinition ===
Die Regeldefinition legt fest, auf welche Dokumente die Regel zutrifft und wie die Schlagworte vergeben werden:

:'''Festlegende Regeln:''' Sofern eine solche Regel zutrifft, werden die Schlagworte für das Dokument ausschließlich über diese Regel bestimmt; nachfolgende Regeln werden ignoriert. Die Reihenfolge der Regeln ist hierbei entscheidend.
:'''Hinzufügende Regeln:''' Im Gegensatz zu festlegenden Regeln können hier mehrere Regeln nacheinander auf dasselbe Dokument zutreffen, sodass sich Schlagworte nach unterschiedlichen Kriterien kumulativ aneinanderreihen.

=== Bedingungsdefinition ===
Die Bedingungsdefinition besteht aus einer Liste von Bedingungen, die gleichzeitig erfüllt sein müssen (UND-Verknüpfung), damit die Regel angewendet wird.

* Eine Bedingung wird durch Ausfüllen der Eingabefelder und Betätigen von {{Taste|>>}} hinzugefügt.
* Durch Selektion einer Bedingung in der Liste und Klick auf {{Taste|<<}} wird diese wieder entfernt.
* In Suchtexten können die Platzhalter <code>?</code> (für genau ein Zeichen) und <code>*</code> (für beliebig viele Zeichen) verwendet werden.

=== Schlagwort-Standards (Fortgeschritten) ===
Über die Konfigurationsdateien <code>...\FIBU\Standard-Schlagworte.csv</code> (kanzleiweit) bzw. <code>...\FIBU\<MANDANT>\Standard-Schlagworte.csv</code> (mandantenspezifisch) können Schlagwortstandards auch automatisiert über CSV-Dateien gepflegt werden.

Aufbau der CSV-Datei:
<Dokumenttyp>:
"Alle",
"Auswertungen",
"Belege" oder
"Nachrichten"
<Regeltyp>:
"festlegen" oder
"hinzufuegen"
<Schlagworte>:
Jeweils beginnend mit "#" (z. B. #Eingangsrechnung #Kaffeemeister)
<Wertung>:
"positiv", wenn "enthält" oder "beginnt";
"negativ", wenn "enthält nicht" oder "beginnt nicht"
<Suchebene>:
"Inhalt" für Dateiinhalt (OCR-Volltext) oder
"Name" für Dateiname
<Suchart>:
"beginnend" bei bspw. "Name beginnt mit...",
"enthält" bei bspw. "Dateiinhalt enthält ..." oder
"endend" bei bspw. "Dateiname endet mit ..."
<Suchtext>:
Text, nach dem gesucht werden soll

Eine Regel mit einer Bedingung:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung>;<Suchebene>;<Suchart>;<Suchtext>

Eine Regel mit mehreren Bedingungen:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
;;;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>

Mehrere Regeln:
<Dokumenttyp 1>;<Regeltyp 1>;<Schlagworte 1>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
<Dokumenttyp 2>;<Regeltyp 2>;<Schlagworte 2>;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>

== Sonstiges ==
=== Aktionstaste {{Taste|F9}} ===
Durch Betätigen von {{Taste|F9}} wird das Aktionsmenü mit den wichtigsten Funktionen der Maske aufgerufen. Alle Aktionen können direkt über die Tastatur (Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}}, {{Taste|↓}} und {{Taste|Enter}}) angesteuert werden.

=== Suchen ===
Die Schaltfläche {{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} aktiviert den '''Such-Modus'''. Die Eingabefelder werden zur Eingabe von Suchkriterien vorbereitet und bläulich hinterlegt.

In sämtliche bläulich hinterlegten Suchfelder können Kriterien mit folgenden Platzhaltern eingegeben werden:
:<code>*</code> Platzhalter für kein oder beliebig viele Zeichen.
:<code>?</code> Platzhalter für genau ein Zeichen.
:''Beispiel 1'': <code>ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die mit <code>ABC</code> beginnen.
:''Beispiel 2'': <code>*ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die <code>ABC</code> enthalten.
:''Beispiel 3'': <code>A?C</code> – Sucht nach Begriffen mit <code>A</code> am Anfang, einem beliebigen Zeichen und danach <code>C</code>.
:''Beispiel 4'': <code>*A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die an beliebiger Stelle ein <code>A</code>, genau ein Zeichen und ein <code>C</code> enthalten.

Mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|Suche}} wird der Suchlauf ausgeführt. Eine leere Suche listet alle Dokumente der Sammlung auf.

==== Dokumenteninhalte durchsuchen (Volltext- & OCR-Suche) ====
Das Feld Inhaltssuche ist im Suchmodus aktiv und ermöglicht eine formatübergreifende Suche direkt im Volltext der Dokumente (auch in gescannten und per OCR erfassten Belegen).

Zusätzlich kann eine Suchangabe bei der Inhaltssuche als [https://de.wikipedia.org/wiki/Regul%C3%A4rer_Ausdruck Regulärer Ausdruck (RegEx)] formuliert werden. Dazu muss der Ausdruck mit einem Schrägstrich <code>/</code> beginnen und enden:
:''Beispiel'': <code>/(Rechnung|Gutschrift)/</code> sucht nach allen Dokumenten, die entweder das Wort <q>Rechnung</q> oder <q>Gutschrift</q> im Text enthalten.

=== Vorschau ===
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Vorschau.png|thumb]]
Über die Schaltflächen {{Taste|Vorschau einschalten >}} bzw. {{Taste|Vorschau ausschalten >}} wird das frei platzierbare Vorschaufenster aktiviert bzw. deaktiviert.
* Das Vorschaufenster zeigt synchron das aktuell in der Liste markierte Dokument an.
* Die Position des Fensters bleibt über Sitzungen hinweg gespeichert (ideal für Mehrbildschirm-Arbeitsplätze).
* Bei PDF-Dateien können Textpassagen direkt im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Bei Bilddateien maximiert das Gedrückthalten der linken Maustaste den Zoomfaktor.

== Siehe auch ==
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Nachrichtensystem]]
* [[Auswertungsversand]]
* [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)]

Dokumenten-Management

2026-08-19T09:11:41Z

Andi: /* Vorschau */

[[Kategorie:PORTAL]]
Das Dokumenten-Management ist eine Komponente des FIBU-Portals, welche die interne Verwaltung aller Dateien für den Anwender transparent und lückenlos nachvollziehbar macht. Es ermöglicht unter anderem einen detaillierten Einblick in die Historie und Protokollierung sämtlicher verarbeiteter Dateien innerhalb des FIBU-Portals.

Das Dokumenten-Management wird über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Dokumente suchen...}} aufgerufen.

; Video-Tutorial
Eine praktische Demonstration zur digitalen Beleg- und Dokumentenverarbeitung in der rodat FIBU finden Sie auf YouTube: [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot '''Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und effizient verbuchen (YouTube-Playlist)''']

== Dokumente ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Dokumente.png|thumb]]
Bei einem Eintrag der Dokumentenliste handelt es sich um einen '''Protokolleintrag''' über einen stattgefundenen Verarbeitungsschritt bezüglich eines Dokuments (z. B. Speicherung, Texterkennung/OCR, Empfang, Versand oder Verbuchung). Der Eintrag und das hinterlegte Dokument sind somit über die interne Protokollierung miteinander verknüpft.

Zu einem Dokument kann es beliebig viele Einträge in der Dokumentenliste geben, die den gesamten Lebenszyklus des Dokuments im System abbilden.

Die Liste dient der lückenlosen Nachverfolgung, Recherche und Wiederfindung von Dokumenten innerhalb der gesamten Dokumentensammlung.

=== Übersicht der Dokumentenansicht ===
Die Maske der Dokumenten-Übersicht besteht aus mehreren Elementen:

Zentral werden alle Einträge zu stattgefundenen Verwaltungsschritten bezüglich aller Dokumente in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche einen Überblick über den speziellen Zustand der einzelnen Schritte gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Einträge und ihre Spalten navigiert.

==== Spalten der Dokumenten-Übersicht ====
Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die ''Sortierreihenfolge'' nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erfassungszeitpunkt vorgegeben.

* '''1. Spalte (Dokumenten-Identität):''' Gibt Aufschluss über die Gleichheit von hinterlegten Dokumenten verschiedener Protokolleinträge. Wird die Übersicht nach dieser Spalte sortiert, werden alle Vorgänge zu demselben Dokument direkt nacheinander aufgelistet.
* '''2. Spalte (Richtung):''' Kennzeichnet, ob es sich um ein importiertes, exportiertes oder lokal verarbeitetes Dokument handelt.
* '''Restliche Spalten:''' Geben Aufschluss über Dateiname, Datum, Uhrzeit, Vorgang, Dateityp, Status und zugehörige Attribute des Verarbeitungsschritts.

==== Eintrags-Kriterien ====
Protokolleinträge werden automatisch nach Vorgang und Dateityp untergliedert:

'''Vorgänge:'''
* Speicherung
* Empfang
* Versand
* Texterkennung / OCR-Verarbeitung
* Verbuchung

'''Dateitypen:'''
* Belege
* Auswertungen
* Nachrichten
* Sonstige

Über das Feld <q>via</q> werden zusätzliche programmseitig definierte Angaben angezeigt, welche für gezielte Recherchen von Nutzen sind.

=== Eintrag entfernen ===
Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Einträge entfernen}} bzw. {{Taste|Entf}} lassen sich markierte bzw. selektierte Einträge aus der Protokollliste entfernen.

''Hinweis: Das Löschen eines Protokolleintrags führt nicht zum Löschen des physisch hinterlegten Dokuments.''

=== Zugriff auf die hinterlegte Datei ===
* '''Datei öffnen:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Öffnen}} bzw. {{Taste|Enter}} oder Doppelklick wird die ausgewählte Datei mit dem Standard-Anzeigeprogramm geöffnet.
* '''Speichern unter:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Speichern unter...}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} können die selektierten Dateien auf beliebigen Datenträgern exportiert werden.
* '''Im Explorer anzeigen:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Im Explorer anzeigen...}} werden die ausgewählten Dateien direkt im Windows-Explorer markiert und bereitgestellt (solange der Hinweisdialog aktiv ist).

== Schlagwortregeln ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Schlagwortregeln.png|thumb]]
Über Schlagworte lässt sich die Dokumentensuche flexibel individualisieren. Schlagwortdefinitionen lassen sich über übersichtliche Regeln selbst festlegen. Über die Schaltfläche {{Taste|Regeln erneut anwenden}} können alle bisherigen Schlagworte jederzeit anhand des aktuellen Regelwerks neu berechnet werden.

In der [[#Dokumente|Dokumenten-Ansicht]] kann anschließend gezielt nach Dokumenten gesucht werden, welche bestimmte Schlagwörter erfüllen (z. B. nach Kostenstellen, Lieferanten oder Belegarten).

Eine Schlagwortregel besteht aus der '''Regeldefinition''' und der '''Bedingungsdefinition'''.

=== Regeldefinition ===
Die Regeldefinition legt fest, auf welche Dokumente die Regel zutrifft und wie die Schlagworte vergeben werden:

:'''Festlegende Regeln:''' Sofern eine solche Regel zutrifft, werden die Schlagworte für das Dokument ausschließlich über diese Regel bestimmt; nachfolgende Regeln werden ignoriert. Die Reihenfolge der Regeln ist hierbei entscheidend.
:'''Hinzufügende Regeln:''' Im Gegensatz zu festlegenden Regeln können hier mehrere Regeln nacheinander auf dasselbe Dokument zutreffen, sodass sich Schlagworte nach unterschiedlichen Kriterien kumulativ aneinanderreihen.

=== Bedingungsdefinition ===
Die Bedingungsdefinition besteht aus einer Liste von Bedingungen, die gleichzeitig erfüllt sein müssen (UND-Verknüpfung), damit die Regel angewendet wird.

* Eine Bedingung wird durch Ausfüllen der Eingabefelder und Betätigen von {{Taste|>>}} hinzugefügt.
* Durch Selektion einer Bedingung in der Liste und Klick auf {{Taste|<<}} wird diese wieder entfernt.
* In Suchtexten können die Platzhalter <code>?</code> (für genau ein Zeichen) und <code>*</code> (für beliebig viele Zeichen) verwendet werden.

=== Schlagwort-Standards (Fortgeschritten) ===
Über die Konfigurationsdateien <code>...\FIBU\Standard-Schlagworte.csv</code> (kanzleiweit) bzw. <code>...\FIBU\<MANDANT>\Standard-Schlagworte.csv</code> (mandantenspezifisch) können Schlagwortstandards auch automatisiert über CSV-Dateien gepflegt werden.

Aufbau der CSV-Datei:
<Dokumenttyp>:
"Alle",
"Auswertungen",
"Belege" oder
"Nachrichten"
<Regeltyp>:
"festlegen" oder
"hinzufuegen"
<Schlagworte>:
Jeweils beginnend mit "#" (z. B. #Eingangsrechnung #Kaffeemeister)
<Wertung>:
"positiv", wenn "enthält" oder "beginnt";
"negativ", wenn "enthält nicht" oder "beginnt nicht"
<Suchebene>:
"Inhalt" für Dateiinhalt (OCR-Volltext) oder
"Name" für Dateiname
<Suchart>:
"beginnend" bei bspw. "Name beginnt mit...",
"enthält" bei bspw. "Dateiinhalt enthält ..." oder
"endend" bei bspw. "Dateiname endet mit ..."
<Suchtext>:
Text, nach dem gesucht werden soll

Eine Regel mit einer Bedingung:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung>;<Suchebene>;<Suchart>;<Suchtext>

Eine Regel mit mehreren Bedingungen:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
;;;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>

Mehrere Regeln:
<Dokumenttyp 1>;<Regeltyp 1>;<Schlagworte 1>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
<Dokumenttyp 2>;<Regeltyp 2>;<Schlagworte 2>;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>

== Sonstiges ==
=== Aktionstaste {{Taste|F9}} ===
Durch Betätigen von {{Taste|F9}} wird das Aktionsmenü mit den wichtigsten Funktionen der Maske aufgerufen. Alle Aktionen können direkt über die Tastatur (Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}}, {{Taste|↓}} und {{Taste|Enter}}) angesteuert werden.

=== Suchen ===
Die Schaltfläche {{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} aktiviert den '''Such-Modus'''. Die Eingabefelder werden zur Eingabe von Suchkriterien vorbereitet und bläulich hinterlegt.

In sämtliche bläulich hinterlegten Suchfelder können Kriterien mit folgenden Platzhaltern eingegeben werden:
:<code>*</code> Platzhalter für kein oder beliebig viele Zeichen.
:<code>?</code> Platzhalter für genau ein Zeichen.
:''Beispiel 1'': <code>ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die mit <code>ABC</code> beginnen.
:''Beispiel 2'': <code>*ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die <code>ABC</code> enthalten.
:''Beispiel 3'': <code>A?C</code> – Sucht nach Begriffen mit <code>A</code> am Anfang, einem beliebigen Zeichen und danach <code>C</code>.
:''Beispiel 4'': <code>*A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die an beliebiger Stelle ein <code>A</code>, genau ein Zeichen und ein <code>C</code> enthalten.

Mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|Suche}} wird der Suchlauf ausgeführt. Eine leere Suche listet alle Dokumente der Sammlung auf.

==== Dokumenteninhalte durchsuchen (Volltext- & OCR-Suche) ====
Das Feld Inhaltssuche ist im Suchmodus aktiv und ermöglicht eine formatübergreifende Suche direkt im Volltext der Dokumente (auch in gescannten und per OCR erfassten Belegen).

Zusätzlich kann eine Suchangabe bei der Inhaltssuche als [https://de.wikipedia.org/wiki/Regul%C3%A4rer_Ausdruck Regulärer Ausdruck (RegEx)] formuliert werden. Dazu muss der Ausdruck mit einem Schrägstrich <code>/</code> beginnen und enden:
:''Beispiel'': <code>/(Rechnung|Gutschrift)/</code> sucht nach allen Dokumenten, die entweder das Wort <q>Rechnung</q> oder <q>Gutschrift</q> im Text enthalten.

=== Vorschau ===
[[Datei:PORTAL.PORTAL.Belegeverwaltung.Vorschau.png|thumb]]
Über die Schaltflächen {{Taste|Vorschau einschalten >}} bzw. {{Taste|Vorschau ausschalten >}} wird das frei platzierbare Vorschaufenster aktiviert bzw. deaktiviert.
* Das Vorschaufenster zeigt synchron das aktuell in der Liste markierte Dokument an.
* Die Position des Fensters bleibt über Sitzungen hinweg gespeichert (ideal für Mehrbildschirm-Arbeitsplätze).
* Bei PDF-Dateien können Textpassagen direkt im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Bei Bilddateien maximiert das Gedrückthalten der linken Maustaste den Zoomfaktor.

== Siehe auch ==
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Nachrichtensystem]]
* [[Auswertungsversand]]
* [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)]

FIBU Buchungen bearbeiten

2026-08-18T12:34:54Z

Andi: /* Die Buchungsmaske */

[[Kategorie:FIBU]]
Die Funktion '''FIBU Buchungen bearbeiten''' ist das zentrale Herzstück der Finanzbuchhaltung in rodat FIBU. Hier erfolgen die Erfassung, Prüfung, Korrektur und Festschreibung aller laufenden Geschäftsvorfälle in Form von Buchungsstapeln (sogenannten '''Vorläufen''') sowie die digitale Belegverbuchung.

Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} oder aus der Startseite über die Modulauswahl.

; Video-Tutorial
Eine ausführliche Videoserie zur digitalen Beleg- und Stapelverbuchung finden Sie auf YouTube: [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot '''Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und effizient verbuchen (YouTube-Playlist)''']

== Grundprinzip der Vorlaufverwaltung ==
[[Datei:FIBU.Buchungen bearbeiten.Vorläufe.png|thumb]]
In rodat FIBU werden Buchungen nicht einzeln direkt im Hauptbuch festgeschrieben, sondern zunächst im Dialog in Buchungsvorläufen erfasst. Dies ermöglicht jederzeit Zwischenkontrollen, Simulationen und Korrekturen. Die endgültige Festschreibung erfolgt erst mit der [[#Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung|Journalschreibung]].

=== Vorläufe vs. Buchungspakete ===
* '''Buchungsvorläufe (mit Datumsangabe):''' Reguläre Erfassungsstapel für das aktuelle Geschäftsjahr (Abrechnungsnummern <code>0001</code> bis <code>0069</code> sowie <code>1001</code> bis <code>1069</code>). Sie sind zeitlich über <q>Datum von</q> und <q>Datum bis</q> abgegrenzt und können verarbeitet/journalisiert werden.
* '''Buchungspakete (jahresunabhängig):''' Gekennzeichnet durch fehlende Datumsangaben und <code>----</code> in der Statusspalte. Buchungspakete dienen als Vorlagen- oder Sammelbecken für wiederkehrende Buchungen (z. B. monatliche Miet- oder Leasingbuchungen). Sie stehen in allen Wirtschaftsjahren zur Verfügung und können nicht direkt journalisiert, sondern in aktive Vorläufe kopiert werden.

=== Die Statusspalte EPJV (Verarbeitungskennzeichen) ===
Anhand der Spalte '''EPJV''' ist der aktuelle Verarbeitungsstatus jedes Vorlaufs sofort erkennbar:
; <code>E</code> (Exportiert) : Der Vorlauf wurde im DATEV- oder CSV-Format ausgegeben.
; <code>P</code> (Primanota) : Die Primanota wurde gedruckt (Vorlauf gilt als verarbeitet).
; <code>J</code> (Journal) : Das Journal wurde erstellt und die Buchungen wurden endgültig in die FIBU festgeschrieben.
; <code>V</code> (Geprüft) : Der Vorlauf wurde fehlerfrei auf Plausibilität und OPOS-Stimmigkeit geprüft.

''Hinweis: Sind die Kennzeichen E, P und J leer (kein Häkchen gesetzt), ist der Vorlauf unverarbeitet und kann frei bearbeitet oder ergänzt werden.''

=== Datumsregeln und Abrechnungszeitraum ===
* '''Datum von / Datum bis:''' Beide Daten müssen innerhalb des gewählten Geschäftsjahres und im selben Kalenderjahr liegen (<q>Datum bis</q> ≥ <q>Datum von</q>).
* '''Bedeutung von <q>Datum bis</q>:''' Das Feld <q>Datum bis</q> definiert den maßgeblichen '''Abrechnungszeitraum'''. Alle Auswertungen (insbesondere die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung / UStVA und BWA) ordnen die Buchungen diesem Zeitraum zu, selbst wenn das individuelle Belegdatum abweicht.

=== Korrekturarbeiten (Alternative zur Einzelerfassung) ===
Über die Option {{Taste|Korrekturarbeiten}} schaltet die Vorlaufverwaltung in einen globalen Such- und Änderungsmodus um:
* Alle Buchungen des aktuellen Geschäftsjahres werden vorlaufübergreifend in einer Gesamttabelle angezeigt.
* Sofern der zugehörige Vorlauf noch unverarbeitet ist, können Buchungen direkt korrigiert oder gelöscht werden.
* Beim Anwählen einer Buchung erfolgt die Vorlauf-Umschaltung automatisch im Hintergrund.
* Über {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}} können auch im Korrekturmodus direkt neue Buchungen erfasst werden; {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} kehrt zur Suche zurück.

== Die Buchungsmaske ==
[[Datei:FIBU.Buchungen bearbeiten.Maske.png|thumb]]
Durch Auswahl eines Vorlaufs und Klick auf {{Taste|OK}} (oder Doppelklick) öffnet sich die Buchungsmaske.

=== Eingabefelder und Bedeutung ===
; Nr : Fortlaufende Nummer des Buchungssatzes innerhalb des aktuellen Vorlaufs.
; WKZ : Währungskennzeichen (Standard: EUR; bei Fremdwährungen mit Umrechnungskurs).
; Umsatz : Buchungsbetrag mit nachgestelltem Vorzeichen (<code>+</code>/<code>S</code> für Soll, <code>-</code>/<code>H</code> für Haben). Tausendertrennpunkte und Kommas müssen nicht manuell eingegeben werden.
; BUGegenkonto : Kombiniertes Feld für Berichtigungs- und Steuerschlüssel (Stellen 1–2) sowie Gegenkontonummer (ab Stelle 3).
; Belegfeld 1 : Rechnungs- bzw. Belegnummer. Dient bei Personenkonten als primärer Schlüssel für den automatischen [[#OPOS-Abgleich und Zahlungsverkehr|OPOS-Abgleich]].
; Belegfeld 2 : Fälligkeitsdatum für die Offene-Posten-Verwaltung (Format: <code>TTMMJJ</code>).
; Datum : Belegdatum (Format: <code>TTMM</code>). Wird kein Monat angegeben, übernimmt das System den Monat aus <q>Datum bis</q>.
; Konto : Sach- oder Personenkonto der Buchung.
; Kost 1 / Kost 2 / Kostmenge : Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnung für das Modul rodat-KOST.
; Skonto : Skontobetrag bei Zahlungsvorgängen (ohne Vorzeichen).
; Buchungstext : Erläuterungstext (max. 30 Stellen).
:* '''OPOS-Mehrfachausgleich:''' Durch Angabe mehrerer Belegnummern, jeweils umschlossen von Kommas (z. B. <code>,1024,1025,1026,</code>), können mehrere Rechnungen in einer Buchungszeile ausgeglichen werden.
:* '''Textbausteine / Standards:''' Mit der Taste {{Taste|Ende}} können vordefinierte Textstandards aufgerufen werden.
:* '''Dynamische OCR-Textbausteine:''' Über die Syntax <code>&{...}</code> (z. B. <code>&{Bohnenlieferung Januar 2022}</code>) lernt der Dokumentenleser variable Textpassagen direkt aus dem Beleginhalt.

=== Belegnummern-Automatik ===
Über das Auswahlmenü neben dem Belegfeld kann die Nummernvergabe gesteuert werden:
* '''Keine automatische Belegnummer:''' Manuelle Eingabe erforderlich.
* '''Automatische globale Belegnummer:''' Fortlaufende Nummerierung über alle Vorläufe hinweg (aus den OPOS-Programmdaten).
* '''Automatisches Belegnummerhochzählen:''' Zählt ab der zuletzt erfassten numerischen Belegnummer innerhalb des aktuellen Vorlaufs automatisch um 1 hoch.

=== Steuerschlüssel und Berichtigungsschlüssel ===
rodat FIBU unterscheidet zwischen Standard-Steuerschlüsseln, EG-Schlüsseln, §13b-Leistungen und Berichtigungsschlüsseln (Generalumkehr):

==== Standard-Umsatz- und Vorsteuerschlüssel ====
{| class="wikitable"
! Schlüssel !! Steuersatz / Bedeutung
|-
| <code>1</code> || Umsatzsteuerfrei mit Vorsteuerabzug
|-
| <code>2</code> || Umsatzsteuer 7%
|-
| <code>3</code> || Umsatzsteuer 19%
|-
| <code>5</code> || Umsatzsteuer 16% (Sondersteuersatz)
|-
| <code>7</code> || Vorsteuer 16%
|-
| <code>8</code> || Vorsteuer 7%
|-
| <code>9</code> || Vorsteuer 19%
|}

==== EG- und §13b-Steuerschlüssel ====
* <code>10</code>: Im anderen EU-Land steuerpflichtige Leistung (Steuersatz im Feld <code>%</code> anzugeben).
* <code>11</code>: Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (Ausweis in der Zusammenfassenden Meldung / ZM; USt-IdNr. im Feld <code>IdNr.</code> erfassen).
* <code>12</code> / <code>13</code>: Steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung (7% bzw. 19% USt).
* <code>17</code> / <code>18</code> / <code>19</code>: Steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb (16%, 7% bzw. 19% Vorsteuer / USt).
* <code>46</code> / <code>47</code>: Erlöse nach §13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers; Kennzahl 60 bzw. 21 der UStVA).
* <code>91</code> / <code>94</code>: Erhaltene Leistungen nach §13b UStG mit Vorsteuerabzug (7% bzw. 19%).
* <code>92</code> / <code>95</code>: Erhaltene Leistungen nach §13b UStG ohne Vorsteuerabzug.
* <code>93</code>: Reduzierte Vorsteuer (50% Vorsteuerabzug bei gemischter Nutzung).

==== Berichtigungsschlüssel (Generalumkehr / Storno) ====
* <code>2</code>: Generalumkehr (Stornobuchung mit negativem Vorzeichen zur Vermeidung von Umsatzaufblähungen).
* <code>4</code>: Aufhebung der automatischen Steuerrechnung für Automatikkonten.
* <code>6</code>: Generalumkehr für EG-Schlüssel (Schlüssel 60–69 korrigieren 10–19).
* <code>9</code>: Aufzuteilende Vorsteuer (Buchung auf Sammelkonto für spätere Vorsteueraufteilung).
* <code>31–35</code>: Generalumkehr für §13b-Buchungen.
* <code>86</code>: Generalumkehr für Steuerschlüssel 46 und 47.

=== Tastatursteuerung und Shortcuts ===
Die Buchungsmaske ist für eine vollständige Bedienung ohne Maus optimiert:

{| class="wikitable"
! Taste / Shortcut !! Funktion
|-
| {{Taste|Tab}} / {{Taste|Pfeil runter}} || Nächstes Eingabefeld anspringen
|-
| {{Taste|⇑|halten}}+{{Taste|Tab}} / {{Taste|Pfeil auf}} || Vorheriges Eingabefeld anspringen
|-
| {{Taste|Enter}} || Feld bestätigen / Im Buchungstext: Buchungssatz speichern
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|Enter}} || Wert aus der vorherigen Buchungszeile in das aktuelle Feld kopieren
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}} || Neue Buchungszeile beginnen (Status "weiß")
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} || Suchmodus aktivieren (Status "blau")
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} || Speichern / OK
|-
| {{Taste|F5}} || Kontenstammdaten aufrufen (Suchen, Einsehen, Neuanlage)
|-
| {{Taste|F9}} || Aktionsmenü für Sammel- und Vorlauffunktionen
|-
| {{Taste|Bild auf}} || Fokus in die Buchungs- oder Kontenliste über der Maske setzen
|-
| {{Taste|Pos1}} / {{Taste|Ende}} || Ersten / letzten Buchungssatz im Listenfenster anspringen
|-
| {{Taste|D}} || [[#Verbuchung mit digitaler Belegverwaltung|Digitale Belege buchen]] (Mappen-Auswahl)
|-
| {{Taste|B}} || Hinterlegten digitalen Beleg zur aktuellen Buchung anzeigen
|-
| {{Taste|S}} (im Umsatz/Gegenkonto) || [[#Splitbuchungen|Splitbuchung starten oder abbrechen]]
|}

==== Schnelleingabe über den Ziffernblock ====
* {{Taste|,}} (Kommataste): Ergänzt automatisch zwei Nullen (<code>,00</code>).
* {{Taste|+}}: Negativer Umsatz (Haben) bzw. Speichern außerhalb des Umsatzfeldes.
* {{Taste|-}}: Einen Schritt zurück.
* {{Taste|*}}: Direktsprung ins Datumsfeld (oder Abstimmsumme bei Umsatz = 0).
* {{Taste|/}}: Direktsprung ins Skontofeld (oder Gruppensumme bei Umsatz = 0).

== Spezielle Buchungsfunktionen ==

=== Die Kontenansicht (Live-Kontoblatt) ===
Über den Reiter {{Taste|Kontenansicht}} über der Buchungsmaske wird das Kontoblatt des gerade angesprochenen Kontos oder Gegenkontos synchron eingeblendet:
* Alle bisherigen Buchungen, Salden und Jahresverkehrszahlen (JVZ) sind sofort sichtbar.
* Mit den Pfeiltasten {{Taste|←}} und {{Taste|→}} kann durch bebuchte Konten geblättert werden.
* Über {{Taste|Umschalten}} wechselt die Ansicht zwischen Konto und Gegenkonto.

=== Splitbuchungen (Aufteilungsbuchungen) ===
Mit Splitbuchungen wird ein Gesamtbetrag (z. B. eine Sammelrechnung oder Kassenbeleg) auf mehrere Gegenkonten oder Steuersätze aufgeteilt:
1. Im Feld Umsatz oder Gegenkonto die Taste {{Taste|S}} eingeben oder das Kontrollkästchen {{Taste|Splitbuchung}} aktivieren.
2. Den zu splittenden Gesamtwert eingeben und wählen, ob die Teilbeträge als '''Netto-''' oder '''Bruttobeträge''' erfasst werden.
3. Die einzelnen Teilbuchungen nacheinander erfassen. Das System führt den verbleibenden Restbetrag automatisch mit.
4. Nach vollständigem Aufbrauchen des Restbetrags schließt sich die Splitbuchung automatisch ab.
5. In der Buchungsliste werden die Folgezeilen einer Splitbuchung zur besseren Übersicht farblich (blau) hervorgehoben.

=== Verbuchung mit digitaler Belegverwaltung (Mappen & Dokumentenleser) ===
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.png|thumb]]
In Verbindung mit der [[Belegeverwaltung]] bietet rodat FIBU einen hochgradig automatisierten Workflow für digitale Belege:
* '''Start:''' Aus der Buchungsmaske Taste {{Taste|D}} oder Schaltfläche {{Taste|Belege buchen (D)}} drücken und gewünschte Mappe auswählen (z. B. <code>01-Jan</code>).
* '''Mappen-Dashboard:''' Zeigt Mappennummer, Belegzähler (z. B. <q>1 von 4</q>) und den aktuellen Lernstatus des Dokumentenlesers.
* '''Freies Vorschaufenster:''' Der Beleg wird synchron angezeigt (ideal auf einem zweiten Monitor).
* '''Lernender Dokumentenleser:''' Bei neuen Belegen erfasst der Buchhalter die Daten manuell. Der Dokumentenleser lernt Layout und Sachverhalte im Hintergrund.
* '''Büroklammer-Symbol:''' Verknüpft gebuchte Datensätze unveränderbar mit dem Originalbeleg.
* '''Automatischer Buchungsvorschlag ("Durch-Enter-n"):''' Bei bekannten Belegen in Folgemonaten füllt das System Betrag, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Konto und Text automatisch vor – der Buchhalter bestätigt lediglich per {{Taste|Enter}} / {{Taste|OK}}.
* '''Erkennungsmerkmale bei Gutschriften:''' Bei abweichenden Sachverhalten (z. B. Vorzeichenwechsel) kann über ein primäres (blau) und sekundäres (grün) Textmerkmal (z. B. <code>Rechnungskorrektur</code>) ein neuer Untersachverhalt trainiert werden.

== OPOS-Abgleich und Zahlungsverkehr ==
Bei Buchungen auf Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) gegen Geldkonten erkennt das Programm automatisch einen Zahlungsvorgang und prüft die Offenen Posten:

=== Automatische Erkennung und Ausgleichsfälle ===
* '''Vollständiger Ausgleich:''' Stimmen Personenkonto, Belegnummer und Zahlungsbetrag überein, wird der Offene Posten automatisch ausgeglichen.
* '''Teilzahlung:''' Ist der Zahlungsbetrag kleiner als der offene Posten, wird der Restbetrag als offener Restposten fortgeführt.
* '''Ausgleich durch Skonto:''' Liegt die Zahlung innerhalb der Skontofrist, schlägt das System den Skontoabzug vor und bucht den errechneten Skontobetrag automatisch auf das hinterlegte Skontokonto.
* '''Kleindifferenzen:''' Geringfügige Rundungs- oder Zahlungsdifferenzen können direkt als Kleindifferenz ausgebucht werden.
* '''Überzahlung:''' Ein übersteigender Zahlungsbetrag kann auf die nächste Buchungszeile übertragen oder als Überzahlung auf dem Personenkonto / Sammelbeleg (<code>999999</code>) geparkt werden.
* '''Sammelbeleg (999999):''' Fehlt eine konkrete Belegnummer, kann der Posten auf die mandantenspezifische Sammelbelegnummer gebucht werden.

=== Die OPOS-Abgleichmaske ===
Über die integrierte Abgleichmaske können Zahlungen komplex auf mehrere Rechnungen verteilt, Teilbeträge manuell angepasst oder Skontobeträge individuell festgelegt werden. Über die Eingabe von <code>*</code> im Belegfeld kann gezielt nach allen offenen Posten des Kontos gesucht werden.

== Vorlauf-Aktionen und Monatsabschluss ==
Sobald ein Buchungsvorlauf vollständig erfasst ist, stehen in der Auswahlmaske folgende Folgeaktionen bereit:

=== 1. Vorlauf prüfen ===
Führt eine umfassende Konsistenz- und Plausibilitätsprüfung des Vorlaufs durch (setzt Kennzeichen <code>V</code>). Eine Prüfung ist zwingend erforderlich, wenn:
* Buchungen extern importiert (DATEV/CSV/ASCII) oder aus anderen Vorläufen kopiert wurden,
* ausgeglichene OPOS gelöscht wurden,
* das Vorlaufdatum oder der Beginn des Wirtschaftsjahres nachträglich geändert wurde.

=== 2. Primanota drucken ===
Gibt die detaillierte Buchungsliste des Vorlaufs aus (setzt Kennzeichen <code>P</code>). Nach dem Primanotadruck gilt der Vorlauf als vorläufig verarbeitet. Das Kennzeichen kann bei Bedarf manuell entfernt werden, um weitere Korrekturen vorzunehmen.

=== 3. Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung ===
Die Journalschreibung ist der abschließende Schritt der Buchungsverarbeitung (setzt Kennzeichen <code>J</code>):
* Alle Buchungen fließen endgültig in die Hauptbuchkonten ein und werden revisionssicher festgeschrieben.
* Das interne FIBU-Datum <q>gebucht bis</q> wird aktualisiert.
* Bei EG-Buchungen wird automatisch eine EG-Zusammenfassung ausgegeben.
* ''Wichtig: Vor der Journalschreibung sollte stets eine Datensicherung erstellt werden, da die Festschreibung nicht rückgängig gemacht werden kann.''

=== 4. Export von Vorläufen ===
Über die Funktionstaste {{Taste|F9}} können ausgewählte Vorläufe im '''DATEV-Format''' (EXTF-Buchungsstapel) oder als '''CSV-Datei''' exportiert werden (setzt Kennzeichen <code>E</code>), beispielsweise zur Übergabe an die Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung.

=== 5. Vorlauf löschen ===
Ein Vorlauf kann gelöscht werden, wenn er entweder noch komplett unverarbeitet ist oder bereits vollständig journalisiert/exportiert wurde.
* Das Löschen eines verarbeiteten Vorlaufs entfernt lediglich die Erfassungsdaten aus dem Vorlaufstapel und gibt die Abrechnungsnummer frei; die bereits festgeschriebenen Buchungen verbleiben vollständig in der FIBU.

== Weitere Funktionen des Menüs Buchungen ==

=== Buchungen kopieren ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|kopieren...}}.
* Ermöglicht das Duplizieren von Buchungssätzen aus einem Quellvorlauf (oder Buchungspaket) in einen noch unverarbeiteten Zielvorlauf.
* Ideal für periodisch wiederkehrende Buchungen oder zur Übernahme von Vorjahresbuchungen.

=== Buchungen suchen (Vorlauf- und jahresübergreifend) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|suchen...}}.
* Ermöglicht das Durchsuchen aller Buchungen des aktuellen Geschäftsjahres nach beliebigen Kriterien (Konto, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Text).
* Über die Funktionstaste {{Taste|F6}} kann die Suche auf '''alle Geschäftsjahre''' des Mandanten ausgeweitet werden.
* Über das Feld <q>Suchtoleranz</q> kann nach Beträgen innerhalb einer frei wählbaren Bandbreite (z. B. +/- 1,00 EUR) gesucht werden.

=== Gesellschafter (Kapitalkonten bei Personengesellschaften) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|Gesellschafter...}}.
* Steht bei Mandanten mit der Rechtsform einer Personengesellschaft (z. B. GmbH & Co. KG, OHG, GbR) zur Verfügung.
* Ermöglicht unter den Reitern {{Taste|zuordnen}} und {{Taste|umbuchen}} die exakte Zuweisung von Buchungen auf Kapitalkonten (Endnummer 0) zu den einzelnen Gesellschaftern.

=== Vorjahressalden (EB-Werte übernehmen) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|Vorjahressalden...}}.
* Bucht die Schlussbilanzsalden des Vorjahres automatisch als Eröffnungsbilanzwerte (EB-Werte) in das neue Geschäftsjahr ein.
* '''Sachkontenübernahme:''' Bucht die Bestandskonten gegen das Eröffnungsbilanzkonto <code>9000</code>.
* '''Personenkontenübernahme:''' Bucht Debitoren- und Kreditorensalden gegen die Vortragskonten <code>9008</code> / <code>9009</code> und die Sammelkonten (z. B. 1400/1600 bei SKR03 bzw. 1200/3300 bei SKR04).
* Bei nachträglichen Änderungen im Vorjahr können die Salden erneut übernommen werden; abweichende Differenzen werden per Generalumkehr automatisch korrigiert.

=== KOST-Buchungen (Kostenrechnung) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|KOST-Buchungen...}}.
* Ermöglicht die nachträgliche Bearbeitung, Ergänzung oder Sperrung von Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnungen (KOST 1 und KOST 2) für die Kostenrechnung, ohne die Finanzbuchhaltung zu verändern.

=== Schnittstellen und Importprogramme ===
* '''Import Belegdateien:''' Vollautomatische Zuordnung von PDF-/Bild-Belegdateien aus einem Quellordner anhand der Belegnummer zu den Buchungszeilen eines Vorlaufs.
* '''Import CSV-Format & Import DATEV-Format:''' Moderne Importschnittstellen mit integrierter '''Import-Simulation''', Fehlerprotokollierung und automatischer Format-Erkennung.
* '''Alte Importprogramme:''' Unterstützung historischer ASCII-Einleseschablonen (<code>.DEF</code>) sowie des DATEV-Postversandformats.

== Siehe auch ==
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Dokumenten-Management]]
* [[Portalanpassung und -steuerung]]
* [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)]

FIBU Buchungen bearbeiten

2026-08-18T12:34:35Z

Andi: /* Grundprinzip der Vorlaufverwaltung */

[[Kategorie:FIBU]]
Die Funktion '''FIBU Buchungen bearbeiten''' ist das zentrale Herzstück der Finanzbuchhaltung in rodat FIBU. Hier erfolgen die Erfassung, Prüfung, Korrektur und Festschreibung aller laufenden Geschäftsvorfälle in Form von Buchungsstapeln (sogenannten '''Vorläufen''') sowie die digitale Belegverbuchung.

Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} oder aus der Startseite über die Modulauswahl.

; Video-Tutorial
Eine ausführliche Videoserie zur digitalen Beleg- und Stapelverbuchung finden Sie auf YouTube: [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot '''Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und effizient verbuchen (YouTube-Playlist)''']

== Grundprinzip der Vorlaufverwaltung ==
[[Datei:FIBU.Buchungen bearbeiten.Vorläufe.png|thumb]]
In rodat FIBU werden Buchungen nicht einzeln direkt im Hauptbuch festgeschrieben, sondern zunächst im Dialog in Buchungsvorläufen erfasst. Dies ermöglicht jederzeit Zwischenkontrollen, Simulationen und Korrekturen. Die endgültige Festschreibung erfolgt erst mit der [[#Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung|Journalschreibung]].

=== Vorläufe vs. Buchungspakete ===
* '''Buchungsvorläufe (mit Datumsangabe):''' Reguläre Erfassungsstapel für das aktuelle Geschäftsjahr (Abrechnungsnummern <code>0001</code> bis <code>0069</code> sowie <code>1001</code> bis <code>1069</code>). Sie sind zeitlich über <q>Datum von</q> und <q>Datum bis</q> abgegrenzt und können verarbeitet/journalisiert werden.
* '''Buchungspakete (jahresunabhängig):''' Gekennzeichnet durch fehlende Datumsangaben und <code>----</code> in der Statusspalte. Buchungspakete dienen als Vorlagen- oder Sammelbecken für wiederkehrende Buchungen (z. B. monatliche Miet- oder Leasingbuchungen). Sie stehen in allen Wirtschaftsjahren zur Verfügung und können nicht direkt journalisiert, sondern in aktive Vorläufe kopiert werden.

=== Die Statusspalte EPJV (Verarbeitungskennzeichen) ===
Anhand der Spalte '''EPJV''' ist der aktuelle Verarbeitungsstatus jedes Vorlaufs sofort erkennbar:
; <code>E</code> (Exportiert) : Der Vorlauf wurde im DATEV- oder CSV-Format ausgegeben.
; <code>P</code> (Primanota) : Die Primanota wurde gedruckt (Vorlauf gilt als verarbeitet).
; <code>J</code> (Journal) : Das Journal wurde erstellt und die Buchungen wurden endgültig in die FIBU festgeschrieben.
; <code>V</code> (Geprüft) : Der Vorlauf wurde fehlerfrei auf Plausibilität und OPOS-Stimmigkeit geprüft.

''Hinweis: Sind die Kennzeichen E, P und J leer (kein Häkchen gesetzt), ist der Vorlauf unverarbeitet und kann frei bearbeitet oder ergänzt werden.''

=== Datumsregeln und Abrechnungszeitraum ===
* '''Datum von / Datum bis:''' Beide Daten müssen innerhalb des gewählten Geschäftsjahres und im selben Kalenderjahr liegen (<q>Datum bis</q> ≥ <q>Datum von</q>).
* '''Bedeutung von <q>Datum bis</q>:''' Das Feld <q>Datum bis</q> definiert den maßgeblichen '''Abrechnungszeitraum'''. Alle Auswertungen (insbesondere die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung / UStVA und BWA) ordnen die Buchungen diesem Zeitraum zu, selbst wenn das individuelle Belegdatum abweicht.

=== Korrekturarbeiten (Alternative zur Einzelerfassung) ===
Über die Option {{Taste|Korrekturarbeiten}} schaltet die Vorlaufverwaltung in einen globalen Such- und Änderungsmodus um:
* Alle Buchungen des aktuellen Geschäftsjahres werden vorlaufübergreifend in einer Gesamttabelle angezeigt.
* Sofern der zugehörige Vorlauf noch unverarbeitet ist, können Buchungen direkt korrigiert oder gelöscht werden.
* Beim Anwählen einer Buchung erfolgt die Vorlauf-Umschaltung automatisch im Hintergrund.
* Über {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}} können auch im Korrekturmodus direkt neue Buchungen erfasst werden; {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} kehrt zur Suche zurück.

== Die Buchungsmaske ==
[[Datei:FIBU.Buchungen.Maske.png|thumb]]
Durch Auswahl eines Vorlaufs und Klick auf {{Taste|OK}} (oder Doppelklick) öffnet sich die Buchungsmaske.

=== Eingabefelder und Bedeutung ===
; Nr : Fortlaufende Nummer des Buchungssatzes innerhalb des aktuellen Vorlaufs.
; WKZ : Währungskennzeichen (Standard: EUR; bei Fremdwährungen mit Umrechnungskurs).
; Umsatz : Buchungsbetrag mit nachgestelltem Vorzeichen (<code>+</code>/<code>S</code> für Soll, <code>-</code>/<code>H</code> für Haben). Tausendertrennpunkte und Kommas müssen nicht manuell eingegeben werden.
; BUGegenkonto : Kombiniertes Feld für Berichtigungs- und Steuerschlüssel (Stellen 1–2) sowie Gegenkontonummer (ab Stelle 3).
; Belegfeld 1 : Rechnungs- bzw. Belegnummer. Dient bei Personenkonten als primärer Schlüssel für den automatischen [[#OPOS-Abgleich und Zahlungsverkehr|OPOS-Abgleich]].
; Belegfeld 2 : Fälligkeitsdatum für die Offene-Posten-Verwaltung (Format: <code>TTMMJJ</code>).
; Datum : Belegdatum (Format: <code>TTMM</code>). Wird kein Monat angegeben, übernimmt das System den Monat aus <q>Datum bis</q>.
; Konto : Sach- oder Personenkonto der Buchung.
; Kost 1 / Kost 2 / Kostmenge : Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnung für das Modul rodat-KOST.
; Skonto : Skontobetrag bei Zahlungsvorgängen (ohne Vorzeichen).
; Buchungstext : Erläuterungstext (max. 30 Stellen).
:* '''OPOS-Mehrfachausgleich:''' Durch Angabe mehrerer Belegnummern, jeweils umschlossen von Kommas (z. B. <code>,1024,1025,1026,</code>), können mehrere Rechnungen in einer Buchungszeile ausgeglichen werden.
:* '''Textbausteine / Standards:''' Mit der Taste {{Taste|Ende}} können vordefinierte Textstandards aufgerufen werden.
:* '''Dynamische OCR-Textbausteine:''' Über die Syntax <code>&{...}</code> (z. B. <code>&{Bohnenlieferung Januar 2022}</code>) lernt der Dokumentenleser variable Textpassagen direkt aus dem Beleginhalt.

=== Belegnummern-Automatik ===
Über das Auswahlmenü neben dem Belegfeld kann die Nummernvergabe gesteuert werden:
* '''Keine automatische Belegnummer:''' Manuelle Eingabe erforderlich.
* '''Automatische globale Belegnummer:''' Fortlaufende Nummerierung über alle Vorläufe hinweg (aus den OPOS-Programmdaten).
* '''Automatisches Belegnummerhochzählen:''' Zählt ab der zuletzt erfassten numerischen Belegnummer innerhalb des aktuellen Vorlaufs automatisch um 1 hoch.

=== Steuerschlüssel und Berichtigungsschlüssel ===
rodat FIBU unterscheidet zwischen Standard-Steuerschlüsseln, EG-Schlüsseln, §13b-Leistungen und Berichtigungsschlüsseln (Generalumkehr):

==== Standard-Umsatz- und Vorsteuerschlüssel ====
{| class="wikitable"
! Schlüssel !! Steuersatz / Bedeutung
|-
| <code>1</code> || Umsatzsteuerfrei mit Vorsteuerabzug
|-
| <code>2</code> || Umsatzsteuer 7%
|-
| <code>3</code> || Umsatzsteuer 19%
|-
| <code>5</code> || Umsatzsteuer 16% (Sondersteuersatz)
|-
| <code>7</code> || Vorsteuer 16%
|-
| <code>8</code> || Vorsteuer 7%
|-
| <code>9</code> || Vorsteuer 19%
|}

==== EG- und §13b-Steuerschlüssel ====
* <code>10</code>: Im anderen EU-Land steuerpflichtige Leistung (Steuersatz im Feld <code>%</code> anzugeben).
* <code>11</code>: Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (Ausweis in der Zusammenfassenden Meldung / ZM; USt-IdNr. im Feld <code>IdNr.</code> erfassen).
* <code>12</code> / <code>13</code>: Steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung (7% bzw. 19% USt).
* <code>17</code> / <code>18</code> / <code>19</code>: Steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb (16%, 7% bzw. 19% Vorsteuer / USt).
* <code>46</code> / <code>47</code>: Erlöse nach §13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers; Kennzahl 60 bzw. 21 der UStVA).
* <code>91</code> / <code>94</code>: Erhaltene Leistungen nach §13b UStG mit Vorsteuerabzug (7% bzw. 19%).
* <code>92</code> / <code>95</code>: Erhaltene Leistungen nach §13b UStG ohne Vorsteuerabzug.
* <code>93</code>: Reduzierte Vorsteuer (50% Vorsteuerabzug bei gemischter Nutzung).

==== Berichtigungsschlüssel (Generalumkehr / Storno) ====
* <code>2</code>: Generalumkehr (Stornobuchung mit negativem Vorzeichen zur Vermeidung von Umsatzaufblähungen).
* <code>4</code>: Aufhebung der automatischen Steuerrechnung für Automatikkonten.
* <code>6</code>: Generalumkehr für EG-Schlüssel (Schlüssel 60–69 korrigieren 10–19).
* <code>9</code>: Aufzuteilende Vorsteuer (Buchung auf Sammelkonto für spätere Vorsteueraufteilung).
* <code>31–35</code>: Generalumkehr für §13b-Buchungen.
* <code>86</code>: Generalumkehr für Steuerschlüssel 46 und 47.

=== Tastatursteuerung und Shortcuts ===
Die Buchungsmaske ist für eine vollständige Bedienung ohne Maus optimiert:

{| class="wikitable"
! Taste / Shortcut !! Funktion
|-
| {{Taste|Tab}} / {{Taste|Pfeil runter}} || Nächstes Eingabefeld anspringen
|-
| {{Taste|⇑|halten}}+{{Taste|Tab}} / {{Taste|Pfeil auf}} || Vorheriges Eingabefeld anspringen
|-
| {{Taste|Enter}} || Feld bestätigen / Im Buchungstext: Buchungssatz speichern
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|Enter}} || Wert aus der vorherigen Buchungszeile in das aktuelle Feld kopieren
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}} || Neue Buchungszeile beginnen (Status "weiß")
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} || Suchmodus aktivieren (Status "blau")
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} || Speichern / OK
|-
| {{Taste|F5}} || Kontenstammdaten aufrufen (Suchen, Einsehen, Neuanlage)
|-
| {{Taste|F9}} || Aktionsmenü für Sammel- und Vorlauffunktionen
|-
| {{Taste|Bild auf}} || Fokus in die Buchungs- oder Kontenliste über der Maske setzen
|-
| {{Taste|Pos1}} / {{Taste|Ende}} || Ersten / letzten Buchungssatz im Listenfenster anspringen
|-
| {{Taste|D}} || [[#Verbuchung mit digitaler Belegverwaltung|Digitale Belege buchen]] (Mappen-Auswahl)
|-
| {{Taste|B}} || Hinterlegten digitalen Beleg zur aktuellen Buchung anzeigen
|-
| {{Taste|S}} (im Umsatz/Gegenkonto) || [[#Splitbuchungen|Splitbuchung starten oder abbrechen]]
|}

==== Schnelleingabe über den Ziffernblock ====
* {{Taste|,}} (Kommataste): Ergänzt automatisch zwei Nullen (<code>,00</code>).
* {{Taste|+}}: Negativer Umsatz (Haben) bzw. Speichern außerhalb des Umsatzfeldes.
* {{Taste|-}}: Einen Schritt zurück.
* {{Taste|*}}: Direktsprung ins Datumsfeld (oder Abstimmsumme bei Umsatz = 0).
* {{Taste|/}}: Direktsprung ins Skontofeld (oder Gruppensumme bei Umsatz = 0).

== Spezielle Buchungsfunktionen ==

=== Die Kontenansicht (Live-Kontoblatt) ===
Über den Reiter {{Taste|Kontenansicht}} über der Buchungsmaske wird das Kontoblatt des gerade angesprochenen Kontos oder Gegenkontos synchron eingeblendet:
* Alle bisherigen Buchungen, Salden und Jahresverkehrszahlen (JVZ) sind sofort sichtbar.
* Mit den Pfeiltasten {{Taste|←}} und {{Taste|→}} kann durch bebuchte Konten geblättert werden.
* Über {{Taste|Umschalten}} wechselt die Ansicht zwischen Konto und Gegenkonto.

=== Splitbuchungen (Aufteilungsbuchungen) ===
Mit Splitbuchungen wird ein Gesamtbetrag (z. B. eine Sammelrechnung oder Kassenbeleg) auf mehrere Gegenkonten oder Steuersätze aufgeteilt:
1. Im Feld Umsatz oder Gegenkonto die Taste {{Taste|S}} eingeben oder das Kontrollkästchen {{Taste|Splitbuchung}} aktivieren.
2. Den zu splittenden Gesamtwert eingeben und wählen, ob die Teilbeträge als '''Netto-''' oder '''Bruttobeträge''' erfasst werden.
3. Die einzelnen Teilbuchungen nacheinander erfassen. Das System führt den verbleibenden Restbetrag automatisch mit.
4. Nach vollständigem Aufbrauchen des Restbetrags schließt sich die Splitbuchung automatisch ab.
5. In der Buchungsliste werden die Folgezeilen einer Splitbuchung zur besseren Übersicht farblich (blau) hervorgehoben.

=== Verbuchung mit digitaler Belegverwaltung (Mappen & Dokumentenleser) ===
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.png|thumb]]
In Verbindung mit der [[Belegeverwaltung]] bietet rodat FIBU einen hochgradig automatisierten Workflow für digitale Belege:
* '''Start:''' Aus der Buchungsmaske Taste {{Taste|D}} oder Schaltfläche {{Taste|Belege buchen (D)}} drücken und gewünschte Mappe auswählen (z. B. <code>01-Jan</code>).
* '''Mappen-Dashboard:''' Zeigt Mappennummer, Belegzähler (z. B. <q>1 von 4</q>) und den aktuellen Lernstatus des Dokumentenlesers.
* '''Freies Vorschaufenster:''' Der Beleg wird synchron angezeigt (ideal auf einem zweiten Monitor).
* '''Lernender Dokumentenleser:''' Bei neuen Belegen erfasst der Buchhalter die Daten manuell. Der Dokumentenleser lernt Layout und Sachverhalte im Hintergrund.
* '''Büroklammer-Symbol:''' Verknüpft gebuchte Datensätze unveränderbar mit dem Originalbeleg.
* '''Automatischer Buchungsvorschlag ("Durch-Enter-n"):''' Bei bekannten Belegen in Folgemonaten füllt das System Betrag, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Konto und Text automatisch vor – der Buchhalter bestätigt lediglich per {{Taste|Enter}} / {{Taste|OK}}.
* '''Erkennungsmerkmale bei Gutschriften:''' Bei abweichenden Sachverhalten (z. B. Vorzeichenwechsel) kann über ein primäres (blau) und sekundäres (grün) Textmerkmal (z. B. <code>Rechnungskorrektur</code>) ein neuer Untersachverhalt trainiert werden.

== OPOS-Abgleich und Zahlungsverkehr ==
Bei Buchungen auf Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) gegen Geldkonten erkennt das Programm automatisch einen Zahlungsvorgang und prüft die Offenen Posten:

=== Automatische Erkennung und Ausgleichsfälle ===
* '''Vollständiger Ausgleich:''' Stimmen Personenkonto, Belegnummer und Zahlungsbetrag überein, wird der Offene Posten automatisch ausgeglichen.
* '''Teilzahlung:''' Ist der Zahlungsbetrag kleiner als der offene Posten, wird der Restbetrag als offener Restposten fortgeführt.
* '''Ausgleich durch Skonto:''' Liegt die Zahlung innerhalb der Skontofrist, schlägt das System den Skontoabzug vor und bucht den errechneten Skontobetrag automatisch auf das hinterlegte Skontokonto.
* '''Kleindifferenzen:''' Geringfügige Rundungs- oder Zahlungsdifferenzen können direkt als Kleindifferenz ausgebucht werden.
* '''Überzahlung:''' Ein übersteigender Zahlungsbetrag kann auf die nächste Buchungszeile übertragen oder als Überzahlung auf dem Personenkonto / Sammelbeleg (<code>999999</code>) geparkt werden.
* '''Sammelbeleg (999999):''' Fehlt eine konkrete Belegnummer, kann der Posten auf die mandantenspezifische Sammelbelegnummer gebucht werden.

=== Die OPOS-Abgleichmaske ===
Über die integrierte Abgleichmaske können Zahlungen komplex auf mehrere Rechnungen verteilt, Teilbeträge manuell angepasst oder Skontobeträge individuell festgelegt werden. Über die Eingabe von <code>*</code> im Belegfeld kann gezielt nach allen offenen Posten des Kontos gesucht werden.

== Vorlauf-Aktionen und Monatsabschluss ==
Sobald ein Buchungsvorlauf vollständig erfasst ist, stehen in der Auswahlmaske folgende Folgeaktionen bereit:

=== 1. Vorlauf prüfen ===
Führt eine umfassende Konsistenz- und Plausibilitätsprüfung des Vorlaufs durch (setzt Kennzeichen <code>V</code>). Eine Prüfung ist zwingend erforderlich, wenn:
* Buchungen extern importiert (DATEV/CSV/ASCII) oder aus anderen Vorläufen kopiert wurden,
* ausgeglichene OPOS gelöscht wurden,
* das Vorlaufdatum oder der Beginn des Wirtschaftsjahres nachträglich geändert wurde.

=== 2. Primanota drucken ===
Gibt die detaillierte Buchungsliste des Vorlaufs aus (setzt Kennzeichen <code>P</code>). Nach dem Primanotadruck gilt der Vorlauf als vorläufig verarbeitet. Das Kennzeichen kann bei Bedarf manuell entfernt werden, um weitere Korrekturen vorzunehmen.

=== 3. Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung ===
Die Journalschreibung ist der abschließende Schritt der Buchungsverarbeitung (setzt Kennzeichen <code>J</code>):
* Alle Buchungen fließen endgültig in die Hauptbuchkonten ein und werden revisionssicher festgeschrieben.
* Das interne FIBU-Datum <q>gebucht bis</q> wird aktualisiert.
* Bei EG-Buchungen wird automatisch eine EG-Zusammenfassung ausgegeben.
* ''Wichtig: Vor der Journalschreibung sollte stets eine Datensicherung erstellt werden, da die Festschreibung nicht rückgängig gemacht werden kann.''

=== 4. Export von Vorläufen ===
Über die Funktionstaste {{Taste|F9}} können ausgewählte Vorläufe im '''DATEV-Format''' (EXTF-Buchungsstapel) oder als '''CSV-Datei''' exportiert werden (setzt Kennzeichen <code>E</code>), beispielsweise zur Übergabe an die Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung.

=== 5. Vorlauf löschen ===
Ein Vorlauf kann gelöscht werden, wenn er entweder noch komplett unverarbeitet ist oder bereits vollständig journalisiert/exportiert wurde.
* Das Löschen eines verarbeiteten Vorlaufs entfernt lediglich die Erfassungsdaten aus dem Vorlaufstapel und gibt die Abrechnungsnummer frei; die bereits festgeschriebenen Buchungen verbleiben vollständig in der FIBU.

== Weitere Funktionen des Menüs Buchungen ==

=== Buchungen kopieren ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|kopieren...}}.
* Ermöglicht das Duplizieren von Buchungssätzen aus einem Quellvorlauf (oder Buchungspaket) in einen noch unverarbeiteten Zielvorlauf.
* Ideal für periodisch wiederkehrende Buchungen oder zur Übernahme von Vorjahresbuchungen.

=== Buchungen suchen (Vorlauf- und jahresübergreifend) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|suchen...}}.
* Ermöglicht das Durchsuchen aller Buchungen des aktuellen Geschäftsjahres nach beliebigen Kriterien (Konto, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Text).
* Über die Funktionstaste {{Taste|F6}} kann die Suche auf '''alle Geschäftsjahre''' des Mandanten ausgeweitet werden.
* Über das Feld <q>Suchtoleranz</q> kann nach Beträgen innerhalb einer frei wählbaren Bandbreite (z. B. +/- 1,00 EUR) gesucht werden.

=== Gesellschafter (Kapitalkonten bei Personengesellschaften) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|Gesellschafter...}}.
* Steht bei Mandanten mit der Rechtsform einer Personengesellschaft (z. B. GmbH & Co. KG, OHG, GbR) zur Verfügung.
* Ermöglicht unter den Reitern {{Taste|zuordnen}} und {{Taste|umbuchen}} die exakte Zuweisung von Buchungen auf Kapitalkonten (Endnummer 0) zu den einzelnen Gesellschaftern.

=== Vorjahressalden (EB-Werte übernehmen) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|Vorjahressalden...}}.
* Bucht die Schlussbilanzsalden des Vorjahres automatisch als Eröffnungsbilanzwerte (EB-Werte) in das neue Geschäftsjahr ein.
* '''Sachkontenübernahme:''' Bucht die Bestandskonten gegen das Eröffnungsbilanzkonto <code>9000</code>.
* '''Personenkontenübernahme:''' Bucht Debitoren- und Kreditorensalden gegen die Vortragskonten <code>9008</code> / <code>9009</code> und die Sammelkonten (z. B. 1400/1600 bei SKR03 bzw. 1200/3300 bei SKR04).
* Bei nachträglichen Änderungen im Vorjahr können die Salden erneut übernommen werden; abweichende Differenzen werden per Generalumkehr automatisch korrigiert.

=== KOST-Buchungen (Kostenrechnung) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|KOST-Buchungen...}}.
* Ermöglicht die nachträgliche Bearbeitung, Ergänzung oder Sperrung von Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnungen (KOST 1 und KOST 2) für die Kostenrechnung, ohne die Finanzbuchhaltung zu verändern.

=== Schnittstellen und Importprogramme ===
* '''Import Belegdateien:''' Vollautomatische Zuordnung von PDF-/Bild-Belegdateien aus einem Quellordner anhand der Belegnummer zu den Buchungszeilen eines Vorlaufs.
* '''Import CSV-Format & Import DATEV-Format:''' Moderne Importschnittstellen mit integrierter '''Import-Simulation''', Fehlerprotokollierung und automatischer Format-Erkennung.
* '''Alte Importprogramme:''' Unterstützung historischer ASCII-Einleseschablonen (<code>.DEF</code>) sowie des DATEV-Postversandformats.

== Siehe auch ==
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Dokumenten-Management]]
* [[Portalanpassung und -steuerung]]
* [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)]

FIBU Buchungen bearbeiten

2026-08-18T12:32:56Z

Andi: /* Siehe auch */

[[Kategorie:FIBU]]
Die Funktion '''FIBU Buchungen bearbeiten''' ist das zentrale Herzstück der Finanzbuchhaltung in rodat FIBU. Hier erfolgen die Erfassung, Prüfung, Korrektur und Festschreibung aller laufenden Geschäftsvorfälle in Form von Buchungsstapeln (sogenannten '''Vorläufen''') sowie die digitale Belegverbuchung.

Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} oder aus der Startseite über die Modulauswahl.

; Video-Tutorial
Eine ausführliche Videoserie zur digitalen Beleg- und Stapelverbuchung finden Sie auf YouTube: [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot '''Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und effizient verbuchen (YouTube-Playlist)''']

== Grundprinzip der Vorlaufverwaltung ==
[[Datei:FIBU.Buchungen.Vorlaeufe.png|thumb]]
In rodat FIBU werden Buchungen nicht einzeln direkt im Hauptbuch festgeschrieben, sondern zunächst im Dialog in Buchungsvorläufen erfasst. Dies ermöglicht jederzeit Zwischenkontrollen, Simulationen und Korrekturen. Die endgültige Festschreibung erfolgt erst mit der [[#Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung|Journalschreibung]].

=== Vorläufe vs. Buchungspakete ===
* '''Buchungsvorläufe (mit Datumsangabe):''' Reguläre Erfassungsstapel für das aktuelle Geschäftsjahr (Abrechnungsnummern <code>0001</code> bis <code>0069</code> sowie <code>1001</code> bis <code>1069</code>). Sie sind zeitlich über <q>Datum von</q> und <q>Datum bis</q> abgegrenzt und können verarbeitet/journalisiert werden.
* '''Buchungspakete (jahresunabhängig):''' Gekennzeichnet durch fehlende Datumsangaben und <code>----</code> in der Statusspalte. Buchungspakete dienen als Vorlagen- oder Sammelbecken für wiederkehrende Buchungen (z. B. monatliche Miet- oder Leasingbuchungen). Sie stehen in allen Wirtschaftsjahren zur Verfügung und können nicht direkt journalisiert, sondern in aktive Vorläufe kopiert werden.

=== Die Statusspalte EPJV (Verarbeitungskennzeichen) ===
Anhand der Spalte '''EPJV''' ist der aktuelle Verarbeitungsstatus jedes Vorlaufs sofort erkennbar:
; <code>E</code> (Exportiert) : Der Vorlauf wurde im DATEV- oder CSV-Format ausgegeben.
; <code>P</code> (Primanota) : Die Primanota wurde gedruckt (Vorlauf gilt als verarbeitet).
; <code>J</code> (Journal) : Das Journal wurde erstellt und die Buchungen wurden endgültig in die FIBU festgeschrieben.
; <code>V</code> (Geprüft) : Der Vorlauf wurde fehlerfrei auf Plausibilität und OPOS-Stimmigkeit geprüft.

''Hinweis: Sind die Kennzeichen E, P und J leer (kein Häkchen gesetzt), ist der Vorlauf unverarbeitet und kann frei bearbeitet oder ergänzt werden.''

=== Datumsregeln und Abrechnungszeitraum ===
* '''Datum von / Datum bis:''' Beide Daten müssen innerhalb des gewählten Geschäftsjahres und im selben Kalenderjahr liegen (<q>Datum bis</q> ≥ <q>Datum von</q>).
* '''Bedeutung von <q>Datum bis</q>:''' Das Feld <q>Datum bis</q> definiert den maßgeblichen '''Abrechnungszeitraum'''. Alle Auswertungen (insbesondere die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung / UStVA und BWA) ordnen die Buchungen diesem Zeitraum zu, selbst wenn das individuelle Belegdatum abweicht.

=== Korrekturarbeiten (Alternative zur Einzelerfassung) ===
Über die Option {{Taste|Korrekturarbeiten}} schaltet die Vorlaufverwaltung in einen globalen Such- und Änderungsmodus um:
* Alle Buchungen des aktuellen Geschäftsjahres werden vorlaufübergreifend in einer Gesamttabelle angezeigt.
* Sofern der zugehörige Vorlauf noch unverarbeitet ist, können Buchungen direkt korrigiert oder gelöscht werden.
* Beim Anwählen einer Buchung erfolgt die Vorlauf-Umschaltung automatisch im Hintergrund.
* Über {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}} können auch im Korrekturmodus direkt neue Buchungen erfasst werden; {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} kehrt zur Suche zurück.

== Die Buchungsmaske ==
[[Datei:FIBU.Buchungen.Maske.png|thumb]]
Durch Auswahl eines Vorlaufs und Klick auf {{Taste|OK}} (oder Doppelklick) öffnet sich die Buchungsmaske.

=== Eingabefelder und Bedeutung ===
; Nr : Fortlaufende Nummer des Buchungssatzes innerhalb des aktuellen Vorlaufs.
; WKZ : Währungskennzeichen (Standard: EUR; bei Fremdwährungen mit Umrechnungskurs).
; Umsatz : Buchungsbetrag mit nachgestelltem Vorzeichen (<code>+</code>/<code>S</code> für Soll, <code>-</code>/<code>H</code> für Haben). Tausendertrennpunkte und Kommas müssen nicht manuell eingegeben werden.
; BUGegenkonto : Kombiniertes Feld für Berichtigungs- und Steuerschlüssel (Stellen 1–2) sowie Gegenkontonummer (ab Stelle 3).
; Belegfeld 1 : Rechnungs- bzw. Belegnummer. Dient bei Personenkonten als primärer Schlüssel für den automatischen [[#OPOS-Abgleich und Zahlungsverkehr|OPOS-Abgleich]].
; Belegfeld 2 : Fälligkeitsdatum für die Offene-Posten-Verwaltung (Format: <code>TTMMJJ</code>).
; Datum : Belegdatum (Format: <code>TTMM</code>). Wird kein Monat angegeben, übernimmt das System den Monat aus <q>Datum bis</q>.
; Konto : Sach- oder Personenkonto der Buchung.
; Kost 1 / Kost 2 / Kostmenge : Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnung für das Modul rodat-KOST.
; Skonto : Skontobetrag bei Zahlungsvorgängen (ohne Vorzeichen).
; Buchungstext : Erläuterungstext (max. 30 Stellen).
:* '''OPOS-Mehrfachausgleich:''' Durch Angabe mehrerer Belegnummern, jeweils umschlossen von Kommas (z. B. <code>,1024,1025,1026,</code>), können mehrere Rechnungen in einer Buchungszeile ausgeglichen werden.
:* '''Textbausteine / Standards:''' Mit der Taste {{Taste|Ende}} können vordefinierte Textstandards aufgerufen werden.
:* '''Dynamische OCR-Textbausteine:''' Über die Syntax <code>&{...}</code> (z. B. <code>&{Bohnenlieferung Januar 2022}</code>) lernt der Dokumentenleser variable Textpassagen direkt aus dem Beleginhalt.

=== Belegnummern-Automatik ===
Über das Auswahlmenü neben dem Belegfeld kann die Nummernvergabe gesteuert werden:
* '''Keine automatische Belegnummer:''' Manuelle Eingabe erforderlich.
* '''Automatische globale Belegnummer:''' Fortlaufende Nummerierung über alle Vorläufe hinweg (aus den OPOS-Programmdaten).
* '''Automatisches Belegnummerhochzählen:''' Zählt ab der zuletzt erfassten numerischen Belegnummer innerhalb des aktuellen Vorlaufs automatisch um 1 hoch.

=== Steuerschlüssel und Berichtigungsschlüssel ===
rodat FIBU unterscheidet zwischen Standard-Steuerschlüsseln, EG-Schlüsseln, §13b-Leistungen und Berichtigungsschlüsseln (Generalumkehr):

==== Standard-Umsatz- und Vorsteuerschlüssel ====
{| class="wikitable"
! Schlüssel !! Steuersatz / Bedeutung
|-
| <code>1</code> || Umsatzsteuerfrei mit Vorsteuerabzug
|-
| <code>2</code> || Umsatzsteuer 7%
|-
| <code>3</code> || Umsatzsteuer 19%
|-
| <code>5</code> || Umsatzsteuer 16% (Sondersteuersatz)
|-
| <code>7</code> || Vorsteuer 16%
|-
| <code>8</code> || Vorsteuer 7%
|-
| <code>9</code> || Vorsteuer 19%
|}

==== EG- und §13b-Steuerschlüssel ====
* <code>10</code>: Im anderen EU-Land steuerpflichtige Leistung (Steuersatz im Feld <code>%</code> anzugeben).
* <code>11</code>: Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (Ausweis in der Zusammenfassenden Meldung / ZM; USt-IdNr. im Feld <code>IdNr.</code> erfassen).
* <code>12</code> / <code>13</code>: Steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung (7% bzw. 19% USt).
* <code>17</code> / <code>18</code> / <code>19</code>: Steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb (16%, 7% bzw. 19% Vorsteuer / USt).
* <code>46</code> / <code>47</code>: Erlöse nach §13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers; Kennzahl 60 bzw. 21 der UStVA).
* <code>91</code> / <code>94</code>: Erhaltene Leistungen nach §13b UStG mit Vorsteuerabzug (7% bzw. 19%).
* <code>92</code> / <code>95</code>: Erhaltene Leistungen nach §13b UStG ohne Vorsteuerabzug.
* <code>93</code>: Reduzierte Vorsteuer (50% Vorsteuerabzug bei gemischter Nutzung).

==== Berichtigungsschlüssel (Generalumkehr / Storno) ====
* <code>2</code>: Generalumkehr (Stornobuchung mit negativem Vorzeichen zur Vermeidung von Umsatzaufblähungen).
* <code>4</code>: Aufhebung der automatischen Steuerrechnung für Automatikkonten.
* <code>6</code>: Generalumkehr für EG-Schlüssel (Schlüssel 60–69 korrigieren 10–19).
* <code>9</code>: Aufzuteilende Vorsteuer (Buchung auf Sammelkonto für spätere Vorsteueraufteilung).
* <code>31–35</code>: Generalumkehr für §13b-Buchungen.
* <code>86</code>: Generalumkehr für Steuerschlüssel 46 und 47.

=== Tastatursteuerung und Shortcuts ===
Die Buchungsmaske ist für eine vollständige Bedienung ohne Maus optimiert:

{| class="wikitable"
! Taste / Shortcut !! Funktion
|-
| {{Taste|Tab}} / {{Taste|Pfeil runter}} || Nächstes Eingabefeld anspringen
|-
| {{Taste|⇑|halten}}+{{Taste|Tab}} / {{Taste|Pfeil auf}} || Vorheriges Eingabefeld anspringen
|-
| {{Taste|Enter}} || Feld bestätigen / Im Buchungstext: Buchungssatz speichern
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|Enter}} || Wert aus der vorherigen Buchungszeile in das aktuelle Feld kopieren
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}} || Neue Buchungszeile beginnen (Status "weiß")
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} || Suchmodus aktivieren (Status "blau")
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} || Speichern / OK
|-
| {{Taste|F5}} || Kontenstammdaten aufrufen (Suchen, Einsehen, Neuanlage)
|-
| {{Taste|F9}} || Aktionsmenü für Sammel- und Vorlauffunktionen
|-
| {{Taste|Bild auf}} || Fokus in die Buchungs- oder Kontenliste über der Maske setzen
|-
| {{Taste|Pos1}} / {{Taste|Ende}} || Ersten / letzten Buchungssatz im Listenfenster anspringen
|-
| {{Taste|D}} || [[#Verbuchung mit digitaler Belegverwaltung|Digitale Belege buchen]] (Mappen-Auswahl)
|-
| {{Taste|B}} || Hinterlegten digitalen Beleg zur aktuellen Buchung anzeigen
|-
| {{Taste|S}} (im Umsatz/Gegenkonto) || [[#Splitbuchungen|Splitbuchung starten oder abbrechen]]
|}

==== Schnelleingabe über den Ziffernblock ====
* {{Taste|,}} (Kommataste): Ergänzt automatisch zwei Nullen (<code>,00</code>).
* {{Taste|+}}: Negativer Umsatz (Haben) bzw. Speichern außerhalb des Umsatzfeldes.
* {{Taste|-}}: Einen Schritt zurück.
* {{Taste|*}}: Direktsprung ins Datumsfeld (oder Abstimmsumme bei Umsatz = 0).
* {{Taste|/}}: Direktsprung ins Skontofeld (oder Gruppensumme bei Umsatz = 0).

== Spezielle Buchungsfunktionen ==

=== Die Kontenansicht (Live-Kontoblatt) ===
Über den Reiter {{Taste|Kontenansicht}} über der Buchungsmaske wird das Kontoblatt des gerade angesprochenen Kontos oder Gegenkontos synchron eingeblendet:
* Alle bisherigen Buchungen, Salden und Jahresverkehrszahlen (JVZ) sind sofort sichtbar.
* Mit den Pfeiltasten {{Taste|←}} und {{Taste|→}} kann durch bebuchte Konten geblättert werden.
* Über {{Taste|Umschalten}} wechselt die Ansicht zwischen Konto und Gegenkonto.

=== Splitbuchungen (Aufteilungsbuchungen) ===
Mit Splitbuchungen wird ein Gesamtbetrag (z. B. eine Sammelrechnung oder Kassenbeleg) auf mehrere Gegenkonten oder Steuersätze aufgeteilt:
1. Im Feld Umsatz oder Gegenkonto die Taste {{Taste|S}} eingeben oder das Kontrollkästchen {{Taste|Splitbuchung}} aktivieren.
2. Den zu splittenden Gesamtwert eingeben und wählen, ob die Teilbeträge als '''Netto-''' oder '''Bruttobeträge''' erfasst werden.
3. Die einzelnen Teilbuchungen nacheinander erfassen. Das System führt den verbleibenden Restbetrag automatisch mit.
4. Nach vollständigem Aufbrauchen des Restbetrags schließt sich die Splitbuchung automatisch ab.
5. In der Buchungsliste werden die Folgezeilen einer Splitbuchung zur besseren Übersicht farblich (blau) hervorgehoben.

=== Verbuchung mit digitaler Belegverwaltung (Mappen & Dokumentenleser) ===
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.png|thumb]]
In Verbindung mit der [[Belegeverwaltung]] bietet rodat FIBU einen hochgradig automatisierten Workflow für digitale Belege:
* '''Start:''' Aus der Buchungsmaske Taste {{Taste|D}} oder Schaltfläche {{Taste|Belege buchen (D)}} drücken und gewünschte Mappe auswählen (z. B. <code>01-Jan</code>).
* '''Mappen-Dashboard:''' Zeigt Mappennummer, Belegzähler (z. B. <q>1 von 4</q>) und den aktuellen Lernstatus des Dokumentenlesers.
* '''Freies Vorschaufenster:''' Der Beleg wird synchron angezeigt (ideal auf einem zweiten Monitor).
* '''Lernender Dokumentenleser:''' Bei neuen Belegen erfasst der Buchhalter die Daten manuell. Der Dokumentenleser lernt Layout und Sachverhalte im Hintergrund.
* '''Büroklammer-Symbol:''' Verknüpft gebuchte Datensätze unveränderbar mit dem Originalbeleg.
* '''Automatischer Buchungsvorschlag ("Durch-Enter-n"):''' Bei bekannten Belegen in Folgemonaten füllt das System Betrag, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Konto und Text automatisch vor – der Buchhalter bestätigt lediglich per {{Taste|Enter}} / {{Taste|OK}}.
* '''Erkennungsmerkmale bei Gutschriften:''' Bei abweichenden Sachverhalten (z. B. Vorzeichenwechsel) kann über ein primäres (blau) und sekundäres (grün) Textmerkmal (z. B. <code>Rechnungskorrektur</code>) ein neuer Untersachverhalt trainiert werden.

== OPOS-Abgleich und Zahlungsverkehr ==
Bei Buchungen auf Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) gegen Geldkonten erkennt das Programm automatisch einen Zahlungsvorgang und prüft die Offenen Posten:

=== Automatische Erkennung und Ausgleichsfälle ===
* '''Vollständiger Ausgleich:''' Stimmen Personenkonto, Belegnummer und Zahlungsbetrag überein, wird der Offene Posten automatisch ausgeglichen.
* '''Teilzahlung:''' Ist der Zahlungsbetrag kleiner als der offene Posten, wird der Restbetrag als offener Restposten fortgeführt.
* '''Ausgleich durch Skonto:''' Liegt die Zahlung innerhalb der Skontofrist, schlägt das System den Skontoabzug vor und bucht den errechneten Skontobetrag automatisch auf das hinterlegte Skontokonto.
* '''Kleindifferenzen:''' Geringfügige Rundungs- oder Zahlungsdifferenzen können direkt als Kleindifferenz ausgebucht werden.
* '''Überzahlung:''' Ein übersteigender Zahlungsbetrag kann auf die nächste Buchungszeile übertragen oder als Überzahlung auf dem Personenkonto / Sammelbeleg (<code>999999</code>) geparkt werden.
* '''Sammelbeleg (999999):''' Fehlt eine konkrete Belegnummer, kann der Posten auf die mandantenspezifische Sammelbelegnummer gebucht werden.

=== Die OPOS-Abgleichmaske ===
Über die integrierte Abgleichmaske können Zahlungen komplex auf mehrere Rechnungen verteilt, Teilbeträge manuell angepasst oder Skontobeträge individuell festgelegt werden. Über die Eingabe von <code>*</code> im Belegfeld kann gezielt nach allen offenen Posten des Kontos gesucht werden.

== Vorlauf-Aktionen und Monatsabschluss ==
Sobald ein Buchungsvorlauf vollständig erfasst ist, stehen in der Auswahlmaske folgende Folgeaktionen bereit:

=== 1. Vorlauf prüfen ===
Führt eine umfassende Konsistenz- und Plausibilitätsprüfung des Vorlaufs durch (setzt Kennzeichen <code>V</code>). Eine Prüfung ist zwingend erforderlich, wenn:
* Buchungen extern importiert (DATEV/CSV/ASCII) oder aus anderen Vorläufen kopiert wurden,
* ausgeglichene OPOS gelöscht wurden,
* das Vorlaufdatum oder der Beginn des Wirtschaftsjahres nachträglich geändert wurde.

=== 2. Primanota drucken ===
Gibt die detaillierte Buchungsliste des Vorlaufs aus (setzt Kennzeichen <code>P</code>). Nach dem Primanotadruck gilt der Vorlauf als vorläufig verarbeitet. Das Kennzeichen kann bei Bedarf manuell entfernt werden, um weitere Korrekturen vorzunehmen.

=== 3. Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung ===
Die Journalschreibung ist der abschließende Schritt der Buchungsverarbeitung (setzt Kennzeichen <code>J</code>):
* Alle Buchungen fließen endgültig in die Hauptbuchkonten ein und werden revisionssicher festgeschrieben.
* Das interne FIBU-Datum <q>gebucht bis</q> wird aktualisiert.
* Bei EG-Buchungen wird automatisch eine EG-Zusammenfassung ausgegeben.
* ''Wichtig: Vor der Journalschreibung sollte stets eine Datensicherung erstellt werden, da die Festschreibung nicht rückgängig gemacht werden kann.''

=== 4. Export von Vorläufen ===
Über die Funktionstaste {{Taste|F9}} können ausgewählte Vorläufe im '''DATEV-Format''' (EXTF-Buchungsstapel) oder als '''CSV-Datei''' exportiert werden (setzt Kennzeichen <code>E</code>), beispielsweise zur Übergabe an die Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung.

=== 5. Vorlauf löschen ===
Ein Vorlauf kann gelöscht werden, wenn er entweder noch komplett unverarbeitet ist oder bereits vollständig journalisiert/exportiert wurde.
* Das Löschen eines verarbeiteten Vorlaufs entfernt lediglich die Erfassungsdaten aus dem Vorlaufstapel und gibt die Abrechnungsnummer frei; die bereits festgeschriebenen Buchungen verbleiben vollständig in der FIBU.

== Weitere Funktionen des Menüs Buchungen ==

=== Buchungen kopieren ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|kopieren...}}.
* Ermöglicht das Duplizieren von Buchungssätzen aus einem Quellvorlauf (oder Buchungspaket) in einen noch unverarbeiteten Zielvorlauf.
* Ideal für periodisch wiederkehrende Buchungen oder zur Übernahme von Vorjahresbuchungen.

=== Buchungen suchen (Vorlauf- und jahresübergreifend) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|suchen...}}.
* Ermöglicht das Durchsuchen aller Buchungen des aktuellen Geschäftsjahres nach beliebigen Kriterien (Konto, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Text).
* Über die Funktionstaste {{Taste|F6}} kann die Suche auf '''alle Geschäftsjahre''' des Mandanten ausgeweitet werden.
* Über das Feld <q>Suchtoleranz</q> kann nach Beträgen innerhalb einer frei wählbaren Bandbreite (z. B. +/- 1,00 EUR) gesucht werden.

=== Gesellschafter (Kapitalkonten bei Personengesellschaften) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|Gesellschafter...}}.
* Steht bei Mandanten mit der Rechtsform einer Personengesellschaft (z. B. GmbH & Co. KG, OHG, GbR) zur Verfügung.
* Ermöglicht unter den Reitern {{Taste|zuordnen}} und {{Taste|umbuchen}} die exakte Zuweisung von Buchungen auf Kapitalkonten (Endnummer 0) zu den einzelnen Gesellschaftern.

=== Vorjahressalden (EB-Werte übernehmen) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|Vorjahressalden...}}.
* Bucht die Schlussbilanzsalden des Vorjahres automatisch als Eröffnungsbilanzwerte (EB-Werte) in das neue Geschäftsjahr ein.
* '''Sachkontenübernahme:''' Bucht die Bestandskonten gegen das Eröffnungsbilanzkonto <code>9000</code>.
* '''Personenkontenübernahme:''' Bucht Debitoren- und Kreditorensalden gegen die Vortragskonten <code>9008</code> / <code>9009</code> und die Sammelkonten (z. B. 1400/1600 bei SKR03 bzw. 1200/3300 bei SKR04).
* Bei nachträglichen Änderungen im Vorjahr können die Salden erneut übernommen werden; abweichende Differenzen werden per Generalumkehr automatisch korrigiert.

=== KOST-Buchungen (Kostenrechnung) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|KOST-Buchungen...}}.
* Ermöglicht die nachträgliche Bearbeitung, Ergänzung oder Sperrung von Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnungen (KOST 1 und KOST 2) für die Kostenrechnung, ohne die Finanzbuchhaltung zu verändern.

=== Schnittstellen und Importprogramme ===
* '''Import Belegdateien:''' Vollautomatische Zuordnung von PDF-/Bild-Belegdateien aus einem Quellordner anhand der Belegnummer zu den Buchungszeilen eines Vorlaufs.
* '''Import CSV-Format & Import DATEV-Format:''' Moderne Importschnittstellen mit integrierter '''Import-Simulation''', Fehlerprotokollierung und automatischer Format-Erkennung.
* '''Alte Importprogramme:''' Unterstützung historischer ASCII-Einleseschablonen (<code>.DEF</code>) sowie des DATEV-Postversandformats.

== Siehe auch ==
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Dokumenten-Management]]
* [[Portalanpassung und -steuerung]]
* [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)]

FIBU Buchungen bearbeiten

2026-08-18T12:31:21Z

Andi:

[[Kategorie:FIBU]]
Die Funktion '''FIBU Buchungen bearbeiten''' ist das zentrale Herzstück der Finanzbuchhaltung in rodat FIBU. Hier erfolgen die Erfassung, Prüfung, Korrektur und Festschreibung aller laufenden Geschäftsvorfälle in Form von Buchungsstapeln (sogenannten '''Vorläufen''') sowie die digitale Belegverbuchung.

Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} oder aus der Startseite über die Modulauswahl.

; Video-Tutorial
Eine ausführliche Videoserie zur digitalen Beleg- und Stapelverbuchung finden Sie auf YouTube: [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot '''Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und effizient verbuchen (YouTube-Playlist)''']

== Grundprinzip der Vorlaufverwaltung ==
[[Datei:FIBU.Buchungen.Vorlaeufe.png|thumb]]
In rodat FIBU werden Buchungen nicht einzeln direkt im Hauptbuch festgeschrieben, sondern zunächst im Dialog in Buchungsvorläufen erfasst. Dies ermöglicht jederzeit Zwischenkontrollen, Simulationen und Korrekturen. Die endgültige Festschreibung erfolgt erst mit der [[#Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung|Journalschreibung]].

=== Vorläufe vs. Buchungspakete ===
* '''Buchungsvorläufe (mit Datumsangabe):''' Reguläre Erfassungsstapel für das aktuelle Geschäftsjahr (Abrechnungsnummern <code>0001</code> bis <code>0069</code> sowie <code>1001</code> bis <code>1069</code>). Sie sind zeitlich über <q>Datum von</q> und <q>Datum bis</q> abgegrenzt und können verarbeitet/journalisiert werden.
* '''Buchungspakete (jahresunabhängig):''' Gekennzeichnet durch fehlende Datumsangaben und <code>----</code> in der Statusspalte. Buchungspakete dienen als Vorlagen- oder Sammelbecken für wiederkehrende Buchungen (z. B. monatliche Miet- oder Leasingbuchungen). Sie stehen in allen Wirtschaftsjahren zur Verfügung und können nicht direkt journalisiert, sondern in aktive Vorläufe kopiert werden.

=== Die Statusspalte EPJV (Verarbeitungskennzeichen) ===
Anhand der Spalte '''EPJV''' ist der aktuelle Verarbeitungsstatus jedes Vorlaufs sofort erkennbar:
; <code>E</code> (Exportiert) : Der Vorlauf wurde im DATEV- oder CSV-Format ausgegeben.
; <code>P</code> (Primanota) : Die Primanota wurde gedruckt (Vorlauf gilt als verarbeitet).
; <code>J</code> (Journal) : Das Journal wurde erstellt und die Buchungen wurden endgültig in die FIBU festgeschrieben.
; <code>V</code> (Geprüft) : Der Vorlauf wurde fehlerfrei auf Plausibilität und OPOS-Stimmigkeit geprüft.

''Hinweis: Sind die Kennzeichen E, P und J leer (kein Häkchen gesetzt), ist der Vorlauf unverarbeitet und kann frei bearbeitet oder ergänzt werden.''

=== Datumsregeln und Abrechnungszeitraum ===
* '''Datum von / Datum bis:''' Beide Daten müssen innerhalb des gewählten Geschäftsjahres und im selben Kalenderjahr liegen (<q>Datum bis</q> ≥ <q>Datum von</q>).
* '''Bedeutung von <q>Datum bis</q>:''' Das Feld <q>Datum bis</q> definiert den maßgeblichen '''Abrechnungszeitraum'''. Alle Auswertungen (insbesondere die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung / UStVA und BWA) ordnen die Buchungen diesem Zeitraum zu, selbst wenn das individuelle Belegdatum abweicht.

=== Korrekturarbeiten (Alternative zur Einzelerfassung) ===
Über die Option {{Taste|Korrekturarbeiten}} schaltet die Vorlaufverwaltung in einen globalen Such- und Änderungsmodus um:
* Alle Buchungen des aktuellen Geschäftsjahres werden vorlaufübergreifend in einer Gesamttabelle angezeigt.
* Sofern der zugehörige Vorlauf noch unverarbeitet ist, können Buchungen direkt korrigiert oder gelöscht werden.
* Beim Anwählen einer Buchung erfolgt die Vorlauf-Umschaltung automatisch im Hintergrund.
* Über {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}} können auch im Korrekturmodus direkt neue Buchungen erfasst werden; {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} kehrt zur Suche zurück.

== Die Buchungsmaske ==
[[Datei:FIBU.Buchungen.Maske.png|thumb]]
Durch Auswahl eines Vorlaufs und Klick auf {{Taste|OK}} (oder Doppelklick) öffnet sich die Buchungsmaske.

=== Eingabefelder und Bedeutung ===
; Nr : Fortlaufende Nummer des Buchungssatzes innerhalb des aktuellen Vorlaufs.
; WKZ : Währungskennzeichen (Standard: EUR; bei Fremdwährungen mit Umrechnungskurs).
; Umsatz : Buchungsbetrag mit nachgestelltem Vorzeichen (<code>+</code>/<code>S</code> für Soll, <code>-</code>/<code>H</code> für Haben). Tausendertrennpunkte und Kommas müssen nicht manuell eingegeben werden.
; BUGegenkonto : Kombiniertes Feld für Berichtigungs- und Steuerschlüssel (Stellen 1–2) sowie Gegenkontonummer (ab Stelle 3).
; Belegfeld 1 : Rechnungs- bzw. Belegnummer. Dient bei Personenkonten als primärer Schlüssel für den automatischen [[#OPOS-Abgleich und Zahlungsverkehr|OPOS-Abgleich]].
; Belegfeld 2 : Fälligkeitsdatum für die Offene-Posten-Verwaltung (Format: <code>TTMMJJ</code>).
; Datum : Belegdatum (Format: <code>TTMM</code>). Wird kein Monat angegeben, übernimmt das System den Monat aus <q>Datum bis</q>.
; Konto : Sach- oder Personenkonto der Buchung.
; Kost 1 / Kost 2 / Kostmenge : Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnung für das Modul rodat-KOST.
; Skonto : Skontobetrag bei Zahlungsvorgängen (ohne Vorzeichen).
; Buchungstext : Erläuterungstext (max. 30 Stellen).
:* '''OPOS-Mehrfachausgleich:''' Durch Angabe mehrerer Belegnummern, jeweils umschlossen von Kommas (z. B. <code>,1024,1025,1026,</code>), können mehrere Rechnungen in einer Buchungszeile ausgeglichen werden.
:* '''Textbausteine / Standards:''' Mit der Taste {{Taste|Ende}} können vordefinierte Textstandards aufgerufen werden.
:* '''Dynamische OCR-Textbausteine:''' Über die Syntax <code>&{...}</code> (z. B. <code>&{Bohnenlieferung Januar 2022}</code>) lernt der Dokumentenleser variable Textpassagen direkt aus dem Beleginhalt.

=== Belegnummern-Automatik ===
Über das Auswahlmenü neben dem Belegfeld kann die Nummernvergabe gesteuert werden:
* '''Keine automatische Belegnummer:''' Manuelle Eingabe erforderlich.
* '''Automatische globale Belegnummer:''' Fortlaufende Nummerierung über alle Vorläufe hinweg (aus den OPOS-Programmdaten).
* '''Automatisches Belegnummerhochzählen:''' Zählt ab der zuletzt erfassten numerischen Belegnummer innerhalb des aktuellen Vorlaufs automatisch um 1 hoch.

=== Steuerschlüssel und Berichtigungsschlüssel ===
rodat FIBU unterscheidet zwischen Standard-Steuerschlüsseln, EG-Schlüsseln, §13b-Leistungen und Berichtigungsschlüsseln (Generalumkehr):

==== Standard-Umsatz- und Vorsteuerschlüssel ====
{| class="wikitable"
! Schlüssel !! Steuersatz / Bedeutung
|-
| <code>1</code> || Umsatzsteuerfrei mit Vorsteuerabzug
|-
| <code>2</code> || Umsatzsteuer 7%
|-
| <code>3</code> || Umsatzsteuer 19%
|-
| <code>5</code> || Umsatzsteuer 16% (Sondersteuersatz)
|-
| <code>7</code> || Vorsteuer 16%
|-
| <code>8</code> || Vorsteuer 7%
|-
| <code>9</code> || Vorsteuer 19%
|}

==== EG- und §13b-Steuerschlüssel ====
* <code>10</code>: Im anderen EU-Land steuerpflichtige Leistung (Steuersatz im Feld <code>%</code> anzugeben).
* <code>11</code>: Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (Ausweis in der Zusammenfassenden Meldung / ZM; USt-IdNr. im Feld <code>IdNr.</code> erfassen).
* <code>12</code> / <code>13</code>: Steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung (7% bzw. 19% USt).
* <code>17</code> / <code>18</code> / <code>19</code>: Steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb (16%, 7% bzw. 19% Vorsteuer / USt).
* <code>46</code> / <code>47</code>: Erlöse nach §13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers; Kennzahl 60 bzw. 21 der UStVA).
* <code>91</code> / <code>94</code>: Erhaltene Leistungen nach §13b UStG mit Vorsteuerabzug (7% bzw. 19%).
* <code>92</code> / <code>95</code>: Erhaltene Leistungen nach §13b UStG ohne Vorsteuerabzug.
* <code>93</code>: Reduzierte Vorsteuer (50% Vorsteuerabzug bei gemischter Nutzung).

==== Berichtigungsschlüssel (Generalumkehr / Storno) ====
* <code>2</code>: Generalumkehr (Stornobuchung mit negativem Vorzeichen zur Vermeidung von Umsatzaufblähungen).
* <code>4</code>: Aufhebung der automatischen Steuerrechnung für Automatikkonten.
* <code>6</code>: Generalumkehr für EG-Schlüssel (Schlüssel 60–69 korrigieren 10–19).
* <code>9</code>: Aufzuteilende Vorsteuer (Buchung auf Sammelkonto für spätere Vorsteueraufteilung).
* <code>31–35</code>: Generalumkehr für §13b-Buchungen.
* <code>86</code>: Generalumkehr für Steuerschlüssel 46 und 47.

=== Tastatursteuerung und Shortcuts ===
Die Buchungsmaske ist für eine vollständige Bedienung ohne Maus optimiert:

{| class="wikitable"
! Taste / Shortcut !! Funktion
|-
| {{Taste|Tab}} / {{Taste|Pfeil runter}} || Nächstes Eingabefeld anspringen
|-
| {{Taste|⇑|halten}}+{{Taste|Tab}} / {{Taste|Pfeil auf}} || Vorheriges Eingabefeld anspringen
|-
| {{Taste|Enter}} || Feld bestätigen / Im Buchungstext: Buchungssatz speichern
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|Enter}} || Wert aus der vorherigen Buchungszeile in das aktuelle Feld kopieren
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}} || Neue Buchungszeile beginnen (Status "weiß")
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} || Suchmodus aktivieren (Status "blau")
|-
| {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} || Speichern / OK
|-
| {{Taste|F5}} || Kontenstammdaten aufrufen (Suchen, Einsehen, Neuanlage)
|-
| {{Taste|F9}} || Aktionsmenü für Sammel- und Vorlauffunktionen
|-
| {{Taste|Bild auf}} || Fokus in die Buchungs- oder Kontenliste über der Maske setzen
|-
| {{Taste|Pos1}} / {{Taste|Ende}} || Ersten / letzten Buchungssatz im Listenfenster anspringen
|-
| {{Taste|D}} || [[#Verbuchung mit digitaler Belegverwaltung|Digitale Belege buchen]] (Mappen-Auswahl)
|-
| {{Taste|B}} || Hinterlegten digitalen Beleg zur aktuellen Buchung anzeigen
|-
| {{Taste|S}} (im Umsatz/Gegenkonto) || [[#Splitbuchungen|Splitbuchung starten oder abbrechen]]
|}

==== Schnelleingabe über den Ziffernblock ====
* {{Taste|,}} (Kommataste): Ergänzt automatisch zwei Nullen (<code>,00</code>).
* {{Taste|+}}: Negativer Umsatz (Haben) bzw. Speichern außerhalb des Umsatzfeldes.
* {{Taste|-}}: Einen Schritt zurück.
* {{Taste|*}}: Direktsprung ins Datumsfeld (oder Abstimmsumme bei Umsatz = 0).
* {{Taste|/}}: Direktsprung ins Skontofeld (oder Gruppensumme bei Umsatz = 0).

== Spezielle Buchungsfunktionen ==

=== Die Kontenansicht (Live-Kontoblatt) ===
Über den Reiter {{Taste|Kontenansicht}} über der Buchungsmaske wird das Kontoblatt des gerade angesprochenen Kontos oder Gegenkontos synchron eingeblendet:
* Alle bisherigen Buchungen, Salden und Jahresverkehrszahlen (JVZ) sind sofort sichtbar.
* Mit den Pfeiltasten {{Taste|←}} und {{Taste|→}} kann durch bebuchte Konten geblättert werden.
* Über {{Taste|Umschalten}} wechselt die Ansicht zwischen Konto und Gegenkonto.

=== Splitbuchungen (Aufteilungsbuchungen) ===
Mit Splitbuchungen wird ein Gesamtbetrag (z. B. eine Sammelrechnung oder Kassenbeleg) auf mehrere Gegenkonten oder Steuersätze aufgeteilt:
1. Im Feld Umsatz oder Gegenkonto die Taste {{Taste|S}} eingeben oder das Kontrollkästchen {{Taste|Splitbuchung}} aktivieren.
2. Den zu splittenden Gesamtwert eingeben und wählen, ob die Teilbeträge als '''Netto-''' oder '''Bruttobeträge''' erfasst werden.
3. Die einzelnen Teilbuchungen nacheinander erfassen. Das System führt den verbleibenden Restbetrag automatisch mit.
4. Nach vollständigem Aufbrauchen des Restbetrags schließt sich die Splitbuchung automatisch ab.
5. In der Buchungsliste werden die Folgezeilen einer Splitbuchung zur besseren Übersicht farblich (blau) hervorgehoben.

=== Verbuchung mit digitaler Belegverwaltung (Mappen & Dokumentenleser) ===
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.png|thumb]]
In Verbindung mit der [[Belegeverwaltung]] bietet rodat FIBU einen hochgradig automatisierten Workflow für digitale Belege:
* '''Start:''' Aus der Buchungsmaske Taste {{Taste|D}} oder Schaltfläche {{Taste|Belege buchen (D)}} drücken und gewünschte Mappe auswählen (z. B. <code>01-Jan</code>).
* '''Mappen-Dashboard:''' Zeigt Mappennummer, Belegzähler (z. B. <q>1 von 4</q>) und den aktuellen Lernstatus des Dokumentenlesers.
* '''Freies Vorschaufenster:''' Der Beleg wird synchron angezeigt (ideal auf einem zweiten Monitor).
* '''Lernender Dokumentenleser:''' Bei neuen Belegen erfasst der Buchhalter die Daten manuell. Der Dokumentenleser lernt Layout und Sachverhalte im Hintergrund.
* '''Büroklammer-Symbol:''' Verknüpft gebuchte Datensätze unveränderbar mit dem Originalbeleg.
* '''Automatischer Buchungsvorschlag ("Durch-Enter-n"):''' Bei bekannten Belegen in Folgemonaten füllt das System Betrag, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Konto und Text automatisch vor – der Buchhalter bestätigt lediglich per {{Taste|Enter}} / {{Taste|OK}}.
* '''Erkennungsmerkmale bei Gutschriften:''' Bei abweichenden Sachverhalten (z. B. Vorzeichenwechsel) kann über ein primäres (blau) und sekundäres (grün) Textmerkmal (z. B. <code>Rechnungskorrektur</code>) ein neuer Untersachverhalt trainiert werden.

== OPOS-Abgleich und Zahlungsverkehr ==
Bei Buchungen auf Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) gegen Geldkonten erkennt das Programm automatisch einen Zahlungsvorgang und prüft die Offenen Posten:

=== Automatische Erkennung und Ausgleichsfälle ===
* '''Vollständiger Ausgleich:''' Stimmen Personenkonto, Belegnummer und Zahlungsbetrag überein, wird der Offene Posten automatisch ausgeglichen.
* '''Teilzahlung:''' Ist der Zahlungsbetrag kleiner als der offene Posten, wird der Restbetrag als offener Restposten fortgeführt.
* '''Ausgleich durch Skonto:''' Liegt die Zahlung innerhalb der Skontofrist, schlägt das System den Skontoabzug vor und bucht den errechneten Skontobetrag automatisch auf das hinterlegte Skontokonto.
* '''Kleindifferenzen:''' Geringfügige Rundungs- oder Zahlungsdifferenzen können direkt als Kleindifferenz ausgebucht werden.
* '''Überzahlung:''' Ein übersteigender Zahlungsbetrag kann auf die nächste Buchungszeile übertragen oder als Überzahlung auf dem Personenkonto / Sammelbeleg (<code>999999</code>) geparkt werden.
* '''Sammelbeleg (999999):''' Fehlt eine konkrete Belegnummer, kann der Posten auf die mandantenspezifische Sammelbelegnummer gebucht werden.

=== Die OPOS-Abgleichmaske ===
Über die integrierte Abgleichmaske können Zahlungen komplex auf mehrere Rechnungen verteilt, Teilbeträge manuell angepasst oder Skontobeträge individuell festgelegt werden. Über die Eingabe von <code>*</code> im Belegfeld kann gezielt nach allen offenen Posten des Kontos gesucht werden.

== Vorlauf-Aktionen und Monatsabschluss ==
Sobald ein Buchungsvorlauf vollständig erfasst ist, stehen in der Auswahlmaske folgende Folgeaktionen bereit:

=== 1. Vorlauf prüfen ===
Führt eine umfassende Konsistenz- und Plausibilitätsprüfung des Vorlaufs durch (setzt Kennzeichen <code>V</code>). Eine Prüfung ist zwingend erforderlich, wenn:
* Buchungen extern importiert (DATEV/CSV/ASCII) oder aus anderen Vorläufen kopiert wurden,
* ausgeglichene OPOS gelöscht wurden,
* das Vorlaufdatum oder der Beginn des Wirtschaftsjahres nachträglich geändert wurde.

=== 2. Primanota drucken ===
Gibt die detaillierte Buchungsliste des Vorlaufs aus (setzt Kennzeichen <code>P</code>). Nach dem Primanotadruck gilt der Vorlauf als vorläufig verarbeitet. Das Kennzeichen kann bei Bedarf manuell entfernt werden, um weitere Korrekturen vorzunehmen.

=== 3. Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung ===
Die Journalschreibung ist der abschließende Schritt der Buchungsverarbeitung (setzt Kennzeichen <code>J</code>):
* Alle Buchungen fließen endgültig in die Hauptbuchkonten ein und werden revisionssicher festgeschrieben.
* Das interne FIBU-Datum <q>gebucht bis</q> wird aktualisiert.
* Bei EG-Buchungen wird automatisch eine EG-Zusammenfassung ausgegeben.
* ''Wichtig: Vor der Journalschreibung sollte stets eine Datensicherung erstellt werden, da die Festschreibung nicht rückgängig gemacht werden kann.''

=== 4. Export von Vorläufen ===
Über die Funktionstaste {{Taste|F9}} können ausgewählte Vorläufe im '''DATEV-Format''' (EXTF-Buchungsstapel) oder als '''CSV-Datei''' exportiert werden (setzt Kennzeichen <code>E</code>), beispielsweise zur Übergabe an die Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung.

=== 5. Vorlauf löschen ===
Ein Vorlauf kann gelöscht werden, wenn er entweder noch komplett unverarbeitet ist oder bereits vollständig journalisiert/exportiert wurde.
* Das Löschen eines verarbeiteten Vorlaufs entfernt lediglich die Erfassungsdaten aus dem Vorlaufstapel und gibt die Abrechnungsnummer frei; die bereits festgeschriebenen Buchungen verbleiben vollständig in der FIBU.

== Weitere Funktionen des Menüs Buchungen ==

=== Buchungen kopieren ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|kopieren...}}.
* Ermöglicht das Duplizieren von Buchungssätzen aus einem Quellvorlauf (oder Buchungspaket) in einen noch unverarbeiteten Zielvorlauf.
* Ideal für periodisch wiederkehrende Buchungen oder zur Übernahme von Vorjahresbuchungen.

=== Buchungen suchen (Vorlauf- und jahresübergreifend) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|suchen...}}.
* Ermöglicht das Durchsuchen aller Buchungen des aktuellen Geschäftsjahres nach beliebigen Kriterien (Konto, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Text).
* Über die Funktionstaste {{Taste|F6}} kann die Suche auf '''alle Geschäftsjahre''' des Mandanten ausgeweitet werden.
* Über das Feld <q>Suchtoleranz</q> kann nach Beträgen innerhalb einer frei wählbaren Bandbreite (z. B. +/- 1,00 EUR) gesucht werden.

=== Gesellschafter (Kapitalkonten bei Personengesellschaften) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|Gesellschafter...}}.
* Steht bei Mandanten mit der Rechtsform einer Personengesellschaft (z. B. GmbH & Co. KG, OHG, GbR) zur Verfügung.
* Ermöglicht unter den Reitern {{Taste|zuordnen}} und {{Taste|umbuchen}} die exakte Zuweisung von Buchungen auf Kapitalkonten (Endnummer 0) zu den einzelnen Gesellschaftern.

=== Vorjahressalden (EB-Werte übernehmen) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|Vorjahressalden...}}.
* Bucht die Schlussbilanzsalden des Vorjahres automatisch als Eröffnungsbilanzwerte (EB-Werte) in das neue Geschäftsjahr ein.
* '''Sachkontenübernahme:''' Bucht die Bestandskonten gegen das Eröffnungsbilanzkonto <code>9000</code>.
* '''Personenkontenübernahme:''' Bucht Debitoren- und Kreditorensalden gegen die Vortragskonten <code>9008</code> / <code>9009</code> und die Sammelkonten (z. B. 1400/1600 bei SKR03 bzw. 1200/3300 bei SKR04).
* Bei nachträglichen Änderungen im Vorjahr können die Salden erneut übernommen werden; abweichende Differenzen werden per Generalumkehr automatisch korrigiert.

=== KOST-Buchungen (Kostenrechnung) ===
Aufruf über {{Taste|FIBU}}>{{Taste|Buchungen}}>{{Taste|KOST-Buchungen...}}.
* Ermöglicht die nachträgliche Bearbeitung, Ergänzung oder Sperrung von Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnungen (KOST 1 und KOST 2) für die Kostenrechnung, ohne die Finanzbuchhaltung zu verändern.

=== Schnittstellen und Importprogramme ===
* '''Import Belegdateien:''' Vollautomatische Zuordnung von PDF-/Bild-Belegdateien aus einem Quellordner anhand der Belegnummer zu den Buchungszeilen eines Vorlaufs.
* '''Import CSV-Format & Import DATEV-Format:''' Moderne Importschnittstellen mit integrierter '''Import-Simulation''', Fehlerprotokollierung und automatischer Format-Erkennung.
* '''Alte Importprogramme:''' Unterstützung historischer ASCII-Einleseschablonen (<code>.DEF</code>) sowie des DATEV-Postversandformats.

== Siehe auch ==
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Dokumenten-Management]]
* [[Portalanpassung und -steuerung]]
* [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)]
g - Einkauf ===
=== Buchungserfassung - Zahlungseingang ===
=== Buchungserfassung - Zahlungsausgang ===
=== Offener Posten nicht ausgleichbar ===
=== Auswertungen ===

Belegeverwaltung

2026-08-18T12:21:23Z

Andi:

[[Kategorie:PORTAL]]
Die Belegeverwaltung ist eine Komponente des FIBU-Portals, in welcher alle digitalen Belege (auch von Mandanten empfangene) dynamisch und übersichtlich verwaltet werden können.
Die Belegeverwaltung organisiert Belege in Mappenstrukturen (ähnlich wie Ordner) und stellt Beratern und Mandanten dadurch eine flexible Organisationsform zur Verfügung. Sowohl Berater als auch Mandanten können [[#Belege|Belege]] oder [[#Mappen|Belege-Mappen]] manuell hinzufügen sowie automatisierte Importwege nutzen.

Die Belegeverwaltung wird über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Belege verwalten...}} aufgerufen.

Über die [[FIBU_Buchungen_bearbeiten|Buchungsmaske]] regelt die Belegeverwaltung den Buchungsmodus [[FIBU_Buchungen_bearbeiten#Mappe buchen|Mappe buchen]] (Aufruf direkt über die Schaltfläche {{Taste|Belege buchen (D)}} oder das Tastenkürzel {{Taste|D}}).

; Video-Tutorial
Eine ausführliche vierteilige Videoserie zu allen Funktionen und Workflows finden Sie auf YouTube: [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot '''Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und effizient verbuchen (YouTube-Playlist)''']

== Mappen ==
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.png|thumb]]
Eine <q>Mappe</q> ist eine virtuelle Organisationsstruktur, welche eine beliebige Anzahl an [[#Belege|Belegen]] beinhalten kann (beispielsweise monatsweise geordnet wie <code>01-Jan</code>, <code>02-Feb</code> etc.).

=== Übersicht der Mappenansicht ===
Die Maske der Mappenverwaltung besteht aus mehreren Elementen:

Zentral werden alle in der Sammlung befindlichen Mappen in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche spalten- bzw. zeilenweise einen Überblick über den Zustand der einzelnen Mappen gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Mappen und ihre Attribute navigiert.

==== Spalten der Mappen-Übersicht ====
* In der Spalte <q>Inhalt</q> wird die Anzahl der in der Mappe befindlichen Dokumente angezeigt (z. B. <code>4[X]</code> für 4 Belege).
* Die Spalte <q>Beschriftung der Mappe</q> zeigt die frei vergebene Bezeichnung der Mappe an.
* Die Spalte <q>Erstellungszeitpunkt</q> gibt Datum und Uhrzeit der Mappenerstellung an.
* Die Spalte <q>Status</q> zeigt ggf. den Empfangs- oder Verarbeitungsstatus nach erfolgreichem [[#Versand|Versand der Mappe]] an.

Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die ''Sortierreihenfolge'' der Mappen nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erstellungszeitpunkt vorgegeben.

==== Auflistung des Mappeninhalts ====
Im rechten unteren Bereich wird der Inhalt der gerade angewählten Mappe aufgelistet. Beim Inhalt einer Mappe handelt es sich um [[#Belege|Belege]], welche über eine grafisch dargestellte <q>Vollständigkeit</q> (Balkenanzeige mit Zahlensymbol) verfügen. Je mehr Felder eines Belegs innerhalb der Mappe gefüllt bzw. durch den Dokumentenleser erkannt wurden, desto höher ist die daraus resultierende Vollständigkeit des jeweiligen Belegs. Neben der Vollständigkeit werden Datum, Belegnummer und die Beschriftung des Belegs aufgelistet.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die enthaltenen Belege und deren Attribute navigiert.

==== Beschriftung und Bemerkung der Mappe ====
Die Beschriftung einer Mappe ist frei wählbar, um jedem individuellen Organisationsbedürfnis gerecht zu werden.

Falls erklärungsbedürftige Sachverhalte vorliegen oder Anmerkungen zu einer Mappe zu hinterlegen sind, bietet die Mappenverwaltung die Möglichkeit, über eine frei editierbare Textbox <q>Bemerkungen</q> Notizen hinzuzufügen.

Die Bemerkungs-Textbox kann durch Betätigen der Verlinkung <q>Bemerkung...</q> vergrößert werden und ist auch aus der [[#Belege|Belegeansicht]] aufrufbar.

''Die Mappenbezeichnung, die Belegbezeichnung und auch die jeweiligen Bemerkungen geben Ihrer Steuerberatung wertvolle Hinweise, wodurch Dokumente wesentlich effizienter bearbeitet werden können.''

=== Wege zum Einlesen und Erstellen von Mappen ===
Für das Einlesen digitaler Belege und das Erstellen von Mappen stehen vier komfortable Wege zur Verfügung:

==== 1. Weg: {{Taste|Mappe aus Dateien...}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Dateien...}} (oder {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Dateien...}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}}) öffnet sich der Datei-Öffnen-Dialog. Nach Auswahl einer oder mehrerer Belegdateien wird automatisch eine neue Mappe erstellt und mit den ausgewählten Belegen bestückt. Die integrierte OCR-Texterkennung wird im Hintergrund automatisch angestoßen.

==== 2. Weg: {{Taste|Mappe aus Ordner...}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Ordner...}} wird ein ganzer Ordner ausgewählt. Es wird eine neue Mappe angelegt, die sofort nach dem ausgewählten Ordner benannt wird (z. B. <code>02-Feb</code>) und alle darin enthaltenen importierbaren Belege übernimmt.

==== 3. Weg: {{Taste|Leere Mappe}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Leere Mappe}} wird eine leere Mappe erstellt, die nach Belieben umbenannt werden kann (z. B. <code>03-Mär</code>). Über den Reiter {{Taste|Belege}} (oder per Doppelklick / {{Taste|Enter}}) wird die Mappe geöffnet und kann anschließend über {{Taste|Dateien einlesen...}} oder {{Taste|Ordner einlesen...}} flexibel mit Dokumenten befüllt werden.

==== 4. Weg: Automatischer Import via Verzeichnisüberwachung ====
Über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Portal konfigurieren...}} kann mandantenspezifisch ein festes <q>Verzeichnis zum automatischen Einlesen von Belegen</q> hinterlegt werden (z. B. <code>D:\abzulegende Belege\automatisch</code>).
* Eingehende Belege (aus dem E-Mail-Programm, vom Dokumentenscanner, Netzwerkordner oder Fax) können direkt in diesem Verzeichnis abgelegt werden.
* Beim Start der Belegeverwaltung werden alle dort vorhandenen Belege vollautomatisch eingelesen und als Mappe angelegt.
* Die eingelesenen Belege werden anschließend automatisch aus dem Quellverzeichnis entfernt, um doppelte Verarbeitungen zuverlässig auszuschließen.

=== Mappen-Funktionen ===
Die Mappenansicht der Belegeverwaltung ist mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet, welche (bis auf die [[#Mappen-Automatik|Mappen-Automatik]]) auch mittels der Selektionsboxen der Auflistung auf mehrere Mappen gleichzeitig angewendet werden können:

==== Mappen Kopieren ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Kopieren}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Kopieren}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|C}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen in die Zwischenablage kopiert und verbleiben dort, bis eine andere Mappen-Auswahl kopiert wird.

==== Mappen Einfügen ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Einfügen}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Einfügen}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|V}} werden die aktuell in der Zwischenablage befindlichen Belege-Mappen in die Mappensammlung eingefügt. Die Zwischenablage wird dabei nicht geleert, sodass der Einfügeprozess beliebig oft wiederholt werden kann. Nach Abschluss des Einfügens werden automatisch alle eingefügten Mappen selektiert, sodass der Vorgang durch anschließendes [[#Mappen Löschen|Löschen]] unkompliziert rückgängig gemacht werden kann.

==== Mappen Löschen ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Löschen}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Löschen}} oder {{Taste|Entf}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen aus der Mappensammlung gelöscht und in die Zwischenablage verschoben. Der Vorgang kann durch anschließendes [[#Mappen Einfügen|Einfügen]] wieder rückgängig gemacht werden.

==== Datentransport ====
Belege-Mappen können mitsamt ihres Inhalts auf folgende Arten systemübergreifend transportiert werden:

===== Empfang und Versand =====
Sofern über das FIBU-Portal eine [[Portalanpassung und -steuerung#Verbindung einrichten|Verbindung eingerichtet]] wurde, können Belege-Mappen direkt über die Verbindung ausgetauscht werden.

====== Empfang ======
Der Empfang von Belege-Mappen erfolgt bei eingerichteter Verbindung automatisch, sobald eine Internetverbindung vorhanden ist und das Programm geöffnet wird. Beim Empfang einer Mappe wird automatisch eine Empfangsbestätigung an den Sender übermittelt.

====== Versand ======
Durch das Betätigen von {{Taste|Versenden}} bzw. {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Versenden}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen an den Transferpartner gesendet. In der Spalte <q>Status</q> wird der jeweilige Übertragungsstatus angezeigt.

===== Importieren =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Importieren...}} können auf Datenträgern als <q>rodat Transfer-Datei</q> abgelegte Mappen in die Mappensammlung aufgenommen werden.

===== Exportieren =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Exportieren...}} können die in der Auflistung selektierten Mappen auf Datenträgern als <q>rodat Transfer-Datei</q> exportiert und gesichert werden.

==== Mappen-Automatik ====
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.Automatik.png|thumb]]
Die Mappen-Automatik ist ein Hilfsmittel, um übergreifende Vorgaben und Definitionen auf alle Belege innerhalb der betreffenden Mappe anzuwenden.

===== Neue Mappen-Automatik definieren =====
Mittels {{Taste|Neue Automatik}} wechselt die Maske in den Erfassungsmodus und eine neue Automatik kann eingestellt werden. Durch Bestätigung mit {{Taste|Enter}} oder {{Taste|OK}} wird die Automatik übernommen.

===== Mappen-Automatik löschen =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Löschen}} wird die aktuell selektierte Mappen-Automatik aus der Liste entfernt. Bereits durchgeführte Datenanpassungen an Belegen werden beim Löschen der Automatik nicht rückgängig gemacht.

===== Konfigurationen einer Mappen-Automatik =====
Eine Automatik betrifft immer genau ein Feld des Belegs und beeinflusst spätestens in der [[FIBU_Buchungen_bearbeiten|Buchungsmaske]] den abschließenden Buchungsvorschlag. Folgende Felder können über die Mappen-Automatik konfiguriert werden:
* Belegdatum: Datumsformat <code>TT.MM.JJ</code>
* Belegtyp:
** <code>ER</code>: Eingangsrechnung
** <code>AR</code>: Ausgangsrechnung
** <code>EG</code>: Eingangsgutschrift
** <code>AG</code>: Ausgangsgutschrift
* Betrag
* Beschriftung
* Belegnummer
* Fälligkeit: Datumsformat <code>TT.MM.JJ</code>
* Kost1
* Kost2
* Kostmenge
* USt-IdNr
* Konto
* Gegenkonto

Bei jeder Automatik handelt es sich entweder um einen Standard- bzw. festen Wert, welcher optional alle bisherigen Werte überschreiben soll (<q>... Standardwert bzw. fester Wert</q>), um einen Vorgabewert, welcher nur einmalig beim Einlesen neuer Belege gesetzt werden soll (<q>... Vorgabewert beim Einlesen</q>) oder um einen finalen Ersatzwert, falls bis zum abschließenden Buchungsprozess kein Wert angegeben wurde. Der Vorgabewert kann optional so eingestellt werden, dass selbstständige Vorschläge der Programmlogik bevorzugt werden.

== Belege ==
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Belege.png|thumb]]
Ein <q>digitaler Beleg</q> repräsentiert genau ein Dokument (z. B. eine Rechnung im PDF- oder Bildformat) und ordnet diesem zusätzliche Attribute zu (sog. ''Metadaten'').

=== Übersicht der Belegeansicht ===
Zentral werden alle in der geöffneten Mappe befindlichen Belege in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche einen Überblick über den Zustand der einzelnen Belege samt Attributen gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Belege und deren Spalten navigiert.

==== Spalten der Belege-Übersicht ====
* <q>Vollständigkeit</q>: Zeigt grafisch und numerisch den Erkennungsgrad der Metadaten an.
* <q>Betrag</q>: Rechnungsbetrag des Belegs.
* <q>Datum</q>: Belegdatum.
* <q>Belegnummer</q>: Rechnungs- bzw. Belegnummer.
* <q>Beschriftung</q>: Buchungstext bzw. Inhaltsbeschreibung des Belegs.
* <q>Status</q>: Aktueller Bearbeitungs- oder Buchungsstatus.
* <q>Letzte Änderung</q>: Zeitstempel der letzten Bearbeitung.

Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die Sortierreihenfolge geändert werden. Standardmäßig ist die Sortierung nach Erfassungszeitpunkt aktiv.

==== Eingabefelder ====
Sämtliche Angaben, die in der Belegeansicht erfasst werden können, sind optional. Sie unterstützen die automatische Vorbelegung im Buchungsprozess:
* Betrag
* Datum
* Belegnummer
* Beschriftung

===== Beschriftung und Bemerkung der Belege =====
Die Beschriftung eines Belegs gibt Aufschluss über den Sachverhalt des hinterlegten Dokuments.
Über das Textfeld <q>Bemerkungen</q> (vergrößerbar über <q>Bemerkung... zum Beleg</q>) können zusätzliche Hinweise hinterlegt werden, die auch während der Verbuchung zur Verfügung stehen.

=== Neue Dokumente einlesen ===
Über die Tastenkombination {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}}, über {{Taste|Neues Dokument}} oder über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Neues Dokument}} stehen zwei Möglichkeiten zum Einlesen bereit:

==== {{Taste|Dateien einlesen...}} ====
Über den Datei-Öffnen-Dialog werden Dokumente ausgewählt und der aktuellen Mappe hinzugefügt.

==== {{Taste|Ordner einlesen...}} ====
Über den Ordner-Öffnen-Dialog werden alle importierbaren Dokumente des ausgewählten Ordners in die aktuelle Mappe übernommen.

=== Belege-Funktionen ===
==== Belege Öffnen ====
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Öffnen}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|Enter}} wird der selektierte Beleg in der Standardanwendung geöffnet.
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Speichern unter...}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} können selektierte Belege exportiert werden.
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Im Explorer anzeigen...}} werden die Belegdateien im Windows-Explorer markiert.

==== Belege Kopieren, Einfügen und Löschen ====
* {{Taste|Kopieren}} ({{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|C}}): Kopiert selektierte Belege in die Zwischenablage.
* {{Taste|Einfügen}} ({{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|V}}): Fügt Belege aus der Zwischenablage in die aktuelle Mappe ein.
* {{Taste|Löschen}} ({{Taste|Entf}}): Entfernt selektierte Belege aus der Mappe und verschiebt sie in die Zwischenablage.

==== Vervollständigen (OCR-Texterkennung) ====
Durch bereits verarbeitete Belege lernt das Programm im Hintergrund anhand markanter Merkmale der Belegdokumente, Metadaten selbstständig zu erkennen und auszufüllen. Dieser Vorgang kann jederzeit über die Schaltfläche {{Taste|Zauberstab}} bzw. {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Vervollständigen}} manuell neu angestoßen werden.

== Verbuchung von Beleg-Mappen in der FIBU ==
Die Verbuchung von Beleg-Mappen erfolgt nahtlos und hocheffizient direkt aus der [[FIBU_Buchungen_bearbeiten|Buchungsmaske]].

=== Buchungsmodus starten ===
[[FIBU_Buchungen_bearbeiten#Mappe buchen|Buchungen bearbeiten / Mappe buchen]]
1. Öffnen Sie die [[FIBU_Buchungen_bearbeiten|Buchungsmaske]] im gewünschten Vorlauf (z. B. Vorlauf <code>0001</code> für Januar).
2. Betätigen Sie unten rechts die Schaltfläche {{Taste|Mappe buchen... (D)}} oder drücken Sie das Tastenkürzel {{Taste|D}}.
3. Wählen Sie aus der Liste der noch unverbuchten Mappen die gewünschte Mappe aus (z. B. <code>01-Jan</code>) und bestätigen Sie mit {{Taste|Enter}} oder Doppelklick.

=== Das Mappen-Dashboard ===
In der Buchungsmaske öffnet sich das rot hervorgehobene '''Mappen-Dashboard''':
* Es zeigt die Mappennummer, den aktuellen Belegfortschritt (z. B. <q>1 von 4</q>) sowie einen visuellen Fortschrittsbalken.
* Die Checkbox <q>automatisch zuordnen</q> sorgt dafür, dass jeder gebuchte Beleg direkt fest mit der erzeugten Buchungszeile verknüpft wird.
* Das Statusfeld gibt Auskunft über den aktuellen Lernzustand des Dokumentenlesers (z. B. <q>Der Dokumentenleser lernt beim Buchen, weshalb für diesen Beleg noch kein vollständiger Buchungsvorschlag vorhanden ist.</q>).

=== Frei positionierbares Vorschaufenster ===
Parallel zur Buchungsmaske öffnet sich das Beleg-Vorschaufenster. Es kann frei positioniert werden (z. B. auf einem zweiten Monitor) und merkt sich seine Position dauerhaft. Alle Buchungsdaten (Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Leistungsbeschreibung) können direkt vom Bildschirm abgelesen werden.

=== Der lernende Dokumentenleser & Feedback-Schleife ===
* '''Lernphase (Initialmonat):''' Beim erstmaligen Buchen neuer Geschäftspartner werden die Buchungsfelder (Konto, Gegenkonto, Betrag, Belegnummer, Datum, Buchungstext) vom Buchhalter manuell erfasst. Durch das Speichern der Buchung ({{Taste|OK}} / {{Taste|Enter}}) erhält der Dokumentenleser wertvolles Feedback und lernt den Sachverhalt im Hintergrund für die Zukunft.
* '''Textbausteine mit <code>&{...}</code>:''' Variable Textbausteine können direkt bei der Buchung im Buchungstext definiert werden (z. B. <code>&{Bohnenlieferung Januar 2022}</code> oder <code>&{Versandmaterial, KW 02/2022}</code>). Der Dokumentenleser extrahiert künftig passende Texte dynamisch aus den Beleginhalten.
* '''Automatische Verknüpfung:''' Nach dem Buchen erscheint in der Buchungsliste des Vorlaufs ein '''Büroklammer-Symbol'''. Dieses zeigt an, dass der digitale Originalbeleg unveränderbar mit der Buchung verknüpft ist.

=== Automatisierte Folgeverbuchung ===
Ab dem zweiten Monat (z. B. <code>02-Feb</code>) greift die automatische Wiedererkennung:
* Sobald ein bekannter Beleg aufgerufen wird, füllt der Dokumentenleser sämtliche Felder (Umsatz, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Konto, Buchungstext) vollautomatisch aus.
* Der Anwender prüft die vorgeschlagene Buchungszeile lediglich kurz per Sichtkontrolle und bestätigt mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|OK}} (sog. <q>Durch-Enter-n</q>).
* Ist eine Mappe fertig gebucht, meldet das System: <q>Die Mappe wurde vollständig gebucht.</q>

=== Abweichende Sachverhalte & Gutschriften (Erkennungsmerkmale) ===
Weicht ein Beleg eines bekannten Partners vom gewohnten Muster ab (z. B. eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift mit Vorzeichenwechsel):
1. Der Dokumentenleser erkennt die Abweichung und öffnet einen Auswahldialog:
#* '''Einmalig:''' Die Abweichung gilt nur für diesen einzelnen Beleg.
#* '''Künftig immer so:''' Der bestehende Sachverhalt wird dauerhaft auf das neue Verhalten umgestellt.
#* '''Neuer Sachverhalt:''' Es wird ein eigenständiger, zusätzlicher Sachverhalt abgeleitet.
2. '''Erkennung anpassen (Primäre & Sekundäre Merkmale):'''
#* Im Textfenster der Beleg-Erkennung wird das '''primäre Erkennungsmerkmal''' (blau hinterlegt, z. B. der Firmenname) angezeigt.
#* Mit der Maus kann nun ein '''sekundäres Erkennungsmerkmal''' (grün hinterlegt, z. B. der Begriff <code>Gutschrift</code> oder <code>Rechnungskorrektur</code>) markiert werden.
#* '''Regel:''' Ein Sachverhalt wird künftig nur angewendet, wenn alle definierten Merkmale im Beleg enthalten sind. Speziellere Sachverhalte (Primär- + Sekundärmerkmal) erhalten automatisch Vorrang vor allgemeinen Sachverhalten.

=== Dynamische Neubewertung bei großen Belegmengen ===
Bei umfangreichen Belegmappen (z. B. 60+ Belege) profitiert das System von einer dynamischen Neubewertung:
* Nach jedem vom Anwender gegebenen Feedback (jeder bestätigten oder korrigierten Buchung) analysiert der Dokumentenleser im Hintergrund alle verbleibenden offenen Belege der Mappe neu.
* Vorschläge werden dynamisch nachgeschärft, sodass auch große Belegmengen in wenigen Minuten fehlerfrei verbucht werden können.

== Sonstiges ==
=== Aktionstaste {{Taste|F9}} ===
Durch Betätigen von {{Taste|F9}} wird ein Aktionsmenü mit den wichtigsten Funktionen der Maske aufgerufen. Die Aktionen lassen sich über die Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}}, {{Taste|↓}} sowie {{Taste|Enter}} schnell und ohne Mausbedienung ausführen.

=== Suchen ===
Über {{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} wird der '''Such-Modus''' aktiviert. Die Eingabefelder werden bläulich hinterlegt und für Suchbegriffe vorbereitet.

Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:
:<code>*</code> Platzhalter für kein oder beliebig viele Zeichen.
:<code>?</code> Platzhalter für genau ein Zeichen.
:''Beispiel 1'': <code>ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die mit <code>ABC</code> beginnen.
:''Beispiel 2'': <code>*ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die <code>ABC</code> enthalten.
:''Beispiel 3'': <code>A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die mit <code>A</code> beginnen, gefolgt von genau einem beliebigen Zeichen und danach <code>C</code>.
:''Beispiel 4'': <code>*A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die an beliebiger Stelle ein <code>A</code>, ein beliebiges Zeichen und ein <code>C</code> enthalten.

Mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|Suche}} wird der Suchlauf gestartet. Eine leere Suche zeigt wieder alle Elemente der Sammlung an.

=== Vorschau ===
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Vorschau.png|thumb]]
Über die Schaltflächen {{Taste|Vorschau einschalten >}} bzw. {{Taste|Vorschau ausschalten >}} wird das frei platzierbare Vorschaufenster für den ausgewählten Beleg aktiviert oder deaktiviert.
* Das Fenster synchronisiert sich automatisch mit der Auswahl in der Liste.
* Die Fensterposition wird anwendungsübergreifend gespeichert.
* Unterstützt werden PDF- und gängige Bilddokumente. Bei digitalen PDF-Dateien können Texte direkt im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Durch Halten der linken Maustaste auf Bilddokumenten wird der Zoom maximiert.

=== Mögliche Dateiformate für Beleg-Dokumente ===
* PDF-Dokumente: <code>.PDF</code>
* Bilddateien: <code>.TIF .TIFF .JPG .JPEG .GIF .PNG .APNG .SVG .BMP .ICO</code>
* Archivdateien: <code>.ZIP .RAR .TAR .GZ .LHA</code>

== Siehe auch ==
* [[Portalanpassung und -steuerung]]
* [[FIBU_Buchungen_bearbeiten#Mappe buchen|Buchungen bearbeiten / Mappe buchen]]
* [[Dokumenten-Management]]
* [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)]

Belegeverwaltung

2026-08-18T12:10:10Z

Andi: /* Automatisierte Folgeverbuchung & Durch-Enter-n */

[[Kategorie:PORTAL]]
Die Belegeverwaltung ist eine Komponente des FIBU-Portals, in welcher alle digitalen Belege (auch von Mandanten empfangene) dynamisch und übersichtlich verwaltet werden können.
Die Belegeverwaltung organisiert Belege in Mappenstrukturen (ähnlich wie Ordner) und stellt Beratern und Mandanten dadurch eine flexible Organisationsform zur Verfügung. Sowohl Berater als auch Mandanten können [[#Belege|Belege]] oder [[#Mappen|Belege-Mappen]] manuell hinzufügen sowie automatisierte Importwege nutzen.

Die Belegeverwaltung wird über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Belege verwalten...}} aufgerufen.

Über die [[Buchungsmaske]] regelt die Belegeverwaltung den Buchungsmodus [[Buchungsmaske#Mappe buchen|Mappe buchen]] (Aufruf direkt über die Schaltfläche {{Taste|Belege buchen (D)}} oder das Tastenkürzel {{Taste|D}}).

; Video-Tutorial
Eine ausführliche vierteilige Videoserie zu allen Funktionen und Workflows finden Sie auf YouTube: [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot '''Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und effizient verbuchen (YouTube-Playlist)''']

== Mappen ==
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.png|thumb]]
Eine <q>Mappe</q> ist eine virtuelle Organisationsstruktur, welche eine beliebige Anzahl an [[#Belege|Belegen]] beinhalten kann (beispielsweise monatsweise geordnet wie <code>01-Jan</code>, <code>02-Feb</code> etc.).

=== Übersicht der Mappenansicht ===
Die Maske der Mappenverwaltung besteht aus mehreren Elementen:

Zentral werden alle in der Sammlung befindlichen Mappen in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche spalten- bzw. zeilenweise einen Überblick über den Zustand der einzelnen Mappen gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Mappen und ihre Attribute navigiert.

==== Spalten der Mappen-Übersicht ====
* In der Spalte <q>Inhalt</q> wird die Anzahl der in der Mappe befindlichen Dokumente angezeigt (z. B. <code>4[X]</code> für 4 Belege).
* Die Spalte <q>Beschriftung der Mappe</q> zeigt die frei vergebene Bezeichnung der Mappe an.
* Die Spalte <q>Erstellungszeitpunkt</q> gibt Datum und Uhrzeit der Mappenerstellung an.
* Die Spalte <q>Status</q> zeigt ggf. den Empfangs- oder Verarbeitungsstatus nach erfolgreichem [[#Versand|Versand der Mappe]] an.

Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die ''Sortierreihenfolge'' der Mappen nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erstellungszeitpunkt vorgegeben.

==== Auflistung des Mappeninhalts ====
Im rechten unteren Bereich wird der Inhalt der gerade angewählten Mappe aufgelistet. Beim Inhalt einer Mappe handelt es sich um [[#Belege|Belege]], welche über eine grafisch dargestellte <q>Vollständigkeit</q> (Balkenanzeige mit Zahlensymbol) verfügen. Je mehr Felder eines Belegs innerhalb der Mappe gefüllt bzw. durch den Dokumentenleser erkannt wurden, desto höher ist die daraus resultierende Vollständigkeit des jeweiligen Belegs. Neben der Vollständigkeit werden Datum, Belegnummer und die Beschriftung des Belegs aufgelistet.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die enthaltenen Belege und deren Attribute navigiert.

==== Beschriftung und Bemerkung der Mappe ====
Die Beschriftung einer Mappe ist frei wählbar, um jedem individuellen Organisationsbedürfnis gerecht zu werden.

Falls erklärungsbedürftige Sachverhalte vorliegen oder Anmerkungen zu einer Mappe zu hinterlegen sind, bietet die Mappenverwaltung die Möglichkeit, über eine frei editierbare Textbox <q>Bemerkungen</q> Notizen hinzuzufügen.

Die Bemerkungs-Textbox kann durch Betätigen der Verlinkung <q>Bemerkung...</q> vergrößert werden und ist auch aus der [[#Belege|Belegeansicht]] aufrufbar.

''Die Mappenbezeichnung, die Belegbezeichnung und auch die jeweiligen Bemerkungen geben Ihrer Steuerberatung wertvolle Hinweise, wodurch Dokumente wesentlich effizienter bearbeitet werden können.''

=== Wege zum Einlesen und Erstellen von Mappen ===
Für das Einlesen digitaler Belege und das Erstellen von Mappen stehen vier komfortable Wege zur Verfügung:

==== 1. Weg: {{Taste|Mappe aus Dateien...}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Dateien...}} (oder {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Dateien...}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}}) öffnet sich der Datei-Öffnen-Dialog. Nach Auswahl einer oder mehrerer Belegdateien wird automatisch eine neue Mappe erstellt und mit den ausgewählten Belegen bestückt. Die integrierte OCR-Texterkennung wird im Hintergrund automatisch angestoßen.

==== 2. Weg: {{Taste|Mappe aus Ordner...}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Ordner...}} wird ein ganzer Ordner ausgewählt. Es wird eine neue Mappe angelegt, die sofort nach dem ausgewählten Ordner benannt wird (z. B. <code>02-Feb</code>) und alle darin enthaltenen importierbaren Belege übernimmt.

==== 3. Weg: {{Taste|Leere Mappe}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Leere Mappe}} wird eine leere Mappe erstellt, die nach Belieben umbenannt werden kann (z. B. <code>03-Mär</code>). Über den Reiter {{Taste|Belege}} (oder per Doppelklick / {{Taste|Enter}}) wird die Mappe geöffnet und kann anschließend über {{Taste|Dateien einlesen...}} oder {{Taste|Ordner einlesen...}} flexibel mit Dokumenten befüllt werden.

==== 4. Weg: Automatischer Import via Verzeichnisüberwachung ====
Über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Portal konfigurieren...}} kann mandantenspezifisch ein festes <q>Verzeichnis zum automatischen Einlesen von Belegen</q> hinterlegt werden (z. B. <code>D:\abzulegende Belege\automatisch</code>).
* Eingehende Belege (aus dem E-Mail-Programm, vom Dokumentenscanner, Netzwerkordner oder Fax) können direkt in diesem Verzeichnis abgelegt werden.
* Beim Start der Belegeverwaltung werden alle dort vorhandenen Belege vollautomatisch eingelesen und als Mappe angelegt.
* Die eingelesenen Belege werden anschließend automatisch aus dem Quellverzeichnis entfernt, um doppelte Verarbeitungen zuverlässig auszuschließen.

=== Mappen-Funktionen ===
Die Mappenansicht der Belegeverwaltung ist mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet, welche (bis auf die [[#Mappen-Automatik|Mappen-Automatik]]) auch mittels der Selektionsboxen der Auflistung auf mehrere Mappen gleichzeitig angewendet werden können:

==== Mappen Kopieren ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Kopieren}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Kopieren}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|C}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen in die Zwischenablage kopiert und verbleiben dort, bis eine andere Mappen-Auswahl kopiert wird.

==== Mappen Einfügen ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Einfügen}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Einfügen}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|V}} werden die aktuell in der Zwischenablage befindlichen Belege-Mappen in die Mappensammlung eingefügt. Die Zwischenablage wird dabei nicht geleert, sodass der Einfügeprozess beliebig oft wiederholt werden kann. Nach Abschluss des Einfügens werden automatisch alle eingefügten Mappen selektiert, sodass der Vorgang durch anschließendes [[#Mappen Löschen|Löschen]] unkompliziert rückgängig gemacht werden kann.

==== Mappen Löschen ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Löschen}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Löschen}} oder {{Taste|Entf}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen aus der Mappensammlung gelöscht und in die Zwischenablage verschoben. Der Vorgang kann durch anschließendes [[#Mappen Einfügen|Einfügen]] wieder rückgängig gemacht werden.

==== Datentransport ====
Belege-Mappen können mitsamt ihres Inhalts auf folgende Arten systemübergreifend transportiert werden:

===== Empfang und Versand =====
Sofern über das FIBU-Portal eine [[Portalanpassung und -steuerung#Verbindung einrichten|Verbindung eingerichtet]] wurde, können Belege-Mappen direkt über die Verbindung ausgetauscht werden.

====== Empfang ======
Der Empfang von Belege-Mappen erfolgt bei eingerichteter Verbindung automatisch, sobald eine Internetverbindung vorhanden ist und das Programm geöffnet wird. Beim Empfang einer Mappe wird automatisch eine Empfangsbestätigung an den Sender übermittelt.

====== Versand ======
Durch das Betätigen von {{Taste|Versenden}} bzw. {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Versenden}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen an den Transferpartner gesendet. In der Spalte <q>Status</q> wird der jeweilige Übertragungsstatus angezeigt.

===== Importieren =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Importieren...}} können auf Datenträgern als <q>rodat Transfer-Datei</q> abgelegte Mappen in die Mappensammlung aufgenommen werden.

===== Exportieren =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Exportieren...}} können die in der Auflistung selektierten Mappen auf Datenträgern als <q>rodat Transfer-Datei</q> exportiert und gesichert werden.

==== Mappen-Automatik ====
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.Automatik.png|thumb]]
Die Mappen-Automatik ist ein Hilfsmittel, um übergreifende Vorgaben und Definitionen auf alle Belege innerhalb der betreffenden Mappe anzuwenden.

===== Neue Mappen-Automatik definieren =====
Mittels {{Taste|Neue Automatik}} wechselt die Maske in den Erfassungsmodus und eine neue Automatik kann eingestellt werden. Durch Bestätigung mit {{Taste|Enter}} oder {{Taste|OK}} wird die Automatik übernommen.

===== Mappen-Automatik löschen =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Löschen}} wird die aktuell selektierte Mappen-Automatik aus der Liste entfernt. Bereits durchgeführte Datenanpassungen an Belegen werden beim Löschen der Automatik nicht rückgängig gemacht.

===== Konfigurationen einer Mappen-Automatik =====
Eine Automatik betrifft immer genau ein Feld des Belegs und beeinflusst spätestens in der [[Buchungsmaske]] den abschließenden Buchungsvorschlag. Folgende Felder können über die Mappen-Automatik konfiguriert werden:
* Belegdatum: Datumsformat <code>TT.MM.JJ</code>
* Belegtyp:
** <code>ER</code>: Eingangsrechnung
** <code>AR</code>: Ausgangsrechnung
** <code>EG</code>: Eingangsgutschrift
** <code>AG</code>: Ausgangsgutschrift
* Betrag
* Beschriftung
* Belegnummer
* Fälligkeit: Datumsformat <code>TT.MM.JJ</code>
* Kost1
* Kost2
* Kostmenge
* USt-IdNr
* Konto
* Gegenkonto

Bei jeder Automatik handelt es sich entweder um einen Standard- bzw. festen Wert, welcher optional alle bisherigen Werte überschreiben soll (<q>... Standardwert bzw. fester Wert</q>), um einen Vorgabewert, welcher nur einmalig beim Einlesen neuer Belege gesetzt werden soll (<q>... Vorgabewert beim Einlesen</q>) oder um einen finalen Ersatzwert, falls bis zum abschließenden Buchungsprozess kein Wert angegeben wurde. Der Vorgabewert kann optional so eingestellt werden, dass selbstständige Vorschläge der Programmlogik bevorzugt werden.

== Belege ==
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Belege.png|thumb]]
Ein <q>digitaler Beleg</q> repräsentiert genau ein Dokument (z. B. eine Rechnung im PDF- oder Bildformat) und ordnet diesem zusätzliche Attribute zu (sog. ''Metadaten'').

=== Übersicht der Belegeansicht ===
Zentral werden alle in der geöffneten Mappe befindlichen Belege in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche einen Überblick über den Zustand der einzelnen Belege samt Attributen gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Belege und deren Spalten navigiert.

==== Spalten der Belege-Übersicht ====
* <q>Vollständigkeit</q>: Zeigt grafisch und numerisch den Erkennungsgrad der Metadaten an.
* <q>Betrag</q>: Rechnungsbetrag des Belegs.
* <q>Datum</q>: Belegdatum.
* <q>Belegnummer</q>: Rechnungs- bzw. Belegnummer.
* <q>Beschriftung</q>: Buchungstext bzw. Inhaltsbeschreibung des Belegs.
* <q>Status</q>: Aktueller Bearbeitungs- oder Buchungsstatus.
* <q>Letzte Änderung</q>: Zeitstempel der letzten Bearbeitung.

Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die Sortierreihenfolge geändert werden. Standardmäßig ist die Sortierung nach Erfassungszeitpunkt aktiv.

==== Eingabefelder ====
Sämtliche Angaben, die in der Belegeansicht erfasst werden können, sind optional. Sie unterstützen die automatische Vorbelegung im Buchungsprozess:
* Betrag
* Datum
* Belegnummer
* Beschriftung

===== Beschriftung und Bemerkung der Belege =====
Die Beschriftung eines Belegs gibt Aufschluss über den Sachverhalt des hinterlegten Dokuments.
Über das Textfeld <q>Bemerkungen</q> (vergrößerbar über <q>Bemerkung... zum Beleg</q>) können zusätzliche Hinweise hinterlegt werden, die auch während der Verbuchung zur Verfügung stehen.

=== Neue Dokumente einlesen ===
Über die Tastenkombination {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}}, über {{Taste|Neues Dokument}} oder über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Neues Dokument}} stehen zwei Möglichkeiten zum Einlesen bereit:

==== {{Taste|Dateien einlesen...}} ====
Über den Datei-Öffnen-Dialog werden Dokumente ausgewählt und der aktuellen Mappe hinzugefügt.

==== {{Taste|Ordner einlesen...}} ====
Über den Ordner-Öffnen-Dialog werden alle importierbaren Dokumente des ausgewählten Ordners in die aktuelle Mappe übernommen.

=== Belege-Funktionen ===
==== Belege Öffnen ====
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Öffnen}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|Enter}} wird der selektierte Beleg in der Standardanwendung geöffnet.
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Speichern unter...}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} können selektierte Belege exportiert werden.
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Im Explorer anzeigen...}} werden die Belegdateien im Windows-Explorer markiert.

==== Belege Kopieren, Einfügen und Löschen ====
* {{Taste|Kopieren}} ({{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|C}}): Kopiert selektierte Belege in die Zwischenablage.
* {{Taste|Einfügen}} ({{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|V}}): Fügt Belege aus der Zwischenablage in die aktuelle Mappe ein.
* {{Taste|Löschen}} ({{Taste|Entf}}): Entfernt selektierte Belege aus der Mappe und verschiebt sie in die Zwischenablage.

==== Vervollständigen (OCR-Texterkennung) ====
Durch bereits verarbeitete Belege lernt das Programm im Hintergrund anhand markanter Merkmale der Belegdokumente, Metadaten selbstständig zu erkennen und auszufüllen. Dieser Vorgang kann jederzeit über die Schaltfläche {{Taste|Zauberstab}} bzw. {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Vervollständigen}} manuell neu angestoßen werden.

== Verbuchung von Beleg-Mappen in der FIBU ==
Die Verbuchung von Beleg-Mappen erfolgt nahtlos und hocheffizient direkt aus der [[Buchungsmaske]].

=== Buchungsmodus starten ===
1. Öffnen Sie die [[Buchungsmaske]] im gewünschten Vorlauf (z. B. Vorlauf <code>0001</code> für Januar).
2. Betätigen Sie unten rechts die Schaltfläche {{Taste|Mappe buchen... (D)}} oder drücken Sie das Tastenkürzel {{Taste|D}}.
3. Wählen Sie aus der Liste der noch unverbuchten Mappen die gewünschte Mappe aus (z. B. <code>01-Jan</code>) und bestätigen Sie mit {{Taste|Enter}} oder Doppelklick.

=== Das Mappen-Dashboard ===
In der Buchungsmaske öffnet sich das rot hervorgehobene '''Mappen-Dashboard''':
* Es zeigt die Mappennummer, den aktuellen Belegfortschritt (z. B. <q>1 von 4</q>) sowie einen visuellen Fortschrittsbalken.
* Die Checkbox <q>automatisch zuordnen</q> sorgt dafür, dass jeder gebuchte Beleg direkt fest mit der erzeugten Buchungszeile verknüpft wird.
* Das Statusfeld gibt Auskunft über den aktuellen Lernzustand des Dokumentenlesers (z. B. <q>Der Dokumentenleser lernt beim Buchen, weshalb für diesen Beleg noch kein vollständiger Buchungsvorschlag vorhanden ist.</q>).

=== Frei positionierbares Vorschaufenster ===
Parallel zur Buchungsmaske öffnet sich das Beleg-Vorschaufenster. Es kann frei positioniert werden (z. B. auf einem zweiten Monitor) und merkt sich seine Position dauerhaft. Alle Buchungsdaten (Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Leistungsbeschreibung) können direkt vom Bildschirm abgelesen werden.

=== Der lernende Dokumentenleser & Feedback-Schleife ===
* '''Lernphase (Initialmonat):''' Beim erstmaligen Buchen neuer Geschäftspartner werden die Buchungsfelder (Konto, Gegenkonto, Betrag, Belegnummer, Datum, Buchungstext) vom Buchhalter manuell erfasst. Durch das Speichern der Buchung ({{Taste|OK}} / {{Taste|Enter}}) erhält der Dokumentenleser wertvolles Feedback und lernt den Sachverhalt im Hintergrund für die Zukunft.
* '''Textbausteine mit <code>&{...}</code>:''' Variable Textbausteine können direkt bei der Buchung im Buchungstext definiert werden (z. B. <code>&{Bohnenlieferung Januar 2022}</code> oder <code>&{Versandmaterial, KW 02/2022}</code>). Der Dokumentenleser extrahiert künftig passende Texte dynamisch aus den Beleginhalten.
* '''Automatische Verknüpfung:''' Nach dem Buchen erscheint in der Buchungsliste des Vorlaufs ein '''Büroklammer-Symbol'''. Dieses zeigt an, dass der digitale Originalbeleg unveränderbar mit der Buchung verknüpft ist.

=== Automatisierte Folgeverbuchung ===
Ab dem zweiten Monat (z. B. <code>02-Feb</code>) greift die automatische Wiedererkennung:
* Sobald ein bekannter Beleg aufgerufen wird, füllt der Dokumentenleser sämtliche Felder (Umsatz, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Konto, Buchungstext) vollautomatisch aus.
* Der Anwender prüft die vorgeschlagene Buchungszeile lediglich kurz per Sichtkontrolle und bestätigt mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|OK}} (sog. <q>Durch-Enter-n</q>).
* Ist eine Mappe fertig gebucht, meldet das System: <q>Die Mappe wurde vollständig gebucht.</q>

=== Abweichende Sachverhalte & Gutschriften (Erkennungsmerkmale) ===
Weicht ein Beleg eines bekannten Partners vom gewohnten Muster ab (z. B. eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift mit Vorzeichenwechsel):
1. Der Dokumentenleser erkennt die Abweichung und öffnet einen Auswahldialog:
#* '''Einmalig:''' Die Abweichung gilt nur für diesen einzelnen Beleg.
#* '''Künftig immer so:''' Der bestehende Sachverhalt wird dauerhaft auf das neue Verhalten umgestellt.
#* '''Neuer Sachverhalt:''' Es wird ein eigenständiger, zusätzlicher Sachverhalt abgeleitet.
2. '''Erkennung anpassen (Primäre & Sekundäre Merkmale):'''
#* Im Textfenster der Beleg-Erkennung wird das '''primäre Erkennungsmerkmal''' (blau hinterlegt, z. B. der Firmenname) angezeigt.
#* Mit der Maus kann nun ein '''sekundäres Erkennungsmerkmal''' (grün hinterlegt, z. B. der Begriff <code>Gutschrift</code> oder <code>Rechnungskorrektur</code>) markiert werden.
#* '''Regel:''' Ein Sachverhalt wird künftig nur angewendet, wenn alle definierten Merkmale im Beleg enthalten sind. Speziellere Sachverhalte (Primär- + Sekundärmerkmal) erhalten automatisch Vorrang vor allgemeinen Sachverhalten.

=== Dynamische Neubewertung bei großen Belegmengen ===
Bei umfangreichen Belegmappen (z. B. 60+ Belege) profitiert das System von einer dynamischen Neubewertung:
* Nach jedem vom Anwender gegebenen Feedback (jeder bestätigten oder korrigierten Buchung) analysiert der Dokumentenleser im Hintergrund alle verbleibenden offenen Belege der Mappe neu.
* Vorschläge werden dynamisch nachgeschärft, sodass auch große Belegmengen in wenigen Minuten fehlerfrei verbucht werden können.

== Sonstiges ==
=== Aktionstaste {{Taste|F9}} ===
Durch Betätigen von {{Taste|F9}} wird ein Aktionsmenü mit den wichtigsten Funktionen der Maske aufgerufen. Die Aktionen lassen sich über die Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}}, {{Taste|↓}} sowie {{Taste|Enter}} schnell und ohne Mausbedienung ausführen.

=== Suchen ===
Über {{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} wird der '''Such-Modus''' aktiviert. Die Eingabefelder werden bläulich hinterlegt und für Suchbegriffe vorbereitet.

Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:
:<code>*</code> Platzhalter für kein oder beliebig viele Zeichen.
:<code>?</code> Platzhalter für genau ein Zeichen.
:''Beispiel 1'': <code>ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die mit <code>ABC</code> beginnen.
:''Beispiel 2'': <code>*ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die <code>ABC</code> enthalten.
:''Beispiel 3'': <code>A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die mit <code>A</code> beginnen, gefolgt von genau einem beliebigen Zeichen und danach <code>C</code>.
:''Beispiel 4'': <code>*A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die an beliebiger Stelle ein <code>A</code>, ein beliebiges Zeichen und ein <code>C</code> enthalten.

Mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|Suche}} wird der Suchlauf gestartet. Eine leere Suche zeigt wieder alle Elemente der Sammlung an.

=== Vorschau ===
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Vorschau.png|thumb]]
Über die Schaltflächen {{Taste|Vorschau einschalten >}} bzw. {{Taste|Vorschau ausschalten >}} wird das frei platzierbare Vorschaufenster für den ausgewählten Beleg aktiviert oder deaktiviert.
* Das Fenster synchronisiert sich automatisch mit der Auswahl in der Liste.
* Die Fensterposition wird anwendungsübergreifend gespeichert.
* Unterstützt werden PDF- und gängige Bilddokumente. Bei digitalen PDF-Dateien können Texte direkt im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Durch Halten der linken Maustaste auf Bilddokumenten wird der Zoom maximiert.

=== Mögliche Dateiformate für Beleg-Dokumente ===
* PDF-Dokumente: <code>.PDF</code>
* Bilddateien: <code>.TIF .TIFF .JPG .JPEG .GIF .PNG .APNG .SVG .BMP .ICO</code>
* Archivdateien: <code>.ZIP .RAR .TAR .GZ .LHA</code>

== Siehe auch ==
* [[Portalanpassung und -steuerung]]
* [[Buchungsmaske#Mappe buchen]]
* [[Dokumenten-Management]]
* [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)]

Belegeverwaltung

2026-08-18T12:09:40Z

Andi: /* Buchungsmodus starten */

[[Kategorie:PORTAL]]
Die Belegeverwaltung ist eine Komponente des FIBU-Portals, in welcher alle digitalen Belege (auch von Mandanten empfangene) dynamisch und übersichtlich verwaltet werden können.
Die Belegeverwaltung organisiert Belege in Mappenstrukturen (ähnlich wie Ordner) und stellt Beratern und Mandanten dadurch eine flexible Organisationsform zur Verfügung. Sowohl Berater als auch Mandanten können [[#Belege|Belege]] oder [[#Mappen|Belege-Mappen]] manuell hinzufügen sowie automatisierte Importwege nutzen.

Die Belegeverwaltung wird über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Belege verwalten...}} aufgerufen.

Über die [[Buchungsmaske]] regelt die Belegeverwaltung den Buchungsmodus [[Buchungsmaske#Mappe buchen|Mappe buchen]] (Aufruf direkt über die Schaltfläche {{Taste|Belege buchen (D)}} oder das Tastenkürzel {{Taste|D}}).

; Video-Tutorial
Eine ausführliche vierteilige Videoserie zu allen Funktionen und Workflows finden Sie auf YouTube: [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot '''Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und effizient verbuchen (YouTube-Playlist)''']

== Mappen ==
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.png|thumb]]
Eine <q>Mappe</q> ist eine virtuelle Organisationsstruktur, welche eine beliebige Anzahl an [[#Belege|Belegen]] beinhalten kann (beispielsweise monatsweise geordnet wie <code>01-Jan</code>, <code>02-Feb</code> etc.).

=== Übersicht der Mappenansicht ===
Die Maske der Mappenverwaltung besteht aus mehreren Elementen:

Zentral werden alle in der Sammlung befindlichen Mappen in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche spalten- bzw. zeilenweise einen Überblick über den Zustand der einzelnen Mappen gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Mappen und ihre Attribute navigiert.

==== Spalten der Mappen-Übersicht ====
* In der Spalte <q>Inhalt</q> wird die Anzahl der in der Mappe befindlichen Dokumente angezeigt (z. B. <code>4[X]</code> für 4 Belege).
* Die Spalte <q>Beschriftung der Mappe</q> zeigt die frei vergebene Bezeichnung der Mappe an.
* Die Spalte <q>Erstellungszeitpunkt</q> gibt Datum und Uhrzeit der Mappenerstellung an.
* Die Spalte <q>Status</q> zeigt ggf. den Empfangs- oder Verarbeitungsstatus nach erfolgreichem [[#Versand|Versand der Mappe]] an.

Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die ''Sortierreihenfolge'' der Mappen nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erstellungszeitpunkt vorgegeben.

==== Auflistung des Mappeninhalts ====
Im rechten unteren Bereich wird der Inhalt der gerade angewählten Mappe aufgelistet. Beim Inhalt einer Mappe handelt es sich um [[#Belege|Belege]], welche über eine grafisch dargestellte <q>Vollständigkeit</q> (Balkenanzeige mit Zahlensymbol) verfügen. Je mehr Felder eines Belegs innerhalb der Mappe gefüllt bzw. durch den Dokumentenleser erkannt wurden, desto höher ist die daraus resultierende Vollständigkeit des jeweiligen Belegs. Neben der Vollständigkeit werden Datum, Belegnummer und die Beschriftung des Belegs aufgelistet.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die enthaltenen Belege und deren Attribute navigiert.

==== Beschriftung und Bemerkung der Mappe ====
Die Beschriftung einer Mappe ist frei wählbar, um jedem individuellen Organisationsbedürfnis gerecht zu werden.

Falls erklärungsbedürftige Sachverhalte vorliegen oder Anmerkungen zu einer Mappe zu hinterlegen sind, bietet die Mappenverwaltung die Möglichkeit, über eine frei editierbare Textbox <q>Bemerkungen</q> Notizen hinzuzufügen.

Die Bemerkungs-Textbox kann durch Betätigen der Verlinkung <q>Bemerkung...</q> vergrößert werden und ist auch aus der [[#Belege|Belegeansicht]] aufrufbar.

''Die Mappenbezeichnung, die Belegbezeichnung und auch die jeweiligen Bemerkungen geben Ihrer Steuerberatung wertvolle Hinweise, wodurch Dokumente wesentlich effizienter bearbeitet werden können.''

=== Wege zum Einlesen und Erstellen von Mappen ===
Für das Einlesen digitaler Belege und das Erstellen von Mappen stehen vier komfortable Wege zur Verfügung:

==== 1. Weg: {{Taste|Mappe aus Dateien...}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Dateien...}} (oder {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Dateien...}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}}) öffnet sich der Datei-Öffnen-Dialog. Nach Auswahl einer oder mehrerer Belegdateien wird automatisch eine neue Mappe erstellt und mit den ausgewählten Belegen bestückt. Die integrierte OCR-Texterkennung wird im Hintergrund automatisch angestoßen.

==== 2. Weg: {{Taste|Mappe aus Ordner...}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Ordner...}} wird ein ganzer Ordner ausgewählt. Es wird eine neue Mappe angelegt, die sofort nach dem ausgewählten Ordner benannt wird (z. B. <code>02-Feb</code>) und alle darin enthaltenen importierbaren Belege übernimmt.

==== 3. Weg: {{Taste|Leere Mappe}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Leere Mappe}} wird eine leere Mappe erstellt, die nach Belieben umbenannt werden kann (z. B. <code>03-Mär</code>). Über den Reiter {{Taste|Belege}} (oder per Doppelklick / {{Taste|Enter}}) wird die Mappe geöffnet und kann anschließend über {{Taste|Dateien einlesen...}} oder {{Taste|Ordner einlesen...}} flexibel mit Dokumenten befüllt werden.

==== 4. Weg: Automatischer Import via Verzeichnisüberwachung ====
Über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Portal konfigurieren...}} kann mandantenspezifisch ein festes <q>Verzeichnis zum automatischen Einlesen von Belegen</q> hinterlegt werden (z. B. <code>D:\abzulegende Belege\automatisch</code>).
* Eingehende Belege (aus dem E-Mail-Programm, vom Dokumentenscanner, Netzwerkordner oder Fax) können direkt in diesem Verzeichnis abgelegt werden.
* Beim Start der Belegeverwaltung werden alle dort vorhandenen Belege vollautomatisch eingelesen und als Mappe angelegt.
* Die eingelesenen Belege werden anschließend automatisch aus dem Quellverzeichnis entfernt, um doppelte Verarbeitungen zuverlässig auszuschließen.

=== Mappen-Funktionen ===
Die Mappenansicht der Belegeverwaltung ist mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet, welche (bis auf die [[#Mappen-Automatik|Mappen-Automatik]]) auch mittels der Selektionsboxen der Auflistung auf mehrere Mappen gleichzeitig angewendet werden können:

==== Mappen Kopieren ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Kopieren}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Kopieren}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|C}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen in die Zwischenablage kopiert und verbleiben dort, bis eine andere Mappen-Auswahl kopiert wird.

==== Mappen Einfügen ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Einfügen}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Einfügen}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|V}} werden die aktuell in der Zwischenablage befindlichen Belege-Mappen in die Mappensammlung eingefügt. Die Zwischenablage wird dabei nicht geleert, sodass der Einfügeprozess beliebig oft wiederholt werden kann. Nach Abschluss des Einfügens werden automatisch alle eingefügten Mappen selektiert, sodass der Vorgang durch anschließendes [[#Mappen Löschen|Löschen]] unkompliziert rückgängig gemacht werden kann.

==== Mappen Löschen ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Löschen}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Löschen}} oder {{Taste|Entf}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen aus der Mappensammlung gelöscht und in die Zwischenablage verschoben. Der Vorgang kann durch anschließendes [[#Mappen Einfügen|Einfügen]] wieder rückgängig gemacht werden.

==== Datentransport ====
Belege-Mappen können mitsamt ihres Inhalts auf folgende Arten systemübergreifend transportiert werden:

===== Empfang und Versand =====
Sofern über das FIBU-Portal eine [[Portalanpassung und -steuerung#Verbindung einrichten|Verbindung eingerichtet]] wurde, können Belege-Mappen direkt über die Verbindung ausgetauscht werden.

====== Empfang ======
Der Empfang von Belege-Mappen erfolgt bei eingerichteter Verbindung automatisch, sobald eine Internetverbindung vorhanden ist und das Programm geöffnet wird. Beim Empfang einer Mappe wird automatisch eine Empfangsbestätigung an den Sender übermittelt.

====== Versand ======
Durch das Betätigen von {{Taste|Versenden}} bzw. {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Versenden}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen an den Transferpartner gesendet. In der Spalte <q>Status</q> wird der jeweilige Übertragungsstatus angezeigt.

===== Importieren =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Importieren...}} können auf Datenträgern als <q>rodat Transfer-Datei</q> abgelegte Mappen in die Mappensammlung aufgenommen werden.

===== Exportieren =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Exportieren...}} können die in der Auflistung selektierten Mappen auf Datenträgern als <q>rodat Transfer-Datei</q> exportiert und gesichert werden.

==== Mappen-Automatik ====
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.Automatik.png|thumb]]
Die Mappen-Automatik ist ein Hilfsmittel, um übergreifende Vorgaben und Definitionen auf alle Belege innerhalb der betreffenden Mappe anzuwenden.

===== Neue Mappen-Automatik definieren =====
Mittels {{Taste|Neue Automatik}} wechselt die Maske in den Erfassungsmodus und eine neue Automatik kann eingestellt werden. Durch Bestätigung mit {{Taste|Enter}} oder {{Taste|OK}} wird die Automatik übernommen.

===== Mappen-Automatik löschen =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Löschen}} wird die aktuell selektierte Mappen-Automatik aus der Liste entfernt. Bereits durchgeführte Datenanpassungen an Belegen werden beim Löschen der Automatik nicht rückgängig gemacht.

===== Konfigurationen einer Mappen-Automatik =====
Eine Automatik betrifft immer genau ein Feld des Belegs und beeinflusst spätestens in der [[Buchungsmaske]] den abschließenden Buchungsvorschlag. Folgende Felder können über die Mappen-Automatik konfiguriert werden:
* Belegdatum: Datumsformat <code>TT.MM.JJ</code>
* Belegtyp:
** <code>ER</code>: Eingangsrechnung
** <code>AR</code>: Ausgangsrechnung
** <code>EG</code>: Eingangsgutschrift
** <code>AG</code>: Ausgangsgutschrift
* Betrag
* Beschriftung
* Belegnummer
* Fälligkeit: Datumsformat <code>TT.MM.JJ</code>
* Kost1
* Kost2
* Kostmenge
* USt-IdNr
* Konto
* Gegenkonto

Bei jeder Automatik handelt es sich entweder um einen Standard- bzw. festen Wert, welcher optional alle bisherigen Werte überschreiben soll (<q>... Standardwert bzw. fester Wert</q>), um einen Vorgabewert, welcher nur einmalig beim Einlesen neuer Belege gesetzt werden soll (<q>... Vorgabewert beim Einlesen</q>) oder um einen finalen Ersatzwert, falls bis zum abschließenden Buchungsprozess kein Wert angegeben wurde. Der Vorgabewert kann optional so eingestellt werden, dass selbstständige Vorschläge der Programmlogik bevorzugt werden.

== Belege ==
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Belege.png|thumb]]
Ein <q>digitaler Beleg</q> repräsentiert genau ein Dokument (z. B. eine Rechnung im PDF- oder Bildformat) und ordnet diesem zusätzliche Attribute zu (sog. ''Metadaten'').

=== Übersicht der Belegeansicht ===
Zentral werden alle in der geöffneten Mappe befindlichen Belege in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche einen Überblick über den Zustand der einzelnen Belege samt Attributen gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Belege und deren Spalten navigiert.

==== Spalten der Belege-Übersicht ====
* <q>Vollständigkeit</q>: Zeigt grafisch und numerisch den Erkennungsgrad der Metadaten an.
* <q>Betrag</q>: Rechnungsbetrag des Belegs.
* <q>Datum</q>: Belegdatum.
* <q>Belegnummer</q>: Rechnungs- bzw. Belegnummer.
* <q>Beschriftung</q>: Buchungstext bzw. Inhaltsbeschreibung des Belegs.
* <q>Status</q>: Aktueller Bearbeitungs- oder Buchungsstatus.
* <q>Letzte Änderung</q>: Zeitstempel der letzten Bearbeitung.

Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die Sortierreihenfolge geändert werden. Standardmäßig ist die Sortierung nach Erfassungszeitpunkt aktiv.

==== Eingabefelder ====
Sämtliche Angaben, die in der Belegeansicht erfasst werden können, sind optional. Sie unterstützen die automatische Vorbelegung im Buchungsprozess:
* Betrag
* Datum
* Belegnummer
* Beschriftung

===== Beschriftung und Bemerkung der Belege =====
Die Beschriftung eines Belegs gibt Aufschluss über den Sachverhalt des hinterlegten Dokuments.
Über das Textfeld <q>Bemerkungen</q> (vergrößerbar über <q>Bemerkung... zum Beleg</q>) können zusätzliche Hinweise hinterlegt werden, die auch während der Verbuchung zur Verfügung stehen.

=== Neue Dokumente einlesen ===
Über die Tastenkombination {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}}, über {{Taste|Neues Dokument}} oder über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Neues Dokument}} stehen zwei Möglichkeiten zum Einlesen bereit:

==== {{Taste|Dateien einlesen...}} ====
Über den Datei-Öffnen-Dialog werden Dokumente ausgewählt und der aktuellen Mappe hinzugefügt.

==== {{Taste|Ordner einlesen...}} ====
Über den Ordner-Öffnen-Dialog werden alle importierbaren Dokumente des ausgewählten Ordners in die aktuelle Mappe übernommen.

=== Belege-Funktionen ===
==== Belege Öffnen ====
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Öffnen}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|Enter}} wird der selektierte Beleg in der Standardanwendung geöffnet.
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Speichern unter...}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} können selektierte Belege exportiert werden.
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Im Explorer anzeigen...}} werden die Belegdateien im Windows-Explorer markiert.

==== Belege Kopieren, Einfügen und Löschen ====
* {{Taste|Kopieren}} ({{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|C}}): Kopiert selektierte Belege in die Zwischenablage.
* {{Taste|Einfügen}} ({{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|V}}): Fügt Belege aus der Zwischenablage in die aktuelle Mappe ein.
* {{Taste|Löschen}} ({{Taste|Entf}}): Entfernt selektierte Belege aus der Mappe und verschiebt sie in die Zwischenablage.

==== Vervollständigen (OCR-Texterkennung) ====
Durch bereits verarbeitete Belege lernt das Programm im Hintergrund anhand markanter Merkmale der Belegdokumente, Metadaten selbstständig zu erkennen und auszufüllen. Dieser Vorgang kann jederzeit über die Schaltfläche {{Taste|Zauberstab}} bzw. {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Vervollständigen}} manuell neu angestoßen werden.

== Verbuchung von Beleg-Mappen in der FIBU ==
Die Verbuchung von Beleg-Mappen erfolgt nahtlos und hocheffizient direkt aus der [[Buchungsmaske]].

=== Buchungsmodus starten ===
1. Öffnen Sie die [[Buchungsmaske]] im gewünschten Vorlauf (z. B. Vorlauf <code>0001</code> für Januar).
2. Betätigen Sie unten rechts die Schaltfläche {{Taste|Mappe buchen... (D)}} oder drücken Sie das Tastenkürzel {{Taste|D}}.
3. Wählen Sie aus der Liste der noch unverbuchten Mappen die gewünschte Mappe aus (z. B. <code>01-Jan</code>) und bestätigen Sie mit {{Taste|Enter}} oder Doppelklick.

=== Das Mappen-Dashboard ===
In der Buchungsmaske öffnet sich das rot hervorgehobene '''Mappen-Dashboard''':
* Es zeigt die Mappennummer, den aktuellen Belegfortschritt (z. B. <q>1 von 4</q>) sowie einen visuellen Fortschrittsbalken.
* Die Checkbox <q>automatisch zuordnen</q> sorgt dafür, dass jeder gebuchte Beleg direkt fest mit der erzeugten Buchungszeile verknüpft wird.
* Das Statusfeld gibt Auskunft über den aktuellen Lernzustand des Dokumentenlesers (z. B. <q>Der Dokumentenleser lernt beim Buchen, weshalb für diesen Beleg noch kein vollständiger Buchungsvorschlag vorhanden ist.</q>).

=== Frei positionierbares Vorschaufenster ===
Parallel zur Buchungsmaske öffnet sich das Beleg-Vorschaufenster. Es kann frei positioniert werden (z. B. auf einem zweiten Monitor) und merkt sich seine Position dauerhaft. Alle Buchungsdaten (Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Leistungsbeschreibung) können direkt vom Bildschirm abgelesen werden.

=== Der lernende Dokumentenleser & Feedback-Schleife ===
* '''Lernphase (Initialmonat):''' Beim erstmaligen Buchen neuer Geschäftspartner werden die Buchungsfelder (Konto, Gegenkonto, Betrag, Belegnummer, Datum, Buchungstext) vom Buchhalter manuell erfasst. Durch das Speichern der Buchung ({{Taste|OK}} / {{Taste|Enter}}) erhält der Dokumentenleser wertvolles Feedback und lernt den Sachverhalt im Hintergrund für die Zukunft.
* '''Textbausteine mit <code>&{...}</code>:''' Variable Textbausteine können direkt bei der Buchung im Buchungstext definiert werden (z. B. <code>&{Bohnenlieferung Januar 2022}</code> oder <code>&{Versandmaterial, KW 02/2022}</code>). Der Dokumentenleser extrahiert künftig passende Texte dynamisch aus den Beleginhalten.
* '''Automatische Verknüpfung:''' Nach dem Buchen erscheint in der Buchungsliste des Vorlaufs ein '''Büroklammer-Symbol'''. Dieses zeigt an, dass der digitale Originalbeleg unveränderbar mit der Buchung verknüpft ist.

=== Automatisierte Folgeverbuchung & Durch-Enter-n ===
Ab dem zweiten Monat (z. B. <code>02-Feb</code>) greift die automatische Wiedererkennung:
* Sobald ein bekannter Beleg aufgerufen wird, füllt der Dokumentenleser sämtliche Felder (Umsatz, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Konto, Buchungstext) vollautomatisch aus.
* Der Anwender prüft die vorgeschlagene Buchungszeile lediglich kurz per Sichtkontrolle und bestätigt mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|OK}} (sog. <q>Durch-Enter-n</q>).
* Ist eine Mappe fertig gebucht, meldet das System: <q>Die Mappe wurde vollständig gebucht.</q>

=== Abweichende Sachverhalte & Gutschriften (Erkennungsmerkmale) ===
Weicht ein Beleg eines bekannten Partners vom gewohnten Muster ab (z. B. eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift mit Vorzeichenwechsel):
1. Der Dokumentenleser erkennt die Abweichung und öffnet einen Auswahldialog:
#* '''Einmalig:''' Die Abweichung gilt nur für diesen einzelnen Beleg.
#* '''Künftig immer so:''' Der bestehende Sachverhalt wird dauerhaft auf das neue Verhalten umgestellt.
#* '''Neuer Sachverhalt:''' Es wird ein eigenständiger, zusätzlicher Sachverhalt abgeleitet.
2. '''Erkennung anpassen (Primäre & Sekundäre Merkmale):'''
#* Im Textfenster der Beleg-Erkennung wird das '''primäre Erkennungsmerkmal''' (blau hinterlegt, z. B. der Firmenname) angezeigt.
#* Mit der Maus kann nun ein '''sekundäres Erkennungsmerkmal''' (grün hinterlegt, z. B. der Begriff <code>Gutschrift</code> oder <code>Rechnungskorrektur</code>) markiert werden.
#* '''Regel:''' Ein Sachverhalt wird künftig nur angewendet, wenn alle definierten Merkmale im Beleg enthalten sind. Speziellere Sachverhalte (Primär- + Sekundärmerkmal) erhalten automatisch Vorrang vor allgemeinen Sachverhalten.

=== Dynamische Neubewertung bei großen Belegmengen ===
Bei umfangreichen Belegmappen (z. B. 60+ Belege) profitiert das System von einer dynamischen Neubewertung:
* Nach jedem vom Anwender gegebenen Feedback (jeder bestätigten oder korrigierten Buchung) analysiert der Dokumentenleser im Hintergrund alle verbleibenden offenen Belege der Mappe neu.
* Vorschläge werden dynamisch nachgeschärft, sodass auch große Belegmengen in wenigen Minuten fehlerfrei verbucht werden können.

== Sonstiges ==
=== Aktionstaste {{Taste|F9}} ===
Durch Betätigen von {{Taste|F9}} wird ein Aktionsmenü mit den wichtigsten Funktionen der Maske aufgerufen. Die Aktionen lassen sich über die Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}}, {{Taste|↓}} sowie {{Taste|Enter}} schnell und ohne Mausbedienung ausführen.

=== Suchen ===
Über {{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} wird der '''Such-Modus''' aktiviert. Die Eingabefelder werden bläulich hinterlegt und für Suchbegriffe vorbereitet.

Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:
:<code>*</code> Platzhalter für kein oder beliebig viele Zeichen.
:<code>?</code> Platzhalter für genau ein Zeichen.
:''Beispiel 1'': <code>ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die mit <code>ABC</code> beginnen.
:''Beispiel 2'': <code>*ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die <code>ABC</code> enthalten.
:''Beispiel 3'': <code>A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die mit <code>A</code> beginnen, gefolgt von genau einem beliebigen Zeichen und danach <code>C</code>.
:''Beispiel 4'': <code>*A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die an beliebiger Stelle ein <code>A</code>, ein beliebiges Zeichen und ein <code>C</code> enthalten.

Mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|Suche}} wird der Suchlauf gestartet. Eine leere Suche zeigt wieder alle Elemente der Sammlung an.

=== Vorschau ===
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Vorschau.png|thumb]]
Über die Schaltflächen {{Taste|Vorschau einschalten >}} bzw. {{Taste|Vorschau ausschalten >}} wird das frei platzierbare Vorschaufenster für den ausgewählten Beleg aktiviert oder deaktiviert.
* Das Fenster synchronisiert sich automatisch mit der Auswahl in der Liste.
* Die Fensterposition wird anwendungsübergreifend gespeichert.
* Unterstützt werden PDF- und gängige Bilddokumente. Bei digitalen PDF-Dateien können Texte direkt im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Durch Halten der linken Maustaste auf Bilddokumenten wird der Zoom maximiert.

=== Mögliche Dateiformate für Beleg-Dokumente ===
* PDF-Dokumente: <code>.PDF</code>
* Bilddateien: <code>.TIF .TIFF .JPG .JPEG .GIF .PNG .APNG .SVG .BMP .ICO</code>
* Archivdateien: <code>.ZIP .RAR .TAR .GZ .LHA</code>

== Siehe auch ==
* [[Portalanpassung und -steuerung]]
* [[Buchungsmaske#Mappe buchen]]
* [[Dokumenten-Management]]
* [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)]

Belegeverwaltung

2026-08-18T12:08:33Z

Andi:

[[Kategorie:PORTAL]]
Die Belegeverwaltung ist eine Komponente des FIBU-Portals, in welcher alle digitalen Belege (auch von Mandanten empfangene) dynamisch und übersichtlich verwaltet werden können.
Die Belegeverwaltung organisiert Belege in Mappenstrukturen (ähnlich wie Ordner) und stellt Beratern und Mandanten dadurch eine flexible Organisationsform zur Verfügung. Sowohl Berater als auch Mandanten können [[#Belege|Belege]] oder [[#Mappen|Belege-Mappen]] manuell hinzufügen sowie automatisierte Importwege nutzen.

Die Belegeverwaltung wird über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Belege verwalten...}} aufgerufen.

Über die [[Buchungsmaske]] regelt die Belegeverwaltung den Buchungsmodus [[Buchungsmaske#Mappe buchen|Mappe buchen]] (Aufruf direkt über die Schaltfläche {{Taste|Belege buchen (D)}} oder das Tastenkürzel {{Taste|D}}).

; Video-Tutorial
Eine ausführliche vierteilige Videoserie zu allen Funktionen und Workflows finden Sie auf YouTube: [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot '''Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und effizient verbuchen (YouTube-Playlist)''']

== Mappen ==
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.png|thumb]]
Eine <q>Mappe</q> ist eine virtuelle Organisationsstruktur, welche eine beliebige Anzahl an [[#Belege|Belegen]] beinhalten kann (beispielsweise monatsweise geordnet wie <code>01-Jan</code>, <code>02-Feb</code> etc.).

=== Übersicht der Mappenansicht ===
Die Maske der Mappenverwaltung besteht aus mehreren Elementen:

Zentral werden alle in der Sammlung befindlichen Mappen in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche spalten- bzw. zeilenweise einen Überblick über den Zustand der einzelnen Mappen gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Mappen und ihre Attribute navigiert.

==== Spalten der Mappen-Übersicht ====
* In der Spalte <q>Inhalt</q> wird die Anzahl der in der Mappe befindlichen Dokumente angezeigt (z. B. <code>4[X]</code> für 4 Belege).
* Die Spalte <q>Beschriftung der Mappe</q> zeigt die frei vergebene Bezeichnung der Mappe an.
* Die Spalte <q>Erstellungszeitpunkt</q> gibt Datum und Uhrzeit der Mappenerstellung an.
* Die Spalte <q>Status</q> zeigt ggf. den Empfangs- oder Verarbeitungsstatus nach erfolgreichem [[#Versand|Versand der Mappe]] an.

Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die ''Sortierreihenfolge'' der Mappen nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erstellungszeitpunkt vorgegeben.

==== Auflistung des Mappeninhalts ====
Im rechten unteren Bereich wird der Inhalt der gerade angewählten Mappe aufgelistet. Beim Inhalt einer Mappe handelt es sich um [[#Belege|Belege]], welche über eine grafisch dargestellte <q>Vollständigkeit</q> (Balkenanzeige mit Zahlensymbol) verfügen. Je mehr Felder eines Belegs innerhalb der Mappe gefüllt bzw. durch den Dokumentenleser erkannt wurden, desto höher ist die daraus resultierende Vollständigkeit des jeweiligen Belegs. Neben der Vollständigkeit werden Datum, Belegnummer und die Beschriftung des Belegs aufgelistet.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die enthaltenen Belege und deren Attribute navigiert.

==== Beschriftung und Bemerkung der Mappe ====
Die Beschriftung einer Mappe ist frei wählbar, um jedem individuellen Organisationsbedürfnis gerecht zu werden.

Falls erklärungsbedürftige Sachverhalte vorliegen oder Anmerkungen zu einer Mappe zu hinterlegen sind, bietet die Mappenverwaltung die Möglichkeit, über eine frei editierbare Textbox <q>Bemerkungen</q> Notizen hinzuzufügen.

Die Bemerkungs-Textbox kann durch Betätigen der Verlinkung <q>Bemerkung...</q> vergrößert werden und ist auch aus der [[#Belege|Belegeansicht]] aufrufbar.

''Die Mappenbezeichnung, die Belegbezeichnung und auch die jeweiligen Bemerkungen geben Ihrer Steuerberatung wertvolle Hinweise, wodurch Dokumente wesentlich effizienter bearbeitet werden können.''

=== Wege zum Einlesen und Erstellen von Mappen ===
Für das Einlesen digitaler Belege und das Erstellen von Mappen stehen vier komfortable Wege zur Verfügung:

==== 1. Weg: {{Taste|Mappe aus Dateien...}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Dateien...}} (oder {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Dateien...}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}}) öffnet sich der Datei-Öffnen-Dialog. Nach Auswahl einer oder mehrerer Belegdateien wird automatisch eine neue Mappe erstellt und mit den ausgewählten Belegen bestückt. Die integrierte OCR-Texterkennung wird im Hintergrund automatisch angestoßen.

==== 2. Weg: {{Taste|Mappe aus Ordner...}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Mappe aus Ordner...}} wird ein ganzer Ordner ausgewählt. Es wird eine neue Mappe angelegt, die sofort nach dem ausgewählten Ordner benannt wird (z. B. <code>02-Feb</code>) und alle darin enthaltenen importierbaren Belege übernimmt.

==== 3. Weg: {{Taste|Leere Mappe}} ====
Über {{Taste|Neue Mappe}}>{{Taste|Leere Mappe}} wird eine leere Mappe erstellt, die nach Belieben umbenannt werden kann (z. B. <code>03-Mär</code>). Über den Reiter {{Taste|Belege}} (oder per Doppelklick / {{Taste|Enter}}) wird die Mappe geöffnet und kann anschließend über {{Taste|Dateien einlesen...}} oder {{Taste|Ordner einlesen...}} flexibel mit Dokumenten befüllt werden.

==== 4. Weg: Automatischer Import via Verzeichnisüberwachung ====
Über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Portal konfigurieren...}} kann mandantenspezifisch ein festes <q>Verzeichnis zum automatischen Einlesen von Belegen</q> hinterlegt werden (z. B. <code>D:\abzulegende Belege\automatisch</code>).
* Eingehende Belege (aus dem E-Mail-Programm, vom Dokumentenscanner, Netzwerkordner oder Fax) können direkt in diesem Verzeichnis abgelegt werden.
* Beim Start der Belegeverwaltung werden alle dort vorhandenen Belege vollautomatisch eingelesen und als Mappe angelegt.
* Die eingelesenen Belege werden anschließend automatisch aus dem Quellverzeichnis entfernt, um doppelte Verarbeitungen zuverlässig auszuschließen.

=== Mappen-Funktionen ===
Die Mappenansicht der Belegeverwaltung ist mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet, welche (bis auf die [[#Mappen-Automatik|Mappen-Automatik]]) auch mittels der Selektionsboxen der Auflistung auf mehrere Mappen gleichzeitig angewendet werden können:

==== Mappen Kopieren ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Kopieren}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Kopieren}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|C}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen in die Zwischenablage kopiert und verbleiben dort, bis eine andere Mappen-Auswahl kopiert wird.

==== Mappen Einfügen ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Einfügen}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Einfügen}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|V}} werden die aktuell in der Zwischenablage befindlichen Belege-Mappen in die Mappensammlung eingefügt. Die Zwischenablage wird dabei nicht geleert, sodass der Einfügeprozess beliebig oft wiederholt werden kann. Nach Abschluss des Einfügens werden automatisch alle eingefügten Mappen selektiert, sodass der Vorgang durch anschließendes [[#Mappen Löschen|Löschen]] unkompliziert rückgängig gemacht werden kann.

==== Mappen Löschen ====
Durch das Betätigen von {{Taste|Löschen}}, {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Löschen}} oder {{Taste|Entf}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen aus der Mappensammlung gelöscht und in die Zwischenablage verschoben. Der Vorgang kann durch anschließendes [[#Mappen Einfügen|Einfügen]] wieder rückgängig gemacht werden.

==== Datentransport ====
Belege-Mappen können mitsamt ihres Inhalts auf folgende Arten systemübergreifend transportiert werden:

===== Empfang und Versand =====
Sofern über das FIBU-Portal eine [[Portalanpassung und -steuerung#Verbindung einrichten|Verbindung eingerichtet]] wurde, können Belege-Mappen direkt über die Verbindung ausgetauscht werden.

====== Empfang ======
Der Empfang von Belege-Mappen erfolgt bei eingerichteter Verbindung automatisch, sobald eine Internetverbindung vorhanden ist und das Programm geöffnet wird. Beim Empfang einer Mappe wird automatisch eine Empfangsbestätigung an den Sender übermittelt.

====== Versand ======
Durch das Betätigen von {{Taste|Versenden}} bzw. {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Versenden}} werden die in der Auflistung selektierten Mappen an den Transferpartner gesendet. In der Spalte <q>Status</q> wird der jeweilige Übertragungsstatus angezeigt.

===== Importieren =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Importieren...}} können auf Datenträgern als <q>rodat Transfer-Datei</q> abgelegte Mappen in die Mappensammlung aufgenommen werden.

===== Exportieren =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Datentransport}}>{{Taste|Exportieren...}} können die in der Auflistung selektierten Mappen auf Datenträgern als <q>rodat Transfer-Datei</q> exportiert und gesichert werden.

==== Mappen-Automatik ====
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Mappen.Automatik.png|thumb]]
Die Mappen-Automatik ist ein Hilfsmittel, um übergreifende Vorgaben und Definitionen auf alle Belege innerhalb der betreffenden Mappe anzuwenden.

===== Neue Mappen-Automatik definieren =====
Mittels {{Taste|Neue Automatik}} wechselt die Maske in den Erfassungsmodus und eine neue Automatik kann eingestellt werden. Durch Bestätigung mit {{Taste|Enter}} oder {{Taste|OK}} wird die Automatik übernommen.

===== Mappen-Automatik löschen =====
Durch das Betätigen von {{Taste|Löschen}} wird die aktuell selektierte Mappen-Automatik aus der Liste entfernt. Bereits durchgeführte Datenanpassungen an Belegen werden beim Löschen der Automatik nicht rückgängig gemacht.

===== Konfigurationen einer Mappen-Automatik =====
Eine Automatik betrifft immer genau ein Feld des Belegs und beeinflusst spätestens in der [[Buchungsmaske]] den abschließenden Buchungsvorschlag. Folgende Felder können über die Mappen-Automatik konfiguriert werden:
* Belegdatum: Datumsformat <code>TT.MM.JJ</code>
* Belegtyp:
** <code>ER</code>: Eingangsrechnung
** <code>AR</code>: Ausgangsrechnung
** <code>EG</code>: Eingangsgutschrift
** <code>AG</code>: Ausgangsgutschrift
* Betrag
* Beschriftung
* Belegnummer
* Fälligkeit: Datumsformat <code>TT.MM.JJ</code>
* Kost1
* Kost2
* Kostmenge
* USt-IdNr
* Konto
* Gegenkonto

Bei jeder Automatik handelt es sich entweder um einen Standard- bzw. festen Wert, welcher optional alle bisherigen Werte überschreiben soll (<q>... Standardwert bzw. fester Wert</q>), um einen Vorgabewert, welcher nur einmalig beim Einlesen neuer Belege gesetzt werden soll (<q>... Vorgabewert beim Einlesen</q>) oder um einen finalen Ersatzwert, falls bis zum abschließenden Buchungsprozess kein Wert angegeben wurde. Der Vorgabewert kann optional so eingestellt werden, dass selbstständige Vorschläge der Programmlogik bevorzugt werden.

== Belege ==
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Belege.png|thumb]]
Ein <q>digitaler Beleg</q> repräsentiert genau ein Dokument (z. B. eine Rechnung im PDF- oder Bildformat) und ordnet diesem zusätzliche Attribute zu (sog. ''Metadaten'').

=== Übersicht der Belegeansicht ===
Zentral werden alle in der geöffneten Mappe befindlichen Belege in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche einen Überblick über den Zustand der einzelnen Belege samt Attributen gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Belege und deren Spalten navigiert.

==== Spalten der Belege-Übersicht ====
* <q>Vollständigkeit</q>: Zeigt grafisch und numerisch den Erkennungsgrad der Metadaten an.
* <q>Betrag</q>: Rechnungsbetrag des Belegs.
* <q>Datum</q>: Belegdatum.
* <q>Belegnummer</q>: Rechnungs- bzw. Belegnummer.
* <q>Beschriftung</q>: Buchungstext bzw. Inhaltsbeschreibung des Belegs.
* <q>Status</q>: Aktueller Bearbeitungs- oder Buchungsstatus.
* <q>Letzte Änderung</q>: Zeitstempel der letzten Bearbeitung.

Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die Sortierreihenfolge geändert werden. Standardmäßig ist die Sortierung nach Erfassungszeitpunkt aktiv.

==== Eingabefelder ====
Sämtliche Angaben, die in der Belegeansicht erfasst werden können, sind optional. Sie unterstützen die automatische Vorbelegung im Buchungsprozess:
* Betrag
* Datum
* Belegnummer
* Beschriftung

===== Beschriftung und Bemerkung der Belege =====
Die Beschriftung eines Belegs gibt Aufschluss über den Sachverhalt des hinterlegten Dokuments.
Über das Textfeld <q>Bemerkungen</q> (vergrößerbar über <q>Bemerkung... zum Beleg</q>) können zusätzliche Hinweise hinterlegt werden, die auch während der Verbuchung zur Verfügung stehen.

=== Neue Dokumente einlesen ===
Über die Tastenkombination {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|N}}, über {{Taste|Neues Dokument}} oder über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Neues Dokument}} stehen zwei Möglichkeiten zum Einlesen bereit:

==== {{Taste|Dateien einlesen...}} ====
Über den Datei-Öffnen-Dialog werden Dokumente ausgewählt und der aktuellen Mappe hinzugefügt.

==== {{Taste|Ordner einlesen...}} ====
Über den Ordner-Öffnen-Dialog werden alle importierbaren Dokumente des ausgewählten Ordners in die aktuelle Mappe übernommen.

=== Belege-Funktionen ===
==== Belege Öffnen ====
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Öffnen}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|Enter}} wird der selektierte Beleg in der Standardanwendung geöffnet.
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Speichern unter...}} oder {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} können selektierte Belege exportiert werden.
* Durch {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Beleg-Datei}}>{{Taste|Im Explorer anzeigen...}} werden die Belegdateien im Windows-Explorer markiert.

==== Belege Kopieren, Einfügen und Löschen ====
* {{Taste|Kopieren}} ({{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|C}}): Kopiert selektierte Belege in die Zwischenablage.
* {{Taste|Einfügen}} ({{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|V}}): Fügt Belege aus der Zwischenablage in die aktuelle Mappe ein.
* {{Taste|Löschen}} ({{Taste|Entf}}): Entfernt selektierte Belege aus der Mappe und verschiebt sie in die Zwischenablage.

==== Vervollständigen (OCR-Texterkennung) ====
Durch bereits verarbeitete Belege lernt das Programm im Hintergrund anhand markanter Merkmale der Belegdokumente, Metadaten selbstständig zu erkennen und auszufüllen. Dieser Vorgang kann jederzeit über die Schaltfläche {{Taste|Zauberstab}} bzw. {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Vervollständigen}} manuell neu angestoßen werden.

== Verbuchung von Beleg-Mappen in der FIBU ==
Die Verbuchung von Beleg-Mappen erfolgt nahtlos und hocheffizient direkt aus der [[Buchungsmaske]].

=== Buchungsmodus starten ===
1. Öffnen Sie die [[Buchungsmaske]] im gewünschten Vorlauf (z. B. Vorlauf <code>0001</code> für Januar).
2. Betätigen Sie unten rechts die Schaltfläche {{Taste|Belege buchen (D)}} oder drücken Sie das Tastenkürzel {{Taste|D}}.
3. Wählen Sie aus der Liste der noch unverbuchten Mappen die gewünschte Mappe aus (z. B. <code>01-Jan</code>) und bestätigen Sie mit {{Taste|Enter}} oder Doppelklick.

=== Das Mappen-Dashboard ===
In der Buchungsmaske öffnet sich das rot hervorgehobene '''Mappen-Dashboard''':
* Es zeigt die Mappennummer, den aktuellen Belegfortschritt (z. B. <q>1 von 4</q>) sowie einen visuellen Fortschrittsbalken.
* Die Checkbox <q>automatisch zuordnen</q> sorgt dafür, dass jeder gebuchte Beleg direkt fest mit der erzeugten Buchungszeile verknüpft wird.
* Das Statusfeld gibt Auskunft über den aktuellen Lernzustand des Dokumentenlesers (z. B. <q>Der Dokumentenleser lernt beim Buchen, weshalb für diesen Beleg noch kein vollständiger Buchungsvorschlag vorhanden ist.</q>).

=== Frei positionierbares Vorschaufenster ===
Parallel zur Buchungsmaske öffnet sich das Beleg-Vorschaufenster. Es kann frei positioniert werden (z. B. auf einem zweiten Monitor) und merkt sich seine Position dauerhaft. Alle Buchungsdaten (Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Leistungsbeschreibung) können direkt vom Bildschirm abgelesen werden.

=== Der lernende Dokumentenleser & Feedback-Schleife ===
* '''Lernphase (Initialmonat):''' Beim erstmaligen Buchen neuer Geschäftspartner werden die Buchungsfelder (Konto, Gegenkonto, Betrag, Belegnummer, Datum, Buchungstext) vom Buchhalter manuell erfasst. Durch das Speichern der Buchung ({{Taste|OK}} / {{Taste|Enter}}) erhält der Dokumentenleser wertvolles Feedback und lernt den Sachverhalt im Hintergrund für die Zukunft.
* '''Textbausteine mit <code>&{...}</code>:''' Variable Textbausteine können direkt bei der Buchung im Buchungstext definiert werden (z. B. <code>&{Bohnenlieferung Januar 2022}</code> oder <code>&{Versandmaterial, KW 02/2022}</code>). Der Dokumentenleser extrahiert künftig passende Texte dynamisch aus den Beleginhalten.
* '''Automatische Verknüpfung:''' Nach dem Buchen erscheint in der Buchungsliste des Vorlaufs ein '''Büroklammer-Symbol'''. Dieses zeigt an, dass der digitale Originalbeleg unveränderbar mit der Buchung verknüpft ist.

=== Automatisierte Folgeverbuchung & Durch-Enter-n ===
Ab dem zweiten Monat (z. B. <code>02-Feb</code>) greift die automatische Wiedererkennung:
* Sobald ein bekannter Beleg aufgerufen wird, füllt der Dokumentenleser sämtliche Felder (Umsatz, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Konto, Buchungstext) vollautomatisch aus.
* Der Anwender prüft die vorgeschlagene Buchungszeile lediglich kurz per Sichtkontrolle und bestätigt mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|OK}} (sog. <q>Durch-Enter-n</q>).
* Ist eine Mappe fertig gebucht, meldet das System: <q>Die Mappe wurde vollständig gebucht.</q>

=== Abweichende Sachverhalte & Gutschriften (Erkennungsmerkmale) ===
Weicht ein Beleg eines bekannten Partners vom gewohnten Muster ab (z. B. eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift mit Vorzeichenwechsel):
1. Der Dokumentenleser erkennt die Abweichung und öffnet einen Auswahldialog:
#* '''Einmalig:''' Die Abweichung gilt nur für diesen einzelnen Beleg.
#* '''Künftig immer so:''' Der bestehende Sachverhalt wird dauerhaft auf das neue Verhalten umgestellt.
#* '''Neuer Sachverhalt:''' Es wird ein eigenständiger, zusätzlicher Sachverhalt abgeleitet.
2. '''Erkennung anpassen (Primäre & Sekundäre Merkmale):'''
#* Im Textfenster der Beleg-Erkennung wird das '''primäre Erkennungsmerkmal''' (blau hinterlegt, z. B. der Firmenname) angezeigt.
#* Mit der Maus kann nun ein '''sekundäres Erkennungsmerkmal''' (grün hinterlegt, z. B. der Begriff <code>Gutschrift</code> oder <code>Rechnungskorrektur</code>) markiert werden.
#* '''Regel:''' Ein Sachverhalt wird künftig nur angewendet, wenn alle definierten Merkmale im Beleg enthalten sind. Speziellere Sachverhalte (Primär- + Sekundärmerkmal) erhalten automatisch Vorrang vor allgemeinen Sachverhalten.

=== Dynamische Neubewertung bei großen Belegmengen ===
Bei umfangreichen Belegmappen (z. B. 60+ Belege) profitiert das System von einer dynamischen Neubewertung:
* Nach jedem vom Anwender gegebenen Feedback (jeder bestätigten oder korrigierten Buchung) analysiert der Dokumentenleser im Hintergrund alle verbleibenden offenen Belege der Mappe neu.
* Vorschläge werden dynamisch nachgeschärft, sodass auch große Belegmengen in wenigen Minuten fehlerfrei verbucht werden können.

== Sonstiges ==
=== Aktionstaste {{Taste|F9}} ===
Durch Betätigen von {{Taste|F9}} wird ein Aktionsmenü mit den wichtigsten Funktionen der Maske aufgerufen. Die Aktionen lassen sich über die Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}}, {{Taste|↓}} sowie {{Taste|Enter}} schnell und ohne Mausbedienung ausführen.

=== Suchen ===
Über {{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} wird der '''Such-Modus''' aktiviert. Die Eingabefelder werden bläulich hinterlegt und für Suchbegriffe vorbereitet.

Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:
:<code>*</code> Platzhalter für kein oder beliebig viele Zeichen.
:<code>?</code> Platzhalter für genau ein Zeichen.
:''Beispiel 1'': <code>ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die mit <code>ABC</code> beginnen.
:''Beispiel 2'': <code>*ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die <code>ABC</code> enthalten.
:''Beispiel 3'': <code>A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die mit <code>A</code> beginnen, gefolgt von genau einem beliebigen Zeichen und danach <code>C</code>.
:''Beispiel 4'': <code>*A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die an beliebiger Stelle ein <code>A</code>, ein beliebiges Zeichen und ein <code>C</code> enthalten.

Mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|Suche}} wird der Suchlauf gestartet. Eine leere Suche zeigt wieder alle Elemente der Sammlung an.

=== Vorschau ===
[[Datei:PORTAL.Belegeverwaltung.Vorschau.png|thumb]]
Über die Schaltflächen {{Taste|Vorschau einschalten >}} bzw. {{Taste|Vorschau ausschalten >}} wird das frei platzierbare Vorschaufenster für den ausgewählten Beleg aktiviert oder deaktiviert.
* Das Fenster synchronisiert sich automatisch mit der Auswahl in der Liste.
* Die Fensterposition wird anwendungsübergreifend gespeichert.
* Unterstützt werden PDF- und gängige Bilddokumente. Bei digitalen PDF-Dateien können Texte direkt im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Durch Halten der linken Maustaste auf Bilddokumenten wird der Zoom maximiert.

=== Mögliche Dateiformate für Beleg-Dokumente ===
* PDF-Dokumente: <code>.PDF</code>
* Bilddateien: <code>.TIF .TIFF .JPG .JPEG .GIF .PNG .APNG .SVG .BMP .ICO</code>
* Archivdateien: <code>.ZIP .RAR .TAR .GZ .LHA</code>

== Siehe auch ==
* [[Portalanpassung und -steuerung]]
* [[Buchungsmaske#Mappe buchen]]
* [[Dokumenten-Management]]
* [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)]

Dokumenten-Management

2026-08-18T12:06:53Z

Andi:

[[Kategorie:PORTAL]]
Das Dokumenten-Management ist eine Komponente des FIBU-Portals, welche die interne Verwaltung aller Dateien für den Anwender transparent und lückenlos nachvollziehbar macht. Es ermöglicht unter anderem einen detaillierten Einblick in die Historie und Protokollierung sämtlicher verarbeiteter Dateien innerhalb des FIBU-Portals.

Das Dokumenten-Management wird über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Dokumente suchen...}} aufgerufen.

; Video-Tutorial
Eine praktische Demonstration zur digitalen Beleg- und Dokumentenverarbeitung in der rodat FIBU finden Sie auf YouTube: [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot '''Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und effizient verbuchen (YouTube-Playlist)''']

== Dokumente ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Dokumente.png|thumb]]
Bei einem Eintrag der Dokumentenliste handelt es sich um einen '''Protokolleintrag''' über einen stattgefundenen Verarbeitungsschritt bezüglich eines Dokuments (z. B. Speicherung, Texterkennung/OCR, Empfang, Versand oder Verbuchung). Der Eintrag und das hinterlegte Dokument sind somit über die interne Protokollierung miteinander verknüpft.

Zu einem Dokument kann es beliebig viele Einträge in der Dokumentenliste geben, die den gesamten Lebenszyklus des Dokuments im System abbilden.

Die Liste dient der lückenlosen Nachverfolgung, Recherche und Wiederfindung von Dokumenten innerhalb der gesamten Dokumentensammlung.

=== Übersicht der Dokumentenansicht ===
Die Maske der Dokumenten-Übersicht besteht aus mehreren Elementen:

Zentral werden alle Einträge zu stattgefundenen Verwaltungsschritten bezüglich aller Dokumente in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche einen Überblick über den speziellen Zustand der einzelnen Schritte gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Einträge und ihre Spalten navigiert.

==== Spalten der Dokumenten-Übersicht ====
Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die ''Sortierreihenfolge'' nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erfassungszeitpunkt vorgegeben.

* '''1. Spalte (Dokumenten-Identität):''' Gibt Aufschluss über die Gleichheit von hinterlegten Dokumenten verschiedener Protokolleinträge. Wird die Übersicht nach dieser Spalte sortiert, werden alle Vorgänge zu demselben Dokument direkt nacheinander aufgelistet.
* '''2. Spalte (Richtung):''' Kennzeichnet, ob es sich um ein importiertes, exportiertes oder lokal verarbeitetes Dokument handelt.
* '''Restliche Spalten:''' Geben Aufschluss über Dateiname, Datum, Uhrzeit, Vorgang, Dateityp, Status und zugehörige Attribute des Verarbeitungsschritts.

==== Eintrags-Kriterien ====
Protokolleinträge werden automatisch nach Vorgang und Dateityp untergliedert:

'''Vorgänge:'''
* Speicherung
* Empfang
* Versand
* Texterkennung / OCR-Verarbeitung
* Verbuchung

'''Dateitypen:'''
* Belege
* Auswertungen
* Nachrichten
* Sonstige

Über das Feld <q>via</q> werden zusätzliche programmseitig definierte Angaben angezeigt, welche für gezielte Recherchen von Nutzen sind.

=== Eintrag entfernen ===
Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Einträge entfernen}} bzw. {{Taste|Entf}} lassen sich markierte bzw. selektierte Einträge aus der Protokollliste entfernen.

''Hinweis: Das Löschen eines Protokolleintrags führt nicht zum Löschen des physisch hinterlegten Dokuments.''

=== Zugriff auf die hinterlegte Datei ===
* '''Datei öffnen:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Öffnen}} bzw. {{Taste|Enter}} oder Doppelklick wird die ausgewählte Datei mit dem Standard-Anzeigeprogramm geöffnet.
* '''Speichern unter:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Speichern unter...}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} können die selektierten Dateien auf beliebigen Datenträgern exportiert werden.
* '''Im Explorer anzeigen:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Im Explorer anzeigen...}} werden die ausgewählten Dateien direkt im Windows-Explorer markiert und bereitgestellt (solange der Hinweisdialog aktiv ist).

== Schlagwortregeln ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Schlagwortregeln.png|thumb]]
Über Schlagworte lässt sich die Dokumentensuche flexibel individualisieren. Schlagwortdefinitionen lassen sich über übersichtliche Regeln selbst festlegen. Über die Schaltfläche {{Taste|Regeln erneut anwenden}} können alle bisherigen Schlagworte jederzeit anhand des aktuellen Regelwerks neu berechnet werden.

In der [[#Dokumente|Dokumenten-Ansicht]] kann anschließend gezielt nach Dokumenten gesucht werden, welche bestimmte Schlagwörter erfüllen (z. B. nach Kostenstellen, Lieferanten oder Belegarten).

Eine Schlagwortregel besteht aus der '''Regeldefinition''' und der '''Bedingungsdefinition'''.

=== Regeldefinition ===
Die Regeldefinition legt fest, auf welche Dokumente die Regel zutrifft und wie die Schlagworte vergeben werden:

:'''Festlegende Regeln:''' Sofern eine solche Regel zutrifft, werden die Schlagworte für das Dokument ausschließlich über diese Regel bestimmt; nachfolgende Regeln werden ignoriert. Die Reihenfolge der Regeln ist hierbei entscheidend.
:'''Hinzufügende Regeln:''' Im Gegensatz zu festlegenden Regeln können hier mehrere Regeln nacheinander auf dasselbe Dokument zutreffen, sodass sich Schlagworte nach unterschiedlichen Kriterien kumulativ aneinanderreihen.

=== Bedingungsdefinition ===
Die Bedingungsdefinition besteht aus einer Liste von Bedingungen, die gleichzeitig erfüllt sein müssen (UND-Verknüpfung), damit die Regel angewendet wird.

* Eine Bedingung wird durch Ausfüllen der Eingabefelder und Betätigen von {{Taste|>>}} hinzugefügt.
* Durch Selektion einer Bedingung in der Liste und Klick auf {{Taste|<<}} wird diese wieder entfernt.
* In Suchtexten können die Platzhalter <code>?</code> (für genau ein Zeichen) und <code>*</code> (für beliebig viele Zeichen) verwendet werden.

=== Schlagwort-Standards (Fortgeschritten) ===
Über die Konfigurationsdateien <code>...\FIBU\Standard-Schlagworte.csv</code> (kanzleiweit) bzw. <code>...\FIBU\<MANDANT>\Standard-Schlagworte.csv</code> (mandantenspezifisch) können Schlagwortstandards auch automatisiert über CSV-Dateien gepflegt werden.

Aufbau der CSV-Datei:
<Dokumenttyp>:
"Alle",
"Auswertungen",
"Belege" oder
"Nachrichten"
<Regeltyp>:
"festlegen" oder
"hinzufuegen"
<Schlagworte>:
Jeweils beginnend mit "#" (z. B. #Eingangsrechnung #Kaffeemeister)
<Wertung>:
"positiv", wenn "enthält" oder "beginnt";
"negativ", wenn "enthält nicht" oder "beginnt nicht"
<Suchebene>:
"Inhalt" für Dateiinhalt (OCR-Volltext) oder
"Name" für Dateiname
<Suchart>:
"beginnend" bei bspw. "Name beginnt mit...",
"enthält" bei bspw. "Dateiinhalt enthält ..." oder
"endend" bei bspw. "Dateiname endet mit ..."
<Suchtext>:
Text, nach dem gesucht werden soll

Eine Regel mit einer Bedingung:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung>;<Suchebene>;<Suchart>;<Suchtext>

Eine Regel mit mehreren Bedingungen:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
;;;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>

Mehrere Regeln:
<Dokumenttyp 1>;<Regeltyp 1>;<Schlagworte 1>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
<Dokumenttyp 2>;<Regeltyp 2>;<Schlagworte 2>;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>

== Sonstiges ==
=== Aktionstaste {{Taste|F9}} ===
Durch Betätigen von {{Taste|F9}} wird das Aktionsmenü mit den wichtigsten Funktionen der Maske aufgerufen. Alle Aktionen können direkt über die Tastatur (Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}}, {{Taste|↓}} und {{Taste|Enter}}) angesteuert werden.

=== Suchen ===
Die Schaltfläche {{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} aktiviert den '''Such-Modus'''. Die Eingabefelder werden zur Eingabe von Suchkriterien vorbereitet und bläulich hinterlegt.

In sämtliche bläulich hinterlegten Suchfelder können Kriterien mit folgenden Platzhaltern eingegeben werden:
:<code>*</code> Platzhalter für kein oder beliebig viele Zeichen.
:<code>?</code> Platzhalter für genau ein Zeichen.
:''Beispiel 1'': <code>ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die mit <code>ABC</code> beginnen.
:''Beispiel 2'': <code>*ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die <code>ABC</code> enthalten.
:''Beispiel 3'': <code>A?C</code> – Sucht nach Begriffen mit <code>A</code> am Anfang, einem beliebigen Zeichen und danach <code>C</code>.
:''Beispiel 4'': <code>*A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die an beliebiger Stelle ein <code>A</code>, genau ein Zeichen und ein <code>C</code> enthalten.

Mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|Suche}} wird der Suchlauf ausgeführt. Eine leere Suche listet alle Dokumente der Sammlung auf.

==== Dokumenteninhalte durchsuchen (Volltext- & OCR-Suche) ====
Das Feld Inhaltssuche ist im Suchmodus aktiv und ermöglicht eine formatübergreifende Suche direkt im Volltext der Dokumente (auch in gescannten und per OCR erfassten Belegen).

Zusätzlich kann eine Suchangabe bei der Inhaltssuche als [https://de.wikipedia.org/wiki/Regul%C3%A4rer_Ausdruck Regulärer Ausdruck (RegEx)] formuliert werden. Dazu muss der Ausdruck mit einem Schrägstrich <code>/</code> beginnen und enden:
:''Beispiel'': <code>/(Rechnung|Gutschrift)/</code> sucht nach allen Dokumenten, die entweder das Wort <q>Rechnung</q> oder <q>Gutschrift</q> im Text enthalten.

=== Vorschau ===
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Vorschau.png|thumb]]
Über die Schaltflächen {{Taste|Vorschau einschalten >}} bzw. {{Taste|Vorschau ausschalten >}} wird das frei platzierbare Vorschaufenster aktiviert bzw. deaktiviert.
* Das Vorschaufenster zeigt synchron das aktuell in der Liste markierte Dokument an.
* Die Position des Fensters bleibt über Sitzungen hinweg gespeichert (ideal für Mehrbildschirm-Arbeitsplätze).
* Bei PDF-Dateien können Textpassagen direkt im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Bei Bilddateien maximiert das Gedrückthalten der linken Maustaste den Zoomfaktor.

== Siehe auch ==
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Nachrichtensystem]]
* [[Auswertungsversand]]
* [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)]

Dokumenten-Management

2026-08-18T12:06:02Z

Andi:

[[Kategorie:PORTAL]]
Das Dokumenten-Management ist eine Komponente des FIBU-Portals, welche die interne Verwaltung aller Dateien für den Anwender transparent und lückenlos nachvollziehbar macht. Es ermöglicht unter anderem einen detaillierten Einblick in die Historie und Protokollierung sämtlicher verarbeiteter Dateien innerhalb des FIBU-Portals.

Das Dokumenten-Management wird über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Dokumente suchen...}} aufgerufen.

; Video-Tutorial
: Eine praktische Demonstration zur digitalen Beleg- und Dokumentenverarbeitung in der rodat FIBU finden Sie auf YouTube:

: [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot '''Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und effizient verbuchen (YouTube-Playlist)''']

== Dokumente ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Dokumente.png|thumb]]
Bei einem Eintrag der Dokumentenliste handelt es sich um einen '''Protokolleintrag''' über einen stattgefundenen Verarbeitungsschritt bezüglich eines Dokuments (z. B. Speicherung, Texterkennung/OCR, Empfang, Versand oder Verbuchung). Der Eintrag und das hinterlegte Dokument sind somit über die interne Protokollierung miteinander verknüpft.

Zu einem Dokument kann es beliebig viele Einträge in der Dokumentenliste geben, die den gesamten Lebenszyklus des Dokuments im System abbilden.

Die Liste dient der lückenlosen Nachverfolgung, Recherche und Wiederfindung von Dokumenten innerhalb der gesamten Dokumentensammlung.

=== Übersicht der Dokumentenansicht ===
Die Maske der Dokumenten-Übersicht besteht aus mehreren Elementen:

Zentral werden alle Einträge zu stattgefundenen Verwaltungsschritten bezüglich aller Dokumente in einer tabellarischen Auflistung präsentiert, welche einen Überblick über den speziellen Zustand der einzelnen Schritte gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Einträge und ihre Spalten navigiert.

==== Spalten der Dokumenten-Übersicht ====
Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte kann die ''Sortierreihenfolge'' nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erfassungszeitpunkt vorgegeben.

* '''1. Spalte (Dokumenten-Identität):''' Gibt Aufschluss über die Gleichheit von hinterlegten Dokumenten verschiedener Protokolleinträge. Wird die Übersicht nach dieser Spalte sortiert, werden alle Vorgänge zu demselben Dokument direkt nacheinander aufgelistet.
* '''2. Spalte (Richtung):''' Kennzeichnet, ob es sich um ein importiertes, exportiertes oder lokal verarbeitetes Dokument handelt.
* '''Restliche Spalten:''' Geben Aufschluss über Dateiname, Datum, Uhrzeit, Vorgang, Dateityp, Status und zugehörige Attribute des Verarbeitungsschritts.

==== Eintrags-Kriterien ====
Protokolleinträge werden automatisch nach Vorgang und Dateityp untergliedert:

'''Vorgänge:'''
* Speicherung
* Empfang
* Versand
* Texterkennung / OCR-Verarbeitung
* Verbuchung

'''Dateitypen:'''
* Belege
* Auswertungen
* Nachrichten
* Sonstige

Über das Feld <q>via</q> werden zusätzliche programmseitig definierte Angaben angezeigt, welche für gezielte Recherchen von Nutzen sind.

=== Eintrag entfernen ===
Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Einträge entfernen}} bzw. {{Taste|Entf}} lassen sich markierte bzw. selektierte Einträge aus der Protokollliste entfernen.

''Hinweis: Das Löschen eines Protokolleintrags führt nicht zum Löschen des physisch hinterlegten Dokuments.''

=== Zugriff auf die hinterlegte Datei ===
* '''Datei öffnen:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Öffnen}} bzw. {{Taste|Enter}} oder Doppelklick wird die ausgewählte Datei mit dem Standard-Anzeigeprogramm geöffnet.
* '''Speichern unter:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Speichern unter...}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} können die selektierten Dateien auf beliebigen Datenträgern exportiert werden.
* '''Im Explorer anzeigen:''' Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Im Explorer anzeigen...}} werden die ausgewählten Dateien direkt im Windows-Explorer markiert und bereitgestellt (solange der Hinweisdialog aktiv ist).

== Schlagwortregeln ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Schlagwortregeln.png|thumb]]
Über Schlagworte lässt sich die Dokumentensuche flexibel individualisieren. Schlagwortdefinitionen lassen sich über übersichtliche Regeln selbst festlegen. Über die Schaltfläche {{Taste|Regeln erneut anwenden}} können alle bisherigen Schlagworte jederzeit anhand des aktuellen Regelwerks neu berechnet werden.

In der [[#Dokumente|Dokumenten-Ansicht]] kann anschließend gezielt nach Dokumenten gesucht werden, welche bestimmte Schlagwörter erfüllen (z. B. nach Kostenstellen, Lieferanten oder Belegarten).

Eine Schlagwortregel besteht aus der '''Regeldefinition''' und der '''Bedingungsdefinition'''.

=== Regeldefinition ===
Die Regeldefinition legt fest, auf welche Dokumente die Regel zutrifft und wie die Schlagworte vergeben werden:

:'''Festlegende Regeln:''' Sofern eine solche Regel zutrifft, werden die Schlagworte für das Dokument ausschließlich über diese Regel bestimmt; nachfolgende Regeln werden ignoriert. Die Reihenfolge der Regeln ist hierbei entscheidend.
:'''Hinzufügende Regeln:''' Im Gegensatz zu festlegenden Regeln können hier mehrere Regeln nacheinander auf dasselbe Dokument zutreffen, sodass sich Schlagworte nach unterschiedlichen Kriterien kumulativ aneinanderreihen.

=== Bedingungsdefinition ===
Die Bedingungsdefinition besteht aus einer Liste von Bedingungen, die gleichzeitig erfüllt sein müssen (UND-Verknüpfung), damit die Regel angewendet wird.

* Eine Bedingung wird durch Ausfüllen der Eingabefelder und Betätigen von {{Taste|>>}} hinzugefügt.
* Durch Selektion einer Bedingung in der Liste und Klick auf {{Taste|<<}} wird diese wieder entfernt.
* In Suchtexten können die Platzhalter <code>?</code> (für genau ein Zeichen) und <code>*</code> (für beliebig viele Zeichen) verwendet werden.

=== Schlagwort-Standards (Fortgeschritten) ===
Über die Konfigurationsdateien <code>...\FIBU\Standard-Schlagworte.csv</code> (kanzleiweit) bzw. <code>...\FIBU\<MANDANT>\Standard-Schlagworte.csv</code> (mandantenspezifisch) können Schlagwortstandards auch automatisiert über CSV-Dateien gepflegt werden.

Aufbau der CSV-Datei:
<Dokumenttyp>:
"Alle",
"Auswertungen",
"Belege" oder
"Nachrichten"
<Regeltyp>:
"festlegen" oder
"hinzufuegen"
<Schlagworte>:
Jeweils beginnend mit "#" (z. B. #Eingangsrechnung #Kaffeemeister)
<Wertung>:
"positiv", wenn "enthält" oder "beginnt";
"negativ", wenn "enthält nicht" oder "beginnt nicht"
<Suchebene>:
"Inhalt" für Dateiinhalt (OCR-Volltext) oder
"Name" für Dateiname
<Suchart>:
"beginnend" bei bspw. "Name beginnt mit...",
"enthält" bei bspw. "Dateiinhalt enthält ..." oder
"endend" bei bspw. "Dateiname endet mit ..."
<Suchtext>:
Text, nach dem gesucht werden soll

Eine Regel mit einer Bedingung:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung>;<Suchebene>;<Suchart>;<Suchtext>

Eine Regel mit mehreren Bedingungen:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
;;;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>

Mehrere Regeln:
<Dokumenttyp 1>;<Regeltyp 1>;<Schlagworte 1>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
<Dokumenttyp 2>;<Regeltyp 2>;<Schlagworte 2>;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>

== Sonstiges ==
=== Aktionstaste {{Taste|F9}} ===
Durch Betätigen von {{Taste|F9}} wird das Aktionsmenü mit den wichtigsten Funktionen der Maske aufgerufen. Alle Aktionen können direkt über die Tastatur (Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}}, {{Taste|↓}} und {{Taste|Enter}}) angesteuert werden.

=== Suchen ===
Die Schaltfläche {{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} aktiviert den '''Such-Modus'''. Die Eingabefelder werden zur Eingabe von Suchkriterien vorbereitet und bläulich hinterlegt.

In sämtliche bläulich hinterlegten Suchfelder können Kriterien mit folgenden Platzhaltern eingegeben werden:
:<code>*</code> Platzhalter für kein oder beliebig viele Zeichen.
:<code>?</code> Platzhalter für genau ein Zeichen.
:''Beispiel 1'': <code>ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die mit <code>ABC</code> beginnen.
:''Beispiel 2'': <code>*ABC</code> – Sucht nach Einträgen, die <code>ABC</code> enthalten.
:''Beispiel 3'': <code>A?C</code> – Sucht nach Begriffen mit <code>A</code> am Anfang, einem beliebigen Zeichen und danach <code>C</code>.
:''Beispiel 4'': <code>*A?C</code> – Sucht nach Begriffen, die an beliebiger Stelle ein <code>A</code>, genau ein Zeichen und ein <code>C</code> enthalten.

Mit {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|Suche}} wird der Suchlauf ausgeführt. Eine leere Suche listet alle Dokumente der Sammlung auf.

==== Dokumenteninhalte durchsuchen (Volltext- & OCR-Suche) ====
Das Feld Inhaltssuche ist im Suchmodus aktiv und ermöglicht eine formatübergreifende Suche direkt im Volltext der Dokumente (auch in gescannten und per OCR erfassten Belegen).

Zusätzlich kann eine Suchangabe bei der Inhaltssuche als [https://de.wikipedia.org/wiki/Regul%C3%A4rer_Ausdruck Regulärer Ausdruck (RegEx)] formuliert werden. Dazu muss der Ausdruck mit einem Schrägstrich <code>/</code> beginnen und enden:
:''Beispiel'': <code>/(Rechnung|Gutschrift)/</code> sucht nach allen Dokumenten, die entweder das Wort <q>Rechnung</q> oder <q>Gutschrift</q> im Text enthalten.

=== Vorschau ===
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Vorschau.png|thumb]]
Über die Schaltflächen {{Taste|Vorschau einschalten >}} bzw. {{Taste|Vorschau ausschalten >}} wird das frei platzierbare Vorschaufenster aktiviert bzw. deaktiviert.
* Das Vorschaufenster zeigt synchron das aktuell in der Liste markierte Dokument an.
* Die Position des Fensters bleibt über Sitzungen hinweg gespeichert (ideal für Mehrbildschirm-Arbeitsplätze).
* Bei PDF-Dateien können Textpassagen direkt im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Bei Bilddateien maximiert das Gedrückthalten der linken Maustaste den Zoomfaktor.

== Siehe auch ==
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Nachrichtensystem]]
* [[Auswertungsversand]]
* [https://www.youtube.com/playlist?list=PL0V0Bx-I2DKze6adVlwiX9ONQEpI2a7ot Video-Tutorial: Digitale Belege einlesen und verbuchen (YouTube-Playlist)]

FIBU Buchungen bearbeiten

2024-12-19T09:50:27Z

Andi: /* Export von Vorläufen */

[[Kategorie:FIBU]]
Die Bearbeitung von Buchungen wird über den Menüpunkt {{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} aufgerufen. Dies ist die zentrale Funktion jeder Buchhaltung.

Die Buchungen werden als Buchungsstapel (als sogenannte [[#Vorläufe|Vorläufe]]) erfasst. Während der Buchungserfassung erfolgt eine automatische Dialogverarbeitung, welche die Auswirkungen der Buchungen im Dialog sofort sichtbar macht aber die Buchungen noch nicht endgültig festschreibt. Die Buchungen eines Vorlaufstapels werden erst festgeschrieben, wenn das zugehörige Journal erstellt wurde (Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung).

Mit dieser Funktion können folgende Arbeiten durchgeführt werden:
* Erfassung von Buchungen in unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Korrektur von Buchungen in unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Einsichtnahme in verarbeitete Buchungsvorläufe
* Prüfung von unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Ausgabe von Primanota bzw. Buchungslisten
* Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung
* Ausgabe von Vorläufen im DATEV-Format
* Löschung von Buchungsvorläufen

== Vorläufe ==
[[Datei:FIBU.Buchungen bearbeiten.Vorläufe.png|thumb]]
Durch den Aufruf des Menüpunktes {{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} kann ein Buchungsvorlauf erfasst werden. Beim ersten Aufruf werden zunächst zwei leere Buchungsvorläufe zur Bearbeitung angeboten.

:'''Buchungspaket'''
::Jahresunabhängiges Buchungspaket, zum <q>Parken</q> von Buchungen. Buchungspakete können nicht verarbeitet werden!
:'''Buchungsvorlauf mit Datumsangabe'''
::Nach Anwahl des Buchungsvorlaufes, der mit Datumsangaben versehen ist, können Buchungen erfasst werden. Vor der Buchungseingabe kann über Eingaben in den Feldern <q>Datum von</q> und <q>Datum bis</q> der Buchungszeitraum angegeben werden.
:'''Buchungstyp'''
::Hier kann der jeweilige Vorlauf entweder für <q>alle Bereiche</q>, für <q>nur Steuerrecht</q>, oder für <q>nur Handelsrecht</q> angelegt werden.

=== Anwahl eines Buchungsvorlaufes ===
Es werden immer zumindest ein leeres Buchungspaket und ein leerer Buchungsvorlauf angeboten:

'''Buchungspakete''' befinden sich immer über den '''Buchungsvorläufen''' und können nicht verarbeitet werden. Sie sind durch den Eintrag <q>Buchungspaket</q> in der Spalte <q>Datum von - Datum bis</q> als solche gekennzeichnet. Da sie jahresunabhängig sind, erscheinen sie in jedem Mandantengeschäftsjahr, in welchen sie auch bearbeitet werden können. Mittels [[Buchungen kopieren]] können Buchungspakete an Buchungsvorläufe angehängt werden. Dadurch lassen sich unter anderem wiederkehrende Buchungen einfach realisieren.

Buchungen lassen sich von einem in ein anderes Geschäftsjahr kopieren, indem man sie zunächst in ein '''Buchungspaket''' kopiert und anschließend aus diesem Buchungspaket heraus in einen Buchungsvorlauf eines anderen Geschäftjahres hineinkopiert.

Sind die Verarbeitungskennzeichen E, P und J leer, also werden keine Haken angezeigt, so können Buchungen eingegeben werden.

Neue Buchungsvorläufe oder Buchungspakete werden automatisch angelegt, sobald im Vorlauf oder Buchungspaket mit der höchsten Abrechnungsnummer Buchungen erfasst wurden. Abrechnungsnummern sind von <code>0001</code> bis <code>0069</code> und von <code>1001</code> bis <code>1069</code> möglich.

Die Buchungserfassung für einen Buchungsvorlauf oder ein Buchungspaket kann durch Betätigen von {{Taste|OK}}, {{Taste|Enter}}, einen Doppelklick auf den Reiter Buchungen oder einen Doppelklick in die Buchungsvorschau gestartet werden.

[[#Auswahlmaske für Vorlaufaktionen|Weitere Funktionen der Vorlaufmaske]], können erst nach der Erfassung von Buchungen aufgerufen werden.

=== Auswahlmaske für Vorlaufaktionen ===
Nach der Anwahl eines Buchungsvorlaufes werden im rechten oberen Bereich in der Auswahlmaske alle möglichen Vorlaufaktionen angezeigt.

Aktionen, die für den ausgewählten Vorlauf nicht sinnvoll sind oder zu ungewollten Ergebnissen führen würden sind abgeblendet und können nicht angewählt werden.

Buchungspakete sind im Allgemeinen wie Buchungsvorläufe zu behandeln, können jedoch nicht verarbeitet werden.

==== Vorlaufstatus ändern ====
Die Markierungen der Vorlaufaktionen entsprechen den Markierungen in der Statusspalte:
:<code>E</code> Vorlauf wurde exportiert.
:<code>P</code> Primanota drucken
:<code>J</code> Journal erstellen
:<code>V</code> Vorlauf prüfen

Nachdem eine Verabeitungsaktion durchgeführt wurde, setzt das Programm eine Markierung in das Kontrollkästchen der betreffenden Aktion und in der Statusspalte EPJV.

Für '''Vorlauf wurde exportiert''', '''Primanotadruck''' und '''Vorlauf prüfen''' kann diese Markierung entfernt werden, um die jeweilige Aktion auch wiederholt auszuführen.

''Die Verarbeitungsaktion '''Journal erstellen''' kann nicht rückgängig gemacht werden, da dies sonst zu Fehl- und Doppelverarbeitungen führen kann.''

==== Verarbeiteten Buchungsvorlauf einsehen ====
Sind bei einem Buchungsvorlauf bereits Verarbeitungskennzeichen durch Primanotadruck, Journal- schreibung oder Export gesetzt, so kann der Vorlauf lediglich zum Einsehen angewählt werden.

In der Eingabemaske für Vorlaufdaten können nur die Felder '''Bezeichnung''' und '''Kürzel''' erfasst werden.

Beim Aufruf der Buchungsmaske erscheint ein Hinweis, dass der angewählte Vorlauf nicht änderbar ist. Dabei befindet sich die [[#Buchungen suchen|Buchungsmaske explizit im Suchmodus]].

==== Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen ====
Ist bei einem Buchungsvorlauf der Prüfstatus freigegeben, so wird in der Auswahlmaske für Vorlaufaktionen das Prüfen eines Buchungsvorlaufes über {{Taste|Vorlauf prüfen}} angeboten.

Nach dem Prüflauf kann der Buchungsvorlauf verarbeitet werden, '''selbst wenn Buchungsfehler erkannt wurden'''. Fehlerhafte Buchungen werden dann von der Buchungsverarbeitung ausgelassen und in einem Fehlerprotokoll gesondert aufgeführt.

Ein Buchungsvorlauf muss vor Verarbeitung geprüft werden, wenn dieser

* mittels ''Buchungen kopieren'' erweitert wurde,
* mittels ''DATEV-'' oder ''ASCII-Buchungen einlesen'' erstellt wurde,
* durch ''Löschen ausgeglichener OP'' erstellt wurde,
* das Vorlauf-''Datum bis'' geändert wurde,
* oder der ''Beginn des Wirtschaftsjahres'' geändert wurde.

''Bei jedem Prüflauf wird ein Vorlaufprüfprotokoll erstellt, das ausgedruckt werden kann.''

==== Primanota drucken ====
Bei Buchungsvorläufen mit [[#Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen|geprüften Buchungsvorläufen]] wird das Drucken der Primanota über {{Taste|Primanota drucken}} angeboten.

Durch das erstmalige Drucken einer Primanota gilt ein Vorlauf als ''verarbeitet''. Änderungen oder Neuerfassung von zugehörigen Buchungen ist somit nicht mehr möglich. Allerdings kann durch das Entfernen des Verarbeitungskennzeichens in der Checkbox der Vorlaufstatus wieder auf ''unverarbeitet'' gesetzt werden.

''Eine Primanota kann beliebig oft gedruckt werden.''

==== Journal erstellen / Vorlaufverarbeitung ====
Bei Buchungsvorläufen mit erfassten Buchungen, die noch nicht verarbeitet wurden, wird über {{Taste|Journal erstellen}} die Journalschreibung mit Vorlaufverarbeitung angeboten.

''Erstellen Sie vor der Vorlaufverarbeitung eine [[Datensicherung erstellen|Datensicherung]], um diese gegebenenfalls zurückspeichern zu können, falls nach der Verarbeitung eigene Buchungsfehler erkannt werden.
Beachten Sie in diesem Zusammenhang die [[#Grundsätzliches|grundsätzlichen Hinweise]] unter [[#Arbeiten mit der FIBU|Arbeiten mit der FIBU]].''

Durch Betätigen von {{Taste|Journal erstellen}} werden die erfassten Buchungssätze in der Buchhaltung festgeschrieben und fließen in die Offene Postenverwaltung mit ein.

Es erscheint das Journal am Bildschirm, welches durch Bedienung der erscheinenden Windows-Anwendung gedruckt werden kann.

Durch die Verarbeitung wird das FIBU-Datum '''gebucht bis''' durch das Vorlauf-'''Datum bis''' aktualisiert, wenn das '''Datum bis''' des verarbeiteten Vorlaufes größer ist, als das bisherige '''gebucht bis'''. Das FIBU-Datum erscheint auf den Auswertungen als aktueller Stand der FIBU.

Wurden EG-Buchungen verarbeitet, so wird zusätzlich eine Zusammenfassung der EG-Buchungen ausgegeben. Werden Buchungen als fehlerhaft erkannt, so wird neben dem Journal ein Fehlerprotokoll ausgegeben. Buchungen auf diesem Fehlerprotokoll wurden nicht verarbeitet und müssen erneut erfasst werden.

Ist die [[FIBU Programmdaten|Transaktionssicherung des Mandanten]] abgeschaltet, so erscheint ein Hinweis, der sicherheitshalber noch zu bestätigen ist.

''Die Offenen Posten werden nur bei eingeschalteter Programmverbindung FIBU-OPOS aktualisiert. Mittels {{Taste|F2}} können die betreffenden Mandanteneinstellungen unter <q>OPOS</q> eingesehen werden.''

Wird die Ausgabemeldung mit {{Taste|Ja}} oder {{Taste|Abbruch}} beendet, so kann das Journal über den Menüpunkt {{Taste|Extras}}>{{Taste|Dienstmenü}}>{{Taste|Ausgaben}} erneut gedruckt werden.

Mittels der Funktion ''FIBU>Auswertungen>Journalbuch'' können alle Journale des Wirtschaftsjahres als Gesamtausgabe gedruckt werden.

==== Export von Vorläufen ====
Bei Buchungsvorläufen mit erfassten Buchungen, die bereits ausgegeben wurden, ist das Verarbeitungskennzeichen in der nebenstehenden Checkbox ersichtlich. Durch den Export gilt ein Vorlauf als verarbeitet. Änderungen oder die Neuerfassung von Buchungen ist somit nicht mehr möglich.

Über {{Taste|F9}} können die in der Übersicht angehakten Vorläufe über {{Taste|Export CSV-Format}} oder {{Taste|Export DATEV-Format}} exportiert werden.

Hierzu muss ein '''Exportverzeichnis''' und ein '''Ausgabeformat''' angegeben werden. Anschließend kann über {{Taste|Daten exportieren}} die Ausgabe erfolgen.

Mit der Steuerberaterversion der rodat-FIBU können exportierte Vorläufe wieder eingelesen werden.

Dies ist beispielsweise sinnvoll, um Buchungsdaten vom Mandantenbetrieb zum Steuerberater zu übergeben. Zudem kann damit eine Buchhaltung in einem neuen Mandantenverzeichnis unter Verwendung bereits vorhandener Buchungsvorläufe neu aufgebaut werden.

''Buchungen und [[Kontenbeschriftungen]] sind logisch zusammenhängend, sodass ein paralleler [[Export der Kontenbeschriftungen]] zu den Buchungsvorläufen durchgeführt werden sollte.''

- [[Import und Export]]

==== Vorlauf löschen ====
Buchungsvorläufe mit erfassten Buchungen können nur gelöscht werden, wenn sie entweder ''unverarbeitet'' sind, oder bei ihnen sowohl {{Taste|Primanota drucken}}, als auch {{Taste|Journal erstellen}} oder der Export durchgeführt wurde.

Durch Betätigen von {{Taste|Löschen}} wird der ausgewählte oder (falls selektiert) alle in der Übersicht selektierten Buchungsvorläufe gelöscht.

Durch das Löschen eines verarbeiteten Vorlaufs werden die zugehörigen Buchungen entfernt. Der Vorlauf steht wieder als leerer Buchungsvorlauf zur Buchungserfassung zur Verfügung.

'''Bereits verarbeitete Buchungen werden durch das Löschen des Vorlaufes NICHT aus der FIBU entfernt!'''
''Das Löschen von verarbeiteten Buchungsvorläufen hat somit keinen Einfluss auf die Buchhaltung, sondern gibt nur Abrechnungsnummern zur Neuerfassung frei.''

Nach Löschung eines verarbeiteten Vorlaufs sollte die Funktion [[Geschäftsjahre zurücksetzen]] nicht mehr ausgeführt werden. Aus diesem Grund muss, vor der endgültigen Löschung eines verarbeiteten Vorlaufs, eine entsprechende Meldung bestätigt werden.

=== Korrekturarbeiten ===
=== Eingabefelder für Vorlaufdaten ===

== Buchungen ==
=== Eingabemaske für Buchungen ===
=== Schaltfläche {{Taste|Bearbeiten}} ===
=== Eingabe von Splitbuchungen ===
=== Buchungsbeleg als Datei ===
=== Belege-Mappe buchen ===
=== Eingabeprüfung bei Sachkontonummer ===
=== Eingabeprüfung bei Personenkontonummer ===
=== OP-Prüfung ohne Zahlungsvorgang ===
=== OP-Prüfung bei Zahlungsvorgang ===
==== Sammelbeleg wählen ====
==== Beleg nicht gefunden ====
==== Teilzahlung ====
==== Ausgleich durch Skonto ====
==== Kleindifferenzen ====
==== Skonto überflüssig ====
==== Bei Zahlungsvorgang - Überzahlung ====
=== Eingabemaske für OP-Abgleich ===

== Kontenansicht ==

== Arbeiten mit der FIBU ==
=== Grundsätzliches ===
=== Eröffnung und Neuanlage einer Buchhaltung ===
=== Buchungserfassung - Verkauf ===
=== Buchungserfassung - Einkauf ===
=== Buchungserfassung - Zahlungseingang ===
=== Buchungserfassung - Zahlungsausgang ===
=== Offener Posten nicht ausgleichbar ===
=== Auswertungen ===

Import und Export

2024-12-19T09:33:20Z

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[[Kategorie:FIBU]]
Der Datei-Import und -Export sind Komponenten der rodat-FIBU. Mit dem Export können Daten der rodat-FIBU in speziell formatierte Dateien rausgeschrieben und mit dem Import können diese speziell formatierten Dateien wieder in die rodat-FIBU zurückgeschrieben werden.

== Import ==
[[Datei:Import.png|mini|alternativtext=Maske des Importprogramms|Maske des Importprogramms]]
Durch Betätigen von {{Taste|Hinzufügen}} können beliebig viele Import-Dateien zum Import hinzugefügt werden.

Die für den Import bereitstehenden Dateien werden als Einträge in der Auflistung angezeigt.

Jede Import-Datei verfügt über ein Import-Programm, welches beim anschließenden Import zum Einsatz kommt. Es ist möglich, dass für eine Datei mehrere alternative Import-Programme zur Auswahl stehen, dann kann das Import-Programm durch Auswahl der Kombobox geändert werden. In der Auflistung ist außerdem ein <q>+</q> in der Spalte nach dem Import-Programm zu finden.

Darüberhinaus findet sich in der Auflistung eine Spalte über den Status der Datei. Es ist möglich, dass Dateien garnicht oder nur teilweise eingelesen werden können. Weiterführende Informationen werden dann in dieser Spalte und bei Doppelklick des dazugehörigen Symbol angezeigt.

Durch Betätigen von {{Taste|Entfernen}} wird der ausgewählte Eintrag aus der Liste entfernt. Dabei bleibt die originale Datei unberührt. Hiermit wird eine fälschlicherweise zum Import hinzugefügte Datei wieder aus dem Import entfernt.

Wenn in der Liste alle gewünschten Import-Dateien aufgelistet werden und sie alle angezeigten Hinweise zur Kenntnis genommen haben, können Sie den {{Taste|Import durchführen}}. Dabei werden alle aufgelisteten Import-Dateien auf einmal importiert.

== Export ==
[[Datei:Export.png|mini|alternativtext=Maske des Exportprogramms|Maske des Exportprogramms]]
Wählen Sie durch Betätigen von {{Taste|...}} ein Export-Verzeichnis aus, in welches die Daten exportiert werden sollen.
Wenn Sie mit der Auswahl des Verzeichnisses und der Auswahl des Ausgabeformats zufrieden sind, können Sie die {{Taste|Daten exportieren}}.

Stellen Sie sicher, dass im Ausgabeverzeichnis (schnell erreichbar über {{Taste|Verzeichnis öffnen}}) abhängig von Ihren Einstellungen eine oder mehrere Dateien ausgegeben wurden.

== Formate ==
=== CSV-Format ===
Bei den meisten Import- und Export-Formaten handelt es sich um CSV-Dateien. Das sind Textdateien (meistens mit der Datei-Endung .CSV), deren Inhalt aus <q>'''C'''haracter '''S'''eparated '''V'''alues</q> (~ durch Zeichen getrennte Werte) besteht. Solche Textdateien können in drei verschiedenen Zeichenkodierungen vorliegen:
* ASCII
* UTF-8
* UNICODE

=== DATEV-Format ===
Beim DATEV-Format handelt es sich um ein erweitertes [[#CSV-Format|CSV-Format]]. Zusätzlich zu den Vorgaben einer CSV-Datei enthält eine Datei im DATEV-Format weitere Meta-Informationen zur Buchführung:
* Exportzeit
* Importzeit
* Beraternummer
* Mandantennummer
* Wirtschaftsjahresbeginn
* Kontenrahmen
* Sachkontenlänge
Diese Metainformationen können vor dem Import mit den im Programm befindlichen Stammdaten abgeglichen werden, um möglicherweise Importierungsfehler zu verhindern.

=== Dokument-Paket ===
[[Datei:Files.png|mini|alternativtext=Anzeige von zwei Dateien im Explorer|CSV & ZIP im Explorer]]
Beim Dokument-Paket handelt es sich um ein ZIP-Archiv, das als ergänzende Datei beim Export von Buchungen mit ausgegeben wurde. Diese Datei beinhaltet die mit den Buchungen verknüpften Belegbilder in strukturierter Form, sodass beim Import von beiden Dateien (CSV+ZIP) die Buchungen inklusive ihrer Beleg-Verknüpfungen wieder vollständig hergestellt werden können.

'''Hinweis:''' Das ZIP-Archiv darf nicht entpackt werden. Zu einer ZIP-Datei mit Belegbildern muss es ''eine oder mehrere'' zugehörige CSV-Dateien mit Buchungsinformationen geben, die auch gemeinsam importiert werden sollten.

Datei:Export.png

2024-12-19T09:27:21Z

Andi: Andi lud eine neue Version von Datei:Export.png hoch

Maske des Exportprogramms

Datei:Import.png

2024-12-19T09:08:18Z

Andi:

Maske des Importprogramms

Datei:Export.png

2024-12-19T09:07:05Z

Andi:

Maske des Exportprogramms

Datei:Files.png

2024-12-19T08:57:10Z

Andi:

Ausgabe von zwei Dateien .CSV und .ZIP beim einer Buchung mit Belegbild

Dokumenten-Management

2024-08-21T08:29:31Z

Andi: /* Dokumenteninhalte suchen */

[[Kategorie:PORTAL]]
Das Dokumenten-Management ist eine Komponente des FIBU-Portals, welche die interne Verwaltung aller Dateien für den Anwender transparenter macht. Das Management ermöglicht u.a. einen Einblick in die Historie sämtlicher verwalteten Dateien innerhalb des FIBU-Portals.

Das Dokumenten-Management wird über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Dokumente suchen...}} aufgerufen.

== Dokumente ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Dokumente.png|thumb]]
Bei einem Eintrag der Dokumentenliste handelt es sich explizit um einen '''Protokolleintrag''' über einen stattgefundenen Verarbeitungsschritt bezüglich eines Dokuments. Der Eintrag und das hinterlegte Dokument sind somit nur indirekt miteinander verknüpft.

Zu einem Dokument kann es bliebig viele Einträge in der Dokumentenliste geben.

Die Liste dient der Nachverfolgung und Wiederfindung von bestimmten Dokumenten innerhalb der gesamten Dokumentensammlung.

=== Übersicht der Dokumentenansicht ===
Die Maske der Dokumenten-Übersicht besteht aus einigen Elementen.

Zentral werden alle Einträge zu jemals stattgefundenen Verwaltungsschritten bzgl. allen Dokumenten in einer großen Auflistung präsentiert, welche spalten- bzw. zeilenweise einen Überblick über den speziellen Zustand der einzelnen Schritte gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Einträge und ihre Spalten navigiert.

==== Spalten der Dokumenten-Übersicht ====
Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte, kann die ''Sortierreihenfolge'' nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erfassungszeit vorgegeben.

Die erste (unbenannte) Spalte gibt Aufschluss über die Gleichheit von hinterlegten Dokumenten verschiedener Protokolleinträge. Wird die Übersicht nach dieser Spalte sortiert, so werden alle Einträge zu dem selben Dokument nacheinander aufgelistet.

Die zweite (unbenannte) Spalte gibt Aufschluss darüber, ob es sich um ein importiertes oder exportiertes Dokument handelt.

Die restlichen Spalten geben jeweils einen selbstredenen Aufschluss über den stattgefundenen Verarbeitungsschritt.

==== Eintrags-Kriterien ====
Protokolleinträge werden automatisch untergliedert in Vorgang und Dateityp:

Vorgänge:
* Speicherung
* Empfang
* Versand

Dateitypen:
* Sonstige
* Belege
* Auswertungen

Über das Feld <q>via</q> werden ggf. noch weitere vom Programm selbst-definierte Angaben angezeigt, welche für eine Suche von Nutzen sein könnten.

=== Eintrag entfernen ===
Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Einträge entfernen}} bzw. {{Taste|Entf}} lassen sich die markierten bzw. selektierten Einträge aus der Protokollliste entfernen.

''Das Löschen eines Protokolleintrages führt nicht zum Löschen des hinterlegen Dokuments.''

=== Zugriff auf hinterlegte Datei ===
Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Öffenen}} bzw. {{Taste|Enter}} lässt sich die Ausgewählte Datei öffnen.

Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Speichern unter...}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} lassen sich dich ausgewählten bzw. selektierten Dateien über den Speichern-Unter-Dialog auf anderen Speichermedien speichern.

Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Im Explorer anzeigen...}} bzw. {{Taste|Enter}} werden die ausgewählten bzw. selektierten Dateien im Explorer bereitgestellt (solange die zugehörige Hinweismeldung angezeigt wird).

== Schlagwortregeln ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Schlagwortregeln.png|thumb]]
Über Schlagworte lässt sich die Dokumentensuche noch feiner individualisieren. Die Schlagwortdefinitionen lassen sich über einfache Regeln selber festlegen. Zu jedem Zeitpunkt lassen sich die {{Taste|Regeln erneut anwenden}}. Dabei werden alle bisherigen Schlagworte durch die im (ggf. neuen oder geänderten) Regelwerk definierten Regeln ersetzt.

In der [[#Dokumente|Dokumenten-Ansicht]] lässt es sich dann sehr bequem nach Dokumenten [[#Suchen|suchen]] welche bestimmte Schlagwortkriterien erfüllen.

Eine Schlagwortregel besteht aus der '''Regeldefinition''' und der '''Bedingungsdefinition'''.

=== Regeldefinition ===
Die Regeldefinition gibt an, auf welche Dokumente und in welcher Art die Regel, welche konkreten Schlagworte ergänzt:

:'''Festlegende Regeln''': Sofern eine dieser Regeln zutrifft, sind die Schlagworte für das Dokument alleine über diese definiert. Keine weitere Regel wird mehr zutreffen. Die Reihenfolge der Regeln ist hierbei signifikant.
:'''Hinzufügende Regeln''': Im Gegensatz zu den festlegenden Regeln, können hier mehrere Regeln hintereinander auf ein und das selbe Dokument zutreffen, sodass sich mehrere Schlagworte - nach unterschiedlichen Kriterien - aneinanderreihen.

=== Bedingungsdefinition ===
Die Bedingungsdefinition besteht auf einer Liste von gleichzeitig notwendigen Bedingungen, die zutreffen müssen, damit die Schlagwortregel (entsprechend ihrer Regeldefinition) angewendet wird.

Eine Bedingung wird durch das Ausfüllen der Definition und {{Taste|>>}} hinzugefügt. Durch Selektion der jeweiligen Bedingung in der Liste und {{Taste|<<}} wird sie wieder aus der Liste entfernt.

Die Suchtexte der Bedingungen dürfen die Platzhalter <code>?</code> für '''ein''' oder <code>*</code> für '''kein oder mehrere''' beliebige Zeichen beinhalten.

=== Schlagwort-Standards (Fortgeschritten) ===
Über die Dateien <code>...\FIBU\Standard-Schlagworte.csv</code> bzw. <code>...\FIBU\<MANDANT>\Standard-Schlagworte.csv</code> lassen sich die kanzleiweiten bzw. mandantenspezifischen Schlagwortstandards ändern.

Aufbau der CSV-Datei:
<Dokumenttyp>:
"Alle",
"Auswertungen",
"Belege" oder
"Nachrichten"
<Regeltyp>:
"festlegen" oder
"hinzufuegen"
<Schlagworte>:
Jeweils beginnend mit "#"
<Wertung>:
"positiv", wenn "enthält" oder "beginnt";
"negativ", wenn "enthält nicht" oder "beginnt nicht"
<Suchebene>:
"Inhalt" für Dateiinhalt oder
"Name" für Dateiname
<Suchart>:
"beginnend" bei bspw. "Name beginnt mit...",
"enthält" bei bspw. "Dateiinhalt enthält ..." oder
"endend" bei bspw. "Dateiname endet mit ..."
<Suchtext>:
Text, der zu suchen ist

Eine Regel mit einer Bedingung:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung>;<Suchebene>;<Suchart>;<Suchtext>

Eine Regel mit mehreren Bedingungen:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
;;;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>
...

Mehrere Regeln:
<Dokumenttyp 1>;<Regeltyp 1>;<Schlagworte 1>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
;;;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>
<Dokumenttyp 2>;<Regeltyp 2>;<Schlagworte 2>;<Wertung 4>;<Suchebene 4>;<Suchart 4>;<Suchtext 4>
...

== Sonstiges ==
=== Aktionstaste {{Taste|F9}} ===
Durch Betätigen von {{Taste|F9}} wird ein Menü angezeigt, welches die gängigen Aktionen bzw. Funktionen der Maske anbietet.

Die Aktionen beziehen sich ggf. auf alle in der Übersicht markierten Einträge oder auf den gerade aktuell ausgewählten.

Durch die Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} bzw. {{Taste|Enter}} lassen sich die einzelnen Aktionen mit '''Tastatureingaben''' sehr schnell erreichen und ausführen.

=== Suchen ===
Die Schaltfläche {{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} aktiviert den '''Such-Modus''' der Maske. Dabei werden die meisten Eingabefelder für Eingaben von Suchkriterien vorbereitet (geleert).

In sämtliche (standardmäßig) bläulich hinterlegten Suchfelder können nun '''Suchkriterien''' eingegeben werden:

:<code>*</code> Platzhalterzeichen für kein oder beliebig viele Zeichen.
:<code>?</code> Platzhalterzeichen für genau ein Zeichen.
:''Beispiel 1'': <code>ABC</code> Gesucht wird nach Attributen, die mit <code>ABC</code> beginnen.
:''Beispiel 2'': <code>*ABC</code> Gesucht wird nach Attributen, die <code>ABC</code> enthalten.
:''Beispiel 3'': <code>A?C</code> Gesucht wird nach Attributen, die mit <code>A</code>, gefolgt von genau einem Zeichen, gefolgt von <code>C</code> beginnen.
:''Beispiel 4'': <code>*A?C</code> Gesucht wird nach Attributen, die <code>A</code>, gefolgt von genau einem Zeichen, gefolgt von <code>C</code> enthalten.

Nach der Eingabe der gewünschten Suchkriterien wird durch {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|Suche}} die Suche gestartet. In der Übersicht werden danach nur noch diejenigen Einträge angezeigt, welche den Suchkriterien entsprechen.

Wird eine Suche ohne jegliche Suchkriterien ausgeführt, so werden '''alle Dokumente der Sammlung''' angezeigt.

==== Dokumenteninhalte suchen ====
Das Feld Inhaltsuche ist im Suchmodus ({{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}}) aktiv und ermöglicht eine formatübergreifende Dokumentensuche anhand des Dokumenten-Inhalts. Wie oben beschrieben gelten auch hierfür alle gängigen Platzhalter.

Zusätzlich kann eine Suchangabe bei der Inhaltsuche als [https://de.wikipedia.org/wiki/Regul%C3%A4rer_Ausdruck Regulärer Ausdruck] formuliert und interpretiert werden. Dazu muss dieser mit dem Zeichen <code>/</code> ({{Taste|⇑|halten}}+{{Taste|7}}) beginnen und enden. Beispielsweise wird mit dem Regulären Ausdruck <code>/(Rechnung|Gutschrift)/</code> nach Dokumenten gesucht, welche entweder den Text "Rechnung" oder "Gutschrift" beinhalten.

=== Vorschau ===
Über die Schaltflächen {{Taste|Vorschau einschalten >}} bzw. {{Taste|Vorschau ausschalten >}} wird ein wahlfrei plazierbares Fenster aktiviert bzw. deaktiviert, welches den ggf. momentan selektierten [[#Auflistung des Mappeninhalts|Mappeninhalt]], also den [[#Belege|Beleg]], anzeigt. Wird ein anderer Beleg ausgewählt, so wird der Inhalt des Vorschaufensters synchron ausgetauscht.

Das Programm merkt sich die letzte gewählte Position des Vorschaufensters, sodass es immer am gewohnten Platz erscheint. Es muss nur einmal (beispielsweise) auf dem zweiten Monitor platziert werden und wird fortan immer an dieser Position erscheinen.

Im Vorschaufenster können PDF- und Bild-Dokumente angezeigt werden. Bei digital erstellten PDF-Dokumenten (keine Scans) können Textinhalte im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Bei gedrückter linker Maustaste auf ein Bild-Dokument wird der Zoom-Faktor maximiert.

== Siehe auch ==
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Nachrichtensystem]]
* [[Auswertungsversand]]

Dokumenten-Management

2024-08-21T08:26:18Z

Andi:

[[Kategorie:PORTAL]]
Das Dokumenten-Management ist eine Komponente des FIBU-Portals, welche die interne Verwaltung aller Dateien für den Anwender transparenter macht. Das Management ermöglicht u.a. einen Einblick in die Historie sämtlicher verwalteten Dateien innerhalb des FIBU-Portals.

Das Dokumenten-Management wird über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Dokumente suchen...}} aufgerufen.

== Dokumente ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Dokumente.png|thumb]]
Bei einem Eintrag der Dokumentenliste handelt es sich explizit um einen '''Protokolleintrag''' über einen stattgefundenen Verarbeitungsschritt bezüglich eines Dokuments. Der Eintrag und das hinterlegte Dokument sind somit nur indirekt miteinander verknüpft.

Zu einem Dokument kann es bliebig viele Einträge in der Dokumentenliste geben.

Die Liste dient der Nachverfolgung und Wiederfindung von bestimmten Dokumenten innerhalb der gesamten Dokumentensammlung.

=== Übersicht der Dokumentenansicht ===
Die Maske der Dokumenten-Übersicht besteht aus einigen Elementen.

Zentral werden alle Einträge zu jemals stattgefundenen Verwaltungsschritten bzgl. allen Dokumenten in einer großen Auflistung präsentiert, welche spalten- bzw. zeilenweise einen Überblick über den speziellen Zustand der einzelnen Schritte gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Einträge und ihre Spalten navigiert.

==== Spalten der Dokumenten-Übersicht ====
Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte, kann die ''Sortierreihenfolge'' nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erfassungszeit vorgegeben.

Die erste (unbenannte) Spalte gibt Aufschluss über die Gleichheit von hinterlegten Dokumenten verschiedener Protokolleinträge. Wird die Übersicht nach dieser Spalte sortiert, so werden alle Einträge zu dem selben Dokument nacheinander aufgelistet.

Die zweite (unbenannte) Spalte gibt Aufschluss darüber, ob es sich um ein importiertes oder exportiertes Dokument handelt.

Die restlichen Spalten geben jeweils einen selbstredenen Aufschluss über den stattgefundenen Verarbeitungsschritt.

==== Eintrags-Kriterien ====
Protokolleinträge werden automatisch untergliedert in Vorgang und Dateityp:

Vorgänge:
* Speicherung
* Empfang
* Versand

Dateitypen:
* Sonstige
* Belege
* Auswertungen

Über das Feld <q>via</q> werden ggf. noch weitere vom Programm selbst-definierte Angaben angezeigt, welche für eine Suche von Nutzen sein könnten.

=== Eintrag entfernen ===
Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Einträge entfernen}} bzw. {{Taste|Entf}} lassen sich die markierten bzw. selektierten Einträge aus der Protokollliste entfernen.

''Das Löschen eines Protokolleintrages führt nicht zum Löschen des hinterlegen Dokuments.''

=== Zugriff auf hinterlegte Datei ===
Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Öffenen}} bzw. {{Taste|Enter}} lässt sich die Ausgewählte Datei öffnen.

Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Speichern unter...}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} lassen sich dich ausgewählten bzw. selektierten Dateien über den Speichern-Unter-Dialog auf anderen Speichermedien speichern.

Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Im Explorer anzeigen...}} bzw. {{Taste|Enter}} werden die ausgewählten bzw. selektierten Dateien im Explorer bereitgestellt (solange die zugehörige Hinweismeldung angezeigt wird).

== Schlagwortregeln ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Schlagwortregeln.png|thumb]]
Über Schlagworte lässt sich die Dokumentensuche noch feiner individualisieren. Die Schlagwortdefinitionen lassen sich über einfache Regeln selber festlegen. Zu jedem Zeitpunkt lassen sich die {{Taste|Regeln erneut anwenden}}. Dabei werden alle bisherigen Schlagworte durch die im (ggf. neuen oder geänderten) Regelwerk definierten Regeln ersetzt.

In der [[#Dokumente|Dokumenten-Ansicht]] lässt es sich dann sehr bequem nach Dokumenten [[#Suchen|suchen]] welche bestimmte Schlagwortkriterien erfüllen.

Eine Schlagwortregel besteht aus der '''Regeldefinition''' und der '''Bedingungsdefinition'''.

=== Regeldefinition ===
Die Regeldefinition gibt an, auf welche Dokumente und in welcher Art die Regel, welche konkreten Schlagworte ergänzt:

:'''Festlegende Regeln''': Sofern eine dieser Regeln zutrifft, sind die Schlagworte für das Dokument alleine über diese definiert. Keine weitere Regel wird mehr zutreffen. Die Reihenfolge der Regeln ist hierbei signifikant.
:'''Hinzufügende Regeln''': Im Gegensatz zu den festlegenden Regeln, können hier mehrere Regeln hintereinander auf ein und das selbe Dokument zutreffen, sodass sich mehrere Schlagworte - nach unterschiedlichen Kriterien - aneinanderreihen.

=== Bedingungsdefinition ===
Die Bedingungsdefinition besteht auf einer Liste von gleichzeitig notwendigen Bedingungen, die zutreffen müssen, damit die Schlagwortregel (entsprechend ihrer Regeldefinition) angewendet wird.

Eine Bedingung wird durch das Ausfüllen der Definition und {{Taste|>>}} hinzugefügt. Durch Selektion der jeweiligen Bedingung in der Liste und {{Taste|<<}} wird sie wieder aus der Liste entfernt.

Die Suchtexte der Bedingungen dürfen die Platzhalter <code>?</code> für '''ein''' oder <code>*</code> für '''kein oder mehrere''' beliebige Zeichen beinhalten.

=== Schlagwort-Standards (Fortgeschritten) ===
Über die Dateien <code>...\FIBU\Standard-Schlagworte.csv</code> bzw. <code>...\FIBU\<MANDANT>\Standard-Schlagworte.csv</code> lassen sich die kanzleiweiten bzw. mandantenspezifischen Schlagwortstandards ändern.

Aufbau der CSV-Datei:
<Dokumenttyp>:
"Alle",
"Auswertungen",
"Belege" oder
"Nachrichten"
<Regeltyp>:
"festlegen" oder
"hinzufuegen"
<Schlagworte>:
Jeweils beginnend mit "#"
<Wertung>:
"positiv", wenn "enthält" oder "beginnt";
"negativ", wenn "enthält nicht" oder "beginnt nicht"
<Suchebene>:
"Inhalt" für Dateiinhalt oder
"Name" für Dateiname
<Suchart>:
"beginnend" bei bspw. "Name beginnt mit...",
"enthält" bei bspw. "Dateiinhalt enthält ..." oder
"endend" bei bspw. "Dateiname endet mit ..."
<Suchtext>:
Text, der zu suchen ist

Eine Regel mit einer Bedingung:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung>;<Suchebene>;<Suchart>;<Suchtext>

Eine Regel mit mehreren Bedingungen:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
;;;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>
...

Mehrere Regeln:
<Dokumenttyp 1>;<Regeltyp 1>;<Schlagworte 1>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
;;;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>
<Dokumenttyp 2>;<Regeltyp 2>;<Schlagworte 2>;<Wertung 4>;<Suchebene 4>;<Suchart 4>;<Suchtext 4>
...

== Sonstiges ==
=== Aktionstaste {{Taste|F9}} ===
Durch Betätigen von {{Taste|F9}} wird ein Menü angezeigt, welches die gängigen Aktionen bzw. Funktionen der Maske anbietet.

Die Aktionen beziehen sich ggf. auf alle in der Übersicht markierten Einträge oder auf den gerade aktuell ausgewählten.

Durch die Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} bzw. {{Taste|Enter}} lassen sich die einzelnen Aktionen mit '''Tastatureingaben''' sehr schnell erreichen und ausführen.

=== Suchen ===
Die Schaltfläche {{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} aktiviert den '''Such-Modus''' der Maske. Dabei werden die meisten Eingabefelder für Eingaben von Suchkriterien vorbereitet (geleert).

In sämtliche (standardmäßig) bläulich hinterlegten Suchfelder können nun '''Suchkriterien''' eingegeben werden:

:<code>*</code> Platzhalterzeichen für kein oder beliebig viele Zeichen.
:<code>?</code> Platzhalterzeichen für genau ein Zeichen.
:''Beispiel 1'': <code>ABC</code> Gesucht wird nach Attributen, die mit <code>ABC</code> beginnen.
:''Beispiel 2'': <code>*ABC</code> Gesucht wird nach Attributen, die <code>ABC</code> enthalten.
:''Beispiel 3'': <code>A?C</code> Gesucht wird nach Attributen, die mit <code>A</code>, gefolgt von genau einem Zeichen, gefolgt von <code>C</code> beginnen.
:''Beispiel 4'': <code>*A?C</code> Gesucht wird nach Attributen, die <code>A</code>, gefolgt von genau einem Zeichen, gefolgt von <code>C</code> enthalten.

Nach der Eingabe der gewünschten Suchkriterien wird durch {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|Suche}} die Suche gestartet. In der Übersicht werden danach nur noch diejenigen Einträge angezeigt, welche den Suchkriterien entsprechen.

Wird eine Suche ohne jegliche Suchkriterien ausgeführt, so werden '''alle Dokumente der Sammlung''' angezeigt.

==== Dokumenteninhalte suchen ====
Das Feld Inhaltsuche ist im Suchmodus ({{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}}) aktiv und ermöglicht eine formatübergreifende Dokumentensuche anhand des Dokumenten-Inhalts. Wie oben beschrieben gelten auch hierfür alle gängigen Platzhalter.

Zusätzlich kann eine Suchangabe bei der Inhaltsuche als [https://de.wikipedia.org/wiki/Regul%C3%A4rer_Ausdruck Regulärer Ausdruck] formuliert und interpretiert werden. Dazu muss dieser mit dem Zeichen {{Taste|/}} beginnen und enden. Beispielsweise wird mit dem Regulären Ausdruck <code>/(Rechnung|Gutschrift)/</code> nach Dokumenten gesucht, welche entweder den Text "Rechnung" oder "Gutschrift" beinhalten.

=== Vorschau ===
Über die Schaltflächen {{Taste|Vorschau einschalten >}} bzw. {{Taste|Vorschau ausschalten >}} wird ein wahlfrei plazierbares Fenster aktiviert bzw. deaktiviert, welches den ggf. momentan selektierten [[#Auflistung des Mappeninhalts|Mappeninhalt]], also den [[#Belege|Beleg]], anzeigt. Wird ein anderer Beleg ausgewählt, so wird der Inhalt des Vorschaufensters synchron ausgetauscht.

Das Programm merkt sich die letzte gewählte Position des Vorschaufensters, sodass es immer am gewohnten Platz erscheint. Es muss nur einmal (beispielsweise) auf dem zweiten Monitor platziert werden und wird fortan immer an dieser Position erscheinen.

Im Vorschaufenster können PDF- und Bild-Dokumente angezeigt werden. Bei digital erstellten PDF-Dokumenten (keine Scans) können Textinhalte im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Bei gedrückter linker Maustaste auf ein Bild-Dokument wird der Zoom-Faktor maximiert.

== Siehe auch ==
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Nachrichtensystem]]
* [[Auswertungsversand]]

Dokumenten-Management

2024-08-21T08:25:29Z

Andi:

[[Kategorie:PORTAL]]
Das Dokumenten-Management ist eine Komponente des FIBU-Portals, welche die interne Verwaltung aller Dateien für den Anwender transparenter macht. Das Management ermöglicht u.a. einen Einblick in die Historie sämtlicher verwalteten Dateien innerhalb des FIBU-Portals.

Das Dokumenten-Management wird über den Menüpunkt {{Taste|Bestandsportal}}>{{Taste|Dokumente suchen...}} aufgerufen.

== Dokumente ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Dokumente.png|thumb]]
Bei einem Eintrag der Dokumentenliste handelt es sich explizit um einen '''Protokolleintrag''' über einen stattgefundenen Verarbeitungsschritt bezüglich eines Dokuments. Der Eintrag und das hinterlegte Dokument sind somit nur indirekt miteinander verknüpft.

Zu einem Dokument kann es bliebig viele Einträge in der Dokumentenliste geben.

Die Liste dient der Nachverfolgung und Wiederfindung von bestimmten Dokumenten innerhalb der gesamten Dokumentensammlung.

=== Übersicht der Dokumentenansicht ===
Die Maske der Dokumenten-Übersicht besteht aus einigen Elementen.

Zentral werden alle Einträge zu jemals stattgefundenen Verwaltungsschritten bzgl. allen Dokumenten in einer großen Auflistung präsentiert, welche spalten- bzw. zeilenweise einen Überblick über den speziellen Zustand der einzelnen Schritte gibt.

Bei Selektion der Liste wird mittels der Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} durch die Einträge und ihre Spalten navigiert.

==== Spalten der Dokumenten-Übersicht ====
Durch Klick auf die Überschrift der jeweiligen Spalte, kann die ''Sortierreihenfolge'' nach Bedarf geändert werden. Bei Programmstart ist die Sortierung nach Erfassungszeit vorgegeben.

Die erste (unbenannte) Spalte gibt Aufschluss über die Gleichheit von hinterlegten Dokumenten verschiedener Protokolleinträge. Wird die Übersicht nach dieser Spalte sortiert, so werden alle Einträge zu dem selben Dokument nacheinander aufgelistet.

Die zweite (unbenannte) Spalte gibt Aufschluss darüber, ob es sich um ein importiertes oder exportiertes Dokument handelt.

Die restlichen Spalten geben jeweils einen selbstredenen Aufschluss über den stattgefundenen Verarbeitungsschritt.

==== Eintrags-Kriterien ====
Protokolleinträge werden automatisch untergliedert in Vorgang und Dateityp:

Vorgänge:
* Speicherung
* Empfang
* Versand

Dateitypen:
* Sonstige
* Belege
* Auswertungen

Über das Feld <q>via</q> werden ggf. noch weitere vom Programm selbst-definierte Angaben angezeigt, welche für eine Suche von Nutzen sein könnten.

=== Eintrag entfernen ===
Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Einträge entfernen}} bzw. {{Taste|Entf}} lassen sich die markierten bzw. selektierten Einträge aus der Protokollliste entfernen.

''Das Löschen eines Protokolleintrages führt nicht zum Löschen des hinterlegen Dokuments.''

=== Zugriff auf hinterlegte Datei ===
Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Öffenen}} bzw. {{Taste|Enter}} lässt sich die Ausgewählte Datei öffnen.

Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Speichern unter...}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|S}} lassen sich dich ausgewählten bzw. selektierten Dateien über den Speichern-Unter-Dialog auf anderen Speichermedien speichern.

Über {{Taste|Bearbeiten}}>{{Taste|Im Explorer anzeigen...}} bzw. {{Taste|Enter}} werden die ausgewählten bzw. selektierten Dateien im Explorer bereitgestellt (solange die zugehörige Hinweismeldung angezeigt wird).

== Schlagwortregeln ==
[[Datei:PORTAL.Dokumenten-Management.Schlagwortregeln.png|thumb]]
Über Schlagworte lässt sich die Dokumentensuche noch feiner individualisieren. Die Schlagwortdefinitionen lassen sich über einfache Regeln selber festlegen. Zu jedem Zeitpunkt lassen sich die {{Taste|Regeln erneut anwenden}}. Dabei werden alle bisherigen Schlagworte durch die im (ggf. neuen oder geänderten) Regelwerk definierten Regeln ersetzt.

In der [[#Dokumente|Dokumenten-Ansicht]] lässt es sich dann sehr bequem nach Dokumenten [[#Suchen|suchen]] welche bestimmte Schlagwortkriterien erfüllen.

Eine Schlagwortregel besteht aus der '''Regeldefinition''' und der '''Bedingungsdefinition'''.

=== Regeldefinition ===
Die Regeldefinition gibt an, auf welche Dokumente und in welcher Art die Regel, welche konkreten Schlagworte ergänzt:

:'''Festlegende Regeln''': Sofern eine dieser Regeln zutrifft, sind die Schlagworte für das Dokument alleine über diese definiert. Keine weitere Regel wird mehr zutreffen. Die Reihenfolge der Regeln ist hierbei signifikant.
:'''Hinzufügende Regeln''': Im Gegensatz zu den festlegenden Regeln, können hier mehrere Regeln hintereinander auf ein und das selbe Dokument zutreffen, sodass sich mehrere Schlagworte - nach unterschiedlichen Kriterien - aneinanderreihen.

=== Bedingungsdefinition ===
Die Bedingungsdefinition besteht auf einer Liste von gleichzeitig notwendigen Bedingungen, die zutreffen müssen, damit die Schlagwortregel (entsprechend ihrer Regeldefinition) angewendet wird.

Eine Bedingung wird durch das Ausfüllen der Definition und {{Taste|>>}} hinzugefügt. Durch Selektion der jeweiligen Bedingung in der Liste und {{Taste|<<}} wird sie wieder aus der Liste entfernt.

Die Suchtexte der Bedingungen dürfen die Platzhalter <code>?</code> für '''ein''' oder <code>*</code> für '''kein oder mehrere''' beliebige Zeichen beinhalten.

=== Schlagwort-Standards (Fortgeschritten) ===
Über die Dateien <code>...\FIBU\Standard-Schlagworte.csv</code> bzw. <code>...\FIBU\<MANDANT>\Standard-Schlagworte.csv</code> lassen sich die kanzleiweiten bzw. mandantenspezifischen Schlagwortstandards ändern.

Aufbau der CSV-Datei:
<Dokumenttyp>:
"Alle",
"Auswertungen",
"Belege" oder
"Nachrichten"
<Regeltyp>:
"festlegen" oder
"hinzufuegen"
<Schlagworte>:
Jeweils beginnend mit "#"
<Wertung>:
"positiv", wenn "enthält" oder "beginnt";
"negativ", wenn "enthält nicht" oder "beginnt nicht"
<Suchebene>:
"Inhalt" für Dateiinhalt oder
"Name" für Dateiname
<Suchart>:
"beginnend" bei bspw. "Name beginnt mit...",
"enthält" bei bspw. "Dateiinhalt enthält ..." oder
"endend" bei bspw. "Dateiname endet mit ..."
<Suchtext>:
Text, der zu suchen ist

Eine Regel mit einer Bedingung:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung>;<Suchebene>;<Suchart>;<Suchtext>

Eine Regel mit mehreren Bedingungen:
<Dokumenttyp>;<Regeltyp>;<Schlagworte>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
;;;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>
...

Mehrere Regeln:
<Dokumenttyp 1>;<Regeltyp 1>;<Schlagworte 1>;<Wertung 1>;<Suchebene 1>;<Suchart 1>;<Suchtext 1>
;;;<Wertung 2>;<Suchebene 2>;<Suchart 2>;<Suchtext 2>
;;;<Wertung 3>;<Suchebene 3>;<Suchart 3>;<Suchtext 3>
<Dokumenttyp 2>;<Regeltyp 2>;<Schlagworte 2>;<Wertung 4>;<Suchebene 4>;<Suchart 4>;<Suchtext 4>
...

== Sonstiges ==
=== Aktionstaste {{Taste|F9}} ===
Durch Betätigen von {{Taste|F9}} wird ein Menü angezeigt, welches die gängigen Aktionen bzw. Funktionen der Maske anbietet.

Die Aktionen beziehen sich ggf. auf alle in der Übersicht markierten Einträge oder auf den gerade aktuell ausgewählten.

Durch die Pfeiltasten {{Taste|←}}, {{Taste|↑}}, {{Taste|→}} und {{Taste|↓}} bzw. {{Taste|Enter}} lassen sich die einzelnen Aktionen mit '''Tastatureingaben''' sehr schnell erreichen und ausführen.

=== Suchen ===
Die Schaltfläche {{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}} aktiviert den '''Such-Modus''' der Maske. Dabei werden die meisten Eingabefelder für Eingaben von Suchkriterien vorbereitet (geleert).

In sämtliche (standardmäßig) bläulich hinterlegten Suchfelder können nun '''Suchkriterien''' eingegeben werden:

:<code>*</code> Platzhalterzeichen für kein oder beliebig viele Zeichen.
:<code>?</code> Platzhalterzeichen für genau ein Zeichen.
:''Beispiel 1'': <code>ABC</code> Gesucht wird nach Attributen, die mit <code>ABC</code> beginnen.
:''Beispiel 2'': <code>*ABC</code> Gesucht wird nach Attributen, die <code>ABC</code> enthalten.
:''Beispiel 3'': <code>A?C</code> Gesucht wird nach Attributen, die mit <code>A</code>, gefolgt von genau einem Zeichen, gefolgt von <code>C</code> beginnen.
:''Beispiel 4'': <code>*A?C</code> Gesucht wird nach Attributen, die <code>A</code>, gefolgt von genau einem Zeichen, gefolgt von <code>C</code> enthalten.

Nach der Eingabe der gewünschten Suchkriterien wird durch {{Taste|Enter}} bzw. {{Taste|Suche}} die Suche gestartet. In der Übersicht werden danach nur noch diejenigen Einträge angezeigt, welche den Suchkriterien entsprechen.

Wird eine Suche ohne jegliche Suchkriterien ausgeführt, so werden '''alle Dokumente der Sammlung''' angezeigt.

== Dokumenteninhalte suchen ==
Das Feld Inhaltsuche ist im Suchmodus ({{Taste|Suchen}} bzw. {{Taste|Strg|halten}}+{{Taste|F}}) aktiv und ermöglicht eine formatübergreifende Dokumentensuche anhand des Dokumenten-Inhalts. Wie oben beschrieben gelten auch hierfür alle gängigen Platzhalter.

Zusätzlich kann eine Suchangabe bei der Inhaltsuche als [https://de.wikipedia.org/wiki/Regul%C3%A4rer_Ausdruck Regulärer Ausdruck] formuliert und interpretiert werden. Dazu muss dieser mit dem Zeichen {{Taste|/}} beginnen und enden. Beispielsweise wird mit dem Regulären Ausdruck <code>/(Rechnung|Gutschrift)/</code> nach Dokumenten gesucht, welche entweder den Text "Rechnung" oder "Gutschrift" beinhalten.

=== Vorschau ===
Über die Schaltflächen {{Taste|Vorschau einschalten >}} bzw. {{Taste|Vorschau ausschalten >}} wird ein wahlfrei plazierbares Fenster aktiviert bzw. deaktiviert, welches den ggf. momentan selektierten [[#Auflistung des Mappeninhalts|Mappeninhalt]], also den [[#Belege|Beleg]], anzeigt. Wird ein anderer Beleg ausgewählt, so wird der Inhalt des Vorschaufensters synchron ausgetauscht.

Das Programm merkt sich die letzte gewählte Position des Vorschaufensters, sodass es immer am gewohnten Platz erscheint. Es muss nur einmal (beispielsweise) auf dem zweiten Monitor platziert werden und wird fortan immer an dieser Position erscheinen.

Im Vorschaufenster können PDF- und Bild-Dokumente angezeigt werden. Bei digital erstellten PDF-Dokumenten (keine Scans) können Textinhalte im Vorschaufenster markiert und kopiert werden. Bei gedrückter linker Maustaste auf ein Bild-Dokument wird der Zoom-Faktor maximiert.

== Siehe auch ==
* [[Belegeverwaltung]]
* [[Nachrichtensystem]]
* [[Auswertungsversand]]

Erster Aufruf des FIBU-Portals

2022-11-17T12:51:26Z

Andi: /* Siehe auch */

Erster Aufruf des FIBU-Portals

2022-11-17T12:50:50Z

Andi:

Erster Aufruf des FIBU-Portals

2022-11-17T12:50:28Z

Andi:

Erster Aufruf des FIBU-Portals

2022-11-17T12:29:10Z

Andi: Die Seite wurde neu angelegt: „Im unteren rechten Bereich der Maske finden Sie eine Schaltfläche {{Taste|Verbinden}} über welche sich der Verbindunsassistent zur Einrichtung der Verbindung startet. == Hinweise == Um eine Verbindung einzurichten, müssen Sie zumindest telefonischen Kontakt zu Ihrem Verbindungspartner aufnehmen, da zur Authentifikation Sicherheitsnummern diktiert bzw. ausgetauscht werden müssen. == Weiteres == D…“

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T12:35:47Z

Andi: /* Vorlauf löschen */

[[Kategorie:FIBU]]
Die Bearbeitung von Buchungen wird über den Menüpunkt {{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} aufgerufen. Dies ist die zentrale Funktion jeder Buchhaltung.

Die Buchungen werden als Buchungsstapel (als sogenannte [[#Vorläufe|Vorläufe]]) erfasst. Während der Buchungserfassung erfolgt eine automatische Dialogverarbeitung, welche die Auswirkungen der Buchungen im Dialog sofort sichtbar macht aber die Buchungen noch nicht endgültig festschreibt. Die Buchungen eines Vorlaufstapels werden erst festgeschrieben, wenn das zugehörige Journal erstellt wurde (Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung).

Mit dieser Funktion können folgende Arbeiten durchgeführt werden:
* Erfassung von Buchungen in unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Korrektur von Buchungen in unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Einsichtnahme in verarbeitete Buchungsvorläufe
* Prüfung von unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Ausgabe von Primanota bzw. Buchungslisten
* Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung
* Ausgabe von Vorläufen im DATEV-Format
* Löschung von Buchungsvorläufen

== Vorläufe ==
[[Datei:FIBU.Buchungen bearbeiten.Vorläufe.png|thumb]]
Durch den Aufruf des Menüpunktes {{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} kann ein Buchungsvorlauf erfasst werden. Beim ersten Aufruf werden zunächst zwei leere Buchungsvorläufe zur Bearbeitung angeboten.

:'''Buchungspaket'''
::Jahresunabhängiges Buchungspaket, zum <q>Parken</q> von Buchungen. Buchungspakete können nicht verarbeitet werden!
:'''Buchungsvorlauf mit Datumsangabe'''
::Nach Anwahl des Buchungsvorlaufes, der mit Datumsangaben versehen ist, können Buchungen erfasst werden. Vor der Buchungseingabe kann über Eingaben in den Feldern <q>Datum von</q> und <q>Datum bis</q> der Buchungszeitraum angegeben werden.
:'''Buchungstyp'''
::Hier kann der jeweilige Vorlauf entweder für <q>alle Bereiche</q>, für <q>nur Steuerrecht</q>, oder für <q>nur Handelsrecht</q> angelegt werden.

=== Anwahl eines Buchungsvorlaufes ===
Es werden immer zumindest ein leeres Buchungspaket und ein leerer Buchungsvorlauf angeboten:

'''Buchungspakete''' befinden sich immer über den '''Buchungsvorläufen''' und können nicht verarbeitet werden. Sie sind durch den Eintrag <q>Buchungspaket</q> in der Spalte <q>Datum von - Datum bis</q> als solche gekennzeichnet. Da sie jahresunabhängig sind, erscheinen sie in jedem Mandantengeschäftsjahr, in welchen sie auch bearbeitet werden können. Mittels [[Buchungen kopieren]] können Buchungspakete an Buchungsvorläufe angehängt werden. Dadurch lassen sich unter anderem wiederkehrende Buchungen einfach realisieren.

Buchungen lassen sich von einem in ein anderes Geschäftsjahr kopieren, indem man sie zunächst in ein '''Buchungspaket''' kopiert und anschließend aus diesem Buchungspaket heraus in einen Buchungsvorlauf eines anderen Geschäftjahres hineinkopiert.

Sind die Verarbeitungskennzeichen E, P und J leer, also werden keine Haken angezeigt, so können Buchungen eingegeben werden.

Neue Buchungsvorläufe oder Buchungspakete werden automatisch angelegt, sobald im Vorlauf oder Buchungspaket mit der höchsten Abrechnungsnummer Buchungen erfasst wurden. Abrechnungsnummern sind von <code>0001</code> bis <code>0069</code> und von <code>1001</code> bis <code>1069</code> möglich.

Die Buchungserfassung für einen Buchungsvorlauf oder ein Buchungspaket kann durch Betätigen von {{Taste|OK}}, {{Taste|Enter}}, einen Doppelklick auf den Reiter Buchungen oder einen Doppelklick in die Buchungsvorschau gestartet werden.

[[#Auswahlmaske für Vorlaufaktionen|Weitere Funktionen der Vorlaufmaske]], können erst nach der Erfassung von Buchungen aufgerufen werden.

=== Auswahlmaske für Vorlaufaktionen ===
Nach der Anwahl eines Buchungsvorlaufes werden im rechten oberen Bereich in der Auswahlmaske alle möglichen Vorlaufaktionen angezeigt.

Aktionen, die für den ausgewählten Vorlauf nicht sinnvoll sind oder zu ungewollten Ergebnissen führen würden sind abgeblendet und können nicht angewählt werden.

Buchungspakete sind im Allgemeinen wie Buchungsvorläufe zu behandeln, können jedoch nicht verarbeitet werden.

==== Vorlaufstatus ändern ====
Die Markierungen der Vorlaufaktionen entsprechen den Markierungen in der Statusspalte:
:<code>E</code> Vorlauf wurde exportiert.
:<code>P</code> Primanota drucken
:<code>J</code> Journal erstellen
:<code>V</code> Vorlauf prüfen

Nachdem eine Verabeitungsaktion durchgeführt wurde, setzt das Programm eine Markierung in das Kontrollkästchen der betreffenden Aktion und in der Statusspalte EPJV.

Für '''Vorlauf wurde exportiert''', '''Primanotadruck''' und '''Vorlauf prüfen''' kann diese Markierung entfernt werden, um die jeweilige Aktion auch wiederholt auszuführen.

''Die Verarbeitungsaktion '''Journal erstellen''' kann nicht rückgängig gemacht werden, da dies sonst zu Fehl- und Doppelverarbeitungen führen kann.''

==== Verarbeiteten Buchungsvorlauf einsehen ====
Sind bei einem Buchungsvorlauf bereits Verarbeitungskennzeichen durch Primanotadruck, Journal- schreibung oder Export gesetzt, so kann der Vorlauf lediglich zum Einsehen angewählt werden.

In der Eingabemaske für Vorlaufdaten können nur die Felder '''Bezeichnung''' und '''Kürzel''' erfasst werden.

Beim Aufruf der Buchungsmaske erscheint ein Hinweis, dass der angewählte Vorlauf nicht änderbar ist. Dabei befindet sich die [[#Buchungen suchen|Buchungsmaske explizit im Suchmodus]].

==== Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen ====
Ist bei einem Buchungsvorlauf der Prüfstatus freigegeben, so wird in der Auswahlmaske für Vorlaufaktionen das Prüfen eines Buchungsvorlaufes über {{Taste|Vorlauf prüfen}} angeboten.

Nach dem Prüflauf kann der Buchungsvorlauf verarbeitet werden, '''selbst wenn Buchungsfehler erkannt wurden'''. Fehlerhafte Buchungen werden dann von der Buchungsverarbeitung ausgelassen und in einem Fehlerprotokoll gesondert aufgeführt.

Ein Buchungsvorlauf muss vor Verarbeitung geprüft werden, wenn dieser

* mittels ''Buchungen kopieren'' erweitert wurde,
* mittels ''DATEV-'' oder ''ASCII-Buchungen einlesen'' erstellt wurde,
* durch ''Löschen ausgeglichener OP'' erstellt wurde,
* das Vorlauf-''Datum bis'' geändert wurde,
* oder der ''Beginn des Wirtschaftsjahres'' geändert wurde.

''Bei jedem Prüflauf wird ein Vorlaufprüfprotokoll erstellt, das ausgedruckt werden kann.''

==== Primanota drucken ====
Bei Buchungsvorläufen mit [[#Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen|geprüften Buchungsvorläufen]] wird das Drucken der Primanota über {{Taste|Primanota drucken}} angeboten.

Durch das erstmalige Drucken einer Primanota gilt ein Vorlauf als ''verarbeitet''. Änderungen oder Neuerfassung von zugehörigen Buchungen ist somit nicht mehr möglich. Allerdings kann durch das Entfernen des Verarbeitungskennzeichens in der Checkbox der Vorlaufstatus wieder auf ''unverarbeitet'' gesetzt werden.

''Eine Primanota kann beliebig oft gedruckt werden.''

==== Journal erstellen / Vorlaufverarbeitung ====
Bei Buchungsvorläufen mit erfassten Buchungen, die noch nicht verarbeitet wurden, wird über {{Taste|Journal erstellen}} die Journalschreibung mit Vorlaufverarbeitung angeboten.

''Erstellen Sie vor der Vorlaufverarbeitung eine [[Datensicherung erstellen|Datensicherung]], um diese gegebenenfalls zurückspeichern zu können, falls nach der Verarbeitung eigene Buchungsfehler erkannt werden.
Beachten Sie in diesem Zusammenhang die [[#Grundsätzliches|grundsätzlichen Hinweise]] unter [[#Arbeiten mit der FIBU|Arbeiten mit der FIBU]].''

Durch Betätigen von {{Taste|Journal erstellen}} werden die erfassten Buchungssätze in der Buchhaltung festgeschrieben und fließen in die Offene Postenverwaltung mit ein.

Es erscheint das Journal am Bildschirm, welches durch Bedienung der erscheinenden Windows-Anwendung gedruckt werden kann.

Durch die Verarbeitung wird das FIBU-Datum '''gebucht bis''' durch das Vorlauf-'''Datum bis''' aktualisiert, wenn das '''Datum bis''' des verarbeiteten Vorlaufes größer ist, als das bisherige '''gebucht bis'''. Das FIBU-Datum erscheint auf den Auswertungen als aktueller Stand der FIBU.

Wurden EG-Buchungen verarbeitet, so wird zusätzlich eine Zusammenfassung der EG-Buchungen ausgegeben. Werden Buchungen als fehlerhaft erkannt, so wird neben dem Journal ein Fehlerprotokoll ausgegeben. Buchungen auf diesem Fehlerprotokoll wurden nicht verarbeitet und müssen erneut erfasst werden.

Ist die [[FIBU Programmdaten|Transaktionssicherung des Mandanten]] abgeschaltet, so erscheint ein Hinweis, der sicherheitshalber noch zu bestätigen ist.

''Die Offenen Posten werden nur bei eingeschalteter Programmverbindung FIBU-OPOS aktualisiert. Mittels {{Taste|F2}} können die betreffenden Mandanteneinstellungen unter <q>OPOS</q> eingesehen werden.''

Wird die Ausgabemeldung mit {{Taste|Ja}} oder {{Taste|Abbruch}} beendet, so kann das Journal über den Menüpunkt {{Taste|Extras}}>{{Taste|Dienstmenü}}>{{Taste|Ausgaben}} erneut gedruckt werden.

Mittels der Funktion ''FIBU>Auswertungen>Journalbuch'' können alle Journale des Wirtschaftsjahres als Gesamtausgabe gedruckt werden.

==== Export von Vorläufen ====
Bei Buchungsvorläufen mit erfassten Buchungen, die bereits ausgegeben wurden, ist das Verarbeitungskennzeichen in der nebenstehenden Checkbox ersichtlich. Durch den Export gilt ein Vorlauf als verarbeitet. Änderungen oder die Neuerfassung von Buchungen ist somit nicht mehr möglich.

Über {{Taste|F9}} können die in der Übersicht angehakten Vorläufe über {{Taste|Export CSV-Format}} oder {{Taste|Export DATEV-Format}} exportiert werden.

Hierzu muss ein '''Exportverzeichnis''' und ein '''Ausgabeformat''' angegeben werden. Anschließend kann über {{Taste|Daten exportieren}} die Ausgabe erfolgen.

Mit der Steuerberaterversion der rodat-FIBU können exportierte Vorläufe wieder eingelesen werden.

Dies ist beispielsweise sinnvoll, um Buchungsdaten vom Mandantenbetrieb zum Steuerberater zu übergeben. Zudem kann damit eine Buchhaltung in einem neuen Mandantenverzeichnis unter Verwendung bereits vorhandener Buchungsvorläufe neu aufgebaut werden.

''Buchungen und [[Kontenbeschriftungen]] sind logisch zusammenhängend, sodass ein paralleler [[Export der Kontenbeschriftungen]] zu den Buchungsvorläufen durchgeführt werden sollte.''

==== Vorlauf löschen ====
Buchungsvorläufe mit erfassten Buchungen können nur gelöscht werden, wenn sie entweder ''unverarbeitet'' sind, oder bei ihnen sowohl {{Taste|Primanota drucken}}, als auch {{Taste|Journal erstellen}} oder der Export durchgeführt wurde.

Durch Betätigen von {{Taste|Löschen}} wird der ausgewählte oder (falls selektiert) alle in der Übersicht selektierten Buchungsvorläufe gelöscht.

Durch das Löschen eines verarbeiteten Vorlaufs werden die zugehörigen Buchungen entfernt. Der Vorlauf steht wieder als leerer Buchungsvorlauf zur Buchungserfassung zur Verfügung.

'''Bereits verarbeitete Buchungen werden durch das Löschen des Vorlaufes NICHT aus der FIBU entfernt!'''
''Das Löschen von verarbeiteten Buchungsvorläufen hat somit keinen Einfluss auf die Buchhaltung, sondern gibt nur Abrechnungsnummern zur Neuerfassung frei.''

Nach Löschung eines verarbeiteten Vorlaufs sollte die Funktion [[Geschäftsjahre zurücksetzen]] nicht mehr ausgeführt werden. Aus diesem Grund muss, vor der endgültigen Löschung eines verarbeiteten Vorlaufs, eine entsprechende Meldung bestätigt werden.

=== Korrekturarbeiten ===
=== Eingabefelder für Vorlaufdaten ===

== Buchungen ==
=== Eingabemaske für Buchungen ===
=== Schaltfläche {{Taste|Bearbeiten}} ===
=== Eingabe von Splitbuchungen ===
=== Buchungsbeleg als Datei ===
=== Belege-Mappe buchen ===
=== Eingabeprüfung bei Sachkontonummer ===
=== Eingabeprüfung bei Personenkontonummer ===
=== OP-Prüfung ohne Zahlungsvorgang ===
=== OP-Prüfung bei Zahlungsvorgang ===
==== Sammelbeleg wählen ====
==== Beleg nicht gefunden ====
==== Teilzahlung ====
==== Ausgleich durch Skonto ====
==== Kleindifferenzen ====
==== Skonto überflüssig ====
==== Bei Zahlungsvorgang - Überzahlung ====
=== Eingabemaske für OP-Abgleich ===

== Kontenansicht ==

== Arbeiten mit der FIBU ==
=== Grundsätzliches ===
=== Eröffnung und Neuanlage einer Buchhaltung ===
=== Buchungserfassung - Verkauf ===
=== Buchungserfassung - Einkauf ===
=== Buchungserfassung - Zahlungseingang ===
=== Buchungserfassung - Zahlungsausgang ===
=== Offener Posten nicht ausgleichbar ===
=== Auswertungen ===

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T12:29:34Z

Andi: /* Export von Vorläufen */

[[Kategorie:FIBU]]
Die Bearbeitung von Buchungen wird über den Menüpunkt {{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} aufgerufen. Dies ist die zentrale Funktion jeder Buchhaltung.

Die Buchungen werden als Buchungsstapel (als sogenannte [[#Vorläufe|Vorläufe]]) erfasst. Während der Buchungserfassung erfolgt eine automatische Dialogverarbeitung, welche die Auswirkungen der Buchungen im Dialog sofort sichtbar macht aber die Buchungen noch nicht endgültig festschreibt. Die Buchungen eines Vorlaufstapels werden erst festgeschrieben, wenn das zugehörige Journal erstellt wurde (Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung).

Mit dieser Funktion können folgende Arbeiten durchgeführt werden:
* Erfassung von Buchungen in unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Korrektur von Buchungen in unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Einsichtnahme in verarbeitete Buchungsvorläufe
* Prüfung von unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Ausgabe von Primanota bzw. Buchungslisten
* Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung
* Ausgabe von Vorläufen im DATEV-Format
* Löschung von Buchungsvorläufen

== Vorläufe ==
[[Datei:FIBU.Buchungen bearbeiten.Vorläufe.png|thumb]]
Durch den Aufruf des Menüpunktes {{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} kann ein Buchungsvorlauf erfasst werden. Beim ersten Aufruf werden zunächst zwei leere Buchungsvorläufe zur Bearbeitung angeboten.

:'''Buchungspaket'''
::Jahresunabhängiges Buchungspaket, zum <q>Parken</q> von Buchungen. Buchungspakete können nicht verarbeitet werden!
:'''Buchungsvorlauf mit Datumsangabe'''
::Nach Anwahl des Buchungsvorlaufes, der mit Datumsangaben versehen ist, können Buchungen erfasst werden. Vor der Buchungseingabe kann über Eingaben in den Feldern <q>Datum von</q> und <q>Datum bis</q> der Buchungszeitraum angegeben werden.
:'''Buchungstyp'''
::Hier kann der jeweilige Vorlauf entweder für <q>alle Bereiche</q>, für <q>nur Steuerrecht</q>, oder für <q>nur Handelsrecht</q> angelegt werden.

=== Anwahl eines Buchungsvorlaufes ===
Es werden immer zumindest ein leeres Buchungspaket und ein leerer Buchungsvorlauf angeboten:

'''Buchungspakete''' befinden sich immer über den '''Buchungsvorläufen''' und können nicht verarbeitet werden. Sie sind durch den Eintrag <q>Buchungspaket</q> in der Spalte <q>Datum von - Datum bis</q> als solche gekennzeichnet. Da sie jahresunabhängig sind, erscheinen sie in jedem Mandantengeschäftsjahr, in welchen sie auch bearbeitet werden können. Mittels [[Buchungen kopieren]] können Buchungspakete an Buchungsvorläufe angehängt werden. Dadurch lassen sich unter anderem wiederkehrende Buchungen einfach realisieren.

Buchungen lassen sich von einem in ein anderes Geschäftsjahr kopieren, indem man sie zunächst in ein '''Buchungspaket''' kopiert und anschließend aus diesem Buchungspaket heraus in einen Buchungsvorlauf eines anderen Geschäftjahres hineinkopiert.

Sind die Verarbeitungskennzeichen E, P und J leer, also werden keine Haken angezeigt, so können Buchungen eingegeben werden.

Neue Buchungsvorläufe oder Buchungspakete werden automatisch angelegt, sobald im Vorlauf oder Buchungspaket mit der höchsten Abrechnungsnummer Buchungen erfasst wurden. Abrechnungsnummern sind von <code>0001</code> bis <code>0069</code> und von <code>1001</code> bis <code>1069</code> möglich.

Die Buchungserfassung für einen Buchungsvorlauf oder ein Buchungspaket kann durch Betätigen von {{Taste|OK}}, {{Taste|Enter}}, einen Doppelklick auf den Reiter Buchungen oder einen Doppelklick in die Buchungsvorschau gestartet werden.

[[#Auswahlmaske für Vorlaufaktionen|Weitere Funktionen der Vorlaufmaske]], können erst nach der Erfassung von Buchungen aufgerufen werden.

=== Auswahlmaske für Vorlaufaktionen ===
Nach der Anwahl eines Buchungsvorlaufes werden im rechten oberen Bereich in der Auswahlmaske alle möglichen Vorlaufaktionen angezeigt.

Aktionen, die für den ausgewählten Vorlauf nicht sinnvoll sind oder zu ungewollten Ergebnissen führen würden sind abgeblendet und können nicht angewählt werden.

Buchungspakete sind im Allgemeinen wie Buchungsvorläufe zu behandeln, können jedoch nicht verarbeitet werden.

==== Vorlaufstatus ändern ====
Die Markierungen der Vorlaufaktionen entsprechen den Markierungen in der Statusspalte:
:<code>E</code> Vorlauf wurde exportiert.
:<code>P</code> Primanota drucken
:<code>J</code> Journal erstellen
:<code>V</code> Vorlauf prüfen

Nachdem eine Verabeitungsaktion durchgeführt wurde, setzt das Programm eine Markierung in das Kontrollkästchen der betreffenden Aktion und in der Statusspalte EPJV.

Für '''Vorlauf wurde exportiert''', '''Primanotadruck''' und '''Vorlauf prüfen''' kann diese Markierung entfernt werden, um die jeweilige Aktion auch wiederholt auszuführen.

''Die Verarbeitungsaktion '''Journal erstellen''' kann nicht rückgängig gemacht werden, da dies sonst zu Fehl- und Doppelverarbeitungen führen kann.''

==== Verarbeiteten Buchungsvorlauf einsehen ====
Sind bei einem Buchungsvorlauf bereits Verarbeitungskennzeichen durch Primanotadruck, Journal- schreibung oder Export gesetzt, so kann der Vorlauf lediglich zum Einsehen angewählt werden.

In der Eingabemaske für Vorlaufdaten können nur die Felder '''Bezeichnung''' und '''Kürzel''' erfasst werden.

Beim Aufruf der Buchungsmaske erscheint ein Hinweis, dass der angewählte Vorlauf nicht änderbar ist. Dabei befindet sich die [[#Buchungen suchen|Buchungsmaske explizit im Suchmodus]].

==== Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen ====
Ist bei einem Buchungsvorlauf der Prüfstatus freigegeben, so wird in der Auswahlmaske für Vorlaufaktionen das Prüfen eines Buchungsvorlaufes über {{Taste|Vorlauf prüfen}} angeboten.

Nach dem Prüflauf kann der Buchungsvorlauf verarbeitet werden, '''selbst wenn Buchungsfehler erkannt wurden'''. Fehlerhafte Buchungen werden dann von der Buchungsverarbeitung ausgelassen und in einem Fehlerprotokoll gesondert aufgeführt.

Ein Buchungsvorlauf muss vor Verarbeitung geprüft werden, wenn dieser

* mittels ''Buchungen kopieren'' erweitert wurde,
* mittels ''DATEV-'' oder ''ASCII-Buchungen einlesen'' erstellt wurde,
* durch ''Löschen ausgeglichener OP'' erstellt wurde,
* das Vorlauf-''Datum bis'' geändert wurde,
* oder der ''Beginn des Wirtschaftsjahres'' geändert wurde.

''Bei jedem Prüflauf wird ein Vorlaufprüfprotokoll erstellt, das ausgedruckt werden kann.''

==== Primanota drucken ====
Bei Buchungsvorläufen mit [[#Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen|geprüften Buchungsvorläufen]] wird das Drucken der Primanota über {{Taste|Primanota drucken}} angeboten.

Durch das erstmalige Drucken einer Primanota gilt ein Vorlauf als ''verarbeitet''. Änderungen oder Neuerfassung von zugehörigen Buchungen ist somit nicht mehr möglich. Allerdings kann durch das Entfernen des Verarbeitungskennzeichens in der Checkbox der Vorlaufstatus wieder auf ''unverarbeitet'' gesetzt werden.

''Eine Primanota kann beliebig oft gedruckt werden.''

==== Journal erstellen / Vorlaufverarbeitung ====
Bei Buchungsvorläufen mit erfassten Buchungen, die noch nicht verarbeitet wurden, wird über {{Taste|Journal erstellen}} die Journalschreibung mit Vorlaufverarbeitung angeboten.

''Erstellen Sie vor der Vorlaufverarbeitung eine [[Datensicherung erstellen|Datensicherung]], um diese gegebenenfalls zurückspeichern zu können, falls nach der Verarbeitung eigene Buchungsfehler erkannt werden.
Beachten Sie in diesem Zusammenhang die [[#Grundsätzliches|grundsätzlichen Hinweise]] unter [[#Arbeiten mit der FIBU|Arbeiten mit der FIBU]].''

Durch Betätigen von {{Taste|Journal erstellen}} werden die erfassten Buchungssätze in der Buchhaltung festgeschrieben und fließen in die Offene Postenverwaltung mit ein.

Es erscheint das Journal am Bildschirm, welches durch Bedienung der erscheinenden Windows-Anwendung gedruckt werden kann.

Durch die Verarbeitung wird das FIBU-Datum '''gebucht bis''' durch das Vorlauf-'''Datum bis''' aktualisiert, wenn das '''Datum bis''' des verarbeiteten Vorlaufes größer ist, als das bisherige '''gebucht bis'''. Das FIBU-Datum erscheint auf den Auswertungen als aktueller Stand der FIBU.

Wurden EG-Buchungen verarbeitet, so wird zusätzlich eine Zusammenfassung der EG-Buchungen ausgegeben. Werden Buchungen als fehlerhaft erkannt, so wird neben dem Journal ein Fehlerprotokoll ausgegeben. Buchungen auf diesem Fehlerprotokoll wurden nicht verarbeitet und müssen erneut erfasst werden.

Ist die [[FIBU Programmdaten|Transaktionssicherung des Mandanten]] abgeschaltet, so erscheint ein Hinweis, der sicherheitshalber noch zu bestätigen ist.

''Die Offenen Posten werden nur bei eingeschalteter Programmverbindung FIBU-OPOS aktualisiert. Mittels {{Taste|F2}} können die betreffenden Mandanteneinstellungen unter <q>OPOS</q> eingesehen werden.''

Wird die Ausgabemeldung mit {{Taste|Ja}} oder {{Taste|Abbruch}} beendet, so kann das Journal über den Menüpunkt {{Taste|Extras}}>{{Taste|Dienstmenü}}>{{Taste|Ausgaben}} erneut gedruckt werden.

Mittels der Funktion ''FIBU>Auswertungen>Journalbuch'' können alle Journale des Wirtschaftsjahres als Gesamtausgabe gedruckt werden.

==== Export von Vorläufen ====
Bei Buchungsvorläufen mit erfassten Buchungen, die bereits ausgegeben wurden, ist das Verarbeitungskennzeichen in der nebenstehenden Checkbox ersichtlich. Durch den Export gilt ein Vorlauf als verarbeitet. Änderungen oder die Neuerfassung von Buchungen ist somit nicht mehr möglich.

Über {{Taste|F9}} können die in der Übersicht angehakten Vorläufe über {{Taste|Export CSV-Format}} oder {{Taste|Export DATEV-Format}} exportiert werden.

Hierzu muss ein '''Exportverzeichnis''' und ein '''Ausgabeformat''' angegeben werden. Anschließend kann über {{Taste|Daten exportieren}} die Ausgabe erfolgen.

Mit der Steuerberaterversion der rodat-FIBU können exportierte Vorläufe wieder eingelesen werden.

Dies ist beispielsweise sinnvoll, um Buchungsdaten vom Mandantenbetrieb zum Steuerberater zu übergeben. Zudem kann damit eine Buchhaltung in einem neuen Mandantenverzeichnis unter Verwendung bereits vorhandener Buchungsvorläufe neu aufgebaut werden.

''Buchungen und [[Kontenbeschriftungen]] sind logisch zusammenhängend, sodass ein paralleler [[Export der Kontenbeschriftungen]] zu den Buchungsvorläufen durchgeführt werden sollte.''

==== Vorlauf löschen ====

=== Korrekturarbeiten ===
=== Eingabefelder für Vorlaufdaten ===

== Buchungen ==
=== Eingabemaske für Buchungen ===
=== Schaltfläche {{Taste|Bearbeiten}} ===
=== Eingabe von Splitbuchungen ===
=== Buchungsbeleg als Datei ===
=== Belege-Mappe buchen ===
=== Eingabeprüfung bei Sachkontonummer ===
=== Eingabeprüfung bei Personenkontonummer ===
=== OP-Prüfung ohne Zahlungsvorgang ===
=== OP-Prüfung bei Zahlungsvorgang ===
==== Sammelbeleg wählen ====
==== Beleg nicht gefunden ====
==== Teilzahlung ====
==== Ausgleich durch Skonto ====
==== Kleindifferenzen ====
==== Skonto überflüssig ====
==== Bei Zahlungsvorgang - Überzahlung ====
=== Eingabemaske für OP-Abgleich ===

== Kontenansicht ==

== Arbeiten mit der FIBU ==
=== Grundsätzliches ===
=== Eröffnung und Neuanlage einer Buchhaltung ===
=== Buchungserfassung - Verkauf ===
=== Buchungserfassung - Einkauf ===
=== Buchungserfassung - Zahlungseingang ===
=== Buchungserfassung - Zahlungsausgang ===
=== Offener Posten nicht ausgleichbar ===
=== Auswertungen ===

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T12:20:52Z

Andi: /* Journal erstellen / Vorlaufverarbeitung */

[[Kategorie:FIBU]]
Die Bearbeitung von Buchungen wird über den Menüpunkt {{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} aufgerufen. Dies ist die zentrale Funktion jeder Buchhaltung.

Die Buchungen werden als Buchungsstapel (als sogenannte [[#Vorläufe|Vorläufe]]) erfasst. Während der Buchungserfassung erfolgt eine automatische Dialogverarbeitung, welche die Auswirkungen der Buchungen im Dialog sofort sichtbar macht aber die Buchungen noch nicht endgültig festschreibt. Die Buchungen eines Vorlaufstapels werden erst festgeschrieben, wenn das zugehörige Journal erstellt wurde (Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung).

Mit dieser Funktion können folgende Arbeiten durchgeführt werden:
* Erfassung von Buchungen in unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Korrektur von Buchungen in unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Einsichtnahme in verarbeitete Buchungsvorläufe
* Prüfung von unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Ausgabe von Primanota bzw. Buchungslisten
* Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung
* Ausgabe von Vorläufen im DATEV-Format
* Löschung von Buchungsvorläufen

== Vorläufe ==
[[Datei:FIBU.Buchungen bearbeiten.Vorläufe.png|thumb]]
Durch den Aufruf des Menüpunktes {{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} kann ein Buchungsvorlauf erfasst werden. Beim ersten Aufruf werden zunächst zwei leere Buchungsvorläufe zur Bearbeitung angeboten.

:'''Buchungspaket'''
::Jahresunabhängiges Buchungspaket, zum <q>Parken</q> von Buchungen. Buchungspakete können nicht verarbeitet werden!
:'''Buchungsvorlauf mit Datumsangabe'''
::Nach Anwahl des Buchungsvorlaufes, der mit Datumsangaben versehen ist, können Buchungen erfasst werden. Vor der Buchungseingabe kann über Eingaben in den Feldern <q>Datum von</q> und <q>Datum bis</q> der Buchungszeitraum angegeben werden.
:'''Buchungstyp'''
::Hier kann der jeweilige Vorlauf entweder für <q>alle Bereiche</q>, für <q>nur Steuerrecht</q>, oder für <q>nur Handelsrecht</q> angelegt werden.

=== Anwahl eines Buchungsvorlaufes ===
Es werden immer zumindest ein leeres Buchungspaket und ein leerer Buchungsvorlauf angeboten:

'''Buchungspakete''' befinden sich immer über den '''Buchungsvorläufen''' und können nicht verarbeitet werden. Sie sind durch den Eintrag <q>Buchungspaket</q> in der Spalte <q>Datum von - Datum bis</q> als solche gekennzeichnet. Da sie jahresunabhängig sind, erscheinen sie in jedem Mandantengeschäftsjahr, in welchen sie auch bearbeitet werden können. Mittels [[Buchungen kopieren]] können Buchungspakete an Buchungsvorläufe angehängt werden. Dadurch lassen sich unter anderem wiederkehrende Buchungen einfach realisieren.

Buchungen lassen sich von einem in ein anderes Geschäftsjahr kopieren, indem man sie zunächst in ein '''Buchungspaket''' kopiert und anschließend aus diesem Buchungspaket heraus in einen Buchungsvorlauf eines anderen Geschäftjahres hineinkopiert.

Sind die Verarbeitungskennzeichen E, P und J leer, also werden keine Haken angezeigt, so können Buchungen eingegeben werden.

Neue Buchungsvorläufe oder Buchungspakete werden automatisch angelegt, sobald im Vorlauf oder Buchungspaket mit der höchsten Abrechnungsnummer Buchungen erfasst wurden. Abrechnungsnummern sind von <code>0001</code> bis <code>0069</code> und von <code>1001</code> bis <code>1069</code> möglich.

Die Buchungserfassung für einen Buchungsvorlauf oder ein Buchungspaket kann durch Betätigen von {{Taste|OK}}, {{Taste|Enter}}, einen Doppelklick auf den Reiter Buchungen oder einen Doppelklick in die Buchungsvorschau gestartet werden.

[[#Auswahlmaske für Vorlaufaktionen|Weitere Funktionen der Vorlaufmaske]], können erst nach der Erfassung von Buchungen aufgerufen werden.

=== Auswahlmaske für Vorlaufaktionen ===
Nach der Anwahl eines Buchungsvorlaufes werden im rechten oberen Bereich in der Auswahlmaske alle möglichen Vorlaufaktionen angezeigt.

Aktionen, die für den ausgewählten Vorlauf nicht sinnvoll sind oder zu ungewollten Ergebnissen führen würden sind abgeblendet und können nicht angewählt werden.

Buchungspakete sind im Allgemeinen wie Buchungsvorläufe zu behandeln, können jedoch nicht verarbeitet werden.

==== Vorlaufstatus ändern ====
Die Markierungen der Vorlaufaktionen entsprechen den Markierungen in der Statusspalte:
:<code>E</code> Vorlauf wurde exportiert.
:<code>P</code> Primanota drucken
:<code>J</code> Journal erstellen
:<code>V</code> Vorlauf prüfen

Nachdem eine Verabeitungsaktion durchgeführt wurde, setzt das Programm eine Markierung in das Kontrollkästchen der betreffenden Aktion und in der Statusspalte EPJV.

Für '''Vorlauf wurde exportiert''', '''Primanotadruck''' und '''Vorlauf prüfen''' kann diese Markierung entfernt werden, um die jeweilige Aktion auch wiederholt auszuführen.

''Die Verarbeitungsaktion '''Journal erstellen''' kann nicht rückgängig gemacht werden, da dies sonst zu Fehl- und Doppelverarbeitungen führen kann.''

==== Verarbeiteten Buchungsvorlauf einsehen ====
Sind bei einem Buchungsvorlauf bereits Verarbeitungskennzeichen durch Primanotadruck, Journal- schreibung oder Export gesetzt, so kann der Vorlauf lediglich zum Einsehen angewählt werden.

In der Eingabemaske für Vorlaufdaten können nur die Felder '''Bezeichnung''' und '''Kürzel''' erfasst werden.

Beim Aufruf der Buchungsmaske erscheint ein Hinweis, dass der angewählte Vorlauf nicht änderbar ist. Dabei befindet sich die [[#Buchungen suchen|Buchungsmaske explizit im Suchmodus]].

==== Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen ====
Ist bei einem Buchungsvorlauf der Prüfstatus freigegeben, so wird in der Auswahlmaske für Vorlaufaktionen das Prüfen eines Buchungsvorlaufes über {{Taste|Vorlauf prüfen}} angeboten.

Nach dem Prüflauf kann der Buchungsvorlauf verarbeitet werden, '''selbst wenn Buchungsfehler erkannt wurden'''. Fehlerhafte Buchungen werden dann von der Buchungsverarbeitung ausgelassen und in einem Fehlerprotokoll gesondert aufgeführt.

Ein Buchungsvorlauf muss vor Verarbeitung geprüft werden, wenn dieser

* mittels ''Buchungen kopieren'' erweitert wurde,
* mittels ''DATEV-'' oder ''ASCII-Buchungen einlesen'' erstellt wurde,
* durch ''Löschen ausgeglichener OP'' erstellt wurde,
* das Vorlauf-''Datum bis'' geändert wurde,
* oder der ''Beginn des Wirtschaftsjahres'' geändert wurde.

''Bei jedem Prüflauf wird ein Vorlaufprüfprotokoll erstellt, das ausgedruckt werden kann.''

==== Primanota drucken ====
Bei Buchungsvorläufen mit [[#Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen|geprüften Buchungsvorläufen]] wird das Drucken der Primanota über {{Taste|Primanota drucken}} angeboten.

Durch das erstmalige Drucken einer Primanota gilt ein Vorlauf als ''verarbeitet''. Änderungen oder Neuerfassung von zugehörigen Buchungen ist somit nicht mehr möglich. Allerdings kann durch das Entfernen des Verarbeitungskennzeichens in der Checkbox der Vorlaufstatus wieder auf ''unverarbeitet'' gesetzt werden.

''Eine Primanota kann beliebig oft gedruckt werden.''

==== Journal erstellen / Vorlaufverarbeitung ====
Bei Buchungsvorläufen mit erfassten Buchungen, die noch nicht verarbeitet wurden, wird über {{Taste|Journal erstellen}} die Journalschreibung mit Vorlaufverarbeitung angeboten.

''Erstellen Sie vor der Vorlaufverarbeitung eine [[Datensicherung erstellen|Datensicherung]], um diese gegebenenfalls zurückspeichern zu können, falls nach der Verarbeitung eigene Buchungsfehler erkannt werden.
Beachten Sie in diesem Zusammenhang die [[#Grundsätzliches|grundsätzlichen Hinweise]] unter [[#Arbeiten mit der FIBU|Arbeiten mit der FIBU]].''

Durch Betätigen von {{Taste|Journal erstellen}} werden die erfassten Buchungssätze in der Buchhaltung festgeschrieben und fließen in die Offene Postenverwaltung mit ein.

Es erscheint das Journal am Bildschirm, welches durch Bedienung der erscheinenden Windows-Anwendung gedruckt werden kann.

Durch die Verarbeitung wird das FIBU-Datum '''gebucht bis''' durch das Vorlauf-'''Datum bis''' aktualisiert, wenn das '''Datum bis''' des verarbeiteten Vorlaufes größer ist, als das bisherige '''gebucht bis'''. Das FIBU-Datum erscheint auf den Auswertungen als aktueller Stand der FIBU.

Wurden EG-Buchungen verarbeitet, so wird zusätzlich eine Zusammenfassung der EG-Buchungen ausgegeben. Werden Buchungen als fehlerhaft erkannt, so wird neben dem Journal ein Fehlerprotokoll ausgegeben. Buchungen auf diesem Fehlerprotokoll wurden nicht verarbeitet und müssen erneut erfasst werden.

Ist die [[FIBU Programmdaten|Transaktionssicherung des Mandanten]] abgeschaltet, so erscheint ein Hinweis, der sicherheitshalber noch zu bestätigen ist.

''Die Offenen Posten werden nur bei eingeschalteter Programmverbindung FIBU-OPOS aktualisiert. Mittels {{Taste|F2}} können die betreffenden Mandanteneinstellungen unter <q>OPOS</q> eingesehen werden.''

Wird die Ausgabemeldung mit {{Taste|Ja}} oder {{Taste|Abbruch}} beendet, so kann das Journal über den Menüpunkt {{Taste|Extras}}>{{Taste|Dienstmenü}}>{{Taste|Ausgaben}} erneut gedruckt werden.

Mittels der Funktion ''FIBU>Auswertungen>Journalbuch'' können alle Journale des Wirtschaftsjahres als Gesamtausgabe gedruckt werden.

==== Export von Vorläufen ====
==== Vorlauf löschen ====

=== Korrekturarbeiten ===
=== Eingabefelder für Vorlaufdaten ===

== Buchungen ==
=== Eingabemaske für Buchungen ===
=== Schaltfläche {{Taste|Bearbeiten}} ===
=== Eingabe von Splitbuchungen ===
=== Buchungsbeleg als Datei ===
=== Belege-Mappe buchen ===
=== Eingabeprüfung bei Sachkontonummer ===
=== Eingabeprüfung bei Personenkontonummer ===
=== OP-Prüfung ohne Zahlungsvorgang ===
=== OP-Prüfung bei Zahlungsvorgang ===
==== Sammelbeleg wählen ====
==== Beleg nicht gefunden ====
==== Teilzahlung ====
==== Ausgleich durch Skonto ====
==== Kleindifferenzen ====
==== Skonto überflüssig ====
==== Bei Zahlungsvorgang - Überzahlung ====
=== Eingabemaske für OP-Abgleich ===

== Kontenansicht ==

== Arbeiten mit der FIBU ==
=== Grundsätzliches ===
=== Eröffnung und Neuanlage einer Buchhaltung ===
=== Buchungserfassung - Verkauf ===
=== Buchungserfassung - Einkauf ===
=== Buchungserfassung - Zahlungseingang ===
=== Buchungserfassung - Zahlungsausgang ===
=== Offener Posten nicht ausgleichbar ===
=== Auswertungen ===

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T12:20:40Z

Andi: /* Journal erstellen / Vorlaufverarbeitung */

[[Kategorie:FIBU]]
Die Bearbeitung von Buchungen wird über den Menüpunkt {{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} aufgerufen. Dies ist die zentrale Funktion jeder Buchhaltung.

Die Buchungen werden als Buchungsstapel (als sogenannte [[#Vorläufe|Vorläufe]]) erfasst. Während der Buchungserfassung erfolgt eine automatische Dialogverarbeitung, welche die Auswirkungen der Buchungen im Dialog sofort sichtbar macht aber die Buchungen noch nicht endgültig festschreibt. Die Buchungen eines Vorlaufstapels werden erst festgeschrieben, wenn das zugehörige Journal erstellt wurde (Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung).

Mit dieser Funktion können folgende Arbeiten durchgeführt werden:
* Erfassung von Buchungen in unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Korrektur von Buchungen in unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Einsichtnahme in verarbeitete Buchungsvorläufe
* Prüfung von unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Ausgabe von Primanota bzw. Buchungslisten
* Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung
* Ausgabe von Vorläufen im DATEV-Format
* Löschung von Buchungsvorläufen

== Vorläufe ==
[[Datei:FIBU.Buchungen bearbeiten.Vorläufe.png|thumb]]
Durch den Aufruf des Menüpunktes {{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} kann ein Buchungsvorlauf erfasst werden. Beim ersten Aufruf werden zunächst zwei leere Buchungsvorläufe zur Bearbeitung angeboten.

:'''Buchungspaket'''
::Jahresunabhängiges Buchungspaket, zum <q>Parken</q> von Buchungen. Buchungspakete können nicht verarbeitet werden!
:'''Buchungsvorlauf mit Datumsangabe'''
::Nach Anwahl des Buchungsvorlaufes, der mit Datumsangaben versehen ist, können Buchungen erfasst werden. Vor der Buchungseingabe kann über Eingaben in den Feldern <q>Datum von</q> und <q>Datum bis</q> der Buchungszeitraum angegeben werden.
:'''Buchungstyp'''
::Hier kann der jeweilige Vorlauf entweder für <q>alle Bereiche</q>, für <q>nur Steuerrecht</q>, oder für <q>nur Handelsrecht</q> angelegt werden.

=== Anwahl eines Buchungsvorlaufes ===
Es werden immer zumindest ein leeres Buchungspaket und ein leerer Buchungsvorlauf angeboten:

'''Buchungspakete''' befinden sich immer über den '''Buchungsvorläufen''' und können nicht verarbeitet werden. Sie sind durch den Eintrag <q>Buchungspaket</q> in der Spalte <q>Datum von - Datum bis</q> als solche gekennzeichnet. Da sie jahresunabhängig sind, erscheinen sie in jedem Mandantengeschäftsjahr, in welchen sie auch bearbeitet werden können. Mittels [[Buchungen kopieren]] können Buchungspakete an Buchungsvorläufe angehängt werden. Dadurch lassen sich unter anderem wiederkehrende Buchungen einfach realisieren.

Buchungen lassen sich von einem in ein anderes Geschäftsjahr kopieren, indem man sie zunächst in ein '''Buchungspaket''' kopiert und anschließend aus diesem Buchungspaket heraus in einen Buchungsvorlauf eines anderen Geschäftjahres hineinkopiert.

Sind die Verarbeitungskennzeichen E, P und J leer, also werden keine Haken angezeigt, so können Buchungen eingegeben werden.

Neue Buchungsvorläufe oder Buchungspakete werden automatisch angelegt, sobald im Vorlauf oder Buchungspaket mit der höchsten Abrechnungsnummer Buchungen erfasst wurden. Abrechnungsnummern sind von <code>0001</code> bis <code>0069</code> und von <code>1001</code> bis <code>1069</code> möglich.

Die Buchungserfassung für einen Buchungsvorlauf oder ein Buchungspaket kann durch Betätigen von {{Taste|OK}}, {{Taste|Enter}}, einen Doppelklick auf den Reiter Buchungen oder einen Doppelklick in die Buchungsvorschau gestartet werden.

[[#Auswahlmaske für Vorlaufaktionen|Weitere Funktionen der Vorlaufmaske]], können erst nach der Erfassung von Buchungen aufgerufen werden.

=== Auswahlmaske für Vorlaufaktionen ===
Nach der Anwahl eines Buchungsvorlaufes werden im rechten oberen Bereich in der Auswahlmaske alle möglichen Vorlaufaktionen angezeigt.

Aktionen, die für den ausgewählten Vorlauf nicht sinnvoll sind oder zu ungewollten Ergebnissen führen würden sind abgeblendet und können nicht angewählt werden.

Buchungspakete sind im Allgemeinen wie Buchungsvorläufe zu behandeln, können jedoch nicht verarbeitet werden.

==== Vorlaufstatus ändern ====
Die Markierungen der Vorlaufaktionen entsprechen den Markierungen in der Statusspalte:
:<code>E</code> Vorlauf wurde exportiert.
:<code>P</code> Primanota drucken
:<code>J</code> Journal erstellen
:<code>V</code> Vorlauf prüfen

Nachdem eine Verabeitungsaktion durchgeführt wurde, setzt das Programm eine Markierung in das Kontrollkästchen der betreffenden Aktion und in der Statusspalte EPJV.

Für '''Vorlauf wurde exportiert''', '''Primanotadruck''' und '''Vorlauf prüfen''' kann diese Markierung entfernt werden, um die jeweilige Aktion auch wiederholt auszuführen.

''Die Verarbeitungsaktion '''Journal erstellen''' kann nicht rückgängig gemacht werden, da dies sonst zu Fehl- und Doppelverarbeitungen führen kann.''

==== Verarbeiteten Buchungsvorlauf einsehen ====
Sind bei einem Buchungsvorlauf bereits Verarbeitungskennzeichen durch Primanotadruck, Journal- schreibung oder Export gesetzt, so kann der Vorlauf lediglich zum Einsehen angewählt werden.

In der Eingabemaske für Vorlaufdaten können nur die Felder '''Bezeichnung''' und '''Kürzel''' erfasst werden.

Beim Aufruf der Buchungsmaske erscheint ein Hinweis, dass der angewählte Vorlauf nicht änderbar ist. Dabei befindet sich die [[#Buchungen suchen|Buchungsmaske explizit im Suchmodus]].

==== Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen ====
Ist bei einem Buchungsvorlauf der Prüfstatus freigegeben, so wird in der Auswahlmaske für Vorlaufaktionen das Prüfen eines Buchungsvorlaufes über {{Taste|Vorlauf prüfen}} angeboten.

Nach dem Prüflauf kann der Buchungsvorlauf verarbeitet werden, '''selbst wenn Buchungsfehler erkannt wurden'''. Fehlerhafte Buchungen werden dann von der Buchungsverarbeitung ausgelassen und in einem Fehlerprotokoll gesondert aufgeführt.

Ein Buchungsvorlauf muss vor Verarbeitung geprüft werden, wenn dieser

* mittels ''Buchungen kopieren'' erweitert wurde,
* mittels ''DATEV-'' oder ''ASCII-Buchungen einlesen'' erstellt wurde,
* durch ''Löschen ausgeglichener OP'' erstellt wurde,
* das Vorlauf-''Datum bis'' geändert wurde,
* oder der ''Beginn des Wirtschaftsjahres'' geändert wurde.

''Bei jedem Prüflauf wird ein Vorlaufprüfprotokoll erstellt, das ausgedruckt werden kann.''

==== Primanota drucken ====
Bei Buchungsvorläufen mit [[#Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen|geprüften Buchungsvorläufen]] wird das Drucken der Primanota über {{Taste|Primanota drucken}} angeboten.

Durch das erstmalige Drucken einer Primanota gilt ein Vorlauf als ''verarbeitet''. Änderungen oder Neuerfassung von zugehörigen Buchungen ist somit nicht mehr möglich. Allerdings kann durch das Entfernen des Verarbeitungskennzeichens in der Checkbox der Vorlaufstatus wieder auf ''unverarbeitet'' gesetzt werden.

''Eine Primanota kann beliebig oft gedruckt werden.''

==== Journal erstellen / Vorlaufverarbeitung ====
Bei Buchungsvorläufen mit erfassten Buchungen, die noch nicht verarbeitet wurden, wird über {{Taste|Journal erstellen}} die Journalschreibung mit Vorlaufverarbeitung angeboten.

''Erstellen Sie vor der Vorlaufverarbeitung eine [[Datensicherung erstellen|Datensicherung]], um diese gegebenenfalls zurückspeichern zu können, falls nach der Verarbeitung eigene Buchungsfehler erkannt werden.
Beachten Sie in diesem Zusammenhang die [[#Grundsätzliches|grundsätzlichen Hinweise]] unter [[#Arbeiten mit der FIBU|Arbeiten mit der FIBU]].''

Durch Betätigen von {{Taste|Journal erstellen}} werden die erfassten Buchungssätze in der Buchhaltung festgeschrieben und fließen in die Offene Postenverwaltung mit ein.

Es erscheint das Journal am Bildschirm, welches durch Bedienung der erscheinenden Windows-Anwendung gedruckt werden kann.

Durch die Verarbeitung wird das FIBU-Datum '''gebucht bis''' durch das Vorlauf-'''Datum bis''' aktualisiert, wenn das '''Datum bis''' des verarbeiteten Vorlaufes größer ist, als das bisherige '''gebucht bis'''. Das FIBU-Datum erscheint auf den Auswertungen als aktueller Stand der FIBU.

Wurden EG-Buchungen verarbeitet, so wird zusätzlich eine Zusammenfassung der EG-Buchungen ausgegeben. Werden Buchungen als fehlerhaft erkannt, so wird neben dem Journal ein Fehlerprotokoll ausgegeben. Buchungen auf diesem Fehlerprotokoll wurden nicht verarbeitet und müssen erneut erfasst werden.

Ist die [[FIBU Programmdaten|Transaktionssicherung des Mandanten]] abgeschaltet, so erscheint ein Hinweis, der sicherheitshalber noch zu bestätigen ist.

''Die Offenen Posten werden nur bei eingeschalteter Programmverbindung FIBU-OPOS aktualisiert. Mittels {{Taste|F2}} können die betreffenden Mandanteneinstellungen unter <q>OPOS</q> eingesehen werden.''

Wird die Ausgabemeldung mit {{Taste|Ja}} oder {{Taste|Abbruch}} beendet, so kann das Journal über den Menüpunkt {{Taste|Extras}}>{{Taste|Dienstmenü}}>{{Taste|Ausgaben}} erneut gedruckt werden.

Mittels der Funktion '''FIBU>Auswertungen>Journalbuch''' können alle Journale des Wirtschaftsjahres als Gesamtausgabe gedruckt werden.

==== Export von Vorläufen ====
==== Vorlauf löschen ====

=== Korrekturarbeiten ===
=== Eingabefelder für Vorlaufdaten ===

== Buchungen ==
=== Eingabemaske für Buchungen ===
=== Schaltfläche {{Taste|Bearbeiten}} ===
=== Eingabe von Splitbuchungen ===
=== Buchungsbeleg als Datei ===
=== Belege-Mappe buchen ===
=== Eingabeprüfung bei Sachkontonummer ===
=== Eingabeprüfung bei Personenkontonummer ===
=== OP-Prüfung ohne Zahlungsvorgang ===
=== OP-Prüfung bei Zahlungsvorgang ===
==== Sammelbeleg wählen ====
==== Beleg nicht gefunden ====
==== Teilzahlung ====
==== Ausgleich durch Skonto ====
==== Kleindifferenzen ====
==== Skonto überflüssig ====
==== Bei Zahlungsvorgang - Überzahlung ====
=== Eingabemaske für OP-Abgleich ===

== Kontenansicht ==

== Arbeiten mit der FIBU ==
=== Grundsätzliches ===
=== Eröffnung und Neuanlage einer Buchhaltung ===
=== Buchungserfassung - Verkauf ===
=== Buchungserfassung - Einkauf ===
=== Buchungserfassung - Zahlungseingang ===
=== Buchungserfassung - Zahlungsausgang ===
=== Offener Posten nicht ausgleichbar ===
=== Auswertungen ===

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T12:10:54Z

Andi: /* Journal erstellen / Vorlaufverarbeitung */

[[Kategorie:FIBU]]
Die Bearbeitung von Buchungen wird über den Menüpunkt {{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} aufgerufen. Dies ist die zentrale Funktion jeder Buchhaltung.

Die Buchungen werden als Buchungsstapel (als sogenannte [[#Vorläufe|Vorläufe]]) erfasst. Während der Buchungserfassung erfolgt eine automatische Dialogverarbeitung, welche die Auswirkungen der Buchungen im Dialog sofort sichtbar macht aber die Buchungen noch nicht endgültig festschreibt. Die Buchungen eines Vorlaufstapels werden erst festgeschrieben, wenn das zugehörige Journal erstellt wurde (Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung).

Mit dieser Funktion können folgende Arbeiten durchgeführt werden:
* Erfassung von Buchungen in unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Korrektur von Buchungen in unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Einsichtnahme in verarbeitete Buchungsvorläufe
* Prüfung von unverarbeiteten Buchungsvorläufen
* Ausgabe von Primanota bzw. Buchungslisten
* Journalschreibung und Vorlaufverarbeitung
* Ausgabe von Vorläufen im DATEV-Format
* Löschung von Buchungsvorläufen

== Vorläufe ==
[[Datei:FIBU.Buchungen bearbeiten.Vorläufe.png|thumb]]
Durch den Aufruf des Menüpunktes {{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} kann ein Buchungsvorlauf erfasst werden. Beim ersten Aufruf werden zunächst zwei leere Buchungsvorläufe zur Bearbeitung angeboten.

:'''Buchungspaket'''
::Jahresunabhängiges Buchungspaket, zum <q>Parken</q> von Buchungen. Buchungspakete können nicht verarbeitet werden!
:'''Buchungsvorlauf mit Datumsangabe'''
::Nach Anwahl des Buchungsvorlaufes, der mit Datumsangaben versehen ist, können Buchungen erfasst werden. Vor der Buchungseingabe kann über Eingaben in den Feldern <q>Datum von</q> und <q>Datum bis</q> der Buchungszeitraum angegeben werden.
:'''Buchungstyp'''
::Hier kann der jeweilige Vorlauf entweder für <q>alle Bereiche</q>, für <q>nur Steuerrecht</q>, oder für <q>nur Handelsrecht</q> angelegt werden.

=== Anwahl eines Buchungsvorlaufes ===
Es werden immer zumindest ein leeres Buchungspaket und ein leerer Buchungsvorlauf angeboten:

'''Buchungspakete''' befinden sich immer über den '''Buchungsvorläufen''' und können nicht verarbeitet werden. Sie sind durch den Eintrag <q>Buchungspaket</q> in der Spalte <q>Datum von - Datum bis</q> als solche gekennzeichnet. Da sie jahresunabhängig sind, erscheinen sie in jedem Mandantengeschäftsjahr, in welchen sie auch bearbeitet werden können. Mittels [[Buchungen kopieren]] können Buchungspakete an Buchungsvorläufe angehängt werden. Dadurch lassen sich unter anderem wiederkehrende Buchungen einfach realisieren.

Buchungen lassen sich von einem in ein anderes Geschäftsjahr kopieren, indem man sie zunächst in ein '''Buchungspaket''' kopiert und anschließend aus diesem Buchungspaket heraus in einen Buchungsvorlauf eines anderen Geschäftjahres hineinkopiert.

Sind die Verarbeitungskennzeichen E, P und J leer, also werden keine Haken angezeigt, so können Buchungen eingegeben werden.

Neue Buchungsvorläufe oder Buchungspakete werden automatisch angelegt, sobald im Vorlauf oder Buchungspaket mit der höchsten Abrechnungsnummer Buchungen erfasst wurden. Abrechnungsnummern sind von <code>0001</code> bis <code>0069</code> und von <code>1001</code> bis <code>1069</code> möglich.

Die Buchungserfassung für einen Buchungsvorlauf oder ein Buchungspaket kann durch Betätigen von {{Taste|OK}}, {{Taste|Enter}}, einen Doppelklick auf den Reiter Buchungen oder einen Doppelklick in die Buchungsvorschau gestartet werden.

[[#Auswahlmaske für Vorlaufaktionen|Weitere Funktionen der Vorlaufmaske]], können erst nach der Erfassung von Buchungen aufgerufen werden.

=== Auswahlmaske für Vorlaufaktionen ===
Nach der Anwahl eines Buchungsvorlaufes werden im rechten oberen Bereich in der Auswahlmaske alle möglichen Vorlaufaktionen angezeigt.

Aktionen, die für den ausgewählten Vorlauf nicht sinnvoll sind oder zu ungewollten Ergebnissen führen würden sind abgeblendet und können nicht angewählt werden.

Buchungspakete sind im Allgemeinen wie Buchungsvorläufe zu behandeln, können jedoch nicht verarbeitet werden.

==== Vorlaufstatus ändern ====
Die Markierungen der Vorlaufaktionen entsprechen den Markierungen in der Statusspalte:
:<code>E</code> Vorlauf wurde exportiert.
:<code>P</code> Primanota drucken
:<code>J</code> Journal erstellen
:<code>V</code> Vorlauf prüfen

Nachdem eine Verabeitungsaktion durchgeführt wurde, setzt das Programm eine Markierung in das Kontrollkästchen der betreffenden Aktion und in der Statusspalte EPJV.

Für '''Vorlauf wurde exportiert''', '''Primanotadruck''' und '''Vorlauf prüfen''' kann diese Markierung entfernt werden, um die jeweilige Aktion auch wiederholt auszuführen.

''Die Verarbeitungsaktion '''Journal erstellen''' kann nicht rückgängig gemacht werden, da dies sonst zu Fehl- und Doppelverarbeitungen führen kann.''

==== Verarbeiteten Buchungsvorlauf einsehen ====
Sind bei einem Buchungsvorlauf bereits Verarbeitungskennzeichen durch Primanotadruck, Journal- schreibung oder Export gesetzt, so kann der Vorlauf lediglich zum Einsehen angewählt werden.

In der Eingabemaske für Vorlaufdaten können nur die Felder '''Bezeichnung''' und '''Kürzel''' erfasst werden.

Beim Aufruf der Buchungsmaske erscheint ein Hinweis, dass der angewählte Vorlauf nicht änderbar ist. Dabei befindet sich die [[#Buchungen suchen|Buchungsmaske explizit im Suchmodus]].

==== Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen ====
Ist bei einem Buchungsvorlauf der Prüfstatus freigegeben, so wird in der Auswahlmaske für Vorlaufaktionen das Prüfen eines Buchungsvorlaufes über {{Taste|Vorlauf prüfen}} angeboten.

Nach dem Prüflauf kann der Buchungsvorlauf verarbeitet werden, '''selbst wenn Buchungsfehler erkannt wurden'''. Fehlerhafte Buchungen werden dann von der Buchungsverarbeitung ausgelassen und in einem Fehlerprotokoll gesondert aufgeführt.

Ein Buchungsvorlauf muss vor Verarbeitung geprüft werden, wenn dieser

* mittels ''Buchungen kopieren'' erweitert wurde,
* mittels ''DATEV-'' oder ''ASCII-Buchungen einlesen'' erstellt wurde,
* durch ''Löschen ausgeglichener OP'' erstellt wurde,
* das Vorlauf-''Datum bis'' geändert wurde,
* oder der ''Beginn des Wirtschaftsjahres'' geändert wurde.

''Bei jedem Prüflauf wird ein Vorlaufprüfprotokoll erstellt, das ausgedruckt werden kann.''

==== Primanota drucken ====
Bei Buchungsvorläufen mit [[#Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen|geprüften Buchungsvorläufen]] wird das Drucken der Primanota über {{Taste|Primanota drucken}} angeboten.

Durch das erstmalige Drucken einer Primanota gilt ein Vorlauf als ''verarbeitet''. Änderungen oder Neuerfassung von zugehörigen Buchungen ist somit nicht mehr möglich. Allerdings kann durch das Entfernen des Verarbeitungskennzeichens in der Checkbox der Vorlaufstatus wieder auf ''unverarbeitet'' gesetzt werden.

''Eine Primanota kann beliebig oft gedruckt werden.''

==== Journal erstellen / Vorlaufverarbeitung ====
Bei Buchungsvorläufen mit erfassten Buchungen, die noch nicht verarbeitet wurden, wird über {{Taste|Journal erstellen}} die Journalschreibung mit Vorlaufverarbeitung angeboten.

''Erstellen Sie vor der Vorlaufverarbeitung eine [[Datensicherung erstellen|Datensicherung]], um diese gegebenenfalls zurückspeichern zu können, falls nach der Verarbeitung eigene Buchungsfehler erkannt werden.
Beachten Sie in diesem Zusammenhang die [[#Grundsätzliches|grundsätzlichen Hinweise]] unter [[#Arbeiten mit der FIBU|Arbeiten mit der FIBU]].''

Durch Betätigen der Schaltfläche Journal erstellen werden die erfassten Buchungssätze in der Buchhaltung festgeschrieben und fließen in die Offene Postenverwaltung mit ein.

Es erscheint das Journal am Bildschirm, welches durch Bedienung der erscheinenden Windowsanwendung gedruckt werden kann.

==== Export von Vorläufen ====
==== Vorlauf löschen ====

=== Korrekturarbeiten ===
=== Eingabefelder für Vorlaufdaten ===

== Buchungen ==
=== Eingabemaske für Buchungen ===
=== Schaltfläche {{Taste|Bearbeiten}} ===
=== Eingabe von Splitbuchungen ===
=== Buchungsbeleg als Datei ===
=== Belege-Mappe buchen ===
=== Eingabeprüfung bei Sachkontonummer ===
=== Eingabeprüfung bei Personenkontonummer ===
=== OP-Prüfung ohne Zahlungsvorgang ===
=== OP-Prüfung bei Zahlungsvorgang ===
==== Sammelbeleg wählen ====
==== Beleg nicht gefunden ====
==== Teilzahlung ====
==== Ausgleich durch Skonto ====
==== Kleindifferenzen ====
==== Skonto überflüssig ====
==== Bei Zahlungsvorgang - Überzahlung ====
=== Eingabemaske für OP-Abgleich ===

== Kontenansicht ==

== Arbeiten mit der FIBU ==
=== Grundsätzliches ===
=== Eröffnung und Neuanlage einer Buchhaltung ===
=== Buchungserfassung - Verkauf ===
=== Buchungserfassung - Einkauf ===
=== Buchungserfassung - Zahlungseingang ===
=== Buchungserfassung - Zahlungsausgang ===
=== Offener Posten nicht ausgleichbar ===
=== Auswertungen ===

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T12:04:53Z

Andi: /* Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen */

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T12:04:33Z

Andi: /* Primanota drucken */

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T12:01:53Z

Andi: /* Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen */

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T12:01:08Z

Andi: /* Unverarbeiteten Buchungsvorlauf prüfen */

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T11:56:15Z

Andi: /* Verarbeiteten Buchungsvorlauf einsehen */

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T11:56:04Z

Andi: /* Verarbeiteten Buchungsvorlauf einsehen */

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T11:53:58Z

Andi: /* Auswahlmaske für Vorlaufaktionen */

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T11:44:40Z

Andi: /* Vorläufe */

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T11:43:09Z

Andi: /* Anwahl eines Buchungsvorlaufes */

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T11:32:55Z

Andi: /* Vorläufe */

Datei:FIBU.Buchungen bearbeiten.Vorläufe.png

2022-06-08T11:32:32Z

Andi: Auswahlmaske für Vorlaufsaktionen Kategorie:FIBU-Medien

== Beschreibung ==
Auswahlmaske für Vorlaufsaktionen
[[Kategorie:FIBU-Medien]]

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T11:20:45Z

Andi:

FIBU Buchungen bearbeiten

2022-06-08T11:01:36Z

Andi: Die Seite wurde neu angelegt: „Kategorie:FIBU Die Bearbeitung von Buchungen wird über den Menüpunkt {{Taste|Buchungen}}>{{Taste|bearbeiten...}} aufgerufen. Dies ist die zentrale Funktion jeder Buchhaltung. Die Buchungen werden als Buchungsstapel (als sogenannte Vorläufe) erfasst. Während der Buchungserfassung erfolgt eine automatische Dialogverarbeitung, welche die Auswirkungen der Buchungen im Dialog sofort sichtbar macht aber die Buchungen noch nicht endgültig f…“